Umpan Balik Sistem Manajemen Mutu

Umpan balik Sistem Manajemen Mutu – Konsultan ISO mengukur kepuasan pelanggan sebagai salah satu persyaratan Standar ISO 9001:2015. Pengukuran ini dilakukan melalui survey kepuasan pelanggan.

Yang menyatakan produk dan layanan telah memenuhi persyaratan mutu dan kebutuhan adalah pelanggan. Karena itu Sistem Manajemen Mutu mensyaratkan mengukur persepsi pelanggan mengenai mutu dan layanan yang diberikan kepada pelanggan.

Survey dapat didesain dengan mengajukan pertanyaan dan mengukur apa yang diterima pelanggan dan apa yang diharapkan pelanggan. Kepuasan pelanggan adalah perbandingan kedua aspek ini.

Apabila mutu layanan yang diterima sama dengan yang diharapkan, maka kepuasan pelanggan tercapai.

Sedangkan apabila mutu layanan yang diterima lebih buruk dari yang diharapkan maka pelanggan tidak puas. Selain kepuasan dan ketidakpuasan pelanggan ada kategori ketiga yang disebut melebihi harapan pelanggan.

Perusahaan diharapkan bukan saja mencapai kepuasan pelanggan tapi juga melebihi harapan pelanggan.

Survey kepuasan pelanggan dilaksanakan minimal satu kali setahun. Penanggung jawab mutu akan melakukan analisis hasil respon survey untuk mendapatkan informasi persepsi pelanggan terhadap produk dan layanan.

Untuk faktor yang belum dapat memenuhi harapan pelanggan harus dilakukan tindakan perbaikan. Auditor ISO 9001:2015 akan memeriksa apakah hasil survey kepuasan pelanggan telah disampaikan dalam Rapat Tinjauan Manajemen.

Tindakan perbaikan harus dilakukan segera untuk dapat meningkatkan produk dan layanan. Sedangkan faktor yang telah memenuhi harapan pelanggan harus dipertahankan.

Cipta Mutu Prima | Konsultan ISO 9001

Isu Internal dan Eksternal

Bagaimana Menentukan Isu Internal dan Eksternal. Dalam penerapan ISO 9001:2015 organisasi diwajibkan untuk menetapkan isu internal dan eksternal dalam rangka memahami konteks organisasi. Dalam menentukan isu internal dan eksternal organisasi dapat mengacu kepada Rencana Strategis organisasi.

Isu internal dan eksternal adalah persyaratan klausul 4 tentang Konteks Organisasi. Perusahaan diminta untuk memahami lingkungan bisnisnya. Siapa pelanggan, pemasok, pesaing dan juga persyaratan Pemerintah.

Analisis Lingkungan Bisnis termasuk memahami isu internal dan eksternal perusahaan dan bagaimana memonitornya. Auditor ISO 9001 akan menanyakan bagaimana Sistem Manajemen Mutu ISO 9001 mengendalikan isu internal dan ekstenal ini.

Beberapa perusahaan menggunakan Analisis SWOT untuk dapat memahami lingkungan bisnisnya. Dengan menetapkan tindakan untuk masing-masing kekuatan, kelemahan, peluang dan ancaman baik dari internal maupun eksternal Perusahaan.

Dalam penetapan Rencana Strategis perusahaan organisasi akan membahas :

  • Visi Misi
  • Analisis Lingkungan Bisnis (SWOT)
  • Kekuatan dan Kelemahan (Internal)
  • Peluang dan Ancaman (Eksternal)
  • Rencana Strategis : Tujuan, Sasaran, Kebijakan, Program dan Kegiatan

Berdasarkan Rencana Strategis maka organisasi dapat menetapkan isu internal dan eksternal. Keselarasan Tujuan, Sasaran, Kebijakan, Program dan Kegiatan dapat juga terkait dengan Sasaran Mutu organisasi yang biasanya telah ditetapkan.

Organisasi juga perlu mengkaji hubungan isu internal dan eksternal dengan risiko dan peluang yang juga merupakan persyaratan standar ISO 9001:2015. Isu Internal dan eksternal ini pada akhirnya harus diukur dan ditinjau dalam Rapat Tinjauan Manajemen.

Hubungi Cipta Mutu Prima Konsultan ISO Terpercaya yang memberikan jaminan lulus sampai dengan sertifikasi untuk penerapan ISO 9001:2015.

Rapat Tinjauan Manajemen

Konsultan ISO 9001:2015 – Rapat Tinjauan Manajemen harus dilaksanakan perusahaan untuk melaporkan efektifitas penerapan Sistem Manajemen Mutu kepada Manajemen.

Ada perubahan agenda Rapat Tinjauan Manajemen dari standar ISO 9001:2008 dibandingkan dengan standar ISO 9001:2015

Agenda Rapat Tinjauan Manajemen

Salah satu agenda yang dibahas adalah seberapa efektif penerapan manajemen risiko untuk mencegah terjadinya potensi ketidaksesuaian yang akan mempengaruhi mutu produk dan layanan.

Konsultan ISO Jakarta membantu perusahaan melaksanakan rapat tinjauan manajemen secara efektif sesuai standar.

Manajemen melaksanakan Rapat Tinjauan Manajemen dengan agenda presentasi dan pembahasan berikut:

  1. Status tindakan dari tinjauan manajemen terdahulu
  2. Perubahan dalam isu internal dan eksternal
  3. Informasi kinerja Sistem Manajemen Mutu:
    • Kepuasan Pelanggan
    • Sasaran Mutu
    • Kinerja Proses dan Kesesuaian Produk
    • Ketidaksesuaian dan Tindakan Koreksi
    • Hasil Pemantauan dan Pengukuran
    • Hasil Audit
    • Kinerja Penyedia Eksternal
  4. Kecukupan Sumber Daya
  5. Efektivitas tindakan menangani risiko dan peluang
  6. Peluang untuk perbaikan

Keputusan Rapat Tinjauan Manajemen dapat berupa:

  1. Peluang peningkatan berkesinambungan
  2. Perlunya Perubahan Sistem Manajemen Mutu
  3. Kebutuhan sumber daya

Penanggung Jawab Mutu mendistribusikan Notulen Rapat Tinjauan Manajemen. Apabila keputusan Rapat Tinjauan Manajemen membutuhkan tindakan perbaikan maka Wakil Manajemen dapat mengeluarkan Laporan Ketidaksesuaian dan Tindakan Perbaikan.

Masing-masing Manajer Bagian melaksanakan tindak lanjut sesuai hasil rapat tinjauan manajemen dan Penanggung Jawab Mutu memantau pelaksanaan dan efektifitas tindak lanjut keputusan Rapat Tinjauan Manajemen.

Reformasi Birokrasi dan Sistem Manajemen Mutu

Reformasi Birokrasi dan Sistem Manajemen Mutu (SMM) oleh Konsultan ISO – Cipta Mutu PrimaPenerapan Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2015 di Kementerian dan Lembaga Pemerintah dapat dilaksanakan secara bertahap, sistematis, dan terencana.

Program penerapan Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2015 harus memiliki target dan kerangka waktu yang jelas ditetapkan oleh masing-masing Unit Kerja sesuai dengan ruang lingkup yang akan disertifikasi.

Tahapan pelaksanaan penerapan Sistem Manajemen Mutu (SMM) meliputi :

  1. Kajian Awal Sistem Manajemen Mutu
  2. Pelatihan Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2015
  3. Pelatihan Dokumentasi Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2015
  4. Pengembangan Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2015
  5. Tinjauan dan Pengesahan Dokumentasi Sistem Manajemen Mutu
  6. Penerapan dan Sosialisasi Sistem Manajemen Mutu
  7. Pelatihan Audit Internal
  8. Pelaksanaan Audit Internal
  9. Pelaksanaan Tindakan Perbaikan dan Pencegahan
  10. Pelaksanaan Rapat Tinjauan Manajemen

ISO dan Reformasi Birokrasi oleh Konsultan ISO Jaminan Lulus – Cipta Mutu Prima

Penerapan Sistem Manajemen Mutu di atas dapat dijelaskan sebagai berikut :

1. Tahap pengembangan dokumentasi SMM

Memastikan Unit Kerja untuk dapat merancang dan mengembangkan dokumentasi SMM termasuk Petunjuk Pelaksanaan (PP) atau Prosedur Kerja dan

2. Tahap penerapan SMM

Memastikan Unit Kerja untuk dapat memahami dan menerapkan SMM serta melakukan penyempurnaan yang diperlukan untuk meningkatkan efetifitas penerapan SMM.

Demikian kedua tahap ini berlanjut sampai dengan tahap Sertifikasi SMM yang mengacu kepada standar ISO 9001:2015. Audit Sertifikasi dilakukan oleh Badan Sertifikat ISO yang ditunjuk.

ISO dan Reformasi Birokrasi oleh Konsultan ISO – Cipta Mutu Prima

SMM memiliki peranan penting dalam penerapan Reformasi Birokrasi di Kementerian dan Lembaga Pemerintah yang telah ditetapkan dalam komitmen 8 area perubahan yang meliputi : Organisasi, Tata Laksana, Peraturan Perundang-Undangan, Sumber Daya Manusia Aparatur, Pengawasan, Akuntabilitas, Pelayanan Publik dan Pola Pikir dan Budaya Kerja Aparatur.

SMM akan berkontribusi secara signifikan dalam rencana umum penerapan Reformasi Birokrasi khususnya pada area perubahan Tata Laksana yang bertujuan untuk menghasilkan sistem, proses dan prosedur kerja yang jelas, efektif, efisien, terukur dan sesuai dengan prinsip Good Governance.

SMM akan melakukan penyempurnaan terhadap tugas, fungsi dan alur kerja pelayanan untuk mencapai kinerja tinggi yang menghasilkan peningkatan mutu layanan secara berkesinambungan dan kepuasan pihak yang berkepentingan (stakeholders).

Hubungi Cipta Mutu Prima WhatsApp : 0811-8859-476(ISO) untuk penerapan Sistem Manajemen Mutu di Kementerian dan Lembaga Pemerintah.

ISO dan Reformasi Birokrasi oleh Konsultan ISO – Cipta Mutu Prima

Pelatihan Dokumentasi ISO 9001:2015

Konsultan memberikan Pelatihan Dokumentasi Prosedur Mutu ISO. Ada beberapa prosedur yang wajib ditetapkan oleh Manajemen dalam penerapan ISO 9001:2015. Prosedur tersebut adalah :

  1. Manajemen Risiko dan Peluang
  2. Monitoring Sasaran Mutu
  3. Manajemen Perubahan
  4. Manajemen Pengetahuan
  5. Pengendalian Informasi Terdokumentasi
  6. Pengendalian Produk dan Jasa Tidak Sesuai
  7. Audit Mutu Internal
  8. Rapat Tinjauan Manajemen
  9. Ketidaksesuaian dan Tindakan Perbaikan
  10. Program Peningkatan Mutu

Prosedur Pengendalian Informasi Terdokumentasi mengatur mekanisme untuk penerbitan, revisi, distribusi dokumentasi ISO dan juga pengendalian rekaman mutu.

Konsultan ISO 9001 Jakarta menetapkan tugas tanggung jawab Penanggung Jawab Mutu yang mengelola Sistem Manajemen Mutu untuk memastikan prosedur mutu diterapkan secara efektif. Rekaman prosedur pengendalian informasi terdokumentasi seperti : Daftar Induk Dokumen, Daftar Rekaman, Usulan Perubahan Dokumen dsb harus terdokumentasi dengan baik.

Cipta Mutu Prima – Konsultan ISO 

Contoh Uraian Kerja Standar Kompetensi

Contoh Uraian Kerja Standar Kompentensi – Pengelolaan SDM dalam ISO 9001:2015 dipersyaratkan dalam klausul Sumber Daya. Keterlibatan dan pemberdayaan karyawan dalam Sistem Manajemen merupakan hal yang sangat penting. Keterlibatan karyawan memberikan manfaat antara lain memberikan masukan kepada manajemen mengenai kondisi proses kerja di lapangan.

Dalam penerapan ISO 9001:2015 keterlibatan karyawan dimulai sejak dilibatkannya dalam tahap pengembangan sistem manajemen. Karenanya diharapkan karyawan memiliki rasa tanggung jawab terhadap proses yang dilaksanakannya. Pelatihan dan pengembangan karyawan merupakan prosedur yang diperiksa oleh auditor dalam penerapan sistem manajemen

Pelatihan harus direncanakan dan dilaksanakan sesuai program. Pelatihan yang dilakukan harus berbasis standar kompetensi yang ditetapkan. Standar kompetensi adalah persyaratan pendidikan, pengalaman kerja, pelatihan dan keahlian yang harus dimiliki karyawan apabila menjabat posisi tertentu dalam perusahaan.

Berikut ini contoh Uraian Kerja dan Standar kompetensi untuk seorang manajer proyek :

A. Uraian Kerja

Nama Jabatan : Manajer Proyek
Atasan langsung : Direktur Operasi
Bawahan : Staf Proyek

Manajer Proyek bertanggung jawab atas seluruh aktifitas operasional mulai dari perencanaan proyek sampai dengan pelaksanaan dan serah terima proyek ke pelanggan. Untuk melaksanakan tanggung jawab sebagaimana tersebut di atas, maka jabatan Manajer Proyek mempunyai tugas sebagai berikut:

  1. Membuat perencanaan mobilisasi proyek
  2. Menyiapkan Proyek Quality Plan
  3. Menentukan sub kontraktor
  4. Memastikan persetujuan bahan dan material dari pelanggan
  5. Memastikan persetujuan shop drawing
  6. Melaksanakan pekerjaan proyek sesuai Proyek Quality Plan dan Master Schedule
  7. Memonitor pelaksanaan kerja lembur
  8. Mendata pekerjaan tambah kurang
  9. Memonitor penggunaan tenaga kerja dan bahan / material
  10. Melakukan permintaan dana proyek sesuai anggaran
  11. Melakukan opname sub kontraktor
  12. Melakukan evaluasi biaya dan masalah proyek
  13. Melakukan pemeriksaan besama pelanggan
  14. Melakukan hand over ke pelanggan
  15. Memastikan kalibrasi alat ukur
  16. Memastikan proses komunikasi internal berjalan efektif
  17. Menghadiri Rapat Tinjauan Manajemen
  18. Mengukur pencapaian target mutu departemen
  19. Mengidentifikasi dan menyelesaikan masalah mutu di area kerjanya
  20. Mengidentifikasi dan mengusulkan peluang untuk perbaikan proses di area kerjanya
  21. Mengembangkan kompetensi karyawan di departemennya

Manajer Proyek mempunyai kewenangan menolak proyek yang tidak sesuai dengan kemampuan internal perusahaan.

Konsultan ISO Profesional | Cipta Mutu Prima

B. Standar Kompetensi

Pendidikan : Min Sarjana S1
Pengalaman : Minimal 5 tahun di Proyek
Pelatihan : Pemahaman Persyaratan ISO 9001:2015
Manajemen Proyek
Manajemen Biaya Proyek
Manajemen K3
Keahlian : Menguasai Standar ISO 9001:2015
Menguasai Manajemen Proyek
dst

Contoh lain Uraian Kerja dan Standar kompetensi untuk seorang Manajer Quality Control :

A. Uraian Kerja
Nama Jabatan : Manajer Quality Control
Atasan langsung : Manajer Workshop
Bawahan : Staf Quality Control

Manajer Quality Control bertanggung jawab atas seluruh aktifitas pemeriksaan QC di workshop. Untuk melaksanakan tanggung jawab sebagaimana tersebut di atas, maka jabatan Manajer Quality Control mempunyai tugas sebagai berikut:

  1. Memeriksa kesesuaian dimensi material
  2. Memeriksa kesesuaian marking pada komponen
  3. Memeriksa hasil proses assembly
  4. Memeriksa hasil welding baik
  5. Memeriksa hasil proses finishing
  6. Memeriksa hasil proses painting
  7. Memeriksa packaging dan packing list
  8. Memeriksa persiapan pengiriman
  9. Mengidentifikasi dan menyelesaikan masalah mutu di area kerjanya
  10. Mengidentifikasi dan mengusulkan peluang untuk perbaikan proses di area kerjanya

Manajer Quality Control mempunyai kewenangan menolak barang yang tidak sesuai spesifikasi dan dokumen pembelian.

B. Standar Kompetensi
Pendidikan : Min S1
Pengalaman : Minimal 1 tahun di Quality Control
Pelatihan  : Pemahaman Persyaratan ISO 9001:2015
Teknik Pemeriksaan Quality Control
Keahlian : Menguasai teknik pemeriksaan Quality Control

Konsultan ISO Profesional membantu perusahaan untuk memenuhi persyaratan pengelolaan SDM dalam ISO ISO 9001:2015 dengan mendokumentasikan Standar Kompetensi untuk dapat memenuhi persyaratan standar.

Konsultan ISO

Nilai Tambah Sistem Manajemen

Memberikan Nilai Tambah Penerapan Sistem Manajemen

Cipta Mutu Prima memiliki misi untuk “Memberikan Nilai Tambah Penerapan Sistem Manajemen” yang bertujuan untuk memastikan organisasi dapat menerapkan sistem manajemen terpadu untuk meningkatkan kinerjanya.

Sistem manajemen terpadu untuk memudahkan organisasi mengelola beberapa sisem manajemen yang diterapkan. Seperti misalnya ISO 9001 Sistem Manajemen Mutu, ISO 22000 Sistem Manajemen Keamanan Pangan dan HAS 23000 Sistem Jaminan Halal.

Konsultan ISO | Nilai Tambah Sistem Manajemen

Menerapkan Sistem Manajemen

Cipta Mutu Prima akan mengembangkan dokumentasi secara terpadu untuk sistem manajemen yang diterapkan. Beberapa persyaratan standar dapat diintegrasikan sehingga dokumentasi tidak terpisah.

Organisasi harus mempertimbangkan untuk menerapkan sistem manajemen terpadu apabila telah menerapkan beberapa standar yang akan membuat dokumentasi menjadi rumit.

Cipta Mutu Prima telah banyak membantu organisasi mengintegrasikan standar dalam penerapannya yang memudahkan organisasi untuk meningkatkan kinerja mutu, K3, Lingkungan, Keamanan Pangan dan Halal.

Konsultan ISO | Nilai Tambah Sistem Manajemen

Manfaat Sistem Manajemen Terpadu

Beberapa manfaat sistem manajemen terpadu diantaranya adalah :

  1. Kemudahan dalam melakukan pengendalian informasi terdokumentasi
  2. Pelaksanaan audit internal yang dilaksanakan secara bersamaan
  3. Rapat tinjauan manajemen dilakukan secara menyeluruh untuk membahas efektifitas penerapan seluruh standar.

Manfaat akan didapat organisasi secara optimal apabila sistem manajemen terpadu dirancang dengan baik oleh Konsultan ISO yang membantu. Konsultan ISO akan membantu dalam tahap pengembangan dan tahap penerapan standar secara terpadu.

Hubungi Kami : Cipta Mutu Prima untuk menerapkan sistem manajemen terpadu.

Konsultan ISO | Nilai Tambah Sistem Manajemen

Tanggung Jawab Manajemen

Tanggung Jawab Manajemen dalam penerapan sistem harus dipastikan telah dilaksanakan dengan Efektif. Jasa Konsultan ISO akan memeriksa dokumentasi apakah :

Kebijakan Mutu 

  1. Kebijakan Mutu sudah ditandatangani manajemen puncak
  2.  Sudah disosialisasikan / ditempatkan di tempat- tempat strategis
  3.  Sudah menyatakan:
  • Komitmen menerapkan ISO 9001:2015
  • Kepuasan pelanggan
  • Kompetensi
  • Peningkatan Berkesinambungan
  • Standar Pelayanan

Dokumen lainnya yang harus dipastikan telah ditetapkan dan dimonitor pencapaiannya secara periodik adalah Sasaran Mutu :

  1. Sasaran mutu sudah dibuat di masing-masing bagian
  2. Ada program untuk mencapai sasaran mutu
  3. Sesuai dengan kebijakan mutu
  4. Pencapaian sasaran mutu sudah diukur?
  5. Wakil Manajemen mengeluarkan LTPP (Laporan Tindakan Perbaikan dan Pencegahan) kepada Bagian yang tidak mencapai Sasaran Mutu
  6. Apakah Bagian terkait sudah mencari solusi atas sasaran mutu yang tidak tercapai?

Tugas Pokok Fungsi

Jasa Konsultan ISO juga harus memastikan Tugas Tanggung Jawab untuk setiap jabatan telah ditetapkan :

  1. Apakah ada Uraian Tugas (job description) atau Tugas Pokok Fungsi (tupoksi)
  2. Komunikasi Internal merupakan salah satu persyaratan tanggung jawab manajemen, sehingga perlu dipastikan :
  • Proses antar bagian jelas komunikasinya?
  • Menggunakan apa? (memo, routing slip, email, intranet)
  • Meeting koordinasi dilaksanakan?
  • Informasi kepada seluruh karyawan (majalah dinding, bulletin)

Tanggung jawab manajemen berikutnya, seluruh aktifitas penerapan sistem manajemen didiskusikan dalam Rapat Tinjauan Manajemen :

  1. Rapat Tinjauan Manajemen sudah dilaksanakan
  2. Apakah agenda rapat mencakup:
  • Hasil audit
  • Umpan balik pelanggan
  • Kinerja proses dan kesesuaian produk
  • Status tindakan Perbaikan dan pencegahan
  • Hasil tindak lanjut dari tinjauan manajemen sebelumnya
  • Perubahan yang dapat mempengaruhi SMM
  • Usulan penyempurnaan