Apa saja kategori temuan audit ISO? Pada umumnya Badan Sertifikasi membagi temuan auditnya menjadi beberapa kategori yaitu sebagai berikut :
1. Kesesuaian (Compliance/Conformance)
Yaitu temuan audit yang menunjukkan bahwa perusahaan telah melaksanakan proses sesuai dengan Prosedur yang telah ditetapkan. Ini maksudnya adalah selama audit, auditor meminta bukti-bukti penerapan Sistem Manajemen, misalnya pembuktian proses pelatihan. Auditor akan memeriksa Program Pelatihan Tahunan, kemudian akan meminta bukti pelaksanaan dari pelatihan yang telah direncanakan dalam Program Pelatihan.
Auditor juga akan memeriksa sertifikat pelatihan dari beberapa sampling karyawan yang mengikuti. Terakhir audit meminta bukti evaluasi efektifitas pelatihan. Nah dari keseluruhan dokumentasi yang diminta, Bagian HRD mampu untuk menunjukkan bukti-bukti penerapannya, sehingga auditor berkesimpulan pada klausul Sumber Daya pada ISO 9001:2015 telah terpenuhi.
2. Ketidaksesuaian (Non Compliance/Non Conformance)
Yaitu temuan yang menunjukkan bahwa perusahaan belum melaksanakan proses sesuai dengan Prosedur. Misalnya audit pada area Pengendalian Dokumen, auditor meminta Daftar Induk Dokumen kemudian bertanya mengenai Prosedur apa saja yang telah mengalami revisi.
Pengendali Dokumen tidak bisa menunjukkan mekasnisme revisi dokumen yang telah ditetapkan. Misalnya Prosedur Produksi telah mengalami revisi pada tanggal 01 Maret 2018, namun tidak ada form usulan perubahan dokumen yang diisi sesuai persyaratan yang dinyatakan prosedur. Ini perarti terjadi penyimpangan terhadap prosedur.
Contoh lain dalam prosedur Pembelian dinyatakan bagian Gudang harus melakukan pemeriksaan kedatangan barang dan menuliskan dalam Receiving Report. Dari beberapa sampling yang dilakukan oleh Badan Sertifikasi ke Bagian Gudang, tidak dapat ditunjukkan dokumen Receving Report untuk beberapa bahan baku produksi yang diterima selama bulan Februari 2018.
Hal ini merupakan penyimpangan terhadap Prosedur dan akan menghasil Laporan Tindakan Perbaikan dan Pencegahan (LTPP) yang harus dilaksanakan perusahaan untuk dapat segera memperbaiki pelaksanaan. LTPP juga merupakan dokumentasi hasil pelaksanaan kegiatan yang terkait dengan temuan Audit Internal yang harus tersimpan dengan baik.
Apa yang harus dilakukan terhadap LTPP?. Konsultan ISO akan membantu perusahaan, pada contoh di atas Pengendali Dokumen harus melakukan perbaikan dengan membuat Usulan Perubahan Dokumen terhadap revisi Prosedur Produksi. Untuk mencegah terulangnya ketidaksesuaian, maka Pengendali Dokumen harus secara konsisten membuat Usulan Perubahan Dokumen pada setiap ada perubahan atau revisi prosedur.
Dalam contoh kasus berikutnya, Bagian Gudang juga harus secara konsisten melakukan pemeriksaan kedatangan barang dan menuliskan hasilnya di Receiving Report. Kedua komitmen ini harus dituliskan dalam LTPP sehingga kemudian Manajemen dapat menutup temuan audit setelah memeriksa Tindakan perbaikan telah dilaksanakan secara efektif.
3. Observasi (OFI – Oppotunity For Improvement)
Yaitu saran auditor terhadap pelaksanaan kegiatan untuk meningkatkan efektifitas dan atau mutu pelaksanaan kegiatan terkait. Observasi dapat juga tindakan pencegahan auditor terhadap suatu proses yang kalau tidak dilakukan perbaikan akan menimbulkan ketidak sesuaian.
Contoh misalnya di Bagian Pemeliharan Mesin, saat ini belum semua peralatan mesin mempunyai kode identifikasi sehingga menyulitkan Bagian Pemeliharaan untuk melakukan mampu telusur terhadap seluruh mesin yang ada dalam suatu manfaktur. Saran Observasi ini tidak harus dilaksanakan oleh perusahaan, namun apabila dilaksanakan lebih baik karena kemudian perusahaan mempunyai identifikasi yang unik untuk memastikan seluruh mesin telah dilakukan tindakan pemeliharaan yang terjadwal.
Observasi ini juga merupakan tindakan pencegahan terhadap potensi ketidaksesuaian, karena apabila perusahaan telah memberikan identifikasi yang unik untuk setiap mesin dan peralatan maka akan memudah Bagian Pemeliharaan untuk memonitor tugas pokok fungsinya.
Konsultan ISO 9001 akan membantu tindakan perbaikan temuan audit ISO yang dapat dikategorikan sebagai Kesesuaian, Ketidaksesuaian dan Observasi harus memberikan nilai tambah bagi perusahaan sehingga Sistem Manajemen yang diterapakan dan Audit Internal yang dijalankan dapat memberikan manfaat positif bagi perusahaan untuk memastikan produk dan layanannya kepada pelanggan.