Kanban Papan Informasi

Konsultan ISO menerapkan prinsip Kanban. Kanban adalah sistem yang diciptakan Toyota untuk memonitor prosesnya. Dengan sistem ini pelaksana proses dapat berkomunikasi secara visual mengenai status pelaksanaan pekerjaan.

Kanban artinya kartu atau papan informasi yang memberikan gambaran visual tentang status proses. 

Kanban dapat digunakan untuk memonitor bahan baku, barang sedang proses dan juga produk akhir. Kanban dapat memonitor waktu proses yang ada sehingga dapat dimonitor, dianalisis dan ditingkatkan.

Toyota mempunyai beberapa peraturan mengenai penerapan Kanban ini yaitu :

  1. Jumlah yang akan diproses atau diproduksi harus sesuai dengan jumlah yang ada dalam Kanban
  2. Semua pergerakan produk harus tercatat dalam Kanban
  3. Ada identifikasi Kanban yang melekat pada produk
  4. Hanya produk yang telah memenuhi persyaratan mutu yang dapat ke proses berikutnya
  5. Dst.

Jadi salah satu manfaat dari penerapan Kanban adalah menghindari kelebihan bahan baku di gudang dan juga mengelola proses produksi tepat waktu sehingga produk setengah jadi atau work in process sesuai dengan rencana produksi.

Bagian Produksi mendapatkan informasi dengan jelas kapan proses produksi dimulai dan juga target waktu di setiap tahapannya berdasarkan sistem Kanban yang bertujuan agar pelanggan akan menerima produk sesuai permintaan.

Sistem Kanban pada akhirnya akan meningkatkan mutu produk, Konsultan ISO Cipta Mutu Prima akan merancang Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2015 dengan prinsip Sistem Kanban ini ke dalam proses utama produksi.

Fungsi 3 Tingkat Manajemen

Fungsi 3 Tingkat Manajemen oleh Konsultan ISO – Dalam manajemen terdapat beberapa tingkatan pengendalian sehingga sebuah organisasi bisa terealisasi sesuai dengan tujuan utamanya. Pada umumnya sebuah organisasi mempunyai ‘layer’ dalam struktur organisasi. Salah satu pakar manajemen mengatakan makin banyak tingkat manajemen maka akan semakin birokratis organisasi tersebut.

Tahap pengambilan keputusan akan menjadi lebih sulit dan lama karena aliran informasi dan data yang harus melalui beberapa tingkat. Dalam struktur organisasi paling tidak ada tiga tingkatan manajemen yaitu :

1. Manajemen Puncak

Tingkatan ini dalam sistem manajemen adalah yang paling bertanggung jawab atas efektifnya penerapan sistem dan prosedur.

Manajemen puncak harus menetapkan arah atau tujuan organisasi.

Arah dan tujuan ini disebut Kebijakan. Dalam Kebijakan berisi pernyataan formal mengenai komitmen manajamen. Tugas pokok fungsi dari manajemen puncak adalah membuat rencana. Khususnya dalam pengembangan prosedur, manajemen puncaklah yang mensahkan manual dan prosedur.  Konsultan ISO memastikan Manajemen Puncak juga hadir dan memimpin rapat tinjauan untuk mendengarkan laporan penerapan sistem manajemen yang dilakukan secara berkala. Dalam penilaian Malcolm Baldridge Award penilain atau auditor akan melihat agenda top manajemen seberapa banyak terlibat dalam pengambilan keputusan dan peningkatan sistem.

2. Manajemen Tingkat Menengah

Untuk tingkatan ini biasanya disebut Manajer. Dalam konteks penerapan sistem seorang manajer memegang peranan sangat penting.

Dalam tahap pengembangan sistem manajemen, seorang manajer harus memimpin kelompok kerja untuk mengembangkan seluruh prosedur yang dianggap perlu dalam bagiannya.

Konsultan ISO akan memeriksa dan meninjau prosedur yang dikembangkan. Manajer juga bertanggung jawab untuk meninjau prosedur dengan memberikan tanda tangan sebelum disahkan oleh Manajemen Puncak. Dalam konsep manajemen ada yang disebut ‘black hole’ yaitu lubang hitam dimana putusnya mata rantai komitmen. Seorang Direktur telah menetapkan sasaran penerapan standar. Staf hanya melakukannya sesuai rencana. Nah di tingkat manajerlah biasanya yang akan memastikan tercapainya sasaran yang telah ditetapkan. Dalam penerapan standar manajemen manajemen tingkat menengah yang harus memonitor pencapaian sasaran atau target di bagiannya.

Fungsi 3 Tingkat Manajemen | Konsultan ISO

3. Manajemen Lini Pertama

Manajemen untuk jajaran lini pertama ini masuk dalam tingkatan manajemen yang bersentuhan dengan operasional. Di tingkat ini disebut ‘Gemba’ atau lini produksi, dimana dalam organisasi jasa di sinilah berhadapan langsung dengan pelanggan.

Di Gemba inilah mutu diciptakan.

Karenanya kompetensi manajemen lini pertama sangat penting. Biasanya dipimpin oleh seorang supervisor. Mereka yang bertanggung jawab merealisasikan apa saja yang direncanakan oleh Manajemen Puncak dan diterjemahkan oleh Manajer. Bertanggung jawab terhadap manajemen, seorang supervisor harus melaporkan secara langsung setiap masalah operasional. Dengan arahan manajemer setiap masalah ini harus dilakukan tindakan koreksi dan pencegahan agar tidak terulang kemabali. Konsultan ISO akan merancang bahwa usulan perbaikan proses akan mengalir dari tingkat manajemen paling depan ini. Karena berhubungan langsung dengan proses produksi dan operasional maka harus dipastikan supervisor kompeten baik dalam hal manajemen maupun yang bersifat teknis.

Konsultan ISO memberikan pelatihan kepada 3 tingkat manajemen untuk memastikan efektifitas penerapan standar manajemen di organisasi.

Mengapa Manajemen Pengetahuan Penting

Mengapa Manajemen Pengetahuan Penting – Konsultan ISO 9001. Salah satu persyaratan ISO 9001:2015 adalah mengelola pengetahuan organisasi. Apa yang dimaksud dengan pengetahuan adalah segala sesuatu yang :

1. Membantu manajemen dalam mengambil keputusan

Tugas sehari-hari manajemen adalah mengambil keputusan baik untuk menentukan rencana kerja ataupun sebagai tindakan perbaikan terhadap masalah yang timbul. Manajemen Pengetahuan organisasi akan memberikan masukan baik berupa referensi, data dan informasi yang dibutuhkan untuk pengambilan keputusan.

Manajemen Pengetahuan memberikan akses untuk berbagi informasi diantara manajemen di lingkungan organisasi

Praktek terbaik yang pernah dilakukan organisasi dan juga pengalaman sukses dan gagal yang pernah terjadi adalah salah satu pengetahuan yang harus dikapitalisasi dalam Manajemen Pengetahuan. Hal ini sangat penting bagi untuk mengetahui sejarah proses produksi atau layanan jasa untuk mengambil keputusan terbaik bagi organisasi.

2. Membantu organisasi menjadi organisasi pembelajar

Dalam penerapan ISO 9001:2015 sangat penting untuk memastikan sistem manajemen ini dapat diterapkan secara efektif.

Manajemen pengetahuan akan menciptakan budaya setiap personil untuk mencoba mencari pengetahuan dalam meningkatkan proses di area kerjanya masing-masing. Program peningkatan mutu yang biasanya dilakukan lintas fungsi adalah salah satu kegiatan yang harus dibagikan melalui pengelolaan pengetahuan organisasi.

Manajemen pengetahuan akan memfasilitasi anggota organisasi untuk secara berkesinambungan memperbaiki dan meningkatkan proses. Manajemen pengetahuan saat ini biasanya dibantu dengan aplikasi Informasi Teknologi, sehingga dapat dibagikan dan diakses secara internal oleh semua bagian organisasi.

Konsultan ISO 9001:2015 akan membantu organisasi untuk memahami apa yang dipersyaratkan oleh Standar ISO 9001:2015 versi terbaru untuk dapat merancang dan menerapkan sistem manajemen mutu yang memberikan nilai tambah terbaik.

Survey Kepuasan Pelanggan

Berikut ini contoh Survey Kepuasan Pelanggan oleh Konsultan ISO 9001.

Kepada Yth Pelanggan,

Sebagai bagian dari komitmen kami terhadap peningkatan berkesinambungan, bersama ini kami mohon anda dapat meluangkan waktu untuk mengisi survey kepuasan pelanggan kami.

Mohon anda memberikan tanda x atau v pada tingkat layanan dan tingkat harapan untuk masing-masing pertanyaan yang diajukan.

Skala tingkat pelayanan adalah apa yang anda rasakan dari pelayanan kami, sedangkan tingkat harapan adalah seberapa penting menurut anda dari setiap faktor yang ditanyakan.

Tingkat Layanan / Tingkat Harapan diukur menurut skala:

1 = Sangat Buruk / Sangat Tidak Penting
2 = Buruk / Tidak Penting
3 = Cukup / Cukup Penting
4 = Baik / Penting
5 = Sangat Baik / Sangat Penting

Mohon menjawab dengan tingkat layanan dan tingkat harapan untuk pertanyaan berikut :

  1. Apakah pengiriman produk sesuai dengan waktu yang telah ditetapkan?
  2. Apakah mutu produk sesuai dengan pesanan?
  3. Apakah kami cepat tanggap dalam menangani masalah atau keluhan pelanggan?
  4. Apakah karyawan kami cukup ahli / kompeten dalam menangani masalahnya?
  5. Apakah kami memberikan solusi yang tepat terhadap masalah atau keluhan pelanggan
  6. Apakah kemasan kami cukup baik?

Mohon menjawab dengan menjelaskan untuk pertanyaan berikut :

Menurut anda, apa usulan maupun kritik untuk dapat meningkatkan mutu dan jasa layanan kami?

Terima kasih atas waktu yang anda luangkan, masukan anda merupakan bagian penting dari program peningkatan mutu kami.

Perusahaan      :
Nama            :
Jabatan         :
Nama Proyek  :
Tanda Tangan :

Customer Satisfaction Survey | Konsultan ISO

Rapat Tinjauan Manajemen

Konsultan ISO 9001:2015 – Rapat Tinjauan Manajemen harus dilaksanakan perusahaan untuk melaporkan efektifitas penerapan Sistem Manajemen Mutu kepada Manajemen.

Ada perubahan agenda Rapat Tinjauan Manajemen dari standar ISO 9001:2008 dibandingkan dengan standar ISO 9001:2015

Agenda Rapat Tinjauan Manajemen

Salah satu agenda yang dibahas adalah seberapa efektif penerapan manajemen risiko untuk mencegah terjadinya potensi ketidaksesuaian yang akan mempengaruhi mutu produk dan layanan.

Konsultan ISO Jakarta membantu perusahaan melaksanakan rapat tinjauan manajemen secara efektif sesuai standar.

Manajemen melaksanakan Rapat Tinjauan Manajemen dengan agenda presentasi dan pembahasan berikut:

  1. Status tindakan dari tinjauan manajemen terdahulu
  2. Perubahan dalam isu internal dan eksternal
  3. Informasi kinerja Sistem Manajemen Mutu:
    • Kepuasan Pelanggan
    • Sasaran Mutu
    • Kinerja Proses dan Kesesuaian Produk
    • Ketidaksesuaian dan Tindakan Koreksi
    • Hasil Pemantauan dan Pengukuran
    • Hasil Audit
    • Kinerja Penyedia Eksternal
  4. Kecukupan Sumber Daya
  5. Efektivitas tindakan menangani risiko dan peluang
  6. Peluang untuk perbaikan

Keputusan Rapat Tinjauan Manajemen dapat berupa:

  1. Peluang peningkatan berkesinambungan
  2. Perlunya Perubahan Sistem Manajemen Mutu
  3. Kebutuhan sumber daya

Penanggung Jawab Mutu mendistribusikan Notulen Rapat Tinjauan Manajemen. Apabila keputusan Rapat Tinjauan Manajemen membutuhkan tindakan perbaikan maka Wakil Manajemen dapat mengeluarkan Laporan Ketidaksesuaian dan Tindakan Perbaikan.

Masing-masing Manajer Bagian melaksanakan tindak lanjut sesuai hasil rapat tinjauan manajemen dan Penanggung Jawab Mutu memantau pelaksanaan dan efektifitas tindak lanjut keputusan Rapat Tinjauan Manajemen.

Layanan Jaminan Halal

Layanan Jaminan Halal – Mengapa Perusahaan Perlu Menerapkan ISO, OHSAS dan Sistem Jaminan Halal? Cipta Mutu Prima adalah Jasa Konsultan ISO dan Sistem Jaminan Halal yang sudah berpengalaman menerapkan di berbagai Perusahaan. Cipta Mutu Prima sebagai Konsultan Sertifikat Halal MUI dan ISO akan membantu penerapan sistem manajemen ISO dan HAS 23000 sampai dengan mencapai sertifikasi yang diterbitkan oleh Badan Sertifikasi.

Berikut ini beberapa standar ISO dan HAS 23000 yang dapat diterapkan di perusahaan yaitu :

ISO 9001 Sistem Manajemen Mutu  – Perusahaan yang ingin memastikan produk dan layanannya memiliki standar mutu yang baik akan menerapkan standar ini. Tujuan utamanya adalah mencapai kepuasan pelanggan. Untuk dapat menghasilkan produk dan layanan yang bermutu baik maka perusahaan diharapkan memiliku sistem yang mampu menghasilkan mutu pada tingkat yang konsisten. Karena standar ini mengharuskan perusahaan untuk mengidentifikasi isu dan masalah internal dan eksternal dan juga harapan dan persyaratan pihak terkait termasuk pelanggan. Manajemen juga harus mengidentifikasi risiko-risiko yang mungkin dapat menghalangi perusahaan untuk menghasilkan produk dan layanan yang bermutu.

Standar ini juga mengharuskan untuk mengukur kepuasan pelanggan yang dapat dilakukan melalui survey kepuasan pelanggan. Masukan pelanggan akan digunakan untuk melakukan tindakan perbaikan dan peningkatan mutu proses untuk menghasilkan produk dan layanan dengan mutu yang lebih baik.

ISO 14001 Sistem Manajemen Lingkungan – Beberapa perusahaan melakukan prosesnya dan menghasilkan dampak terhadap lingkungan. Misalnya perusahaan tambang. Walaupun masih bersifat voluntary namun standar ISO 14001 sebaiknya diterapkan di perusahaan yang aktifitas prosesnya berdampak terhadap lingkungan.

Tinjauan lingkungan harus dilakukan untuk mengidentifikasi aspek dan dampak lingkungan yang ada dalam perusahaan. Kegiatan identifikasi aspek dan dampak lingkungan ini harus dilaksanakan secara berkala untuk memastikan seluruhnya teridentifikasi. Sistem Manajemen Lingkungan ISO 14001 yang dikembangkan termasuk prosedur pengendalian lingkungan akan dibuat berdasarkan hasil identifikasi aspek dan dampak lingkungan.

OHSAS 18001 Sistem Manajemen Kesehatan dan Keselamatan Kerja – Standar ini memastikan perusahaan mengendalikan seluruh hazard atau potensi bahaya yang akan menyebabkan penyakit dan kecelakaan di tempat kerja. Standar ini mewajibkan perusahaan untuk mematuhi seluruh peraturan terkait K3.

Salah satu persyaratannya adalah tinjauan kesesuaian terhadap peraturan-peraturan ini. Dalam persyataran pengendalian operasi, perushaan juga wajib menerapkan alat pelindung diri yang harus dipakai oleh karyawan sesuai dengan prosedur yang telah ditetapkan. Prosedur tanggap darurat juga harus dipersiapkan perusahaan dan diuji coba untuk memastikan kesiapan penanganan dan evakuasi pada saat terjadi keadaan darurat.

HAS 23000 Sistem Jaminan Halal – Standar ini diterbitkan oleh LPPOM MUI, ada beberapa kriteria yang harus dipenuhi oleh perusahaan yang ingin mendapatkan Sertifikat Halal baik berupa manual maupun prosedur-prosedur Halal yang harus ditetapkan perusahaan.

Salah satu kegiatan yang harus dilaksanakan adalah melakukan tinjauan terhadap seluruh bahan baku yang digunakan untuk memastikan kehalalannya. Perusahaan dapat mengintegrasikan standar HAS 23000 ini dengan standar ISO 9001 atau ISO 22000 bagi perusahaan yang telah memilikinya.

Hubungi Cipta Mutu Prima untuk menerapkan standar ISO, OHSAS dan HAS di perusahaan anda.

Emergency Response Procedure

Konsultan ISO OHSAS – Emergency Response Procedure atau Prosedur Penangan Keadaan Darurat bertujuan untuk memastikan proses penanganan keadaan darurat dapat dilakukan sesuai dengan Rencana Keadaan Darurat, peralatan keadaaan darurat dalam kondisi yang siap, proses latihan keadaan darurat dilakukan sesuai jadwal dan adanya tinjauan setelah terjadi keadaan darurat untuk meningkatkan Rencana Keadaan Darurat.

Rencana Keadaan Darurat (Emergency Plan) adalah dokumen yang berlaku penuh saat terjadi keadaan darurat

A. Rencana Keadaan Darurat

Wakil Manajemen mensahkan Rencana Keadaan Darurat yang menerangkan:

  1. struktur Tim Keadaan Darurat,
  2. potensi-potensi keadaan darurat,
  3. proses evakuasi,
  4. instruksi kerja penanganan keadaan darurat,
  5. daftar peralatan keadaan darurat (sistem alarm, sumber listrik dan pencahayaan keadaan darurat, jalan keluar darurat, katup-katup isolasi dan sistem isolasi lainnya, peralatan pemadam kebakaran, peralatan pertolongan medis, alat komunikasi dsb)
  6. pihak-pihak terkait (pemadam kebakaran, rumah sakit, kepolisian, tetangga atau pihak yang berdampingan, publik dsb)

B. Latihan Keadaan Darurat

Wakil Manajemen dan Manajemen di area kerja terkait bertanggung jawab untuk memastikan Rencana Keadaan Darurat dapat berjalan dengan lancar apabila terjadi keadaan darurat dengan cara:

  1. melakukan latihan / test kondisi darurat,
  2. melatih pihak-pihak terkait mengenai pelaksanaan penanganan keadaan darurat sesuai instruksi kerja-instruksi kerjanya
  3. membuat jadwal dan melakukan pemeliharaan alat-alat yang dibutuhkan
  4. membina hubungan baik dan koordinasi dengan pihak-pihak terkait mengenai keadaan darurat

C. Penanganan Keadaaan Darurat

Pada saat terjadi keadaan darurat, Pimpinan Tim Keadaaan Darurat mengumumkan keadaan darurat dan memimpin proses penanganan keadaan darurat sesuai Rencana Keadaan Darurat.

Pada saat terjadi keadaan darurat, Pimpinan Tim Keadaaan Darurat mengumumkan keadaan darurat dan memimpin proses penanganan keadaan darurat sesuai Rencana Keadaan Darurat.

D. Evaluasi Penanganan Keadaan Darurat

Setelah proses penanganan selesai, Tim Keadaan Darurat melakukan evaluasi dan memberikan masukan untuk meningkatkan Rencana Keadaan Darurat.

Untuk Penerapan ISO 45001 dan OHSAS 18001 hubungi Konsultan ISO Cipta Mutu Prima.

Balanced Scorecard di Perusahaan

Balanced Scorecard – Konsultan ISO Cipta Mutu Prima

Sebuah perusahaan akan sukses bukan karena mempunya ratusan ukuran kinerja, namun karena beberapa ukuran kinerja strategis yang berhasil direalisasikan.

Ukuran kinerja utama sangat penting untuk diidentifikasi oleh Manajemen untuk memastikan perusahaan akan unggul dalam persaingan usaha.

Ada beberapa hal yang perlu kita pahami dalam menerapkan konsep Balanced Scorecard di perusahaan diantaranya adalah :

1. Balanced Scorecard (BS) adalah perangkat manajemen kinerja yang membantu perusahaan untuk menterjemahkan visi dan strateginya menjadi tindakan yang mempunyai indikator kinerja yang jelas, baik terkait indikator keuangan maupun non keuangan

2. Balanced Scorecard diperkenalkan oleh Kaplan dan Norton bersama dengan ‘peta strategi’ yang merupakan kegiatan ini yang akan mendasari penetapan indikator-indikator kunci yang akan saling berkaitan. Dengan adanya peta strategi ini maka BS menjadi juga perangkat manajemen strategi bagi perusahaan yang menerapkannya, bukan hanya manajemen kinerja.

3. Indikator kunci yang ditetapkan adalah indikator keuangan dan non keuangan yang pada saat penetapannya mempertimbangkan data pencapaian yang telah ada dan juga target perusahaan dalam periode tertentu yang akan datang. Indikator kunci ini dapat berupa indikator internal dan juga indkator eksternal yang mempunyai hubungan sebab akibat.

4. Setelah Balanced Scorecard ditetapkan, maka penerapannya dimulai dengan mensosialisasikan strategi perusahaan dan indikator kinerjanya ini kepada seluruh pihak terkait. Seluruh tingkat manajemen mulai dari manajemen puncak sampai dengan pelaksana proses di tingkat operasional harus memahami target-target ini yang merupakan turunan dari starategi perusahaan.

Strategi Perusahaan dan Balanced Scorecard

Lalu apa lagi yang perlu diketahui manajemen mengenai balaced scorecard :

5. Balanced Scorecard merupakan strategi perusahaan yang diturunkan menjadi target-target opersaional. Aspek yang dikendalikan dapat  terdiri dari aspek Keuangan, Pelanggan, Proses dan Sumber Daya Manusia. BS mengisi kekosongan yang sering dianggap kelemahan dalam manajemen perusahaan yaitu bagaimana mengkomunikasikan strategi ke level operasional dan yang lebih penting lagi tingkat operasional mengetahui bagaimana cara mengukurnya.

6. Bukan hanya bagian produksi atau operasi yang akan berkontribusi dalam strategi perusahaan, namun setiap bagian memiliki indikator kinerja sebab akibat yang saling mendukung. Hal ini tergambar dalam peta strategi bagaimana bagian SDM berkontribusi dengan indikator kinerjanya untuk mencapai visi dan sasaran perusahaan melalui strategi yang telah ditetapkan.

7. Yang terakhir, penerapan Balanced Scorecard ini sama halnya dengan sistem manajemen lainnya membutuhkan komitmen manajaemen.

Balanced Scorecard menawarkan nilai tambah bagi perusahaan yang dan merancangnya dengan baik dan menjadi komitmen seluruh manajemen dan karyawan dalam pelaksanaan operasional perusahaan.

Untuk penerapan balanced Scorecard hubungi Konsultan ISO Cipta Mutu Prima

Beberapa Jenis Audit ISO

Konsultan ISO Cipta Mutu Prima – Apa saja jenis audit ISO? ada beberapa jenis audit yang mungkin perlu kita bahas di sini untuk menambah pemahaman kita mengenai aktifitas yang penting bagi manajemen untuk mengetahui efektifitas operasi dan proses bisnis perusahaan.

1. Audit Pihak Pertama

Audit pihak pertama atau yang disebut juga sebagai ‘first party audit’ adalah audit yang dilaksanakan oleh pihak internal perusahaan.

Audit ini biasa juga disebut audit internal. Perusahaan harus merencanakan program dan jadwal pelaksanaannya. Dalam program audit menjelaskan apat tujuan pelaksanaan audit internal, berapa kali dilaksanakan dalam satu tahun dan juga jadwal pelaksanaannya. Audit internal dapat dilakukan oleh divisi khusus terdiri dari auditor atau juga dapat dilaksanakan oleh auditor internal adhoc. Tipe audit yang pertama ini biasanya dilaksanakan sebagai pemenuhan persyaratan standar ISO 9001, ISO 14001 atau OHSAS 18001 serta standar lainnya yang mewajibkannya.

Konsultan ISO Audit Internal melakukan pelatihan untuk menyiapkan auditor untuk dapat melakukan wawancara dan teknik audit untuk pelaksanaannya. Temuan ketidaksesuaian harus ditindaklanjuti dengan tindakan perbaikan dan pencegahan. Tidak ada manfaat dari audit internal jika pihak atau bagian yang diaudit tidak memperbaiki apa yang dikategorikan sebagai penyimpangan. Audit internal juga harus memberikan nilai tambah yang positif dan memberikan masukan kepada manajemen.

2. Audit Pihak Kedua

Audit pihak kedua atau disebut sebagai ‘second party audit’ adalah audit yang dilakukan pihak buyer atau pelanggan kepada pemasok atau perusahaan yang menyediakan produk dan layanan.

Audit ini dapat dilakukan berbasis proyek. Sebagai contoh sebuah perusahaan sepatu ternama di luar negeri memberikan proyek pembuatan sepatu kepada perusahaan sepatu nasional. Perusahaan sepatu tersebut akan melakukan audit untuk memastikan bahwa perusahaan nasional mempunyai kemampuan untuk dapat membuat sepatu dengan mutu yang telah ditetapkan. Contoh lain dari audit pihak kedua ini adalah sebuah hotel memesan pintu jati dengan ukiran kepada salah satu pemasok. Hotel tersebut secara berkala mendatangi pemasok pintu jati dengan ukiran untuk memastikan bahwa pesanannya telah dikerjakan dengan baik dan sesuai pesanan.

Audit pihak kedua dilaksanakan oleh auditor yang biasanya user dari pelanggan yang mengetahui spesifikasi yang diharapkan. Konsultan ISO dapat melakukan pelatihan audit untuk perusahaan yang ingin menerapkan program pengembangan pemasok. Audit dalam rangka pengembangan pemasok merupakan tipe audit pihak kedua yang juga akan memberikan masukan kepada pemasok untuk dpat meningkatkan mutu produk dan layanannya.

3. Audit Pihak Ketiga

Audit pihak ketiga atau ‘third party audit’ dilakukan oleh pihak independen.

Dalam konteks sertifikasi ISO audit pihak ketiga ini dilakukan oleh Badan Sertifikasi. Badan Srtifikasi harus terlebih dahulu diakreditasi oleh negara. Beberapa Badan Sertifikasi yang ada di Indonesia yang diakreditasi oleh Komite Akreditasi Nasional diantaranya : Sucofindo International Certification Services (SICS). Sedangkan yang diakreditasi oleh Inggris yaitu UKAS antara lain SGS dan sebagainya. Audit pihak ketiga dilakukan apabila perusahaan telah menerapkan sistem manajemen minimal selam tiga bulan. Audit biasanya dilakukan dua tahap.

Tahap pertama disebut ‘desk audit’ atau audit kecukupan, yaitu audit yang memeriksa kelengkapan dokumen terhadap persyaratan standar. Audit tahap kedua disebut ‘compliance audit’ atau audit kesesuaian. Pada tahap ini auditor Badan Sertifikasi memeriksa bukti-bukti penerapan dari apa yang telah dinyatakan dalam dokumentasi dan perosedur perusahaan. Apabila tidak ada temuan mayor maka Badan Sertifikasi memberikan rekomendasi Sertifikasi ISO kepada perusahaan.

Sertifikat berlaku untuk masa waktu tiga tahun. Setiap tahun perusahaan akan diaudit pengawasan untuk memastikan sistem manajemen tetap berjalan efektif. Konsultan ISO menjamin 100% kelulusan perusahaan untuk mendapatkan sertifikasi ISO sesuai rencana waktu yang ditetapkan manajemen.

Biaya Mutu Cost of Quality

Pelatihan Biaya Mutu atau Cost of Quality

Dalam melakukan peningkatan mutu perusahaan harus mengetahui berapa biaya mutu yang ada dalam perusahaan. Peningkatan mutu dapat direalisasikan dengan menghasilkan produk dan layanan yang memenuhi persyaratan mutu dan juga menurunkan biaya kerusakan atau kegagalan. Apakah keduanya ada hubungannya?

Mutu antara lain dapat diukur dari biaya. Banyak perusahaan yang mendefinisikan mutu adalah ketepatan biaya. Dalam industri jasa konstruksi misalnya, biaya adalah salah satu tujuan utama dari manajemen selain dari produk bangunan yang bermutu. Sehingga sasaran mutu perusahaan konstruksi adalah tepat mutu, tepat waktu dan tepat biaya.

Bagaimana dengan industri manufaktur? hal yang sama terjadi, bahwa komponen biaya menjadi sasaran mutu. Sasaran mutu industri manufaktur seingkali menetapkan tingkat reject produk sebagai sasaran mutunya. Program peningkatkan mutu juga seringkali ditetapkan dengan menurunkan tingkat kerusakan produk sampai dengan sekian persen.

Semua hal tersebut berkaitan dengan biaya. Jadi bagaimana kita memahami mutu dan peningkatannya terkait langsung dengan biaya?. Salah satu konsep dari pakar manajemen memperkenalkan dengan apa yang disebut sebagai Biaya Mutu. Perusahaan harus mengidentikasi seberapa besar biaya mutu di perusahaannya.

Konsultan ISO 9001 | Pelatihan Biaya Mutu atau Cost of Quality

Menurut pakar manajemen biaya mutu terbagi menjadi :

  1. Biaya Pencegahan

Biaya pencegahan merupakan biaya yang terjadi untuk mencegah kerusakan produk dan layanan kepada pelanggan. Biaya ini mencakup biaya yang berhubungan dengan pengembangan dan penerapan sistem manajemen mutu. Jadi penerapan ISO 9001:2015 merupakan biaya pencegahan. Karena biaya pencegahan termasuk juga biaya pengendalian proses dan biaya audit mutu internal. Baik pengendalian proses dan audit internal bertujuan untuk mencegah mutu yang tidak sesuai pada produk dan layanan. Sehingga biaya pencegahan ini merupakan azas dasar dalam penerapan sistem manajemen mutu yaitu mencegah ketidaksesuaian.

  1. Biaya Penilaian

Konsultan ISO mengidentifikasi biaya berikutnya dalam biaya mutu yaitu biaya penilaian. Biaya ini adalah biaya yang dikeluarkan perusahaan untuk menilai apakah produk dan layanan telah memenuhi kriteria yang telah ditetapkan oleh manajemen. Biaya ini termasuk biaya pemeriksaan produk atau biaya QC. Biaya-biaya ini dikeluarkan untuk melakukan Tindakan Perbaikan terhadap penyimpangan mutu yang telah terjadi.

  1. Biaya Kegagalan Internal

Biaya kegagalan internal adalah biaya yang terjadi karena ada ketidaksesuaian pada proses internal perusahaan. Diantara biaya kegagalan internal ini adalah biaya pengerjaan ulang (re-work) dan biaya produk yang rusak (reject). Besarnya biaya ini akan membebani biaya operasi perusahaan. Biaya ini yang harus menjadi perhatian utama dari manajemen. Berapa persen biaya kegagalan internal dibandingkan dengan biaya operasi. Rasio biaya ini harus ditekan serendah mungkin.

  1. Biaya Kegagalan Eksternal

Biaya kegagalan eksternal. Biaya ini adalah biaya karena produk dan layanan yang telah dikirimkan kepada pelanggan gagal memenuhi persyaratan mutu yang telah ditetapkan. Biaya ini merupakan biaya yang paling berbahaya bagi reputasi perusahaan yang dapat mengakibatkan kehilangan pelanggan dan penurunan pangsa pasar.

Instruktur Pelatihan Biaya Mutu akan memberikan contoh bagaimana perusahaan untuk melakukan pengukuran biaya mutu dan juga akan mengidentifikasi peluang laba. Pertanyaan yang harus dijawab manajemen adalah apakah manajemen sudah cukup mengalokasikan biaya pencegahan dan penilaian untuk mencegah biaya kegagaln internal dan eksternal. Biaya mutu ini harus dievaluasi secara periodik untuk memonitor peningkatan mutu yang ditandai dengan menurunnya biaya kegagalan.

Cipta Mutu Prima | Pelatihan Biaya Mutu atau Cost of Quality

Pelatihan Biaya Mutu atau Cost of Quality ini akan membantu perusahaan mengelola biaya mutu. Mengapa demikian? karena biaya pencegahan dan pemeriksaan dengan biaya kegagalan internal / eksternal mempunyai hubungan sebab akibat. Artinya makain tinggi perusahaan melakukan pencegahan dan pemeriksaan akan menurunkan biaya kegagalan internal dan eksternal. Jadi investasi penerapan ISO 9001:2015 pada akhirnya akan dibayarkan oleh penurunan biaya kegagalan internal dan eksternal.

Penyempurnaan mutu produk dan layanan harus tergambarkan dengan menurunnya produk reject yang terjadi. Berapa besar biaya pencegahan yang paling tepat?. Harus dicari titik optimum yaitu dimana titik biaya pencegahan yang paling tepat sehingga memberikan efek terbesar dalam pengurangan biaya secara keseluruhan. Biaya mutu akan mendapat perhatian manajemen karena berbicara mengenai potensi keuntungan.

Konsultan ISO

Nilai Tambah Sistem Manajemen

Memberikan Nilai Tambah Penerapan Sistem Manajemen

Cipta Mutu Prima memiliki misi untuk “Memberikan Nilai Tambah Penerapan Sistem Manajemen” yang bertujuan untuk memastikan organisasi dapat menerapkan sistem manajemen terpadu untuk meningkatkan kinerjanya.

Sistem manajemen terpadu untuk memudahkan organisasi mengelola beberapa sisem manajemen yang diterapkan. Seperti misalnya ISO 9001 Sistem Manajemen Mutu, ISO 22000 Sistem Manajemen Keamanan Pangan dan HAS 23000 Sistem Jaminan Halal.

Konsultan ISO | Nilai Tambah Sistem Manajemen

Menerapkan Sistem Manajemen

Cipta Mutu Prima akan mengembangkan dokumentasi secara terpadu untuk sistem manajemen yang diterapkan. Beberapa persyaratan standar dapat diintegrasikan sehingga dokumentasi tidak terpisah.

Organisasi harus mempertimbangkan untuk menerapkan sistem manajemen terpadu apabila telah menerapkan beberapa standar yang akan membuat dokumentasi menjadi rumit.

Cipta Mutu Prima telah banyak membantu organisasi mengintegrasikan standar dalam penerapannya yang memudahkan organisasi untuk meningkatkan kinerja mutu, K3, Lingkungan, Keamanan Pangan dan Halal.

Konsultan ISO | Nilai Tambah Sistem Manajemen

Manfaat Sistem Manajemen Terpadu

Beberapa manfaat sistem manajemen terpadu diantaranya adalah :

  1. Kemudahan dalam melakukan pengendalian informasi terdokumentasi
  2. Pelaksanaan audit internal yang dilaksanakan secara bersamaan
  3. Rapat tinjauan manajemen dilakukan secara menyeluruh untuk membahas efektifitas penerapan seluruh standar.

Manfaat akan didapat organisasi secara optimal apabila sistem manajemen terpadu dirancang dengan baik oleh Konsultan ISO yang membantu. Konsultan ISO akan membantu dalam tahap pengembangan dan tahap penerapan standar secara terpadu.

Hubungi Kami : Cipta Mutu Prima untuk menerapkan sistem manajemen terpadu.

Konsultan ISO | Nilai Tambah Sistem Manajemen

Konsultan ISO

Konsultan ISO OHSAS 18001 Kontraktor

Konsultan ISO OHSAS 18001 Kontraktor. Perusahaan menerapkan Sistem Manajemen Kesehatan dan Keselamatan Kerja (SMK3) OHSAS 18001 untuk pengendalian risiko kegiatan kerja untuk menciptakan tempat kerja yang sehat dan aman.

OHSAS 18001 adalah Sistem Manajemen Kesehatan dan Keselamatan Kerja (SMK3)

Konsultan ISO Cipta Mutu Prima akan membantu perusahaan untuk menerapkan Sistem Manajemen K3 OHSAS 18001 diantaranya :

  1. Menetapkan Kebijakan K3
  2. Melaksanakan identifikasi bahaya dan penilaian risiko
  3. Melaksanakan identifikasi peraturan dan persyaratan K3 yang terkait.
  4. Menyusun program K3.
  5. Dan persayaratan OHSAS 18001 lainnya

Kebijakan K3 disusun dan disebarluaskan kepada semua pihak di lingkungan perusahaan antara lain :

  1. Seluruh tenaga kerja
  2. Tamu
  3. Kontraktor
  4. Pelanggan dan
  5. Pemasok.

Konsultan ISO OHSAS juga akan memastikan perusahaan melakukan Pencegahan Kecelakaan dan Penyakit Akibat Kerja dan menetapkan program pemeliharaan seluruh Peralatan dalam kondisi Terawat dan Baik untuk mencegah terjadinya Kecelakaan Kerja.

Konsultan ISO

Konsultan ISO 14001 Pengalaman

Konsultan ISO 14001 Pengalaman. Konsultan ISO Cipta Mutu Prima akan membantu organisasi dalam menetapkan program lingkungan.

ISO 14001:2015 adalah Sistem Manajemen Lingkungan untuk melindungi dan mencegah pencemaran lingkungan.

Sistem Manajemen Lingkungan ini harus diimplementasikan dan dipelihara di seluruh perusahaan.  Manajemen harus memastikan komitmennya menaati persyaratan dan mencapai sasaran dan program lingkungan.

Perusahaan harus melakukan komunikasi internal dan eksternal mengenai Sistem Manajemen Lingkungan. Komunikasi internal antara lain :

  1. Sosialisasi Sistem Manajemen Lingkungan
  2. Sistem Pengumpulan Saran
  3. Komunikasi Kepedulian Lingkungan.

Sedangkan komunikasi eksternal mengenai Sistem Manajemen Lingkungan antara lain : mengirimkan Kebijakan Lingkungan kepada pihak eksternal, bekerjasama dengan pihak eksternal untuk menanggapi permasalahan lingkungan dan juga menindaklanjuti permasalahan lingkungan yang perlu dikomunikasikan dengan pihak eksternal terkait.

Konsultan ISO

Konsultan membantu Pengendali Dokumen ISO

Konsultan membantu Pengendali Dokumen ISO. Untuk mendistribusikan dokumen ISO 9001:2015 sebagai dokumen revisi dari dokumen ISO 9001:2018, Pengendali Dokumen melaksanakan :

  1. Membuat Usulan Perubahan dokumen ISO 9001:2015
  2. Mencetak master dokumen ISO 9001:2015
  3. Mengedarkan dokumen master ISO 9001:2015 untuk pemeriksaan oleh Penanggung Jawab Mutu
  4. Mengcopy master dokumen ISO 9001:2015 yang telah disahkan Manajemen sebanyak Bagian / Bidang yang akan menerima dokumen
  5. Memberi stempel dokumen ‘Terkendali’ pada salinan dokumenISO 9001:2015
  6. Memberi nomor salinan dokumen terkendali pada salinan dokumen ISO 9001:2015
  7. Mendistriibusikan kepada Bagian / Bidang yang akan menerima salinan terkendali dokumen ISO 9001:2015 dengan menggunakan form Distribusi Dokumen dan Pengumuman Perubahan Dokumen
  8. Menarik salinan dokumen ISO 9001:2018 dari masing-masing Bagian / Bidang yang sudah kadaluarsa
  9. Memusnahkan salinan dokumen ISO 9001:2008 yang sudah ditarik dari masing-masing Bagian / Bidang
  10. Memberi stempel dokumen ‘Kadaluarsa’ pada master dokumen ISO 9001:2008 dan disimpan.
  11. Mengupdate Daftar Induk Dokumen

Konsultan ISO | Cipta Mutu Prima

Konsultan ISO

Konsultan Sistem Manajemen Mutu ISO

Konsultan Sistem Manajemen Mutu ISO. Penerapan Sistem Manajemen Mutu diamanatkan dalam Permen 04/PRT/M/2009 tentang Sistem Manajemen Mutu di Kementerian Pekerjaan Umum dan Perumahan Rakyat.

Pelaksanaan kegiatan Konstruksi dan Non Konstruksi bidang Pekerjaan Umum dan Perumahan Rakyat diharapkan mempunyai mutu sesuai dengan standar yang telah ditetapkan dan mempunyai nilai manfaat besar bagi kepentingan masyarakat.

Untuk menunjang pelaksanaan kegiatan Konstruksi dan Non Konstruksi diperlukan suatu Sistem Manajemen Mutu yang efektif dalam mencapai tujuannya. Konsultan ISO memastikan sistem manajemen mutu yang diterapkan ini dapat memberikan pedoman kerja bagi Kementerian PUPR untuk dapat melaksanakan seluruh kegiatannya sesuai dengan kriteria mutu yang telah ditetapkan.

Sistem Manajemen Mutu juga berfungsi sebagai kerangka manajemen yang sistematis, menyeluruh, terdokumentasi dan terkendali sehingga proses pelaksanaan kegiatan akan lebih efektif dan efisien.