Survey Kepuasan Pelanggan

Berikut ini contoh Survey Kepuasan Pelanggan oleh Konsultan ISO 9001.

Kepada Yth Pelanggan,

Sebagai bagian dari komitmen kami terhadap peningkatan berkesinambungan, bersama ini kami mohon anda dapat meluangkan waktu untuk mengisi survey kepuasan pelanggan kami.

Mohon anda memberikan tanda x atau v pada tingkat layanan dan tingkat harapan untuk masing-masing pertanyaan yang diajukan.

Skala tingkat pelayanan adalah apa yang anda rasakan dari pelayanan kami, sedangkan tingkat harapan adalah seberapa penting menurut anda dari setiap faktor yang ditanyakan.

Tingkat Layanan / Tingkat Harapan diukur menurut skala:

1 = Sangat Buruk / Sangat Tidak Penting
2 = Buruk / Tidak Penting
3 = Cukup / Cukup Penting
4 = Baik / Penting
5 = Sangat Baik / Sangat Penting

Mohon menjawab dengan tingkat layanan dan tingkat harapan untuk pertanyaan berikut :

  1. Apakah pengiriman produk sesuai dengan waktu yang telah ditetapkan?
  2. Apakah mutu produk sesuai dengan pesanan?
  3. Apakah kami cepat tanggap dalam menangani masalah atau keluhan pelanggan?
  4. Apakah karyawan kami cukup ahli / kompeten dalam menangani masalahnya?
  5. Apakah kami memberikan solusi yang tepat terhadap masalah atau keluhan pelanggan
  6. Apakah kemasan kami cukup baik?

Mohon menjawab dengan menjelaskan untuk pertanyaan berikut :

Menurut anda, apa usulan maupun kritik untuk dapat meningkatkan mutu dan jasa layanan kami?

Terima kasih atas waktu yang anda luangkan, masukan anda merupakan bagian penting dari program peningkatan mutu kami.

Perusahaan      :
Nama            :
Jabatan         :
Nama Proyek  :
Tanda Tangan :

Customer Satisfaction Survey | Konsultan ISO

Melaksanakan Audit Internal

Bagaimana Melaksanakan Audit Internal? Seringkali hal ini ditanyakan kepada Konsultan ISO 9001 mengenai bagaimana melakukan audit internal dengan baik?.

Menurut standar ISO audit internal merupakan salah satu persyaratan yang wajib dilaksanakan perusahaan dalam penerapan sistem manajemen.

Konsultan ISO memastikan dipersiapkannya beberapa hal terkait pelaksanaan audit internal dengan baik.

  1. Yang pertama, perusahaan harus mempunyai auditor internal yang kompeten. Auditor internal harus telah mengikuti pelatihan audit internal sehingga memahami prosesnya. Konsultan ISO melaksanakan pelatihan audit internal ini dalam rangka tahapan konsultansi yang dilakukan. Berapa banyak auditor yang harus dimiliki? Tidak ada ketentuan khusus berapa banyak auditor yang harus tersedia, namun pada umumnya dalam setiap pelaksanaan audit dapat melibatkan 5 sampai dengan 10 auditor. Tim audit ini dipimpin oleh Lead auditor. Jumlah auditor yang cukup banyak ini karena standar ISO mensyaratkan auditor internal tidak boleh melakukan pemeriksaan terhadap area kerjanya sendiri.
  2. Yang kedua, perusahaan harus membuat program audit internal. Jasa Konsultan ISO akan memastikan program ini mencakup seluruh klausul persyaratan standar ISO dan juga meliputi seluruh bagian yang masuk dalam ruang lingkup sertifikasi. Program audit ini menjelaskan berapa kali audit internal akan dilaksanakan dalam satu tahun. Program ini juga menjelaskan jadwal pelaksanaan audit internal yang direncanakan. Audit internal bukan merupakan kegiatan pemeriksaan mendadak. Karena itu audit internal adalah kegiatan pemeriksaan yang terjadwal yang disetujui oleh manajemen dan juga auditor dan pihak auditee.
  3. Yang ketiga, auditor harus melakukan persiapan audit internal. Tidak ada audit yang dilaksanakan apabila tidak dilakukan persiapan dengan baik. Persiapan ini adalah membentuk tim audit internal yang akan melaksanakan proses audit. Tim ini akan membaca seluruh dokumentasi yang akan diaudit dan menyiapkan check list atau daftar periksa. Daftar periksa ini akan membantu auditor dalam melaksanakan audit. Selain itu daftar periksa atau check list ini juga berfungsi sebagai lembar kerja untuk menuliskan seluruh dokumen yang diperiksa dan fakta yang ditemukan selama proses audit.
  4. Yang keempat, Auditor harus membuat laporan audit internal berdasarkan kertas kerja yaitu check list yang telah terisi dengan data dan fakta pada saat audit. Laporan audit berisi summary penerapan sistem manajemen. Klausul mana yang sudah baik dan klausul mana yang perlu ditingkatkan. Ada temuan audit yang berupa ketidaksesuaian atau non-conformances yang harus ditindaklanjuti dengan tindakan perbaikan oleh bagian yang diaudit. Selain itu ada juga observasi atau opportunity for improvement yang sebaiknya ditindaklanjuti oleh auditee atau bagian yang diaudit
  5. Yang terakhir, Lead auditor mempresentasikan hasil audit internal kepada manajemen. Laporan ini dapat dilakukan dalam rapat tinjauan manajemen dan memutuskan apakah sistem manajemen telah diterapkan secara efektif. Konsultan ISO 9001 memastikan seluruh persyaratan diaudit dan disampaikan efektifitas penerapannya. Manajemen memberikan masukan mengenai laporan audit dan dapat digunakan sebagai langkai peningkatan pada proses audit selanjutnya.

Training Indikator Kinerja Kunci

Training Indikator Kinerja Kunci. Perusahaan harus benar-benar menseleksi mana indikator yang mempunyai pengaruh signifikan terhadap pencapaian kinerjanya.

Biasanya untuk memonitor KPI manajemen menggunakan aplikasi IT yang dapat memberikan informasi yang akurat dan ‘real time’. Cipta Mutu Prima membantu perusahaan untuk memonitor informasi yang penting dalam melaksanakan proses bisnis perusahaan.

Indikator Kinerja Kunci atau yang biasa disebut KPI adalah nilai yang menggambarkan seberapa efektif perusahaan mencapai sasaran proses bisnis.

Apa Saja Indikator Kinerja Yang Ditetapkan Perusahaan?

Berikut ini beberapa contoh Indikator Kinerja Kunci yang dapat digunakan oleh perusahaan di berbagai industri :

  1. Jumlah Layanan Yang Dilaksanakan
  2. Kecepatan Layanan
  3. Tingkat Keluhan Pelanggan
  4. Biaya operasi
  5. Biaya Pokok Produksi
  6. Tingkat Penjualan
  7. Index Kepuasan Pelanggan
  8. Persentase Produk Rusak
  9. Lama Waktu Distribusi Ke Pelanggan
  10. Jumlah antrian pelanggan dsb.

Tips Menentukan Indikator Kinerja

Apapun yang ditetapkan sebagai indikator kinerja kunci, maka Perusahaan harus memastikan KPI :

  1. Signifikan terhadap Kinerja Perusahaan
  2. Didefinisikan dengan jelas
  3. Dapat diukur secara periodik
  4. Dapat dicapai melalui program yang ditetapkan
  5. Ada batas waktu pencapaian
  6. Dikomunikasikan ke Bagian Terkait dan Seluruh Perusahaan
  7. Membuat seluruh Bagian bergerak bersama ke tujuan Perusahaan
  8. Menjelaskan tindakan yang harus dilakukan untuk mencapai KPI
  9. Ditingkatkan sesuai perubahan tujuan organisasi
  10. Ada mekanisme Tindakan Perbaikan jika KPI tidak tercapai

Konsultan ISO Profesional Cipta Mutu Prima akan membantu organisasi untuk menetapkan Indikator Kinerja Kunci atau KPI perusahaan anda dan monitor pencapaiannya untuk memastikan tercapainya sasaran perusahaan.

Audit Bagian Sumber Daya Manusia

Audit Bagian Sumber Daya Manusia dilakukan untuk memastikan telah sesuai dengan persyaratan ISO 9001:2015. Jasa Konsultan ISO akan mengembangkan prosedur dan formulir di Bagian Sumber Daya Manusia. Salah satunya adalah Prosedur Penilaian Kompetensi Karyawan yang terdiri dari beberapa formulir, diantaranya :

A. Formulir Uraian Tugas Kerja

Uraian Tugas Kerja atau Job Description merupakan salah satu dokumen yang harus dapat ditunjukkan oleh Bagian Sumber Daya Manusia. Dokumen ini menjelaskan tugas dan kewenangan masing-masing jabatan sesuai dengan struktur organisasi. Beberapa jabatan yang penting dan mempengaruhi mutu produk dan layanan akan diperiksa dalam proses audit dengan membandingkan kesesuaiannya dengan apa yang dijelaskan dalam prosedur.

B. Formulir Standar Kompetensi

Standar Kompetensi merupakan persyaratan yang pasti akan diaudit di Bagian Sumber Daya Manusia. Konsultan ISO akan membantu perusahaan mendokumentasikan standar kompetensi untuk masing-masing jabatan. Standar Kompetensi menjelaskan pendidikan formal, pengalaman kerja, keahlian dan pelatihan yang diperlukan untuk setiap jabatan.

Jasa Konsultan ISO – Audit Bagian Sumber Daya Manusia

C. Formulir Penilaian Kompetensi

Penilaian Kompetensi dilakukan setiap tahun oleh Bagian Sumber Daya Manusia. Dengan sistem kriteria penilaian untuk masing-masing tingkat jabatan. Apabila hasil penilaian kompetensi belum memenuhi standar kompetensi yang telah ditetapkan, maka Bagian Sumber Daya Manusia akan membuat Program Pelatihan untuk dapat memenuhi kesenjangannya.

D. Formulir Kesenjangan Kompetensi Karyawan

Formulir Kesenjangan Kompetensi Karyawan ini biasanya ditanyakan oleh auditor untuk melihat peta kompetensi secara keseluruhan. Apakah setiap personil yang menjabat telah memenuhi standar kompetensi atau memerlukan pelatihan untuk dapat meningkatkan kompetensinya.

Konsultan ISO

Biaya Konsultan ISO 9001

Biaya Konsultan ISO 9001. Berapa biaya untuk menerapkan sampai dengan sertifikasi ISO 9001? Kami menawarkan jasa konsultan ISO sampai dengan sertifikasi dengan biaya optimal.

Biaya konsultan ISO yang ditawarkan berbasis hari kerja atau manday konsultan yang digunakan dalam membantu perusahaan menerapkan Sistem Manajemen.

Biaya Konsultan dan Badan Sertifikasi adalah komponen biaya dalam menerapkan sampai dengan Sertifikasi ISO. Konsultan ISO Cipta Mutu Prima menggunakan aplikasi online untuk membantu perusahaan untuk mendapatkan bimbingan berupa:

  1. Konsultasi langsung, yang dimaksudkan konsultasi langsung ini adalah konsultan datang ke lokasi perusahaan. Perusahaan dapat meminta konsultasi langsung sebagai pilihan. Misalnya perusahaan memilih pelatihan dilakukan secara langsung bukan melalui aplikasi e-training ISO kami.
  2. Konsultasi tidak langsung, dimana konsultan melakukan bimbingan secara online melalui aplikasi e-konsultan ISO dalam memberikan contoh dokumen maupun berdiskusi dan menjawab pertanyaan perusahaan.

Penerapan ISO di Perusahaan

Faktor Dalam Penerapan ISO

Konsultan ISO Profesional – Secara umum ada beberapa hal yang perlu diketahui perusahaan dalam penerapan standar ISO diantaranya adalah :

  1. Standar ISO terdiri dari persyaratan-persyaratan yang harus diterapkan oleh organisasi. Dalam penerapan standar ISO, manajemen harus memahami seluruh persyaratan dengan baik sehingga dapat memberikan nilai tambah untuk meningkatkan kinerja organisasi secara efektif.
  2. ISO 9001 akan memastikan organisasi dapat memberikan produk atau jasa layanan yang bermutu untuk dapat memuaskan pelanggan. ISO 14001 akan meningkatkan kinerja lingkungan organisasi dalam mengelola dan mencegah pencemaran lingkungan. OHSAS 18001 memberikan tempat kerja yang sehat dan aman bagi karyawan yang diakibatkan oleh proses yang ada di dalam organisasi.
  3. Badan Sertifikasi seperti SGS, LRQA, SAI, Sucofindo ICS dsb merekomendasikan sertifikat apabila organisasi telah dapat menunjukkan komitmennya dalam penerapan standar. Untuk itu Konsultan ISO akan membantu organisasi memahami dan menerapkan standar sistem manajemen secara efektif. Secara umum penerapan selama 3 bulan dianggap cukup untuk dapat membuktikan komitmen manajemen.
  4. Penerapan ISO di Perusahaan, Konsultan ISO bersama-sama dengan Tim ISO yang dibentuk organisasi akan melakukan pengembangan dokumen dan penerapannya di ruang lingkup sertifikasi yang direncanakan. Audit Internal dilaksanakan dalam tahap penerapan untuk memastikan seluruh prosedur dapat dipahami dan dilaksanakan oleh pemilik proses.
  5. Konsultan ISO Profesional juga membimbing organisasi untuk menerapkan tindakan perbaikan dan pencegahan hasil temuan audit internal. Temuan ketidaksesuaian ini harus dianalisis akar masalahnya sebelum diambil tindakan koreksi agar tidak terulang masalah yang sama.
  6. Audit Badan Sertifikasi biasanya dilakukan dalam dua hari dengan dua orang auditor. Namun bisa lebih banyak atau sedikit mandaysnya tergantung besarnya organisasi dan jumlah karyawan. Ruang lingkup sertifikasi produk dan layanan juga akan mempengaruhi lamanya audit oleh Badan Sertifikasi.
  7. Manfaat penerapan standar ISO antara lain meningkatkan kinerja dan memahami risiko yang akan dihadapi oleh organisasi. Dalam penerapan ISO 9001:2015 dan juga OHSAS Manajemen harus menetapkan risiko, melakukan analisis, cara pengukuran atau pengendalian dan juga cara penanganannya.
  8. Standar ISO akan meningkatkan kinerja dengan melakukan pengukuran Sasaran Mutu, Lingkungan dan K3 secara perodik. Apabila hasil pengukuran tidak mencapai target harus dilakukan analisis akar masalah dan dilakukan tindakan perbaikan.
  9. Penerapan ISO di Perusahaan bukan suatu keharusan, namun tetap merupakan keputusan strategis manajemen yang akan menentukan masa depan organisasi. Keputusan ini akan mempengaruhi seluruh aspek mulai dari perencanaan, pelaksanaan, pengendalian dan tentunya peningkatan proses.

Penerapan ISO di Perusahaan | Konsultan ISO