Prosedur Bagian Sumber Daya Manusia. Konsultan ISO Cipta Mutu Prima akan membantu perusahaan mengembangkan prosedur SDM dan dokumentasi lainnya yang akan diperiksa oleh auditor dalam penerapan ISO 9001. Berikut ini beberapa prosedur dan dokumentasi untuk memenuhi persyaratan ISO 9001:
1. Prosedur Penerimaan Karyawan
Dalam prosedur ini perusahaan mengatur tata cara proses rekruitmen karyawan. Ada beberapa tahap yang harus dilaksanakan mulai dari penerimaan aplikasi lamaran, wawancara dan juga test psikologi dan tes kesehatan yang harus dilaksanakan. Namun yang paling penting yang akan diperiksa auditor adalah persyaratan jabatan atau kompetensi yang harus ditetapkan oleh perusahaan.
Standar Kompetensi ini digunakan dalam proses penerimaan karyawan. Di beberapa perusahaan digunakan wawancara untuk mengetahui perilaku kunci dari si pelamar. Bagian Sumber Daya Manusia biasanya melaksanakan pelatihan wawancara perilaku kunci ini kepada tingkat manajer sehingga mereka mempunyai kemampuan untuk mengidentifikasi kompetensi calon karyawan.
Prosedur penerimaan karyawan memastikan karyawan yang diterima memiliki kompetensi yang dibutuhkan. Konsultan ISO membantu mengembangkan dan menerapkan prosedur penerimaan karyawan.
2. Prosedur Penilaian Kompetensi Karyawan
Dalam prosedur ini Bagian Sumber Daya Manusia harus menetapkan standar kompetensi terlebih dahulu. Standar Kompetensi menjelaskan pendidikan, pengalaman, keahlian dan pelatihan yang menjadi persyaratan jabatan. Idealnya seluruh jabatan yang disebutkan dalam struktur organisasi mempunyai standar kompetensi yang ditetapkan manajemen.
Standar ISO 9001 menyebutkan jabatan yang mempengaruhi mutu produk dan layanan harus memiliki standar kompetensi, sehingga paling tidak beberapa jabatan struktural terutama di Bagian Kendali Mutu haruslah ditetapkan persyaratannya. Auditor ISO 9001 akan memeriksa standar kompetensi dan memeriksa kesesuaiannya dengan personil yang menjabat saat ini.
Konsultan ISO akan membantu perusahaan untuk melakukan pemetaaan kesesuaian antara standar kompetensi dengan kondisi yang ada saat ini. Kesenjangan yang ada akan diusulkan dalam program pelatihan yang akan dilaksanakan oleh Bagian Sumber Daya Manusia.
3. Prosedur Pelatihan
Prosedur pelatihan adalah salah satu prosedur yang pasti diperiksa oleh Auditor. Yang pertama harus ada adalah Program Pelatihan Tahunan. Dokumen ini menjelaskan rencana pelatihan apa saja yang akan dilakukan perusahaan dalam satu tahun. Auditor ISO 9001 akan memeriksa realisasi dari masing-masing pelatihan tersebut.
Salah satu yang menjadi persyaratan ISO 9001 adalah bagian Sumber Daya Manusia harus mengevaluasi efektifitas pelaksanaan pelatihan. Evaluasi efektifitas pelaksanaan pelatihan ini dilaksanakan untuk mengetahui mutu pelatihan dari segi penyelenggaraanya baik instruktur, materi pelatihan dan juga kedalaman materi yang dibahas.
Berikutnya di beberapa perusahaan mewajibkan karyawan yang telah mengikuti pelatihan melakukan sharing dengan karyawan lainnya dalam sesi yang merupakan bagian dari evaluasi pelatihan. Evaluasi efektifitas pelatihan yang terakhir adalah penilaian dari atasan langsung karyawan yang mengikuti pelatihan dengan menilai dampak pelatihan terhadap unit kerjanya.
Konsultan ISO membantu melakukan evaluasi efektifitas pelatihan untuk menilai dampak pelatihan terhadap peningkatan kompetensi karyawan dan memberikan nilai tambah kepada perusahaan.
4. Database Karyawan
Berikutnya yang biasa diperiksa auditor adalah bukti-bukti dari pelaksanaan ketiga prosedur yang disebutkan di atas. Sehingga database atau arsip karyawan harus lengkap untuk mendukung proses audit. Kelengkapan data sertifikat pelatihan dan hasil penilaian kompetensi harus menjadi perhatian bagian Sumber Daya Manusia sebelum pelaksanaan audit ISO 9001.
Seringkali temuan audit pada kelengkapan database karyawan ini. Ketika auditor menanyakan sertifikat dan hasil evaluasi pelatihan tidak dapat ditunjukkan sehingga menjadi temuan ketidaksesuaian. Berdasarkan kebijakan di beberapa perusahaan setiap karyawan yang mengikuti pelatihan harus segera memberikan copy sertifikat atau aslinya tergantung kebijakan kepada bagian Sumber Daya Manusia.
Konsultan ISO membantu mengidentifikasi rekaman apa saja yang harus lengkap dengan melakukan pemeriksaan secara sampling terhadap database karyawan. Perusahaan yang menggunakan aplikasi untuk mengelola database karyawan akan lebih mudah memonitor kelengkapan rekaman yang diwajibkan dalam penerapan ISO 9001.
5. Pengukuran Sasaran Mutu
Salah satu persyaratan dalam ISO 9001 adalah menetapkan sasaran mutu. Sasaran mutu ini harus sesuai dengan Kebijakan Mutu Perusahaan. Dalam kebijakan mutu perusahaan biasanya disebutkan memastikan kompetensi karyawan untuk mencapai mutu produk dan layanan yang dapat memuaskan pelanggan.
Untuk memastikan kompetensi karyawan ini bagian Sumber Daya Manusia harus menetapkan sasaran mutu untuk mengukur pencapaian kompetensi karyawan ini. Beberapa perusahaan menetapkan jumlah jam pelatihan perkaryawan menjadi sasaran mutunya. Ada juga yang mentargetkan persentase pelatihan yang dilaksanakan terhadap rencana yang ditetapkan di Program Pelatihan Tahunan dsb.
Konsultan ISO membantu perusahaan untuk menetapkan Kebijakan Mutu dan Sasaran Mutu yang sesuai dengan tujuan kinerja yang ditetapkan manajemen dan membantu perusahaan mengembangkan prosedur SDM.
Untuk penerapan dan sertifikasi ISO 9001 Hubungi Cipta Mutu Prima Jasa Konsultan ISO Profesional Terpercaya yang akan membantu perusahaan mencapai sertifikat tepat waktu sesuai yang direncanakan manajemen.
