Konsultan ISO

Terminologi Dalam Manajemen Risiko

A. Penilaian Risiko (Risk Assessment)

Penilaian risiko dalam penerapan Manajemen Risiko terdiri dari:

1. Identifikasi risiko

Mengidentifikasi risiko apa saja yang dapat mempengaruhi pencapaian sasaran organisasi.

2. Analisis risiko

Menetapkan skala kemungkinan dan dampak dari risiko yang telah diidentifikasi.

3. Evaluasi risiko

Membandingkan hasil analisis risiko dengan kriteria risiko untuk menentukan bagaimana penanganan risiko yang akan diterapkan.

Konsultan ISO | Manajemen Risiko

B. Penanganan Risiko (Risk Treatment)

Dalam menghadapi risiko organisasi dapat :

  1. Menghindari risiko (risk avoidance),
  2. Mitigasi risiko (risk reduction), dapat dilakukan dengan mengurangi kemungkinan atau dampak,
  3. Transfer risiko kepada pihak ketiga (risk sharing) dan
  4. Menerima risiko (risk acceptance).

C. Komunikasi dan Konsultasi Risiko (Risk Communication and Consultation)

Komunikasi dan konsultasi merupakan prinsip manajemen risiko yang mengharuskan manajemen risiko diterapkan secara transparan dan inklusif. Manajemen risiko harus dilakukan oleh seluruh bagian organisasi dan memperhitungkan kepentingan dari seluruh stakeholders organisasi. Adanya komunikasi dan konsultasi diharapkan dapat menciptakan dukungan yang memadai pada kegiatan manajemen risiko dan membuat kegiatan manajemen risiko menjadi tepat sasaran.

Konsultan ISO | Manajemen Risiko

D. Monitoring dan Review Risiko (Risk Monitoring and Review)

Monitoring dan review diperlukan untuk memastikan bahwa implementasi manajemen risiko telah berjalan sesuai dengan perencanaan yang dilakukan. Hasil monitoring dan review juga dapat digunakan sebagai bahan pertimbangan untuk melakukan perbaikan terhadap proses manajemen risiko.

E. Rencana Tindak Pengendalian (Risk Mitigation/Control)

Rencana Tindak Pengendalian (RTP) Setelah daftar risiko dan peta risiko diperoleh dari hasil penetapan respon/ prioritas risiko, langkah selanjutnya adalah menyusun Rencana Tindak Pengendalian (RTP) minimal yang harus ada untuk mencegah atau mengurangi dampak yang timbul akibat kemungkinan terjadinya risiko-risiko tersebut. RTP disusun berdasarkan prioritas risiko yang dihasilkan pada ranking dari yang tertinggi sampai dengan terendah.

RTP juga termasuk Rencana Tindak Perbaikan Informasi dan Komunikasi yang menetapkan rencana perbaikan komunikasi dan informasi atas perbaikan pengendalian, antara lain :

  1. Menginventarisasi sarana komunikasi yang ada yang dapat digunakan untuk menyampaikan risiko
  2. Merumuskan bagaimana komunikasi yang paling efektif tentang pengendalian yang baru, akan dilakukan.
  3. Merencanakan komunikasi terhadap perubahan/ perbaikan

Konsultan ISO | Manajemen Risiko

Konsultan ISO

Tahapan Penilaian Risiko SPIP

A. Pemahaman Penerapan Manajemen Risiko

Kegiatan Penerapan Manajemen Risiko membutuhkan kesamaan pemahaman mengenai :

  • Kesamaan persepsi Manajemen Risiko dan persyaratan standar SPIP (Sistem Pengendalian Intern Pemerintah)

Apa yang dimaksud dengan Risiko?

Mengapa harus memikirkan Risiko dalam Organisasi?

Apa tujuan menerapkan Manajemen Risiko?

  • Panduan proses dan tahapan penerapan SPIP termasuk Kewenangan, Penyelengaraan, Pelaporan dan Pengawasan Pembinaan SPIP
  • Adanya Tim Teknis Penerapan Manajemen Risiko

Konsultan ISO | Penilaian Risiko

B. Definisi Risiko dan Tujuan Sistem Manajemen Risiko

Setiap Organisasi menghadapi faktor internal dan eksternal yang mempengaruhi, sehingga timbul ‘ketidakpastian’ dalam mencapai sasaran.

“Ketidakpastian yang berdampak pada sasaran Organisasi” adalah Risiko

Mungkinkah Organisasi dapat mengelola Risiko dengan baik tanpa ada Sistem yang mengaturnya?

Kendali Risiko harus ditangani secara sistematis dengan menerapkan Sistem Manajemen Risiko. Suksesnya Organisasi dalam mengelola risiko sangat tergantung dari Sistem Manajemen Risiko yang diterapkan. Sistem Manajemen Risiko mengelola risiko pada semua tingkat, bagian dan proses dalam organisasi

Tujuan Manajemen Risiko adalah : ‘Menciptakan dan Melindungi Nilai’. Penciptaan Nilai tertinggi dari Organisasi adalah tercapainya Visi dan Misi Organisasi. Manajemen Risiko merupakan bagian penting dari Perencanaan Strategis Organisasi

C. Tahapan Kegiatan Penerapan Manajemen Risiko

Kegiatan Penilaian Risiko sesuai dengan Sistem Pengendalian Intern Pemerintah (SPIP) dilaksanakan dengan tahapan berikut :

  1. Mengumpulkan dan mengkaji dokumen Manual, Prosedur dan Petunjuk Pelaksanaan (PP) masing-masing Bagian/SubDit
  2. Melakukan Fokus Group Discussion (FGD) dengan masing-masing Bagian/SubDit
  3. Melakukan Coaching penerapan manajemen risiko di masing-masing Bagian/SubDit
  4. Melakukan Rapat Pembahasan dengan masing-masing Bagian/SubDit
  5. Melakukan Audit Risiko untuk memeriksa penerapan tingkat pengendalian risiko di masing-masing Bagian/SubDit dan
  6. Menyiapkan Laporan Penerapan Manajemen Risiko kepada Tim Teknis Penerapan Manajemen Risiko dan Manajemen Puncak.

Kegiatan penerapan Manajemen Risiko diterapkan dengan cara :

  • Training (Pemahaman)
  • Documentation (Sistem)
  • Coaching (Pendampingan)
  • Focus Group Discussion (Komunikasi)
  • Assessment (Audit)

D. Tabel Manajemen Risiko Yang Digunakan

Formulir yang digunakan antara lain :

  1. Formulir 7 – Identifikasi Tujuan Rencana Strategis
  2. Formulir 8 – Identifikasi Risiko
  3. Formulir 11 – Analisis Risiko
  4. Formulir 14 – Desain Kegiatan Pengendalian
  5. Formulir 17 – Desain Kegiatan Pengendalian Informasi dan Komunikasi
  6. Formulir 20 – Pemantauan Risiko
  7. Formulir 20a – Rencana Aksi Pengendalian Risiko

Konsultan ISO | Penilaian Risiko

Penerapan Manajemen Risiko

Permen PUPR Nomor 20/PRT/M/2018 Tentang Penyelenggaraan Sistem Pengendalian Intern Pemerintah di Kementerian Pekerjaan Umum dan Perumahan Rakyat diterbitkan untuk memberi keyakinan memadai terselenggaranya kegiatan pada suatu Instansi Pemerintah untuk dapat mencapai tujuannya secara efisien dan efektif, melaporkan pengelolaan keuangan negara secara andal, mengamankan aset negara, dan mendorong ketaatan terhadap ketentuan peraturan perundang-undangan.

Cipta Mutu Prima | Manajemen Risiko

Sistem Pengendalian Intern adalah Proses yang integral pada tindakan dan kegiatan yang dilakukan secara terus menerus oleh pimpinan dan seluruh pegawai untuk memberikan keyakinan memadai atas tercapainya tujuan organisasi melalui kegiatan yang efektif dan efisien, keandalan pelaporan keuangan, pengamanan aset negara, dan ketaatan terhadap peraturan perundang-undangan.

Sistem Pengendalian Intern Pemerintah adalah Sistem pengendalian yang diselenggarakan secara menyeluruh di lingkungan pemerintah pusat dan pemerintah daerah. Masing-masing Direktorat dalam menerapkan Sistem Pengendalian Intern Pemerintah menyadari bahwa dalam melaksanakan tugasnya selalu berhadapan dengan risiko yang melekat pada kegiatan proses operasional.

Konsultan ISO Cipta Mutu Prima | Sistem Pengendalian Intern Pemerintah

Penilaian risiko adalah sub unsur dari penyelenggaraan Sistem Pengendalian Intern Pemerintah. Dalam rangka mengendalikan risiko tersebut masing-masing Direktorat menerapkan Sistem Manajemen  Risiko terintegrasi yang mencakup seluruh aspek risiko yang dihadapi.

Dalam penerapan Manajemen Risiko yang efektif, masing-masing Direktorat menerapkan Manajemen Risiko dengan mengacu kepada Peraturan Menteri PUPR No. 20/PRT/M/2018 dan peraturan lainnya serta Standar Internasional yang berlaku untuk secara konsisten menerapkan Sistem Manajemen Risiko yang bertujuan untuk memastikan risiko-risiko yang dihadapi dapat diidentifikasi, diukur, dikendalikan dan dilaporkan dengan baik.

Konsultan ISO

Konsultan membantu Pengendali Dokumen ISO

Konsultan membantu Pengendali Dokumen ISO. Untuk mendistribusikan dokumen ISO 9001:2015 sebagai dokumen revisi dari dokumen ISO 9001:2018, Pengendali Dokumen melaksanakan :

  1. Membuat Usulan Perubahan dokumen ISO 9001:2015
  2. Mencetak master dokumen ISO 9001:2015
  3. Mengedarkan dokumen master ISO 9001:2015 untuk pemeriksaan oleh Penanggung Jawab Mutu
  4. Mengcopy master dokumen ISO 9001:2015 yang telah disahkan Manajemen sebanyak Bagian / Bidang yang akan menerima dokumen
  5. Memberi stempel dokumen ‘Terkendali’ pada salinan dokumenISO 9001:2015
  6. Memberi nomor salinan dokumen terkendali pada salinan dokumen ISO 9001:2015
  7. Mendistriibusikan kepada Bagian / Bidang yang akan menerima salinan terkendali dokumen ISO 9001:2015 dengan menggunakan form Distribusi Dokumen dan Pengumuman Perubahan Dokumen
  8. Menarik salinan dokumen ISO 9001:2018 dari masing-masing Bagian / Bidang yang sudah kadaluarsa
  9. Memusnahkan salinan dokumen ISO 9001:2008 yang sudah ditarik dari masing-masing Bagian / Bidang
  10. Memberi stempel dokumen ‘Kadaluarsa’ pada master dokumen ISO 9001:2008 dan disimpan.
  11. Mengupdate Daftar Induk Dokumen

Konsultan ISO | Cipta Mutu Prima

Konsultan ISO

Konsultan ISO 14001 Pengalaman

Konsultan ISO 14001 Pengalaman. Konsultan ISO Cipta Mutu Prima akan membantu organisasi dalam menetapkan program lingkungan.

ISO 14001:2015 adalah Sistem Manajemen Lingkungan untuk melindungi dan mencegah pencemaran lingkungan.

Sistem Manajemen Lingkungan ini harus diimplementasikan dan dipelihara di seluruh perusahaan.  Manajemen harus memastikan komitmennya menaati persyaratan dan mencapai sasaran dan program lingkungan.

Perusahaan harus melakukan komunikasi internal dan eksternal mengenai Sistem Manajemen Lingkungan. Komunikasi internal antara lain :

  1. Sosialisasi Sistem Manajemen Lingkungan
  2. Sistem Pengumpulan Saran
  3. Komunikasi Kepedulian Lingkungan.

Sedangkan komunikasi eksternal mengenai Sistem Manajemen Lingkungan antara lain : mengirimkan Kebijakan Lingkungan kepada pihak eksternal, bekerjasama dengan pihak eksternal untuk menanggapi permasalahan lingkungan dan juga menindaklanjuti permasalahan lingkungan yang perlu dikomunikasikan dengan pihak eksternal terkait.

Konsultan ISO

Konsultan ISO OHSAS 18001 Kontraktor

Konsultan ISO OHSAS 18001 Kontraktor. Perusahaan menerapkan Sistem Manajemen Kesehatan dan Keselamatan Kerja (SMK3) OHSAS 18001 untuk pengendalian risiko kegiatan kerja untuk menciptakan tempat kerja yang sehat dan aman.

OHSAS 18001 adalah Sistem Manajemen Kesehatan dan Keselamatan Kerja (SMK3)

Konsultan ISO Cipta Mutu Prima akan membantu perusahaan untuk menerapkan Sistem Manajemen K3 OHSAS 18001 diantaranya :

  1. Menetapkan Kebijakan K3
  2. Melaksanakan identifikasi bahaya dan penilaian risiko
  3. Melaksanakan identifikasi peraturan dan persyaratan K3 yang terkait.
  4. Menyusun program K3.
  5. Dan persayaratan OHSAS 18001 lainnya

Kebijakan K3 disusun dan disebarluaskan kepada semua pihak di lingkungan perusahaan antara lain :

  1. Seluruh tenaga kerja
  2. Tamu
  3. Kontraktor
  4. Pelanggan dan
  5. Pemasok.

Konsultan ISO OHSAS juga akan memastikan perusahaan melakukan Pencegahan Kecelakaan dan Penyakit Akibat Kerja dan menetapkan program pemeliharaan seluruh Peralatan dalam kondisi Terawat dan Baik untuk mencegah terjadinya Kecelakaan Kerja.

Tahapan Penyusunan Balanced Scorecard

Bagaimana menerapkan Balanced Scorecard di Perusahaan?

Tahapan penyusunan Balanced Scorecard adalah :

1.Menentukan visi, misi dan sasaran strategis

2.Menyusun peta strategi

3.Menetapkan Indikator Kinerja Utama

4.Melakukan pengukuran dan umpan balik

5.Melakukan peningkatan penerapan BSC

Visi merupakan pernyataan yang berisi gambaran keadaan organisasi yang ingin dicapai di masa yang akan datang. Visi menjawab pertanyaan “kita ingin menjadi apa?”. Misi menerangkan cara yang harus dilakukan sebagai wujud penjabaran visi yang telah ditetapkan.

Dalam konsep balanced scorecard, visi dan misi yang telah diformulasikan selanjutnya diterjemahkan dalam sejumlah sasaran strategis. Sasaran strategis didefinisikan sebagai pernyataan tentang yang ingin dicapai (sasaran strategis bersifat output/outcome) atau apa yang ingin dilakukan (sasaran strategis bersifat proses) atau apa yang seharusnya kita miliki (sasaran strategis bersifat input).

Mengkomunikasikan Strategi Perusahaan

Peta strategi merupakan suatu dashboard (panel instrument) yang memetakan sasaran strategis organisasi dalam suatu kerangka hubungan sebab akibat yang menggambarkan keseluruhan perjalanan strategi organisasi. Peta strategi memudahkan organisasi untuk mengkomunikasikan keseluruhan strateginya kepada seluruh anggota organisasi dalam rangka pemahaman demi suksesnya pencapaian tujuan organisasi.

Setelah peta strategi disusun, maka langkah selanjutnya adalah menentukan Key Performance Indicator (KPI) atau Indikator Kinerja Utama (IKU) untuk setiap Sasaran Strategis (SS). KPI adalah alat ukur bagi pencapaian SS.

Indikator Kinerja Utama

Indikator Kinerja Utama atau IKU haruslah :

Specific, KPI harus mampu menyatakan sesuatu yang khas/unik dalam menilai kinerja suatu unit kerja.

Measurable, KPI yang dirancang harus dapat diukur dengan jelas, memiliki satuan pengukuran, dan jelas pula cara pengukurannya.

Achievable, KPI yang dipilih harus dapat dicapai oleh penanggungjawab atau Unit In Charge.

Relevant, KPI yang dipilih dan ditetapkan harus sesuai dengan visi dan misi, serta tujuan strategis organisasi.

Time-bounded, KPI yang dipilih harus memiliki batas waktu pencapaian.

dan..

Continuously Improve, KPI yang dibangun menyesuaikan dengan perkembangan strategi organisasi.

Balanced Scorecard adalah perangkat manajemen untuk mengendalikan kinerja, yang membantu organisasi menterjemahkan visi dan strategi menjadi tindakan, dengan menggunakan sekumpulan indikator Keuangan dan Non-Keuangan yang mempunyai hubungan sebab akibat.

Hubungi Konsultan ISO Cipta Mutu Prima untuk penerapan Balanced Scorecard di Perusahaan.

Kanban Papan Informasi

Konsultan ISO menerapkan prinsip Kanban. Kanban adalah sistem yang diciptakan Toyota untuk memonitor prosesnya. Dengan sistem ini pelaksana proses dapat berkomunikasi secara visual mengenai status pelaksanaan pekerjaan.

Kanban artinya kartu atau papan informasi yang memberikan gambaran visual tentang status proses. 

Kanban dapat digunakan untuk memonitor bahan baku, barang sedang proses dan juga produk akhir. Kanban dapat memonitor waktu proses yang ada sehingga dapat dimonitor, dianalisis dan ditingkatkan.

Toyota mempunyai beberapa peraturan mengenai penerapan Kanban ini yaitu :

  1. Jumlah yang akan diproses atau diproduksi harus sesuai dengan jumlah yang ada dalam Kanban
  2. Semua pergerakan produk harus tercatat dalam Kanban
  3. Ada identifikasi Kanban yang melekat pada produk
  4. Hanya produk yang telah memenuhi persyaratan mutu yang dapat ke proses berikutnya
  5. Dst.

Jadi salah satu manfaat dari penerapan Kanban adalah menghindari kelebihan bahan baku di gudang dan juga mengelola proses produksi tepat waktu sehingga produk setengah jadi atau work in process sesuai dengan rencana produksi.

Bagian Produksi mendapatkan informasi dengan jelas kapan proses produksi dimulai dan juga target waktu di setiap tahapannya berdasarkan sistem Kanban yang bertujuan agar pelanggan akan menerima produk sesuai permintaan.

Sistem Kanban pada akhirnya akan meningkatkan mutu produk, Konsultan ISO Cipta Mutu Prima akan merancang Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2015 dengan prinsip Sistem Kanban ini ke dalam proses utama produksi.

Fungsi 3 Tingkat Manajemen

Fungsi 3 Tingkat Manajemen oleh Konsultan ISO – Dalam manajemen terdapat beberapa tingkatan pengendalian sehingga sebuah organisasi bisa terealisasi sesuai dengan tujuan utamanya. Pada umumnya sebuah organisasi mempunyai ‘layer’ dalam struktur organisasi. Salah satu pakar manajemen mengatakan makin banyak tingkat manajemen maka akan semakin birokratis organisasi tersebut.

Tahap pengambilan keputusan akan menjadi lebih sulit dan lama karena aliran informasi dan data yang harus melalui beberapa tingkat. Dalam struktur organisasi paling tidak ada tiga tingkatan manajemen yaitu :

1. Manajemen Puncak

Tingkatan ini dalam sistem manajemen adalah yang paling bertanggung jawab atas efektifnya penerapan sistem dan prosedur.

Manajemen puncak harus menetapkan arah atau tujuan organisasi.

Arah dan tujuan ini disebut Kebijakan. Dalam Kebijakan berisi pernyataan formal mengenai komitmen manajamen. Tugas pokok fungsi dari manajemen puncak adalah membuat rencana. Khususnya dalam pengembangan prosedur, manajemen puncaklah yang mensahkan manual dan prosedur.  Konsultan ISO memastikan Manajemen Puncak juga hadir dan memimpin rapat tinjauan untuk mendengarkan laporan penerapan sistem manajemen yang dilakukan secara berkala. Dalam penilaian Malcolm Baldridge Award penilain atau auditor akan melihat agenda top manajemen seberapa banyak terlibat dalam pengambilan keputusan dan peningkatan sistem.

2. Manajemen Tingkat Menengah

Untuk tingkatan ini biasanya disebut Manajer. Dalam konteks penerapan sistem seorang manajer memegang peranan sangat penting.

Dalam tahap pengembangan sistem manajemen, seorang manajer harus memimpin kelompok kerja untuk mengembangkan seluruh prosedur yang dianggap perlu dalam bagiannya.

Konsultan ISO akan memeriksa dan meninjau prosedur yang dikembangkan. Manajer juga bertanggung jawab untuk meninjau prosedur dengan memberikan tanda tangan sebelum disahkan oleh Manajemen Puncak. Dalam konsep manajemen ada yang disebut ‘black hole’ yaitu lubang hitam dimana putusnya mata rantai komitmen. Seorang Direktur telah menetapkan sasaran penerapan standar. Staf hanya melakukannya sesuai rencana. Nah di tingkat manajerlah biasanya yang akan memastikan tercapainya sasaran yang telah ditetapkan. Dalam penerapan standar manajemen manajemen tingkat menengah yang harus memonitor pencapaian sasaran atau target di bagiannya.

Fungsi 3 Tingkat Manajemen | Konsultan ISO

3. Manajemen Lini Pertama

Manajemen untuk jajaran lini pertama ini masuk dalam tingkatan manajemen yang bersentuhan dengan operasional. Di tingkat ini disebut ‘Gemba’ atau lini produksi, dimana dalam organisasi jasa di sinilah berhadapan langsung dengan pelanggan.

Di Gemba inilah mutu diciptakan.

Karenanya kompetensi manajemen lini pertama sangat penting. Biasanya dipimpin oleh seorang supervisor. Mereka yang bertanggung jawab merealisasikan apa saja yang direncanakan oleh Manajemen Puncak dan diterjemahkan oleh Manajer. Bertanggung jawab terhadap manajemen, seorang supervisor harus melaporkan secara langsung setiap masalah operasional. Dengan arahan manajemer setiap masalah ini harus dilakukan tindakan koreksi dan pencegahan agar tidak terulang kemabali. Konsultan ISO akan merancang bahwa usulan perbaikan proses akan mengalir dari tingkat manajemen paling depan ini. Karena berhubungan langsung dengan proses produksi dan operasional maka harus dipastikan supervisor kompeten baik dalam hal manajemen maupun yang bersifat teknis.

Konsultan ISO memberikan pelatihan kepada 3 tingkat manajemen untuk memastikan efektifitas penerapan standar manajemen di organisasi.

Mengapa Manajemen Pengetahuan Penting

Mengapa Manajemen Pengetahuan Penting – Konsultan ISO 9001. Salah satu persyaratan ISO 9001:2015 adalah mengelola pengetahuan organisasi. Apa yang dimaksud dengan pengetahuan adalah segala sesuatu yang :

1. Membantu manajemen dalam mengambil keputusan

Tugas sehari-hari manajemen adalah mengambil keputusan baik untuk menentukan rencana kerja ataupun sebagai tindakan perbaikan terhadap masalah yang timbul. Manajemen Pengetahuan organisasi akan memberikan masukan baik berupa referensi, data dan informasi yang dibutuhkan untuk pengambilan keputusan.

Manajemen Pengetahuan memberikan akses untuk berbagi informasi diantara manajemen di lingkungan organisasi

Praktek terbaik yang pernah dilakukan organisasi dan juga pengalaman sukses dan gagal yang pernah terjadi adalah salah satu pengetahuan yang harus dikapitalisasi dalam Manajemen Pengetahuan. Hal ini sangat penting bagi untuk mengetahui sejarah proses produksi atau layanan jasa untuk mengambil keputusan terbaik bagi organisasi.

2. Membantu organisasi menjadi organisasi pembelajar

Dalam penerapan ISO 9001:2015 sangat penting untuk memastikan sistem manajemen ini dapat diterapkan secara efektif.

Manajemen pengetahuan akan menciptakan budaya setiap personil untuk mencoba mencari pengetahuan dalam meningkatkan proses di area kerjanya masing-masing. Program peningkatan mutu yang biasanya dilakukan lintas fungsi adalah salah satu kegiatan yang harus dibagikan melalui pengelolaan pengetahuan organisasi.

Manajemen pengetahuan akan memfasilitasi anggota organisasi untuk secara berkesinambungan memperbaiki dan meningkatkan proses. Manajemen pengetahuan saat ini biasanya dibantu dengan aplikasi Informasi Teknologi, sehingga dapat dibagikan dan diakses secara internal oleh semua bagian organisasi.

Konsultan ISO 9001:2015 akan membantu organisasi untuk memahami apa yang dipersyaratkan oleh Standar ISO 9001:2015 versi terbaru untuk dapat merancang dan menerapkan sistem manajemen mutu yang memberikan nilai tambah terbaik.

Survey Kepuasan Pelanggan

Berikut ini contoh Survey Kepuasan Pelanggan oleh Konsultan ISO 9001.

Kepada Yth Pelanggan,

Sebagai bagian dari komitmen kami terhadap peningkatan berkesinambungan, bersama ini kami mohon anda dapat meluangkan waktu untuk mengisi survey kepuasan pelanggan kami.

Mohon anda memberikan tanda x atau v pada tingkat layanan dan tingkat harapan untuk masing-masing pertanyaan yang diajukan.

Skala tingkat pelayanan adalah apa yang anda rasakan dari pelayanan kami, sedangkan tingkat harapan adalah seberapa penting menurut anda dari setiap faktor yang ditanyakan.

Tingkat Layanan / Tingkat Harapan diukur menurut skala:

1 = Sangat Buruk / Sangat Tidak Penting
2 = Buruk / Tidak Penting
3 = Cukup / Cukup Penting
4 = Baik / Penting
5 = Sangat Baik / Sangat Penting

Mohon menjawab dengan tingkat layanan dan tingkat harapan untuk pertanyaan berikut :

  1. Apakah pengiriman produk sesuai dengan waktu yang telah ditetapkan?
  2. Apakah mutu produk sesuai dengan pesanan?
  3. Apakah kami cepat tanggap dalam menangani masalah atau keluhan pelanggan?
  4. Apakah karyawan kami cukup ahli / kompeten dalam menangani masalahnya?
  5. Apakah kami memberikan solusi yang tepat terhadap masalah atau keluhan pelanggan
  6. Apakah kemasan kami cukup baik?

Mohon menjawab dengan menjelaskan untuk pertanyaan berikut :

Menurut anda, apa usulan maupun kritik untuk dapat meningkatkan mutu dan jasa layanan kami?

Terima kasih atas waktu yang anda luangkan, masukan anda merupakan bagian penting dari program peningkatan mutu kami.

Perusahaan      :
Nama            :
Jabatan         :
Nama Proyek  :
Tanda Tangan :

Customer Satisfaction Survey | Konsultan ISO

Rapat Tinjauan Manajemen

Konsultan ISO 9001:2015 – Rapat Tinjauan Manajemen harus dilaksanakan perusahaan untuk melaporkan efektifitas penerapan Sistem Manajemen Mutu kepada Manajemen.

Ada perubahan agenda Rapat Tinjauan Manajemen dari standar ISO 9001:2008 dibandingkan dengan standar ISO 9001:2015

Agenda Rapat Tinjauan Manajemen

Salah satu agenda yang dibahas adalah seberapa efektif penerapan manajemen risiko untuk mencegah terjadinya potensi ketidaksesuaian yang akan mempengaruhi mutu produk dan layanan.

Konsultan ISO Jakarta membantu perusahaan melaksanakan rapat tinjauan manajemen secara efektif sesuai standar.

Manajemen melaksanakan Rapat Tinjauan Manajemen dengan agenda presentasi dan pembahasan berikut:

  1. Status tindakan dari tinjauan manajemen terdahulu
  2. Perubahan dalam isu internal dan eksternal
  3. Informasi kinerja Sistem Manajemen Mutu:
    • Kepuasan Pelanggan
    • Sasaran Mutu
    • Kinerja Proses dan Kesesuaian Produk
    • Ketidaksesuaian dan Tindakan Koreksi
    • Hasil Pemantauan dan Pengukuran
    • Hasil Audit
    • Kinerja Penyedia Eksternal
  4. Kecukupan Sumber Daya
  5. Efektivitas tindakan menangani risiko dan peluang
  6. Peluang untuk perbaikan

Keputusan Rapat Tinjauan Manajemen dapat berupa:

  1. Peluang peningkatan berkesinambungan
  2. Perlunya Perubahan Sistem Manajemen Mutu
  3. Kebutuhan sumber daya

Penanggung Jawab Mutu mendistribusikan Notulen Rapat Tinjauan Manajemen. Apabila keputusan Rapat Tinjauan Manajemen membutuhkan tindakan perbaikan maka Wakil Manajemen dapat mengeluarkan Laporan Ketidaksesuaian dan Tindakan Perbaikan.

Masing-masing Manajer Bagian melaksanakan tindak lanjut sesuai hasil rapat tinjauan manajemen dan Penanggung Jawab Mutu memantau pelaksanaan dan efektifitas tindak lanjut keputusan Rapat Tinjauan Manajemen.

Layanan Jaminan Halal

Layanan Jaminan Halal – Mengapa Perusahaan Perlu Menerapkan ISO, OHSAS dan Sistem Jaminan Halal? Cipta Mutu Prima adalah Jasa Konsultan ISO dan Sistem Jaminan Halal yang sudah berpengalaman menerapkan di berbagai Perusahaan. Cipta Mutu Prima sebagai Konsultan Sertifikat Halal MUI dan ISO akan membantu penerapan sistem manajemen ISO dan HAS 23000 sampai dengan mencapai sertifikasi yang diterbitkan oleh Badan Sertifikasi.

Berikut ini beberapa standar ISO dan HAS 23000 yang dapat diterapkan di perusahaan yaitu :

ISO 9001 Sistem Manajemen Mutu – Perusahaan yang ingin memastikan produk dan layanannya memiliki standar mutu yang baik akan menerapkan standar ini. Tujuan utamanya adalah mencapai kepuasan pelanggan. Untuk dapat menghasilkan produk dan layanan yang bermutu baik maka perusahaan diharapkan memiliku sistem yang mampu menghasilkan mutu pada tingkat yang konsisten. Karena standar ini mengharuskan perusahaan untuk mengidentifikasi isu dan masalah internal dan eksternal dan juga harapan dan persyaratan pihak terkait termasuk pelanggan. Manajemen juga harus mengidentifikasi risiko-risiko yang mungkin dapat menghalangi perusahaan untuk menghasilkan produk dan layanan yang bermutu.

Standar ini juga mengharuskan untuk mengukur kepuasan pelanggan yang dapat dilakukan melalui survey kepuasan pelanggan. Masukan pelanggan akan digunakan untuk melakukan tindakan perbaikan dan peningkatan mutu proses untuk menghasilkan produk dan layanan dengan mutu yang lebih baik.

ISO 14001 Sistem Manajemen Lingkungan – Beberapa perusahaan melakukan prosesnya dan menghasilkan dampak terhadap lingkungan. Misalnya perusahaan tambang. Walaupun masih bersifat voluntary namun standar ISO 14001 sebaiknya diterapkan di perusahaan yang aktifitas prosesnya berdampak terhadap lingkungan.

Tinjauan lingkungan harus dilakukan untuk mengidentifikasi aspek dan dampak lingkungan yang ada dalam perusahaan. Kegiatan identifikasi aspek dan dampak lingkungan ini harus dilaksanakan secara berkala untuk memastikan seluruhnya teridentifikasi. Sistem Manajemen Lingkungan ISO 14001 yang dikembangkan termasuk prosedur pengendalian lingkungan akan dibuat berdasarkan hasil identifikasi aspek dan dampak lingkungan.

OHSAS 18001 Sistem Manajemen Kesehatan dan Keselamatan Kerja – Standar ini memastikan perusahaan mengendalikan seluruh hazard atau potensi bahaya yang akan menyebabkan penyakit dan kecelakaan di tempat kerja. Standar ini mewajibkan perusahaan untuk mematuhi seluruh peraturan terkait K3.

Salah satu persyaratannya adalah tinjauan kesesuaian terhadap peraturan-peraturan ini. Dalam persyataran pengendalian operasi, perushaan juga wajib menerapkan alat pelindung diri yang harus dipakai oleh karyawan sesuai dengan prosedur yang telah ditetapkan. Prosedur tanggap darurat juga harus dipersiapkan perusahaan dan diuji coba untuk memastikan kesiapan penanganan dan evakuasi pada saat terjadi keadaan darurat.

HAS 23000 Sistem Jaminan Halal – Standar ini diterbitkan oleh LPPOM MUI, ada beberapa kriteria yang harus dipenuhi oleh perusahaan yang ingin mendapatkan Sertifikat Halal baik berupa manual maupun prosedur-prosedur Halal yang harus ditetapkan perusahaan.

Salah satu kegiatan yang harus dilaksanakan adalah melakukan tinjauan terhadap seluruh bahan baku yang digunakan untuk memastikan kehalalannya. Perusahaan dapat mengintegrasikan standar HAS 23000 ini dengan standar ISO 9001 atau ISO 22000 bagi perusahaan yang telah memilikinya.

Hubungi Cipta Mutu Prima untuk menerapkan standar ISO, OHSAS dan HAS di perusahaan anda.

Emergency Response Procedure

Konsultan ISO OHSAS – Emergency Response Procedure atau Prosedur Penangan Keadaan Darurat bertujuan untuk memastikan proses penanganan keadaan darurat dapat dilakukan sesuai dengan Rencana Keadaan Darurat, peralatan keadaaan darurat dalam kondisi yang siap, proses latihan keadaan darurat dilakukan sesuai jadwal dan adanya tinjauan setelah terjadi keadaan darurat untuk meningkatkan Rencana Keadaan Darurat.

Rencana Keadaan Darurat (Emergency Plan) adalah dokumen yang berlaku penuh saat terjadi keadaan darurat

A. Rencana Keadaan Darurat

Wakil Manajemen mensahkan Rencana Keadaan Darurat yang menerangkan:

  1. struktur Tim Keadaan Darurat,
  2. potensi-potensi keadaan darurat,
  3. proses evakuasi,
  4. instruksi kerja penanganan keadaan darurat,
  5. daftar peralatan keadaan darurat (sistem alarm, sumber listrik dan pencahayaan keadaan darurat, jalan keluar darurat, katup-katup isolasi dan sistem isolasi lainnya, peralatan pemadam kebakaran, peralatan pertolongan medis, alat komunikasi dsb)
  6. pihak-pihak terkait (pemadam kebakaran, rumah sakit, kepolisian, tetangga atau pihak yang berdampingan, publik dsb)

B. Latihan Keadaan Darurat

Wakil Manajemen dan Manajemen di area kerja terkait bertanggung jawab untuk memastikan Rencana Keadaan Darurat dapat berjalan dengan lancar apabila terjadi keadaan darurat dengan cara:

  1. melakukan latihan / test kondisi darurat,
  2. melatih pihak-pihak terkait mengenai pelaksanaan penanganan keadaan darurat sesuai instruksi kerja-instruksi kerjanya
  3. membuat jadwal dan melakukan pemeliharaan alat-alat yang dibutuhkan
  4. membina hubungan baik dan koordinasi dengan pihak-pihak terkait mengenai keadaan darurat

C. Penanganan Keadaaan Darurat

Pada saat terjadi keadaan darurat, Pimpinan Tim Keadaaan Darurat mengumumkan keadaan darurat dan memimpin proses penanganan keadaan darurat sesuai Rencana Keadaan Darurat.

Pada saat terjadi keadaan darurat, Pimpinan Tim Keadaaan Darurat mengumumkan keadaan darurat dan memimpin proses penanganan keadaan darurat sesuai Rencana Keadaan Darurat.

D. Evaluasi Penanganan Keadaan Darurat

Setelah proses penanganan selesai, Tim Keadaan Darurat melakukan evaluasi dan memberikan masukan untuk meningkatkan Rencana Keadaan Darurat.

Untuk Penerapan ISO 45001 dan OHSAS 18001 hubungi Konsultan ISO Cipta Mutu Prima.

Balanced Scorecard di Perusahaan

Balanced Scorecard – Konsultan ISO Cipta Mutu Prima

Sebuah perusahaan akan sukses bukan karena mempunya ratusan ukuran kinerja, namun karena beberapa ukuran kinerja strategis yang berhasil direalisasikan.

Ukuran kinerja utama sangat penting untuk diidentifikasi oleh Manajemen untuk memastikan perusahaan akan unggul dalam persaingan usaha.

Ada beberapa hal yang perlu kita pahami dalam menerapkan konsep Balanced Scorecard di perusahaan diantaranya adalah :

1. Balanced Scorecard (BS) adalah perangkat manajemen kinerja yang membantu perusahaan untuk menterjemahkan visi dan strateginya menjadi tindakan yang mempunyai indikator kinerja yang jelas, baik terkait indikator keuangan maupun non keuangan

2. Balanced Scorecard diperkenalkan oleh Kaplan dan Norton bersama dengan ‘peta strategi’ yang merupakan kegiatan ini yang akan mendasari penetapan indikator-indikator kunci yang akan saling berkaitan. Dengan adanya peta strategi ini maka BS menjadi juga perangkat manajemen strategi bagi perusahaan yang menerapkannya, bukan hanya manajemen kinerja.

3. Indikator kunci yang ditetapkan adalah indikator keuangan dan non keuangan yang pada saat penetapannya mempertimbangkan data pencapaian yang telah ada dan juga target perusahaan dalam periode tertentu yang akan datang. Indikator kunci ini dapat berupa indikator internal dan juga indkator eksternal yang mempunyai hubungan sebab akibat.

4. Setelah Balanced Scorecard ditetapkan, maka penerapannya dimulai dengan mensosialisasikan strategi perusahaan dan indikator kinerjanya ini kepada seluruh pihak terkait. Seluruh tingkat manajemen mulai dari manajemen puncak sampai dengan pelaksana proses di tingkat operasional harus memahami target-target ini yang merupakan turunan dari starategi perusahaan.

Strategi Perusahaan dan Balanced Scorecard

Lalu apa lagi yang perlu diketahui manajemen mengenai balaced scorecard :

5. Balanced Scorecard merupakan strategi perusahaan yang diturunkan menjadi target-target opersaional. Aspek yang dikendalikan dapat  terdiri dari aspek Keuangan, Pelanggan, Proses dan Sumber Daya Manusia. BS mengisi kekosongan yang sering dianggap kelemahan dalam manajemen perusahaan yaitu bagaimana mengkomunikasikan strategi ke level operasional dan yang lebih penting lagi tingkat operasional mengetahui bagaimana cara mengukurnya.

6. Bukan hanya bagian produksi atau operasi yang akan berkontribusi dalam strategi perusahaan, namun setiap bagian memiliki indikator kinerja sebab akibat yang saling mendukung. Hal ini tergambar dalam peta strategi bagaimana bagian SDM berkontribusi dengan indikator kinerjanya untuk mencapai visi dan sasaran perusahaan melalui strategi yang telah ditetapkan.

7. Yang terakhir, penerapan Balanced Scorecard ini sama halnya dengan sistem manajemen lainnya membutuhkan komitmen manajaemen.

Balanced Scorecard menawarkan nilai tambah bagi perusahaan yang dan merancangnya dengan baik dan menjadi komitmen seluruh manajemen dan karyawan dalam pelaksanaan operasional perusahaan.

Untuk penerapan balanced Scorecard hubungi Konsultan ISO Cipta Mutu Prima