Check List Audit Internal Archives

Check List Audit Internal

Check List atau Daftar Periksa Program Audit Internal Konsultan ISO. Dalam audit Badan Sertifikasi ISO, pelaksanaan audit internal akan diperiksa apakah telah sesuai dengan yang direncanakan manajemen.

Bagaimana cara melaksanakan program audit internal sesuai persyaratan standar ISO?

Beberapa hal berikut harus Konsultan ISO pastikan telah dilaksanakan :

Menetapkan Program Audit Internal
Tim Auditor Internal telah mengikuti pelatihan Audit Internal
Auditor yang ditugaskan tidak mengaudit area kerjanya sendiri
Auditor internal telah melakukan persiapan audit, yaitu menyiapkan checklist audit
Kesesuaian antara checklist audit sebagai kertas kerja dengan Laporan Ketidaksesuaian Audit Internal
Temuan ketidaksesuaian telah dilaksanakan tindakan koreksi
Memastikan tindakan koreksi telah efektif
Laporan hasil Audit internal disampaikan dalam Rapat Tinjauan Manajemen

Organisasi harus menetapkan Prosedur Audit Internal yang menjelaskan mekanisme pelaksanaan Audit Internal mulai dari persiapan sampai dengan pelaporan.

Konsultan ISO | ISO 9001 Mutu

Laporan Audit Internal

Konsultan ISO memastikan kelengkapan laporan audit internal ISO. Tujuan dari Audit Internal adalah untuk :

Memeriksa kecukupan dokumen ISO 9001:2015 terhadap persyaratan standar ISO 9001:2015

Memeriksa penerapan Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2015

Konsultan ISO akan membantu menetapkan Jadwal Audit Internal dan melakukan persiapan audit internal. Beberapa formulir yang harus disiapkan dalam pelaksanaan audit internal diantarannya : Program Audit Internal, Jadwal Audit Internal, Laporan Ketidaksesuaian Audit Internal, Summary Laporan Audit Internal, Evaluasi Auditor Internal dsb.

Untuk setiap temuan ketidaksesuaian harus dilaksanakan tindakan perbaikan. Misalnya : belum dilaksanakannya monitoring sasaran mutu untuk Bidang/Bagian. Tindakan perbaikan harus melakukan perbaikan langsung dan tindakan perbaikan untuk mencegah terulangnya ketidaksesuaian.

Laporan Audit Internal disusun sebagai laporan kepada Penanggung Jawab Mutu. Summary Laporan Audit Internal menjelaskan kesesuaian dan ketidaksesuaian berdasarkan klausul ISO 9001:2015.

Melaksanakan Audit Internal

Bagaimana Melaksanakan Audit Internal? Seringkali hal ini ditanyakan kepada Konsultan ISO 9001 mengenai bagaimana melakukan audit internal dengan baik?.

Menurut standar ISO audit internal merupakan salah satu persyaratan yang wajib dilaksanakan perusahaan dalam penerapan sistem manajemen.

Konsultan ISO memastikan dipersiapkannya beberapa hal terkait pelaksanaan audit internal dengan baik.

Yang pertama, perusahaan harus mempunyai auditor internal yang kompeten. Auditor internal harus telah mengikuti pelatihan audit internal sehingga memahami prosesnya. Konsultan ISO melaksanakan pelatihan audit internal ini dalam rangka tahapan konsultansi yang dilakukan. Berapa banyak auditor yang harus dimiliki? Tidak ada ketentuan khusus berapa banyak auditor yang harus tersedia, namun pada umumnya dalam setiap pelaksanaan audit dapat melibatkan 5 sampai dengan 10 auditor. Tim audit ini dipimpin oleh Lead auditor. Jumlah auditor yang cukup banyak ini karena standar ISO mensyaratkan auditor internal tidak boleh melakukan pemeriksaan terhadap area kerjanya sendiri.
Yang kedua, perusahaan harus membuat program audit internal. Jasa Konsultan ISO akan memastikan program ini mencakup seluruh klausul persyaratan standar ISO dan juga meliputi seluruh bagian yang masuk dalam ruang lingkup sertifikasi. Program audit ini menjelaskan berapa kali audit internal akan dilaksanakan dalam satu tahun. Program ini juga menjelaskan jadwal pelaksanaan audit internal yang direncanakan. Audit internal bukan merupakan kegiatan pemeriksaan mendadak. Karena itu audit internal adalah kegiatan pemeriksaan yang terjadwal yang disetujui oleh manajemen dan juga auditor dan pihak auditee.
Yang ketiga, auditor harus melakukan persiapan audit internal. Tidak ada audit yang dilaksanakan apabila tidak dilakukan persiapan dengan baik. Persiapan ini adalah membentuk tim audit internal yang akan melaksanakan proses audit. Tim ini akan membaca seluruh dokumentasi yang akan diaudit dan menyiapkan check list atau daftar periksa. Daftar periksa ini akan membantu auditor dalam melaksanakan audit. Selain itu daftar periksa atau check list ini juga berfungsi sebagai lembar kerja untuk menuliskan seluruh dokumen yang diperiksa dan fakta yang ditemukan selama proses audit.
Yang keempat, Auditor harus membuat laporan audit internal berdasarkan kertas kerja yaitu check list yang telah terisi dengan data dan fakta pada saat audit. Laporan audit berisi summary penerapan sistem manajemen. Klausul mana yang sudah baik dan klausul mana yang perlu ditingkatkan. Ada temuan audit yang berupa ketidaksesuaian atau non-conformances yang harus ditindaklanjuti dengan tindakan perbaikan oleh bagian yang diaudit. Selain itu ada juga observasi atau opportunity for improvement yang sebaiknya ditindaklanjuti oleh auditee atau bagian yang diaudit
Yang terakhir, Lead auditor mempresentasikan hasil audit internal kepada manajemen. Laporan ini dapat dilakukan dalam rapat tinjauan manajemen dan memutuskan apakah sistem manajemen telah diterapkan secara efektif. Konsultan ISO 9001 memastikan seluruh persyaratan diaudit dan disampaikan efektifitas penerapannya. Manajemen memberikan masukan mengenai laporan audit dan dapat digunakan sebagai langkai peningkatan pada proses audit selanjutnya.

Konsultan ISO

Konsultan Memfasilitasi Audit Internal ISO

March 26, 2018April 10, 2018 Konsultan ISO

Konsultan ISO Cipta Mutu Prima akan memberikan contoh program audit internal dan cheklist audit internal. Perusahaan akan menerima coaching bagaimana cara melakukan audit internal dengan benar.

Pelatihan Audit Internal harus diikuti oleh peserta pelatihan untuk dapat memahami pelaksanaan audit internal secara benar sesuai persyaratan standar. Di akhir pelatihan audit internal akan ada test kompetensi untuk menilai apakah peserta telah memahami dengan baik materi pelatihan.

Cipta Mutu Prima Konsultan ISO juga akan memberikan penjelasan cara menuliskan temuan ketidaksesuaian dan mekanisme untuk menindaklanjutinya. Laporan audit internal yang memberikan masukan bagaimana efektifitas penerapan Sistem Manajemen dipersiapkan sebagai laporan kepada Manajemen.

Konsultan ISO Cipta Mutu Prima akan membantu perusahaan untuk dapat memenuhi persyaratan standar tentang pelaksanaan audit internal.

Tentang Audit Internal

Apa saja yang harus kita ketahui tentang audit internal. Berikut ini beberapa informasi mengenai audit internal yang perlu diketahui oleh manajemen dalam melakukan perencanaan, pelaksanaan dan pelaporannya.

Siapa Auditor Internal?

Auditor internal adalah personil yang ditunjuk untuk melakukan pemeriksaan efektifitas penerapan sistem manajemen. Audiot internal dapat ditunjuk mewakili kantor pusat untuk mengaudit kantor cabang atau mengaudit bagian yang bukan area kerjanya. Sebelum melakukan pemeriksaan harus telah mengikuti pelatihan Audit Internal yang dilaksanakan oleh Konsultan ISO Profesional. Pelatihan ini dilakukan dalam dua hari bukan saja menjelaskan teori pelaksanaan tapi juga memberikan contoh cara melakukannya. Berapa banyak auditor internal yang dibutuhkan oleh perusahaan? Karena adanya unsur independensi yang artinya tidak boleh mengaudit area kerja sendiri, makan sebaiknya setiap perusahaan mempunyai beberapa orang auditor internal yang siap untuk ditugaskan oleh manajemen. Berapa kali dilakukan dalam setahun? Untuk menjawab ini manajemen dapat merencanakan audit internal minimal sekali atau umumnya dua kali dalam setahun. Selain yang terjadwal manajemen dapat juga melaksanakan audit internal tambahan bila dianggap perlu.Sebelum pelaksanaan harus dibuat program dan jadwal yang dieritahukan melalui surat pemberitahuan audit internal. Bagian yang diaudit atau auditee harus mengkonfirmasi keberadaan mereka saat pelaksanaan audit sehingga dapat dilaksanakan dengan lancar.

Apa Peran Dan Tugas Auditor Internal?

Auditor internal mempunyai peran dan tugas untuk memeriksa efektifitas penerapan sistem manajemen. Kalau dilaksanakan dalam rangka persiapan proses sertifikasi, maka proses ini berarti merupakan pemeriksaan akhir sebelum diaudit oleh Badan Sertifikasi. Standar mensyaratkan audit internal merupakan perangkat manajemen untuk memeriksa apakah seluruh standar dan prosedur diikuti oleh pelaksana proses. Tugas auditor internal untuk memastikan bukti-bukti penerapan dapat ditunjukkan pada saat pelaksanaan audit. Setiap penyimpangan terhadap ketentuan prosedur disebut ketidaksesuaian. laporan ketidaksesuaian diterbitkan kepada auditee atau Bagian yang diaudit untuk ditindaklanjuti. Tembusan Laporan ini kepada Wakil Manajemen untuk memastikan tindakan perbaikan dan pencegahan dilakukan segera. Konsultan ISO memastikan auditor internal kompeten mulai dari persiapan daftar periksa atau check list sampai dengan teknik wawancara dalam pelaksanaan audit. Apa saja yang harus dilakukan dan apa saja yang tidak boleh dilakukan oleh auditor akan dijelaskan dengan contoh pelaksanaan.

Apa Manfaat Audit Internal?

Audit internal adalah salah satu tiang dari tegaknya penerapan sistem manajemen. Pelaksanaan proses ini adalah proses wajib yang harus dilaksanakan. Jika perusahaan tidak melaksanakan ini maka akan menjadi temuan mayor. Temuan mayor berarti perusahaan tidak lulus atau malah dapt dicabut sertifikasinya apabila tidak dilaksanakan. Hal ini menyebabkan audit internal menjadi kegiatan wajib untuk mamanjemen untuk secara periodik memeriksa tingkat kepatuhan terhadap sistem manajemen. Manfaat yang paling nyata dari audit internal adalah memberikan nilai tambah kepada bagian yang diaudit untuk dapat mengetahui seberapa konsisten bagian tersebut terhadap apa yang telah disepakati bersama. Tingkat mutu produk dan layanan dalam penerapan ISO 9001:2015 atau tingkat Kesehatan dan Keselamatan Kerja dalam penerapan OHSAS 18001 serta tingkat kinerja lingkungan dalam penerapan ISO 14001 dapat dilaporkan dalam hasil audit internal. Konsultan ISO Profesional akan memastikan tingkat manfaat audit internal seoptimal mungkin untuk memberikan masukan kepada manajemen mengenai kesiapan dan efektifitas sistem manajemen.

Jika ada pertanyaan mengenai pelaksanaan dan pelatihan untuk menyiapkan auditor internal dapat menghubungi Cipta Mutu Prima – Konsultan ISO Profesional yang menjadi partner perusahaan dalam penerapan dan sertifikasi Sistem Manajemen ISO 9001, ISO 14001 dan OHSAS 18001.