Isu Internal dan Eksternal

Bagaimana Menentukan Isu Internal dan Eksternal. Dalam penerapan ISO 9001:2015 organisasi diwajibkan untuk menetapkan isu internal dan eksternal dalam rangka memahami konteks organisasi. Dalam menentukan isu internal dan eksternal organisasi dapat mengacu kepada Rencana Strategis organisasi.

Isu internal dan eksternal adalah persyaratan klausul 4 tentang Konteks Organisasi. Perusahaan diminta untuk memahami lingkungan bisnisnya. Siapa pelanggan, pemasok, pesaing dan juga persyaratan Pemerintah.

Analisis Lingkungan Bisnis termasuk memahami isu internal dan eksternal perusahaan dan bagaimana memonitornya. Auditor ISO 9001 akan menanyakan bagaimana Sistem Manajemen Mutu ISO 9001 mengendalikan isu internal dan ekstenal ini.

Beberapa perusahaan menggunakan Analisis SWOT untuk dapat memahami lingkungan bisnisnya. Dengan menetapkan tindakan untuk masing-masing kekuatan, kelemahan, peluang dan ancaman baik dari internal maupun eksternal Perusahaan.

Dalam penetapan Rencana Strategis perusahaan organisasi akan membahas :

  • Visi Misi
  • Analisis Lingkungan Bisnis (SWOT)
  • Kekuatan dan Kelemahan (Internal)
  • Peluang dan Ancaman (Eksternal)
  • Rencana Strategis : Tujuan, Sasaran, Kebijakan, Program dan Kegiatan

Berdasarkan Rencana Strategis maka organisasi dapat menetapkan isu internal dan eksternal. Keselarasan Tujuan, Sasaran, Kebijakan, Program dan Kegiatan dapat juga terkait dengan Sasaran Mutu organisasi yang biasanya telah ditetapkan.

Organisasi juga perlu mengkaji hubungan isu internal dan eksternal dengan risiko dan peluang yang juga merupakan persyaratan standar ISO 9001:2015. Isu Internal dan eksternal ini pada akhirnya harus diukur dan ditinjau dalam Rapat Tinjauan Manajemen.

Hubungi Cipta Mutu Prima Konsultan ISO Terpercaya yang memberikan jaminan lulus sampai dengan sertifikasi untuk penerapan ISO 9001:2015.

Melaksanakan Audit Internal

Bagaimana Melaksanakan Audit Internal? Seringkali hal ini ditanyakan kepada Konsultan ISO 9001 mengenai bagaimana melakukan audit internal dengan baik?.

Menurut standar ISO audit internal merupakan salah satu persyaratan yang wajib dilaksanakan perusahaan dalam penerapan sistem manajemen.

Konsultan ISO memastikan dipersiapkannya beberapa hal terkait pelaksanaan audit internal dengan baik.

  1. Yang pertama, perusahaan harus mempunyai auditor internal yang kompeten. Auditor internal harus telah mengikuti pelatihan audit internal sehingga memahami prosesnya. Konsultan ISO melaksanakan pelatihan audit internal ini dalam rangka tahapan konsultansi yang dilakukan. Berapa banyak auditor yang harus dimiliki? Tidak ada ketentuan khusus berapa banyak auditor yang harus tersedia, namun pada umumnya dalam setiap pelaksanaan audit dapat melibatkan 5 sampai dengan 10 auditor. Tim audit ini dipimpin oleh Lead auditor. Jumlah auditor yang cukup banyak ini karena standar ISO mensyaratkan auditor internal tidak boleh melakukan pemeriksaan terhadap area kerjanya sendiri.
  2. Yang kedua, perusahaan harus membuat program audit internal. Jasa Konsultan ISO akan memastikan program ini mencakup seluruh klausul persyaratan standar ISO dan juga meliputi seluruh bagian yang masuk dalam ruang lingkup sertifikasi. Program audit ini menjelaskan berapa kali audit internal akan dilaksanakan dalam satu tahun. Program ini juga menjelaskan jadwal pelaksanaan audit internal yang direncanakan. Audit internal bukan merupakan kegiatan pemeriksaan mendadak. Karena itu audit internal adalah kegiatan pemeriksaan yang terjadwal yang disetujui oleh manajemen dan juga auditor dan pihak auditee.
  3. Yang ketiga, auditor harus melakukan persiapan audit internal. Tidak ada audit yang dilaksanakan apabila tidak dilakukan persiapan dengan baik. Persiapan ini adalah membentuk tim audit internal yang akan melaksanakan proses audit. Tim ini akan membaca seluruh dokumentasi yang akan diaudit dan menyiapkan check list atau daftar periksa. Daftar periksa ini akan membantu auditor dalam melaksanakan audit. Selain itu daftar periksa atau check list ini juga berfungsi sebagai lembar kerja untuk menuliskan seluruh dokumen yang diperiksa dan fakta yang ditemukan selama proses audit.
  4. Yang keempat, Auditor harus membuat laporan audit internal berdasarkan kertas kerja yaitu check list yang telah terisi dengan data dan fakta pada saat audit. Laporan audit berisi summary penerapan sistem manajemen. Klausul mana yang sudah baik dan klausul mana yang perlu ditingkatkan. Ada temuan audit yang berupa ketidaksesuaian atau non-conformances yang harus ditindaklanjuti dengan tindakan perbaikan oleh bagian yang diaudit. Selain itu ada juga observasi atau opportunity for improvement yang sebaiknya ditindaklanjuti oleh auditee atau bagian yang diaudit
  5. Yang terakhir, Lead auditor mempresentasikan hasil audit internal kepada manajemen. Laporan ini dapat dilakukan dalam rapat tinjauan manajemen dan memutuskan apakah sistem manajemen telah diterapkan secara efektif. Konsultan ISO 9001 memastikan seluruh persyaratan diaudit dan disampaikan efektifitas penerapannya. Manajemen memberikan masukan mengenai laporan audit dan dapat digunakan sebagai langkai peningkatan pada proses audit selanjutnya.
Training ISO

Persyaratan Konteks Organisasi Risiko Peluang

Berikut ini contoh mengembangkan dokumentasi untuk memenuhi persyaratan standar terbaru ISO 9001:2015 untuk ruang lingkup Bagian Tata Usaha Fakultas Perguruan Tinggi :

Konteks Organisasi | Tata Usaha Perguruan Tinggi

Persyaratan dan Harapan Pihak Terkait

  1. Pemerintah : Kesesuaian dengan Peraturan dan Undang-undang
  2. Mahasiswa : Memberikan pelayanan Tata Usaha sesuai Prosedur
  3. Universitas : Koordinasi dalam pelaksanaan proses terkait Rektorat
  4. Pemasok : Menjalin kerjasama yang memberikan nilai tambah
  5. Masyarakat : Memberikan informasi mengenai Fakultas

Konsultan ISO 9001 | Isu Internal dan Eksternal

Isu internal dan eksternal

  1. Ketepatan waktu pembayaran honor
  2. Ketepatan waktu pelaksanaan kegiatan
  3. Ketepatan waktu kenaikan pangkat
  4. Pelaksanaan pemeliharaan sarana prasarana
  5. Ketepatan jadwal dan ruang kuliah

Konsultan ISO 9001 | Risiko dan Peluang

Risiko dan Peluang

  1. Meningkatkan ketepatan waktu pembayaran honor
  2. Meningkatkan ketepatan waktu pelaksanaan kegiatan
  3. Meningkatkan ketepatan waktu kenaikan pangkat
  4. Meningkatkan pelaksanaan pemeliharaan sarana prasarana
  5. Meningkatkan ketepatan jadwal dan ruang kuliah

Konsultan ISO 9001:2015

Contoh Uraian Kerja Standar Kompetensi

Contoh Uraian Kerja Standar Kompentensi – Pengelolaan SDM dalam ISO 9001:2015 dipersyaratkan dalam klausul Sumber Daya. Keterlibatan dan pemberdayaan karyawan dalam Sistem Manajemen merupakan hal yang sangat penting. Keterlibatan karyawan memberikan manfaat antara lain memberikan masukan kepada manajemen mengenai kondisi proses kerja di lapangan.

Dalam penerapan ISO 9001:2015 keterlibatan karyawan dimulai sejak dilibatkannya dalam tahap pengembangan sistem manajemen. Karenanya diharapkan karyawan memiliki rasa tanggung jawab terhadap proses yang dilaksanakannya. Pelatihan dan pengembangan karyawan merupakan prosedur yang diperiksa oleh auditor dalam penerapan sistem manajemen

Pelatihan harus direncanakan dan dilaksanakan sesuai program. Pelatihan yang dilakukan harus berbasis standar kompetensi yang ditetapkan. Standar kompetensi adalah persyaratan pendidikan, pengalaman kerja, pelatihan dan keahlian yang harus dimiliki karyawan apabila menjabat posisi tertentu dalam perusahaan.

Berikut ini contoh Uraian Kerja dan Standar kompetensi untuk seorang manajer proyek :

A. Uraian Kerja

Nama Jabatan : Manajer Proyek
Atasan langsung : Direktur Operasi
Bawahan : Staf Proyek

Manajer Proyek bertanggung jawab atas seluruh aktifitas operasional mulai dari perencanaan proyek sampai dengan pelaksanaan dan serah terima proyek ke pelanggan. Untuk melaksanakan tanggung jawab sebagaimana tersebut di atas, maka jabatan Manajer Proyek mempunyai tugas sebagai berikut:

  1. Membuat perencanaan mobilisasi proyek
  2. Menyiapkan Proyek Quality Plan
  3. Menentukan sub kontraktor
  4. Memastikan persetujuan bahan dan material dari pelanggan
  5. Memastikan persetujuan shop drawing
  6. Melaksanakan pekerjaan proyek sesuai Proyek Quality Plan dan Master Schedule
  7. Memonitor pelaksanaan kerja lembur
  8. Mendata pekerjaan tambah kurang
  9. Memonitor penggunaan tenaga kerja dan bahan / material
  10. Melakukan permintaan dana proyek sesuai anggaran
  11. Melakukan opname sub kontraktor
  12. Melakukan evaluasi biaya dan masalah proyek
  13. Melakukan pemeriksaan besama pelanggan
  14. Melakukan hand over ke pelanggan
  15. Memastikan kalibrasi alat ukur
  16. Memastikan proses komunikasi internal berjalan efektif
  17. Menghadiri Rapat Tinjauan Manajemen
  18. Mengukur pencapaian target mutu departemen
  19. Mengidentifikasi dan menyelesaikan masalah mutu di area kerjanya
  20. Mengidentifikasi dan mengusulkan peluang untuk perbaikan proses di area kerjanya
  21. Mengembangkan kompetensi karyawan di departemennya

Manajer Proyek mempunyai kewenangan menolak proyek yang tidak sesuai dengan kemampuan internal perusahaan.

Konsultan ISO Profesional | Cipta Mutu Prima

B. Standar Kompetensi

Pendidikan : Min Sarjana S1
Pengalaman : Minimal 5 tahun di Proyek
Pelatihan : Pemahaman Persyaratan ISO 9001:2015
Manajemen Proyek
Manajemen Biaya Proyek
Manajemen K3
Keahlian : Menguasai Standar ISO 9001:2015
Menguasai Manajemen Proyek
dst

Contoh lain Uraian Kerja dan Standar kompetensi untuk seorang Manajer Quality Control :

A. Uraian Kerja
Nama Jabatan : Manajer Quality Control
Atasan langsung : Manajer Workshop
Bawahan : Staf Quality Control

Manajer Quality Control bertanggung jawab atas seluruh aktifitas pemeriksaan QC di workshop. Untuk melaksanakan tanggung jawab sebagaimana tersebut di atas, maka jabatan Manajer Quality Control mempunyai tugas sebagai berikut:

  1. Memeriksa kesesuaian dimensi material
  2. Memeriksa kesesuaian marking pada komponen
  3. Memeriksa hasil proses assembly
  4. Memeriksa hasil welding baik
  5. Memeriksa hasil proses finishing
  6. Memeriksa hasil proses painting
  7. Memeriksa packaging dan packing list
  8. Memeriksa persiapan pengiriman
  9. Mengidentifikasi dan menyelesaikan masalah mutu di area kerjanya
  10. Mengidentifikasi dan mengusulkan peluang untuk perbaikan proses di area kerjanya

Manajer Quality Control mempunyai kewenangan menolak barang yang tidak sesuai spesifikasi dan dokumen pembelian.

B. Standar Kompetensi
Pendidikan : Min S1
Pengalaman : Minimal 1 tahun di Quality Control
Pelatihan  : Pemahaman Persyaratan ISO 9001:2015
Teknik Pemeriksaan Quality Control
Keahlian : Menguasai teknik pemeriksaan Quality Control

Konsultan ISO Profesional membantu perusahaan untuk memenuhi persyaratan pengelolaan SDM dalam ISO ISO 9001:2015 dengan mendokumentasikan Standar Kompetensi untuk dapat memenuhi persyaratan standar.

Risiko Dan Peluang Kontraktor

Risiko dan Peluang Kontraktor – Konsultan ISO 9001 Kontraktor. Dalam persyaratan standar ISO 9001:2015 Perencanaan Sistem Manajemen Mutu klausul 6.1 Tindakan Menangani Risiko dan Peluang, Perusahaan harus mempertimbangkan isu internal dan eksternal, persyaratan dan risiko dan peluang ditangani untuk:

  1. Memastikan Sistem Manajemen Mutu dapat mencapai hasil yang direncanakan
  2. Mencegah, mengurangi dampak yang tidak diinginkan dan
  3. Mencapai peningkatan berkesinambungan

Perusahaan harus juga merencanakan tindakan untuk menangani risiko dan peluang, bagaimana mengintegrasi dan menerapkan tindakan terhadap proses Sistem Manajemen Mutu serta bagaimana mengevaluasi efektifitas tindakan. Tindakan yang diambil untuk menangani risiko dan peluang proporsional terhadap dampak potensial atas kesesuaian Pelanggan.

Tindakan pengendalian risiko dapat berupa menghindari risiko, mengambil risiko dalam mengambil peluang, menghilangkan sumber risiko dan merubah kemungkingan dan dampak.

Risiko dan Peluang Kontraktor | Konsultan ISO

Contoh Risiko Kontraktor

Berikut ini contoh Risiko di masing-masing Bagian untuk perusahaan Kontraktor antara lain :

  1. Tidak memahami persyaratan atau spesifikasi proyek dengan benar (Marketing)
  2. Salah perhitungan BOQ dan RAB (Perencanaan)
  3. Pelaksanaan proyek yang tidak tepat waktu dan anggaran (Operasi)
  4. Pelaksanaan proyek yang tidak tepat mutu (QC)
  5. Tim Proyek yang tidak kompeten (SDM)
  6. Kerusakan peralatan yang menghambat kemajuan proyek (Umum)
  7. Ada masalah arus kas proyek (Keuangan)

Identifikasi Peluang Kontraktor

Contoh Peluang yang dapat di masing-masing Bagian perusahaan Kontraktor antara lain :

  1. Melakukan komunikasi pelanggan dan kunjungan ke lapangan untuk mendapatkan data yang lebih akurat mengenai proyek yang akan dikerjakan (Marketing)
  2. Menggunakan aplikasi untuk perhitungan BOQ dan RAB dengan cepat dan tepat (Perencanaan)
  3. Melaksanakan meeting dengan Pelanggan secara berkala untuk memastikan proyek tepat waktu dan anggaran (Operasi)
  4. Memastikan seluruh pembelian barang/material disetujui pelanggan untuk memastikan tepat mutu (QC)
  5. Menempatkan Tim Proyek yang kompeten yang telah memiliki pengalaman konstruksi sejenis dengan yang dikerjakan (SDM)
  6. Memastikan seluruh peralatan yang dikirim ke proyek dalam kondisi baik sehingga tidak rusak yang akan menghambat kemajuan proyek (Umum)
  7. Memastikan Rencana Anggaran Proyek dipatuhi untuk menghindari masalah arus kas proyek (Keuangan)

Risiko dan Peluang Kontraktor | Konsultan ISO 9001:2015