Konsultan Sertifikat Halal MUI – Prosedur Administrasi Gudang
Adminsitrasi gudang adalah salah satu aspek yang diaudit dalam penerapan sistem manajemen. Untuk menjaga kondisi bahan baku yang disimpan maka perlu dilakukan pengelolaan administrasi gudang. Selain untuk fungsi pengawasan mutu bahan baku yang disimpan juga akan menghapus segala penyimpangan logistik.
Dokumentasi Bagian Gudang
Berikut ini beberapa dokumentasi yang biasanya dikembangkan dalam administrasi gudang yaitu antara lain :
- Buku penerimaan gudang. Buku ini memuat informasi mengena item apa saja yang diterima oleh bagian Gudang. Setiap terjadi barang masuk harus segera dilakukan pencatatan. Data ini harus sesuai dengan apa yang ditulis di kartu stok per item barang. Selain itu juga setiap penerimaan barang harus disertai dengan rekaman seperti nota, faktur, kuitansi dsb. Biasanya dokumen ini nanti disampaikan kepada Bagian Akunting. Buku penerimaan barang memuat informasi diantaranya : nomor penerimaan, tanggal, kode barang, nama spesifikasi barang, no purchase order dan jumlah.
- Buku pengeluaran gudang, yang memuat informasi barang apa saja yang dikeluarkan dari gudang. Dokumen pendukungnya adalan surat penyerahan barang. Bukti-bukti pendukung ini harus sesuai dengan apa yang tertulis dalam kartu stok. Data yang dicata dalam buku ini misalnya : pengeluaran bahan baku, tanggal pengeluaran, kode barang, tujuan pengeluaran barang (untuk produksi) dan tentunya jumlah yang dikeluarkan. Dapat ditambah kolom keterangan untuk menjelaskan kode produksi dsb.
Konsultan Sertifikat Halal MUI – Prosedur Administrasi Gudang
- Kartu persediaan atau yang biasa disebut kartu stok. Dokumen ini menjelaskan arus masuk dan keluar barang untuk per item. Kartu stok berisi keterangan tanggal, no kode bukti masuk, no kode bukti keluar, asal dan tujuan barang dan julah barang masuk dan keluar. Saldo berapa banyak persediaan item barang dapat dilihat kartu persediaan atau kartu stok ini.
- Surat Permintan Barang. Rekaman ini diisi oleh bagian yang membutuhkan bahan baku atau item barang yang tersimpan di gudang. Misalanya untuk keperluan produksi maka Manajer Produksi menandatangani Surat Permintaan Barang yang disampaikan ke bagian Gudang. Jumlah barang yang dikeluarkan harus sama antara Buku pengeluaran barang, surat Permintaan barang dan yang tercantu di surat permintaan barang.
- Surat Penyerahan Barang merupakan bukti bahwa barang sudah dikeluarkan atau diambil oleh Bagian yang membutuhkannya. Surat Permintaan barang dapat dibuat secara khusus atau juga menggunakan surat permintaan barang yang dirancang juga sebagai dokumen serah terima antara bagian Gudang dengan User.
Administrasi Gudang memastikan tidak terjadi salah pengadaan, salah menempatkan barang/item, melakukan kelalaian dalam pencatatan barang masuk dan keluar gudang dan juga tidak melakukan pengendalian mutu barang yang disimpan sehingga terjadi penurunan mutu dan bahkan rusak.
Tugas Dan Fungsi Gudang
Selain administrasi bagian gudang harus mengerti secara umum tugas dan fungsi bagian logistik yang diantaranya menyimpan barang dalam gudang. Administrasi gudang yang cermat dan teliti akan menentukan efektifitas dan efisiensi kegiatan logistik sebuah perusahaan.
Keyword: Administrasi Gudang, Konsultan Halal