Kanban Papan Informasi

Konsultan ISO menerapkan prinsip Kanban. Kanban adalah sistem yang diciptakan Toyota untuk memonitor prosesnya. Dengan sistem ini pelaksana proses dapat berkomunikasi secara visual mengenai status pelaksanaan pekerjaan.

Kanban artinya kartu atau papan informasi yang memberikan gambaran visual tentang status proses. 

Kanban dapat digunakan untuk memonitor bahan baku, barang sedang proses dan juga produk akhir. Kanban dapat memonitor waktu proses yang ada sehingga dapat dimonitor, dianalisis dan ditingkatkan.

Toyota mempunyai beberapa peraturan mengenai penerapan Kanban ini yaitu :

  1. Jumlah yang akan diproses atau diproduksi harus sesuai dengan jumlah yang ada dalam Kanban
  2. Semua pergerakan produk harus tercatat dalam Kanban
  3. Ada identifikasi Kanban yang melekat pada produk
  4. Hanya produk yang telah memenuhi persyaratan mutu yang dapat ke proses berikutnya
  5. Dst.

Jadi salah satu manfaat dari penerapan Kanban adalah menghindari kelebihan bahan baku di gudang dan juga mengelola proses produksi tepat waktu sehingga produk setengah jadi atau work in process sesuai dengan rencana produksi.

Bagian Produksi mendapatkan informasi dengan jelas kapan proses produksi dimulai dan juga target waktu di setiap tahapannya berdasarkan sistem Kanban yang bertujuan agar pelanggan akan menerima produk sesuai permintaan.

Sistem Kanban pada akhirnya akan meningkatkan mutu produk, Konsultan ISO Cipta Mutu Prima akan merancang Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2015 dengan prinsip Sistem Kanban ini ke dalam proses utama produksi.

Mengapa Manajemen Pengetahuan Penting

Mengapa Manajemen Pengetahuan Penting – Konsultan ISO 9001. Salah satu persyaratan ISO 9001:2015 adalah mengelola pengetahuan organisasi. Apa yang dimaksud dengan pengetahuan adalah segala sesuatu yang :

1. Membantu manajemen dalam mengambil keputusan

Tugas sehari-hari manajemen adalah mengambil keputusan baik untuk menentukan rencana kerja ataupun sebagai tindakan perbaikan terhadap masalah yang timbul. Manajemen Pengetahuan organisasi akan memberikan masukan baik berupa referensi, data dan informasi yang dibutuhkan untuk pengambilan keputusan.

Manajemen Pengetahuan memberikan akses untuk berbagi informasi diantara manajemen di lingkungan organisasi

Praktek terbaik yang pernah dilakukan organisasi dan juga pengalaman sukses dan gagal yang pernah terjadi adalah salah satu pengetahuan yang harus dikapitalisasi dalam Manajemen Pengetahuan. Hal ini sangat penting bagi untuk mengetahui sejarah proses produksi atau layanan jasa untuk mengambil keputusan terbaik bagi organisasi.

2. Membantu organisasi menjadi organisasi pembelajar

Dalam penerapan ISO 9001:2015 sangat penting untuk memastikan sistem manajemen ini dapat diterapkan secara efektif.

Manajemen pengetahuan akan menciptakan budaya setiap personil untuk mencoba mencari pengetahuan dalam meningkatkan proses di area kerjanya masing-masing. Program peningkatan mutu yang biasanya dilakukan lintas fungsi adalah salah satu kegiatan yang harus dibagikan melalui pengelolaan pengetahuan organisasi.

Manajemen pengetahuan akan memfasilitasi anggota organisasi untuk secara berkesinambungan memperbaiki dan meningkatkan proses. Manajemen pengetahuan saat ini biasanya dibantu dengan aplikasi Informasi Teknologi, sehingga dapat dibagikan dan diakses secara internal oleh semua bagian organisasi.

Konsultan ISO 9001:2015 akan membantu organisasi untuk memahami apa yang dipersyaratkan oleh Standar ISO 9001:2015 versi terbaru untuk dapat merancang dan menerapkan sistem manajemen mutu yang memberikan nilai tambah terbaik.

Konsultan ISO

Komitmen Mutu Perusahaan

Komitmen Mutu Perusahaan – Mutu merupakan strategi perusahaan untuk memenangkan persaingan bisnis. Mutu adalah hal yang paling penting dalam perusahaan yang menjadikan seluruh proses berusaha melakukan yang terbaik untuk mencapai kepuasan pelanggan.

Perusahaan meletakkan mutu dalam komitmen untuk menyediakan produk dan jasa untuk memenuhi bahkan melebihi harapan pelanggan.

Apa yang tidak dapat diukur tidak dapat dikelola dan ditingkatkan. Karenanya perusahaan harus mengukur kinerja mutu. Perusahaan harus melakukan tindakan untuk menerapkan perbaikan secara terus menerus terhadap kinerja mutu.

Mutu Produk dan Jasa

Perusahaan harus melaksanakan bisnisnya dengan memahami kebutuhan dan harapan pelanggan.

Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2015 harus dirancang untuk memastikan pelanggan menjadi subyek yang dipenuhi dalam spesifikasi produk atau tingkat layanan jasa.

Program Mutu harus dijalankan untuk mencapai efektifitas dan kinerja mutu sebagai prioritas utama perusahaan. Proses yang melintas antar fungsi harus dikelola dari sistem kerja dan juga kompetensi pelaksana proses.

Proses kendali mutu terdiri dari pemeriksaan kedatangan, pemeriksaan dalam proses dan juga pemeriksaan akhir sebelum dikirim kepada pelanggan. Rencana Inspeksi dan Test merupakan standar keberterimaan produk dan jasa yang akan dikirim atau disampaikan kepada Pelanggan.

Sistem Manajemen Mutu

ISO 9001:2015 adalah Sistem Manajemen Mutu yang mengelola mutu mulai dari perencanaan sampai dengan peningkatan mutu

Standar terbaru dari ISO 9001 ini mensyaratkan juga organisasi untuk mengidentifikasi risiko dalam proses. Manajemen risiko ini merupakan tindakan pencegahan untuk memastikan mutu produk dan jasa.

Untuk penerapan Sistem Manajemen Mutu hubungi Cipta Mutu Prima Konsultan ISO Pengalaman lebih dari 18 tahun membantu perusahaan mendapatkan nilai tambah dari penerapan sistem manajemen dan juga sertifikasi ISO 9001.2015.

Konsultan ISO

Konsultan Sistem Manajemen Mutu ISO

Konsultan Sistem Manajemen Mutu ISO. Penerapan Sistem Manajemen Mutu diamanatkan dalam Permen 04/PRT/M/2009 tentang Sistem Manajemen Mutu di Kementerian Pekerjaan Umum dan Perumahan Rakyat.

Pelaksanaan kegiatan Konstruksi dan Non Konstruksi bidang Pekerjaan Umum dan Perumahan Rakyat diharapkan mempunyai mutu sesuai dengan standar yang telah ditetapkan dan mempunyai nilai manfaat besar bagi kepentingan masyarakat.

Untuk menunjang pelaksanaan kegiatan Konstruksi dan Non Konstruksi diperlukan suatu Sistem Manajemen Mutu yang efektif dalam mencapai tujuannya. Konsultan ISO memastikan sistem manajemen mutu yang diterapkan ini dapat memberikan pedoman kerja bagi Kementerian PUPR untuk dapat melaksanakan seluruh kegiatannya sesuai dengan kriteria mutu yang telah ditetapkan.

Sistem Manajemen Mutu juga berfungsi sebagai kerangka manajemen yang sistematis, menyeluruh, terdokumentasi dan terkendali sehingga proses pelaksanaan kegiatan akan lebih efektif dan efisien.

Kajian Awal Sistem Manajemen

A. Kajian Awal Sistem Manajemen

Konsultan ISO membantu pengembangan dan penerapan sistem manajemen mutu ISO 9001:2015 di Perusahaan yang bertujuan agar pelaksanaan proses pengendalian mutu jasa layanan perusahaan dapat dijalankan secara efektif dan efisien.

Sistem manajemen mutu ISO 9001:2015 ini diharapkan akan memberikan manfaat internal sehingga fungsi perencanaan, pengawasan dan peningkatan mutu dapat dilaksanakan secara konsisten sesuai kebijakan dan prosedur standar yang ditetapkan.

Dalam mengembangkan sistem manajemen mutu ISO 9001:2015 yang baik, peran Konsultan ISO sangat penting untuk merancang proses-proses pengendalian dan pengawasan mutu dengan baik.

Sebagai langkah awal untuk merancang sistem manajemen mutu perlu dilaksanakan suatu pengkajian sistem yang dinamakan pengkajian diagnostik yang merupakan langkah awal dari pengembangan sistem manajemen mutu dengan tujuan:

  1. Mengkaji kondisi sistem yang ada saat ini untuk mengidentifikasi area-area yang membutuhkan peningkatan untuk dapat memenuhi persyaratan sistem manajemen mutu ISO 9001:2015,
  2. Mengidentifikasi urutan kerja dan prosedur-prosedur dalam mengembangkan sistem manajemen mutu,
  3. Memastikan kecukupan ruang lingkup untuk sertifikasi ISO 9001:2015,
  4. Mendokumentasikan hasil pengkajian sistem yang ada saat ini sebagai perbandingan dengan sistem manajemen mutu ISO 9001:2015 setelah dikembangkan dan diterapkan dengan efektif.

Keluaran langkah pengkajian diagnostik yang berupa laporan hasil kerja ini bukan merupakan kritik terhadap sistem manajemen yang ada saat ini, namun lebih merupakan informasi bagi Perusahaan Jasa untuk mengetahui kondisi sistem dan proses-proses yang ada jika dibandingkan dengan persyaratan ISO 9001:2015 dan menetapkan rencana tindakan selanjutnya untuk memenuhi persyaratan standar ISO 9001:2015.

Pengkajian diagnostik dilaksanakan berdasarkan persyaratan standar ISO 9001:2015 yang meliputi aktifitas wawancara dengan pemilik proses mengenai pelaksanaan operasi di bagiannya dan kegiatan jaminan mutu dan meninjau sistem dokumentasi yang ada seperti prosedur, catatan, form-form maupun dokumen pendukung operasi yang digunakan,

B. Hasil Kajian Awal Sistem Manajemen

Secara umum, Perusahaan telah memiliki sistem manajemen untuk mengendalikan proses-proses operasi bisnis, namun sistem manajemen ini belum terdokumentasi dan terintegrasi secara formal.

Sistem manajemen yang ada saat ini belum menjelaskan secara formal mengenai:

  1. Sistem Manajemen Mutu
  2. Peta proses bisnis
  3. Ukuran-ukuran kinerja proses

Beberapa pelaksanaan proses operasi bisnis dilaksanakan oleh pihak subkontraktor yang diatur melalui kontrak kerjasama.

Konsultan ISO memastikan koordinasi antar departemen teknis pengguna jasa subkontraktor dengan bagian legal perlu ditetapkan dalam mengatur monitoring dan perpanjangan kontrak servis dan mewajibkan adanya evaluasi hasil kerja subkontraktor oleh departemen teknis sebagai bagian pengajuan perpanjangan kontrak servis baru.

C. Rencana Tindakan Hasil Kajian Awal Sistem Manajemen

Perusahaan harus mengembangkan, mendokumentasikan, menerapkan dan memelihara sistem manajemen mutu dan secara berkesinambungan meningkatkan efektifitasnya.

Perusahaan harus:

  1. mengidentifikasi proses-proses yang diperlukan untuk sistem manajemen mutu dan penerapannya di seluruh Perusahaan
  2. menetapkan urutan dan interaksi dari proses-proses
  3. menetapkan kriteria dan metode yang dibutuhkan untuk memastikan bahwa operasi dan pengendalian proses-proses efektif
  4. memastikan ketersediaaan sumberdaya dan informasi yang diperlukan untuk mendukung operasi dan pemantauan proses-proses
  5. memantau, mengukur dan menganalisa proses-proses
  6. menerapkan tindakan yang diperlukan untuk mencapai hasil yang direncanakan dan peningkatan berkesinambungan dari proses-proses.

Tentang Audit Internal

Apa saja yang harus kita ketahui tentang audit internal. Berikut ini beberapa informasi mengenai audit internal yang perlu diketahui oleh manajemen dalam melakukan perencanaan, pelaksanaan dan pelaporannya.

Siapa Auditor Internal?

Auditor internal adalah personil yang ditunjuk untuk melakukan pemeriksaan efektifitas penerapan sistem manajemen. Audiot internal dapat ditunjuk mewakili kantor pusat untuk mengaudit kantor cabang atau mengaudit bagian yang bukan area kerjanya. Sebelum melakukan pemeriksaan harus telah mengikuti pelatihan Audit Internal yang dilaksanakan oleh Konsultan ISO Profesional. Pelatihan ini dilakukan dalam dua hari bukan saja menjelaskan teori pelaksanaan tapi juga memberikan contoh cara melakukannya. Berapa banyak auditor internal yang dibutuhkan oleh perusahaan? Karena adanya unsur independensi yang artinya tidak boleh mengaudit area kerja sendiri, makan sebaiknya setiap perusahaan mempunyai beberapa orang auditor internal yang siap untuk ditugaskan oleh manajemen. Berapa kali dilakukan dalam setahun? Untuk menjawab ini manajemen dapat merencanakan audit internal minimal sekali atau umumnya dua kali dalam setahun. Selain yang terjadwal manajemen dapat juga melaksanakan audit internal tambahan bila dianggap perlu.Sebelum pelaksanaan harus dibuat program dan jadwal yang dieritahukan melalui surat pemberitahuan audit internal. Bagian yang diaudit atau auditee harus mengkonfirmasi keberadaan mereka saat pelaksanaan audit sehingga dapat dilaksanakan dengan lancar.

Apa Peran Dan Tugas Auditor Internal?

Auditor internal mempunyai peran dan tugas untuk memeriksa efektifitas penerapan sistem manajemen. Kalau dilaksanakan dalam rangka persiapan proses sertifikasi, maka proses ini berarti merupakan pemeriksaan akhir sebelum diaudit oleh Badan Sertifikasi. Standar mensyaratkan audit internal merupakan perangkat manajemen untuk memeriksa apakah seluruh standar dan prosedur diikuti oleh pelaksana proses. Tugas auditor internal untuk memastikan bukti-bukti penerapan dapat ditunjukkan pada saat pelaksanaan audit. Setiap penyimpangan terhadap ketentuan prosedur disebut ketidaksesuaian. laporan ketidaksesuaian diterbitkan kepada auditee atau Bagian yang diaudit untuk ditindaklanjuti. Tembusan Laporan ini kepada Wakil Manajemen untuk memastikan tindakan perbaikan dan pencegahan dilakukan segera. Konsultan ISO memastikan auditor internal kompeten mulai dari persiapan daftar periksa atau check list sampai dengan teknik wawancara dalam pelaksanaan audit. Apa saja yang harus dilakukan dan apa saja yang tidak boleh dilakukan oleh auditor akan dijelaskan dengan contoh pelaksanaan.

Apa Manfaat Audit Internal?

Audit internal adalah salah satu tiang dari tegaknya penerapan sistem manajemen. Pelaksanaan proses ini adalah proses wajib yang harus dilaksanakan. Jika perusahaan tidak melaksanakan ini maka akan menjadi temuan mayor. Temuan mayor berarti perusahaan tidak lulus atau malah dapt dicabut sertifikasinya apabila tidak dilaksanakan. Hal ini menyebabkan audit internal menjadi kegiatan wajib untuk mamanjemen untuk secara periodik memeriksa tingkat kepatuhan terhadap sistem manajemen. Manfaat yang paling nyata dari audit internal adalah memberikan nilai tambah kepada bagian yang diaudit untuk dapat mengetahui seberapa konsisten bagian tersebut terhadap apa yang telah disepakati bersama. Tingkat mutu produk dan layanan dalam penerapan ISO 9001:2015 atau tingkat Kesehatan dan Keselamatan Kerja dalam penerapan OHSAS 18001 serta tingkat kinerja lingkungan dalam penerapan ISO 14001  dapat dilaporkan dalam hasil audit internal. Konsultan ISO Profesional akan memastikan tingkat manfaat audit internal seoptimal mungkin untuk memberikan masukan kepada manajemen mengenai kesiapan dan efektifitas sistem manajemen.

Jika ada pertanyaan mengenai pelaksanaan dan pelatihan untuk menyiapkan auditor internal dapat menghubungi Cipta Mutu Prima – Konsultan ISO Profesional yang menjadi partner perusahaan dalam penerapan dan sertifikasi Sistem Manajemen ISO 9001, ISO 14001 dan OHSAS 18001.