Kategori Temuan Audit ISO

Apa saja kategori temuan audit ISO? Pada umumnya Badan Sertifikasi membagi temuan auditnya menjadi beberapa kategori yaitu sebagai berikut :

1. Kesesuaian (Compliance/Conformance)

Yaitu temuan audit yang menunjukkan bahwa perusahaan telah melaksanakan proses sesuai dengan Prosedur yang telah ditetapkan. Ini maksudnya adalah selama audit, auditor meminta bukti-bukti penerapan Sistem Manajemen, misalnya pembuktian proses pelatihan. Auditor akan memeriksa Program Pelatihan Tahunan, kemudian akan meminta bukti pelaksanaan dari pelatihan yang telah direncanakan dalam Program Pelatihan.

Auditor juga akan memeriksa sertifikat pelatihan dari beberapa sampling karyawan yang mengikuti. Terakhir audit meminta bukti evaluasi efektifitas pelatihan. Nah dari keseluruhan dokumentasi yang diminta, Bagian HRD mampu untuk menunjukkan bukti-bukti penerapannya, sehingga auditor berkesimpulan pada klausul Sumber Daya pada ISO 9001:2015 telah terpenuhi.

2. Ketidaksesuaian (Non Compliance/Non Conformance)

Yaitu temuan yang menunjukkan bahwa perusahaan belum melaksanakan proses sesuai dengan Prosedur. Misalnya audit pada area Pengendalian Dokumen, auditor meminta Daftar Induk Dokumen kemudian bertanya mengenai Prosedur apa saja yang telah mengalami revisi.

Pengendali Dokumen tidak bisa menunjukkan mekasnisme revisi dokumen yang telah ditetapkan. Misalnya Prosedur Produksi telah mengalami revisi pada tanggal 01 Maret 2018, namun tidak ada form usulan perubahan dokumen yang diisi sesuai persyaratan yang dinyatakan prosedur. Ini perarti terjadi penyimpangan terhadap prosedur.

Contoh lain dalam prosedur Pembelian dinyatakan bagian Gudang harus melakukan pemeriksaan kedatangan barang dan menuliskan dalam Receiving Report. Dari beberapa sampling yang dilakukan oleh Badan Sertifikasi ke Bagian Gudang, tidak dapat ditunjukkan dokumen Receving Report untuk beberapa bahan baku produksi yang diterima selama bulan Februari 2018.

Hal ini merupakan penyimpangan terhadap Prosedur dan akan menghasil Laporan Tindakan Perbaikan dan Pencegahan (LTPP) yang harus dilaksanakan perusahaan untuk dapat segera memperbaiki pelaksanaan. LTPP juga merupakan dokumentasi hasil pelaksanaan kegiatan yang terkait dengan temuan Audit Internal yang harus tersimpan dengan baik.

Apa yang harus dilakukan terhadap LTPP?. Konsultan ISO akan membantu perusahaan, pada contoh di atas Pengendali Dokumen harus melakukan perbaikan dengan membuat Usulan Perubahan Dokumen terhadap revisi Prosedur Produksi. Untuk mencegah terulangnya ketidaksesuaian, maka Pengendali Dokumen harus secara konsisten membuat Usulan Perubahan Dokumen pada setiap ada perubahan atau revisi prosedur.

Dalam contoh kasus berikutnya, Bagian Gudang juga harus secara konsisten melakukan pemeriksaan kedatangan barang dan menuliskan hasilnya di Receiving Report. Kedua komitmen ini harus dituliskan dalam LTPP sehingga kemudian Manajemen dapat menutup temuan audit setelah memeriksa Tindakan perbaikan telah dilaksanakan secara efektif.

3. Observasi (OFI – Oppotunity For Improvement)

Yaitu saran auditor terhadap pelaksanaan kegiatan untuk meningkatkan efektifitas dan atau mutu pelaksanaan kegiatan terkait. Observasi dapat juga tindakan pencegahan auditor terhadap suatu proses yang kalau tidak dilakukan perbaikan akan menimbulkan ketidak sesuaian.

Contoh misalnya di Bagian Pemeliharan Mesin, saat ini belum semua peralatan mesin mempunyai kode identifikasi sehingga menyulitkan Bagian Pemeliharaan untuk melakukan mampu telusur terhadap seluruh mesin yang ada dalam suatu manfaktur. Saran Observasi ini tidak harus dilaksanakan oleh perusahaan, namun apabila dilaksanakan lebih baik karena kemudian perusahaan mempunyai identifikasi yang unik untuk memastikan seluruh mesin telah dilakukan tindakan pemeliharaan yang terjadwal.

Observasi ini juga merupakan tindakan pencegahan terhadap potensi ketidaksesuaian, karena apabila perusahaan telah memberikan identifikasi yang unik untuk setiap mesin dan peralatan maka akan memudah Bagian Pemeliharaan untuk memonitor tugas pokok fungsinya.

Konsultan ISO 9001 akan membantu tindakan perbaikan temuan audit ISO yang dapat dikategorikan sebagai Kesesuaian, Ketidaksesuaian dan Observasi harus memberikan nilai tambah bagi perusahaan sehingga Sistem Manajemen yang diterapakan dan Audit Internal yang dijalankan dapat memberikan manfaat positif bagi perusahaan untuk memastikan produk dan layanannya kepada pelanggan.

Konsultan ISO

Biaya Konsultan ISO 9001

Biaya Konsultan ISO 9001. Berapa biaya untuk menerapkan sampai dengan sertifikasi ISO 9001? Kami menawarkan jasa konsultan ISO sampai dengan sertifikasi dengan biaya optimal.

Biaya konsultan ISO yang ditawarkan berbasis hari kerja atau manday konsultan yang digunakan dalam membantu perusahaan menerapkan Sistem Manajemen.

Biaya Konsultan dan Badan Sertifikasi adalah komponen biaya dalam menerapkan sampai dengan Sertifikasi ISO. Konsultan ISO Cipta Mutu Prima menggunakan aplikasi online untuk membantu perusahaan untuk mendapatkan bimbingan berupa:

  1. Konsultasi langsung, yang dimaksudkan konsultasi langsung ini adalah konsultan datang ke lokasi perusahaan. Perusahaan dapat meminta konsultasi langsung sebagai pilihan. Misalnya perusahaan memilih pelatihan dilakukan secara langsung bukan melalui aplikasi e-training ISO kami.
  2. Konsultasi tidak langsung, dimana konsultan melakukan bimbingan secara online melalui aplikasi e-konsultan ISO dalam memberikan contoh dokumen maupun berdiskusi dan menjawab pertanyaan perusahaan.

Penerapan ISO di Perusahaan

Faktor Dalam Penerapan ISO

Konsultan ISO Profesional – Secara umum ada beberapa hal yang perlu diketahui perusahaan dalam penerapan standar ISO diantaranya adalah :

  1. Standar ISO terdiri dari persyaratan-persyaratan yang harus diterapkan oleh organisasi. Dalam penerapan standar ISO, manajemen harus memahami seluruh persyaratan dengan baik sehingga dapat memberikan nilai tambah untuk meningkatkan kinerja organisasi secara efektif.
  2. ISO 9001 akan memastikan organisasi dapat memberikan produk atau jasa layanan yang bermutu untuk dapat memuaskan pelanggan. ISO 14001 akan meningkatkan kinerja lingkungan organisasi dalam mengelola dan mencegah pencemaran lingkungan. OHSAS 18001 memberikan tempat kerja yang sehat dan aman bagi karyawan yang diakibatkan oleh proses yang ada di dalam organisasi.
  3. Badan Sertifikasi seperti SGS, LRQA, SAI, Sucofindo ICS dsb merekomendasikan sertifikat apabila organisasi telah dapat menunjukkan komitmennya dalam penerapan standar. Untuk itu Konsultan ISO akan membantu organisasi memahami dan menerapkan standar sistem manajemen secara efektif. Secara umum penerapan selama 3 bulan dianggap cukup untuk dapat membuktikan komitmen manajemen.
  4. Penerapan ISO di Perusahaan, Konsultan ISO bersama-sama dengan Tim ISO yang dibentuk organisasi akan melakukan pengembangan dokumen dan penerapannya di ruang lingkup sertifikasi yang direncanakan. Audit Internal dilaksanakan dalam tahap penerapan untuk memastikan seluruh prosedur dapat dipahami dan dilaksanakan oleh pemilik proses.
  5. Konsultan ISO Profesional juga membimbing organisasi untuk menerapkan tindakan perbaikan dan pencegahan hasil temuan audit internal. Temuan ketidaksesuaian ini harus dianalisis akar masalahnya sebelum diambil tindakan koreksi agar tidak terulang masalah yang sama.
  6. Audit Badan Sertifikasi biasanya dilakukan dalam dua hari dengan dua orang auditor. Namun bisa lebih banyak atau sedikit mandaysnya tergantung besarnya organisasi dan jumlah karyawan. Ruang lingkup sertifikasi produk dan layanan juga akan mempengaruhi lamanya audit oleh Badan Sertifikasi.
  7. Manfaat penerapan standar ISO antara lain meningkatkan kinerja dan memahami risiko yang akan dihadapi oleh organisasi. Dalam penerapan ISO 9001:2015 dan juga OHSAS Manajemen harus menetapkan risiko, melakukan analisis, cara pengukuran atau pengendalian dan juga cara penanganannya.
  8. Standar ISO akan meningkatkan kinerja dengan melakukan pengukuran Sasaran Mutu, Lingkungan dan K3 secara perodik. Apabila hasil pengukuran tidak mencapai target harus dilakukan analisis akar masalah dan dilakukan tindakan perbaikan.
  9. Penerapan ISO di Perusahaan bukan suatu keharusan, namun tetap merupakan keputusan strategis manajemen yang akan menentukan masa depan organisasi. Keputusan ini akan mempengaruhi seluruh aspek mulai dari perencanaan, pelaksanaan, pengendalian dan tentunya peningkatan proses.

Penerapan ISO di Perusahaan | Konsultan ISO