Tugas Tanggung Jawab Pengendali Dokumen atau Informasi Terdokumentasi.
Training Pengendali Dokumen memastikan tugas dan tanggung jawab Pengendali Dokumen memenuhi persyaratan standar. Apa saja yang harus disiapkan oleh Pengendali Dokumen? Beberapa diantaranya adalah sebagai berikut :
1. Membuat Daftar Induk Dokumen
Standar mensyaratkan seluruh dokumen ISO yang dikembangkan oleh perusahaan harus terkendali. Status Terkendali ini bukan hanya stempel di halaman prosedur yang menyatakan bahwa dokumen ISO tersebut adalah terkendali, tapi juga seandainya dokumen tersebut direvisi perusahaan harus mempunyai mekanisme untuk perubahan revisinya.
Jadi Daftar Induk Dokumen atau Masterlist adalah daftar yang menjelaskan apa saja dokumen ISO yang dimiliki perusahaan. Konsultan ISO membantu membuat Daftar ini menjelaskan Manual Mutu, Prosedur, Instruksi Kerja dan Formulir beserta nomor revisi dan tanggal terbitnya.
Auditor akan memeriksa dokumen ini untuk memeriksa apakah ada dokumen yang telah mengalami revisi. Apabila sebuah prosedur telah mengalami tiga kali proses revisi, maka dalam Daftar Induk Dokumen prosedur tersebut harus berstatus revisi 03.
Secara sederhana dokumen ‘resmi’ ISO adalah yang terdaftar dalam Daftar Induk, di luar itu baik formulir ataupun petunjuk kerja lainnya dianggap tidak terkendali.
2. Mendistribusikan Dokumen ISO
Dokumen ISO perlu didistribusikan kepada setiap bagian yang akan menggunakannya. Pengendali dokumen harus memberikan no salinan. Nomor salinan adalah identifikasi yang menunjukkan banyaknya salinan yang dibuat dan disitribusikan kepada masing-masing bagian yang terlibat dalam pelaksanaan proses.
Dokumen yang dipegang oleh pengendali Dokumen disebut ‘Master Document’. Apabila misalnya Prosedur Marketing dibagikan kepada Direktur, Bagian Marketing dan Bagian Produksi, maka pengendali dokumen membuat tiga salinan yang diberi nomor 01, 02 dan 03 untuk dibagikan kepada bagian tersebut.
Jadi selain diberikan stempel ‘Terkendali’ setiap dokumen ISO baik Manual Mutu, Prosedur maupun Instruksi Kerja yang dibagikan diberikan nomor salinan. Apabila terjadi revisi pengendali dokumen akan mengetahui dengan persis berapa dokumen yang harus di ‘recall’ atau ditarik untuk kemudian dimusnahkan.
Training Pengendali Dokumen ISO memastikan distribusi dokumen dilakukan dengan baik dan benar oleh Pengendali Dokumen.
3. Mekanisme Revisi Dokumen
Penerapan sistem manajemen adalah dinamis. Dokumen ISO terutama prosedur tidak tetap saja selamanya, pasti mengalami revisi. Revisi ini dapat terjadi karena adanya proses improvement atau peningkatan secara berkesinambungan atau juga bagian dari proses pebaikan hasil audit.
Banyak alasan lain untuk melakukan revisi prosedur karena tahapan proses berubah atau penanggung jawab berubah sehingga artinya dokumen harus dirubah. Perubahan atau revisi ini akan membuat nomor revisi berubah, misalnya revisi 03 tanggal terbit 12 Maret 2018 menggantikan revisi 02 tanggal terbit 10 Oktober 2017.
Konsultan ISO memastikan mekanisme revisi ini dijalankan dengan efektif mulai dengan penggunaan formulir usulan perubahan dokumen, persetujuan revisi sampai dengan penarikan dokumen kadaluarsa dan juga distribusi dokumen revisi yang baru.
4. Memonitor Pencapaian Sasaran Mutu
Tugas Manajemen untuk melakukan monitoring pencapaian sasaran mutu di masing-masing bagian. Namun seluruh dokumentasi monitoring sasaran mutu ini harus disampaikan kepada manajemen puncak melalui pengendali dokumen untuk proses analisis.
Manajemen puncak akan melakukan analisis data pencapaian sasaran mutu yang telah dikumpulkan oleh Pengendali Dokumen. Apabila monitoring sasaran mutu ini tidak tercapai, Manajemen harus mengeluarkan Permintaan tindakan perbaikan untuk mengetahui akar masalah yang menyebabkan sasaran mutu tidak tercapai.
Konsultan ISO membantu manajemen dalam melakukan analisis data pencapaian sasaran mutu per bagian dan sasaran mutu perusahaan sebagai indikator kinerja sistem manajemen yang diterapkan.
5. Mendokumentasikan Rapat Tinjauan Manajemen
Dalam persyaratan standar perusahaan diwajibkan untuk melakukan tinjauan atau reviu terhadap efektifitas penerapan sistem manajemen. Bentuk tinjauan manajemen ini adalah rapat membahas beberapa agenda yang diwajibkan antara lain hasil audit internal dan pencapaian sasaran mutu serta umpan balik dari pelanggan.
Dalam rangka persiapan rapat tinjauan manajemen ini Pengendali Dokumen bertanggung jawab mengumpulkan materi dari masing-masing Bagian yang akan dipersentasikan antara lain : masalah operasional, keluhan pelanggan, hasil audit internal, pencapaian sasaran mutu, hasil pengukuran kepuasan pelanggan, tindakan perbaikan dan pencegahan dsb.
Konsultan ISO memastikan seluruh agenda yang diwajibkan standar dibahas dalam rapat tinjauan manajemen dan pengendali dokumen juga harus mendokumentasikan notulensi rapat dan keputusannya.
Notulen rapat tinjauan manajemen ini juga didistribusikan oleh Pengendali dokumen kepada masing-masing bagian yang menghadiri rapat tinjauan manajemen.
Cipta Mutu Prima Konsultan ISO Profesional Terpercaya di Jakarta akan membantu perusahaan menerapkan Sistem Manajemen ISO melalui Training Pengendali Dokumen.