Pengendali Informasi Terdokumentasi

Tugas Tanggung Jawab Pengendali Dokumen atau Informasi Terdokumentasi.

Training Pengendali Dokumen memastikan tugas dan tanggung jawab Pengendali Dokumen memenuhi persyaratan standar. Apa saja yang harus disiapkan oleh Pengendali Dokumen? Beberapa diantaranya adalah sebagai berikut :

1. Membuat Daftar Induk Dokumen

Standar mensyaratkan seluruh dokumen ISO yang dikembangkan oleh perusahaan harus terkendali. Status Terkendali ini bukan hanya stempel di halaman prosedur yang menyatakan bahwa dokumen ISO tersebut adalah terkendali, tapi juga seandainya dokumen tersebut direvisi perusahaan harus mempunyai mekanisme untuk perubahan revisinya.

Jadi Daftar Induk Dokumen atau Masterlist adalah daftar yang menjelaskan apa saja dokumen ISO yang dimiliki perusahaan. Konsultan ISO membantu membuat Daftar ini menjelaskan Manual Mutu, Prosedur, Instruksi Kerja dan Formulir beserta nomor revisi dan tanggal terbitnya.

Auditor akan memeriksa dokumen ini untuk memeriksa apakah ada dokumen yang telah mengalami revisi. Apabila sebuah prosedur telah mengalami tiga kali proses revisi, maka dalam Daftar Induk Dokumen prosedur tersebut harus berstatus revisi 03.

Secara sederhana dokumen ‘resmi’ ISO adalah yang terdaftar dalam Daftar Induk, di luar itu baik formulir ataupun petunjuk kerja lainnya dianggap tidak terkendali.

2. Mendistribusikan Dokumen ISO

Dokumen ISO perlu didistribusikan kepada setiap bagian yang akan menggunakannya. Pengendali dokumen harus memberikan no salinan. Nomor salinan adalah identifikasi yang menunjukkan banyaknya salinan yang dibuat dan disitribusikan kepada masing-masing bagian yang terlibat dalam pelaksanaan proses.

Dokumen yang dipegang oleh pengendali Dokumen disebut ‘Master Document’. Apabila misalnya Prosedur Marketing dibagikan kepada Direktur, Bagian Marketing dan Bagian Produksi, maka pengendali dokumen membuat tiga salinan yang diberi nomor 01, 02 dan 03 untuk dibagikan kepada bagian tersebut.

Jadi selain diberikan stempel ‘Terkendali’ setiap dokumen ISO baik Manual Mutu, Prosedur maupun Instruksi Kerja yang dibagikan diberikan nomor salinan. Apabila terjadi revisi pengendali dokumen akan mengetahui dengan persis berapa dokumen yang harus di ‘recall’ atau ditarik untuk kemudian dimusnahkan.

Training Pengendali Dokumen ISO memastikan distribusi dokumen dilakukan dengan baik dan benar oleh Pengendali Dokumen.

3. Mekanisme Revisi Dokumen

Penerapan sistem manajemen adalah dinamis. Dokumen ISO terutama prosedur tidak tetap saja selamanya, pasti mengalami revisi. Revisi ini dapat terjadi karena adanya proses improvement atau peningkatan secara berkesinambungan atau juga bagian dari proses pebaikan hasil audit.

Banyak alasan lain untuk melakukan revisi prosedur karena tahapan proses berubah atau penanggung jawab berubah sehingga artinya dokumen harus dirubah. Perubahan atau revisi ini akan membuat nomor revisi berubah, misalnya revisi 03 tanggal terbit 12 Maret 2018 menggantikan revisi 02 tanggal terbit 10 Oktober 2017.

Konsultan ISO memastikan mekanisme revisi ini dijalankan dengan efektif mulai dengan penggunaan formulir usulan perubahan dokumen, persetujuan revisi sampai dengan penarikan dokumen kadaluarsa dan juga distribusi dokumen revisi yang baru.

4. Memonitor Pencapaian Sasaran Mutu

Tugas Manajemen untuk melakukan monitoring pencapaian sasaran mutu di masing-masing bagian. Namun seluruh dokumentasi monitoring sasaran mutu ini harus disampaikan kepada manajemen puncak melalui pengendali dokumen untuk proses analisis.

Manajemen puncak akan melakukan analisis data pencapaian sasaran mutu yang telah dikumpulkan oleh Pengendali Dokumen. Apabila monitoring sasaran mutu ini tidak tercapai, Manajemen harus mengeluarkan Permintaan tindakan perbaikan untuk mengetahui akar masalah yang menyebabkan sasaran mutu tidak tercapai.

Konsultan ISO membantu manajemen dalam melakukan analisis data pencapaian sasaran mutu per bagian dan sasaran mutu perusahaan sebagai indikator kinerja sistem manajemen yang diterapkan.

5. Mendokumentasikan Rapat Tinjauan Manajemen

Dalam persyaratan standar perusahaan diwajibkan untuk melakukan tinjauan atau reviu terhadap efektifitas penerapan sistem manajemen. Bentuk tinjauan manajemen ini adalah rapat membahas beberapa agenda yang diwajibkan antara lain hasil audit internal dan pencapaian sasaran mutu serta umpan balik dari pelanggan.

Dalam rangka persiapan rapat tinjauan manajemen ini Pengendali Dokumen bertanggung jawab mengumpulkan materi dari masing-masing Bagian yang akan dipersentasikan antara lain : masalah operasional, keluhan pelanggan, hasil audit internal, pencapaian sasaran mutu, hasil pengukuran kepuasan pelanggan, tindakan perbaikan dan pencegahan dsb.

Konsultan ISO memastikan seluruh agenda yang diwajibkan standar dibahas dalam rapat tinjauan manajemen dan pengendali dokumen juga harus mendokumentasikan notulensi rapat dan keputusannya.

Notulen rapat tinjauan manajemen ini juga didistribusikan oleh Pengendali dokumen kepada masing-masing bagian yang menghadiri rapat tinjauan manajemen.

Cipta Mutu Prima Konsultan ISO Profesional Terpercaya di Jakarta akan membantu perusahaan menerapkan Sistem Manajemen ISO melalui Training Pengendali Dokumen.

Beberapa Jenis Audit ISO

Konsultan ISO Cipta Mutu Prima – Apa saja jenis audit ISO? ada beberapa jenis audit yang mungkin perlu kita bahas di sini untuk menambah pemahaman kita mengenai aktifitas yang penting bagi manajemen untuk mengetahui efektifitas operasi dan proses bisnis perusahaan.

1. Audit Pihak Pertama

Audit pihak pertama atau yang disebut juga sebagai ‘first party audit’ adalah audit yang dilaksanakan oleh pihak internal perusahaan.

Audit ini biasa juga disebut audit internal. Perusahaan harus merencanakan program dan jadwal pelaksanaannya. Dalam program audit menjelaskan apat tujuan pelaksanaan audit internal, berapa kali dilaksanakan dalam satu tahun dan juga jadwal pelaksanaannya. Audit internal dapat dilakukan oleh divisi khusus terdiri dari auditor atau juga dapat dilaksanakan oleh auditor internal adhoc. Tipe audit yang pertama ini biasanya dilaksanakan sebagai pemenuhan persyaratan standar ISO 9001, ISO 14001 atau OHSAS 18001 serta standar lainnya yang mewajibkannya.

Konsultan ISO Audit Internal melakukan pelatihan untuk menyiapkan auditor untuk dapat melakukan wawancara dan teknik audit untuk pelaksanaannya. Temuan ketidaksesuaian harus ditindaklanjuti dengan tindakan perbaikan dan pencegahan. Tidak ada manfaat dari audit internal jika pihak atau bagian yang diaudit tidak memperbaiki apa yang dikategorikan sebagai penyimpangan. Audit internal juga harus memberikan nilai tambah yang positif dan memberikan masukan kepada manajemen.

2. Audit Pihak Kedua

Audit pihak kedua atau disebut sebagai ‘second party audit’ adalah audit yang dilakukan pihak buyer atau pelanggan kepada pemasok atau perusahaan yang menyediakan produk dan layanan.

Audit ini dapat dilakukan berbasis proyek. Sebagai contoh sebuah perusahaan sepatu ternama di luar negeri memberikan proyek pembuatan sepatu kepada perusahaan sepatu nasional. Perusahaan sepatu tersebut akan melakukan audit untuk memastikan bahwa perusahaan nasional mempunyai kemampuan untuk dapat membuat sepatu dengan mutu yang telah ditetapkan. Contoh lain dari audit pihak kedua ini adalah sebuah hotel memesan pintu jati dengan ukiran kepada salah satu pemasok. Hotel tersebut secara berkala mendatangi pemasok pintu jati dengan ukiran untuk memastikan bahwa pesanannya telah dikerjakan dengan baik dan sesuai pesanan.

Audit pihak kedua dilaksanakan oleh auditor yang biasanya user dari pelanggan yang mengetahui spesifikasi yang diharapkan. Konsultan ISO dapat melakukan pelatihan audit untuk perusahaan yang ingin menerapkan program pengembangan pemasok. Audit dalam rangka pengembangan pemasok merupakan tipe audit pihak kedua yang juga akan memberikan masukan kepada pemasok untuk dpat meningkatkan mutu produk dan layanannya.

3. Audit Pihak Ketiga

Audit pihak ketiga atau ‘third party audit’ dilakukan oleh pihak independen.

Dalam konteks sertifikasi ISO audit pihak ketiga ini dilakukan oleh Badan Sertifikasi. Badan Srtifikasi harus terlebih dahulu diakreditasi oleh negara. Beberapa Badan Sertifikasi yang ada di Indonesia yang diakreditasi oleh Komite Akreditasi Nasional diantaranya : Sucofindo International Certification Services (SICS). Sedangkan yang diakreditasi oleh Inggris yaitu UKAS antara lain SGS dan sebagainya. Audit pihak ketiga dilakukan apabila perusahaan telah menerapkan sistem manajemen minimal selam tiga bulan. Audit biasanya dilakukan dua tahap.

Tahap pertama disebut ‘desk audit’ atau audit kecukupan, yaitu audit yang memeriksa kelengkapan dokumen terhadap persyaratan standar. Audit tahap kedua disebut ‘compliance audit’ atau audit kesesuaian. Pada tahap ini auditor Badan Sertifikasi memeriksa bukti-bukti penerapan dari apa yang telah dinyatakan dalam dokumentasi dan perosedur perusahaan. Apabila tidak ada temuan mayor maka Badan Sertifikasi memberikan rekomendasi Sertifikasi ISO kepada perusahaan.

Sertifikat berlaku untuk masa waktu tiga tahun. Setiap tahun perusahaan akan diaudit pengawasan untuk memastikan sistem manajemen tetap berjalan efektif. Konsultan ISO menjamin 100% kelulusan perusahaan untuk mendapatkan sertifikasi ISO sesuai rencana waktu yang ditetapkan manajemen.

Training Indikator Kinerja Kunci

Training Indikator Kinerja Kunci. Perusahaan harus benar-benar menseleksi mana indikator yang mempunyai pengaruh signifikan terhadap pencapaian kinerjanya.

Biasanya untuk memonitor KPI manajemen menggunakan aplikasi IT yang dapat memberikan informasi yang akurat dan ‘real time’. Cipta Mutu Prima membantu perusahaan untuk memonitor informasi yang penting dalam melaksanakan proses bisnis perusahaan.

Indikator Kinerja Kunci atau yang biasa disebut KPI adalah nilai yang menggambarkan seberapa efektif perusahaan mencapai sasaran proses bisnis.

Apa Saja Indikator Kinerja Yang Ditetapkan Perusahaan?

Berikut ini beberapa contoh Indikator Kinerja Kunci yang dapat digunakan oleh perusahaan di berbagai industri :

  1. Jumlah Layanan Yang Dilaksanakan
  2. Kecepatan Layanan
  3. Tingkat Keluhan Pelanggan
  4. Biaya operasi
  5. Biaya Pokok Produksi
  6. Tingkat Penjualan
  7. Index Kepuasan Pelanggan
  8. Persentase Produk Rusak
  9. Lama Waktu Distribusi Ke Pelanggan
  10. Jumlah antrian pelanggan dsb.

Tips Menentukan Indikator Kinerja

Apapun yang ditetapkan sebagai indikator kinerja kunci, maka Perusahaan harus memastikan KPI :

  1. Signifikan terhadap Kinerja Perusahaan
  2. Didefinisikan dengan jelas
  3. Dapat diukur secara periodik
  4. Dapat dicapai melalui program yang ditetapkan
  5. Ada batas waktu pencapaian
  6. Dikomunikasikan ke Bagian Terkait dan Seluruh Perusahaan
  7. Membuat seluruh Bagian bergerak bersama ke tujuan Perusahaan
  8. Menjelaskan tindakan yang harus dilakukan untuk mencapai KPI
  9. Ditingkatkan sesuai perubahan tujuan organisasi
  10. Ada mekanisme Tindakan Perbaikan jika KPI tidak tercapai

Konsultan ISO Profesional Cipta Mutu Prima akan membantu organisasi untuk menetapkan Indikator Kinerja Kunci atau KPI perusahaan anda dan monitor pencapaiannya untuk memastikan tercapainya sasaran perusahaan.

Diagnostic Assessment ISO

Diagnostic Assessment ISO – Sebelum memulai penerapan Konsultan ISO Profesional akan melakukan Diagnostic Assessment atau kajian awal mengenai sistem yang ada pada perusahaan. Beberapa hal mengenai Diagnostic Assessment ini adalah :

  1. Diagnostic assessment bukan ditujukan untuk mengkritik kondisi sistem manajemen yang ada saat ini, tapi tujuan utama kegiatan ini adalah untuk menilai apa saja yang sudah diterapkan dan mana yang harus ditambahkan dibandingkan dengan standar ISO. Misalnya standar ISO mensyaratkan adanya proses pengendalian informasi terdokumentasi, bagaimana cara menerbitkan dan menyimpannya. Konsultan ISO akan memeriksa apakah sudah ada sistem tersebut diterapkan di perusahaan. Hal ini yang akan disampaikan kepada Manajemen secara berurutan berdasarkan penomoran klausul standar ISO.
  2. Setelah manajemen mendapatkan laporan mengenai kesenjangan atau biasa disebut gap analysis, maka Konsultan ISO akan menetapkan rencana tindakan yang akan dilakukan terhadap masing-masing persyaratan. Apabila tidak diterapkanya persyaratan karena belum ada sistem yang mengaturnya, maka Konsultan ISO akan mengembangkan prosedur yang dibutuhkan. Salah satu keluaran dari Laporan Diagnostic Assement adalah daftar Prosedur yang akan dibuat oleh masing-masing Bagian yang masuk dalam ruang lingkup sertifikasi.
  3. Untuk dapat melaksanakan rencana tindakan, manajemen harus menetapkan Tim ISO yang ditunjuk dengan tugas dan fungsi bersama-sama dengan Konsultan ISO untuk mengembangkan dokumentasi yang telah disetujui manajemen. Hal ini akan ditetapkan dalam rencana kerja Konsultan ISO. Tim ISO harus meluangkan waktunya sesuai dengan rencana kerja yang telah disetujui bersama. Salah satu faktor yang menentukan kesuksesan pencapaian sertifikasi ISO ini adalah pengaturan jadwal yang tidak mengganggu operasional perusahaan.
  4. Laporan diagnostik assessment ini akan menjadi referensi sebagai bukti pada saat awal sebelum penerapan standar ISO. Pada akhir proyek Konsultan ISO Profesional akan melaksanakan audit konsultan. Laporan audit konsultan akan menjadi pembanding terhadap kemajuan penerapan sistem manajemen jika dibandingkan dengan hasil laporan diagnostic assessment pada saat awal proyek. Manajemen akan melihat nilai tambah yang ada pada saat perusahaan telah menerapkan standar ISO.
  5. Kegiatan Diagnostic Assessment ini sangat penting untuk melihat secara independen apa saja yang masih perlu ditingkatkan dalam penerapan manajemen perusahaan. Setiap manajer harus sepakat untuk memperbaiki proses yang terkait Bagiannya dalam rangka meningkatkan mutu produk dan layanan serta mencapai kepuasan pelanggan. Konsultan ISO akan memastikan sertifikasi ISO merupakan keputusan strategis perusahaan sekaligus wujud komitmen manajemen untuk meningkatkan kinerja.

Hubungi Cipta Mutu Prima Konsultan ISO Profesional untuk melaksanakan Diagnostic Assessment yang akan memberikan masukan kepada Manajemen apa saja yang harus ditingkatkan dalam penerapan manajemen di perusahaan.

Ini Adalah Tupoksi Manajer

Apa saja tupoksi manajer?. Seorang manajer memegang peranan penting dalam organisasi. Bukan saja sebagai kepanjangan tangan Direktur, namun seorang manajer mempunyai tanggung jawab untuk menyelesaikan tugas dan mencapai target kinerja di Bagiannya. Ini adalah tupoksi manajer yang menjadi tugas pokok fungsi manajer :

  1. Berkomunikasi Efektif

Seorang manajer harus dapat berkomunikasi secara efektif dengan bawahannya. Bawahan harus mengetahui bahwa manajer adalah yang mengatur dan memberikan arahan dalam pekerjaan agar pekerjaan selesai. Harus membuat lingkungan kerja yang saling percaya. Namun untuk dapat produktif memang unit kerja harus dikendalikan walaupun tetap ada ruang untuk inovatif dalam melakukan pekerjaan.

Standar kerja atau prosedur adalah salah satu bentuk komunikasi tertulis antara atasan dan bawahan. Uraian pekerjaan yang rinci dalam melakukan proses menghindari kesalahpahaman dalam melakukan tugas. Konsultan ISO membantu membuatkan SOP untuk menjamin proses dapat dilaksanakan dengan baik dan efektif.

  1. Menjadi Mentor

Manajer harus menjadi tempat bagi bawahannya untuk mendapatkan arahan. Mentor berarti juga harus mengembangkan kemamampuan dan kompetensi bawahan. Manajer harus mengerti masing-masing karakter untuk mampu mengembangkannya. Melalui penilaian kinerja seorang manajer memberikan dan menerima masukan mengenai tugas dan proses yang dilaksanakan di area kerja.

Penilaian kinerja dilakukan terhadap SKP atau sasaran kinerja pegawai. Yang sulit adalah membuat sasaran kinerja perusahaan diturunkan menjadi target operasional unit kerja dan diterjemahkan menjadi sasaran kinerja pegawai. Cipta Mutu Prima akan membantu menyelaraskan sasaran kinerja perusahaan dengan sasaran kinerja pegawai.

  1. Membangun Tim Solid

Unit kerja harus dilakukan secara kolektif. Sasaran kinerja harus selalu dimonitor apa saja yang tidak sesuai rencana. Seorang manajer dapat melakukan pengambilan keputusan secara partisipatif, artinya melibatkan seluruh staf di area kerjanya. Karena itu seorang atasan haruslah menjadi team leader yang menetapkan sassaran bersama.

Sebuah tim yang solid dibangun dengan saling kerjasama seluruh staf. Dalam beberapa penugasan seorang manajer harus dapat membetuk sebuah tim untuk mengerjakan proyek. Pembagian tugas dan wewenang dalam proyek harus jelas dan menetapkan titik-titik kendali yang harus dimonitor secara periodik.

Konsultan ISO Profesional dapat memberikan pelatihan Manajemen Proyek untuk merencanakan, melaksanakan dan mengendalikan tugas dalam bentuk proyek yang ada jadwal waktu mulai dan target selesainya.

  1. Melakukan Peningkatan Proses

Selain mencapai hasil yang ditargetkan, seorang manajer juga mempunyai peran sebagai agen perubahan. Perubahan menjadi lebih baik atau disebut kaizen. Seorang manajer harus memikirkan bagaimana sebuha proses dapat dilaksanakan dengan lebih baik, lebih cepat, lebih efisien, lebih efektif dan sebagainya.

Karena itu seorang manajer harus mempunyai keahlian untuk melakukan analisis proses untuk mengetahui kinerja yang ada saat ini sehingga dapat meningkatkannya secara sistematis dan bertahap.

Konsultan ISO Profesional memberikan pelatihan Peningkatan Mutu dan 7 QC Tools untuk membekali seorang manajer untuk mampu melaksanakan tugasnya melakukan peningkatan proses dan inovasi untuk produk dan layanan.

  1. Mengelola Perubahan

Manajemen perubahan sangat penting. mulai dari perubahan perilaku dan budaya sampai dengan program-program peningkatan mutu yang pasti terkait dengan adanya perubahan. Hidup dengan perubahan adalah sebuah kewajiban dalam perusahaan yang terus berkembang.

Berpikir kreatif untuk melakukan perubahan untuk menjadi lebih baik. Bagaiamana menghadapi penolakan terhadap perubahan?

Cipta Mutu Prima akan memberikan pelatihan Manajemen Perubahan untuk menjelaskan bagaimana merencanakan dan memperkenalkan perubahan kepada perusahaan serta mengendalikan perubahan. Seorang manajer harus mampu meyakinkan dan membawa seluruh unit kerjanya untuk melakukan perjalanan perubahan yang telah ditetapkan oleh perusahaan.

Hubungi Cipta Mutu Prima untuk pelaksanaan Konsultansi ISO dan Pelatihan Manajemen.

Konsultan ISO

Training ISO 50001 Manajemen Energi

Training ISO 50001

Sudahkah perusahaan anda mengelola energi dengan baik?

Jasa Konsultan ISO memberikan Training ISO 50001 Manajemen Energi agar perusahaan dapat menerapkan program efisiensi energi secara efektif.

Harga In-House Training

Hubungi kami Konsultan ISO Profesional di Email : ciptamutuprima@gmail.com atau WA : 0811-8859-ISO(476) untuk harga dan rincian agenda pelatihan.

Sertifikasi ISO

Konsultan Mendampingi Saat Audit ISO

Konsultan mendampingi saat audit ISO. Audit ISO ada dua yaitu audit internal dan audit eksternal. Audit internal dilaksanakan oleh auditor internal perusahaan sedangkan audit eksternal dilaksanakan oleh Badan Sertifikasi

Audit eksternal dilaksanakan dalam dua tahap yaitu : audit tahap 1 untuk memeriksa kecukupan dokumentasi sistem manajemen. Audit ini biasa disebut audit kecukupan atau desk audit atau adequacy audit.

Sedangkan audit tahap 2 untuk memeriksa penerapan sistem manajemen di perusahaan. Auditor badan sertifikasi yang ditunjuk akan memeriksa kesesuaian antara dokumentasi ISO dengan penerapannya.

Auditor eksternal badan sertifikasi akan memeriksa bukti-bukti penerapan, audit tahap 2 ini biasa disebut audit penerapan atau compliance audit.

Konsultan ISO Profesional akan mendampingi perusahaan dalam dua tahap ini untuk memastikan perusahaan lulus dan direkomendasikan untuk mendapat sertifikat ISO.

Pengendalian Proses

Pengendalian Proses adalah salah satu persyaratan yang harus bisa dibuktikan oleh perusahaan kepada auditor ISO. Pengendalian proses ini mencakup beberapa aspek diantaranya adalah :

1. Pengendalian Produksi dan Operasi

Pengendalian produksi dan operasi harus dilaksanakan dalam kondisi terkendali. Kondisi terkendali artinya cukup informasi mengenai produk atau layanan yang sedang dilaksanakan. Personil yang mengerjakannya mengetahui dengan jelas apa spesifikasi yang hendak disampaikan kepada pelanggan. Kondisi terkendali ini juga berarti cukupnya sumber daya untuk mendukung pelaksanaan proses, baik itu peralatan kerja juga peralatan ukur untuk memastikan seluruh persyaratan mutu dapat terpenuhi. Pelaksana proses harus kompeten dan memiliki pengetahuan dan keahlian dalam melakukan tugasnya. Cipta Mutu Prima Konsultan ISO membantu perusahaan untuk memetakan proses bisnis dan menetapkan titik-titik pengendaliannya. Proses utama juga didukung dengan proses manajemen dan juga proses pendukung seperti sumber daya manusia dan sarana prasarana. Kompetensi sumber daya manusia dan kondisi sarana prasarana juga menentukan kondisi terkendali pengendalian produksi dan operasi.

2. Pengendalian Alat Ukur

Alat ukur diperlukan untuk memastikan kriteria keberterimaan produk dan layanan telah memenuhi persyaratan pelanggan yang telah diidentifikasi oleh manajemen. Alat ukur untuk mengendalikan pengukuran haruslah akurat dan terkalibrasi. Auditor ISO akan memeriksa daftar alat ukur yang digunakan oleh perusahaan dan memastikan seluruhnya dalam masa kalibrasi yang berlaku untuk memastikan keakuran hasil pengukuran. Sertifikat kalibrasi harus dipelihara dan dapat ditunjukkan kepada auditor. Sertifikat ini menunjukkan penyimpangan pengukuran terhadap standar, sehingga bagian Kendali Mutu harus menetukan apakan alat ukur tersebut masih dapat digunakan. Cipta Mutu Prima Konsultan ISO memastikan alat ukur terpelihara dan disimpan dalam tempat yang tidak merusak keakuratannya. Apabila ditemukan ada alat ukur yang tidak akurat, maka perusahaan harus mengkalibrasinya dan memeriksa hasil pengukuran yang telah dilakukan dengan alat ukur tersebut. Rekaman hasil pengukuran adalah bukti obyektif yang harus dipelihara untuk dapat ditunjukkan kepada auditor ISO 9001.

3. Pengendalian Hasil Tes dan Inspeksi

Bagian Kendali Mutu bertanggung jawab untuk memeriksa hasil pengukuran tes dan inspeksi untuk memastikan mutu. Hasil pengukuran harus menunjukkan status produk di setiap tahapan proses produksi atau operasi. Hasil tes dan inspeksi dapat dapat berupa tanda seperti “QC PASS” atau “QC HOLD” dan sebagainya. Lokasi tempat penyimpanan produk yang telah dilakukan pemeriksaan tes dan inspeksi juga harus ditetapkan dengan jelas. Dokumentasi hasil pengukuran tes dan inspeksi harus disimpan dengan baik untuk dapat ditunjukkan kepada Auditor ISO. Rekaman hasil QC ini harus mencakup pelaksana proses yaitu siapa yang memeriksa kesesuaian produk. Hasil tes dan inspeksi sesuai berarti dapat disampaikan kepada pelanggan. Hasil tes dan inspeksi tidak sesuai harus dilakukan tindakan perbaikan dan pencegahan. Dalam standar ISO Sistem Manajemen Mutu pemeriksaan tes dan inspeksi ada tiga yaitu Pemeriksaan kedatangan, yaitu pemeriksaan saat bahan baku datang dan harus dipastikan sesuai dengan persyaratan atau spesifikasi bahan baku sebelum diterima. Yang kedua adalah Pemeriksaan saat proses untuk memastikan produk dan layanan memenuhi kriteria mutu yang dapat diterima. Yang terakhir adalah Pemeriksaan akhir sebelum dikirim ke pelanggan.

Konsultan ISO memastikan perusahaan melakukan ketiga jenis pemeriksaan tes dan inspeksi ini untuk memenuhi persyaratan ISO Sistem Manajemen Mutu.

Konsultan ISO | Pengendalian Proses

4. Pengendalian Produk Tidak Sesuai

Dalam pengendalian proses ada produk yang tidak sesuai. Perusahaan harus memastikan produk yang tidak sesuai terkendali. Bagaimana disposisi dan perlakukan terhadap produk tidak sesuai harus ditetapkan. Antara laini pengendalian produk tidak sesuai adalah dengan melakukan pemisahan produk tidak sesuai agar tidak digunakan secara tidak sengaja. Berikutnya harus dilakukan tindakan perbaikan dan pencegahan sehingga mengurangi jumlah produk dan layanan tidak sesuai. Pencegahan terhadap potensi ketidaksesuaian juga wajib dilakukan oleh perusahaan. Change Konsultan ISO memastikan Tindakan perbaikan mencakup tanggung jawab, evaluasi tingkat kepentingan dan investigasi akar masalah. Apabila diperlukan maka dapat dilakukan perubahan proses. Penggunaan beberapa teknik TQM dapat membantu perusahaan untuk memperbaiki kinerja mutu dan menurunkan tingkat produk reject atau tidak sesuai.

5. Pengendalian Kesesuaian Sistem Manajemen

Pengendalian proses berikutnya adalah dengan melaksanakan audit internal. Program dan jadwal Audit internal harus ditetapkan oleh perusahan. Siklus audit internal dilakukan dengan melakukan Persiapan audit internal dengan menyiapkan check list audit. Kemudian memulai Pelaksanaan audit internal dengan melakukan Opening meeting. Auditor kemudian memeriksa kesesuaian prosedur dengan pelaksanaan dan melakukan closing meeting di akhir pelaksanaan audit internal. Auditor kemudian melakukan Penulisan laporan audit internal. Auditee atau pihak yang diaudit harus segera melakukan Tindakan Perbaikan dan Pencegahan terhadap temuan audit. Cipta Mutu Prima Konsultan ISO memastikan perusahaan melakukan seluruh siklus pelaksanaan audit dengan baik dan benar termasuk tahap Tindak lanjut audit internal untuk memeriksa hasil tindakan perbaikan dan pencegahan yang dilakukan.

Cipta Mutu Prima Konsultan ISO dan Pengendalian Proses – Contact Phone: 0811-8959-ISO(476), Beltway Office Park, Tower B Level 5, Suite 501 – Jl. Let Jend TB Simatupang No. 41, Jakarta 12550.

Kategori : Pengendalian Proses, Konsultan ISO

Memberikan Layanan Terbaik

Memberikan Layanan Terbaik. Mengapa perusahaan harus memilih konsultan ISO Profesional untuk mendapatkan sertifikat ISO Sistem Manajemen Mutu?

Penerapan Sistem Manajemen Mutu ISO 9001

Dalam penerapan Sistem Manajemen Mutu perusahaan dapat menggunakan jasa konsultan ISO untuk membantu dalam :

  1. Memberikan pelatihan mengenai persyaratan ISO yang menjelas secara rinci satu persatu persyaratan yang harus dilakukan oleh perusahaan. Konsultan ISO Profesional akan membantu perusahaan untuk memahaminya untuk dapat mengambil manfaat dari proses yang akan dibakukan. Pemahaman yang baik akan sangat mempengaruhi sistem manajemen yang akan dikembangkan.
  2. Memberikan pelatihan mengenai cara membuat dokumentasi ISO. Konsultan ISO Profesional akan menerangkan apa saja prosedur yang akan dibuat termasuk formulir yang dibutuhkan. Dokumentasi dapat terdiri dari dokumentasi wajib dan dokumentasi ISO yang dibutuhkan perusahaan dalam menjalankan proses bisnisnya.
  3. Memilih Konsultan ISO Profesional – Konsultan akan membantu membuatkan prosedur berdasarkan proses yang ada. Jasa Konsultan ISO Profesional akan memfasilitasi Tim ISO dalam mengembangkan prosedur masing-masing Bagian yang akan masuk dalam ruang lingkup sertifikasi. Prosedur ini harus disahkan oleh manajemen bagian terkait sebelum diterapkan di seluruh perusahaan
  4. Membantu melakukan penjelasan dan sosialisasi dokumentasi ISO yang telah disetujui oleh manajemen. Konsultan ISO Profesional dengan pengalaman lebih dari 18 tahun telah membantu perusahaan menerapkan sistem manajemen secara efektif. Seluruh karyawan harus memahami standar untuk dapat memastikan efektifitas penerapan standar ISO.

Tantangan Mencapai Sertifikat ISO 9001

Memilih Konsultan ISO Profesional – Ada beberapa hal yang dapat menghalangi perusahaan untuk dapat mencapai sertifikasi ISO dan juga tidak efektifnya penerapan standar yaitu :

  1. Karyawan tidak memahami apa yang dipersyaratkan oleh standar ISO, sehingga pada saat audit tidak mampu menjawab pertanyaan auditor dengan baik. Beberapa istilah dan terminologi yang digunakan oleh standar paling tidak harus diketahui oleh karyawan agar dapat memahami apa yang ingin dipastikan penerapannya oleh auditor ISO
  2. Auditor ISO akan memeriksa kelengkapan dokumen ISO dalam tahap 1 audit yang biasa disebut desk audit atau adequacy audit. Ada kemungkinan ada beberapa dokumentasi wajib yang tidak dapat dibuktikan oleh perusahaan. Konsultan ISO bertanggung jawab memastikan seluruh dokumentasi lengkap dan lulus audit badan sertifikasi tahap 1.
  3. Pada tahap penerapan sangat penting untuk memastikan seluruh sistem ISO dipahami oleh karyawan. Sehingga pada audit badan sertifikasi tahap 2 yang biasa disebut audit penerapan atau compliance audit dapat ditunjukkan bukti-bukti penerapannya. Change Konsultan akan membantu sosialisasi dilakukan dengan baik.
  4. Pengendalian informasi terdokumentasi yang tidak cukup baik, karenanya area ini merupakan temuan audit badan sertifikasi yang harus dikendalikan dengan baik. Jasa Konsultan ISO Profesional akan membantu perusahaan menetapkan sistem pengendalian informasi terdokumentasi yang sistematis dan efektif.

Memilih Konsultan ISO 9001 Profesional – Hubungi Cipta Mutu Prima di WA : 0811-8859-476(ISO)

Seleksi dan Evaluasi Supplier

Konsultan ISO – Seleksi dan evaluasi supplier adalah salah satu persyaratan dalam standar ISO 9001. Berikut ini penjelasan mengenai kedua aktifitas tersebut yang harus dikendalikan dalam penerapan sistem manajemen :

Seleksi Supplier

  1. Seleksi supplier dilakukan dengan meminta seluruh persyaratan administrasi dan juga contoh barang yang diperlukan oleh perusahaan. Tujuan dari seleksi ini adalah memastikan barang yang dibeli akan memenuhi persyaratan mutu yang dibutuhkan. Karenanya tugas dari bagian pembelian adalah mengumpulkan informasi yang dibutuhkan untuk setiap barang yang dibutuhkan. Pemasok dapat mengirimkan sampel untuk digunakan, apabila misalnya bahan baku tersebut sesuai maka dapat dilakukan kerjasama. Setelah harga, mutu, syarat pengiriman disepakati maka pemasok tersebut dapat dimasukkan dalam Approved Vendor List atau Daftar Pemasok Terseleksi. Daftar ini memuat informasi siapa saja pemasok untuk masing-masing item barang yang telah memenuhi persyaratan mutu sehingga dapat dilakukan pemesanan ulang. Daftar pemasok tidak dibatasi banyaknya jadi untuk satu item yang dipasok sebuah perusahaan boleh saja mempunyai beberapa source. Seleksi pemasok yang diinginkan oleh standar ISO 9001 adalah kegiatan untuk memastikan konsistensi mutu yang diharapkan dari pemasok. Kriteria awal yang digunakan untuk melakukan seleksi pemasok diantaranya : sepsifikasi produk atau mutu, harga dan juga kesanggupan pasokan sesuai dengan kebutuhan perusahaan.

Konsultan ISO | Seleksi dan Evaluasi Supplier

Evaluasi Supplier

  1. Evaluasi adalah kegiatan setelah pemasok melaksanakan kewajibannya. Evaluasi pemasok biasanya dilakukan setahun sekali. Kriteria yang digunakan bisa saja sama dengan kriteria seleksi pada saat awal menunjuk supplier. Namun yang diperlukan adalah data kesesuaian. Misalnya dari 100 kali pasokan dan dilakukan pemeriksaan kedatangan oleh pemasok maka ditemukan ketidaksesuaian. Ketidaksesuaian mutu ini mengakibatkan misalanya pemasok tersebut ditolak 5 kali. Sehingga kinerja pemasok untuk aspek mutu adalah 95% karena ada 5 yang ditolak. Dihitung juga aspek lainnya, misalnya dari 100 kali pasokan ada 2 yang terlambat dari jadwal yang ditentukan maka kinerja aspek pengiriman adalah 98%. Mengenai harga misalnya selama setahun tidak ada perubahan harga dari pemasok seshingga sesuai dengan kontrak, maka kinerja harga pemasok tersebut adalah 100%. Dengan pemberian bobot perusahaan menilai dari masing-masing aspek dan didapat hasil Evaluasi Kinerja adalah 96% misalnya, Karena kinerja cukup baik maka perusahaan tetap mencatat pemasok dalam Daftar Pemasok Terseleksi. Perusahaan dapat membuat kategori misalnya nilai di atras 90% merupaka pemasok utama dan nilai di bawah 70% akan dikeluarkan dari Daftar Pemasok Terseleksi.

Auditor ISO akan menanyakan kepada bagian Pembelian mengenai data-data seleksi dan evaluasi pemasok. Khususnyaa dalam evaluasi pemasok data penunjang yang digunakan untuk melakukan analisis biasanya ditanyakan oleh Auditor. Pada akhirnya seleksi dan evaluasi supplier ini diharapkan memastikan mutu sejak kedatangan atau tahap input sehingga dengan mengendalikan proses dengan baik maka keluaran produk akan bermutu.

Seleksi dan Evaluasi Supplier | Konsultan ISO

Tentang Audit Internal

Apa saja yang harus kita ketahui tentang audit internal. Berikut ini beberapa informasi mengenai audit internal yang perlu diketahui oleh manajemen dalam melakukan perencanaan, pelaksanaan dan pelaporannya.

Siapa Auditor Internal?

Auditor internal adalah personil yang ditunjuk untuk melakukan pemeriksaan efektifitas penerapan sistem manajemen. Audiot internal dapat ditunjuk mewakili kantor pusat untuk mengaudit kantor cabang atau mengaudit bagian yang bukan area kerjanya. Sebelum melakukan pemeriksaan harus telah mengikuti pelatihan Audit Internal yang dilaksanakan oleh Konsultan ISO Profesional. Pelatihan ini dilakukan dalam dua hari bukan saja menjelaskan teori pelaksanaan tapi juga memberikan contoh cara melakukannya. Berapa banyak auditor internal yang dibutuhkan oleh perusahaan? Karena adanya unsur independensi yang artinya tidak boleh mengaudit area kerja sendiri, makan sebaiknya setiap perusahaan mempunyai beberapa orang auditor internal yang siap untuk ditugaskan oleh manajemen. Berapa kali dilakukan dalam setahun? Untuk menjawab ini manajemen dapat merencanakan audit internal minimal sekali atau umumnya dua kali dalam setahun. Selain yang terjadwal manajemen dapat juga melaksanakan audit internal tambahan bila dianggap perlu.Sebelum pelaksanaan harus dibuat program dan jadwal yang dieritahukan melalui surat pemberitahuan audit internal. Bagian yang diaudit atau auditee harus mengkonfirmasi keberadaan mereka saat pelaksanaan audit sehingga dapat dilaksanakan dengan lancar.

Apa Peran Dan Tugas Auditor Internal?

Auditor internal mempunyai peran dan tugas untuk memeriksa efektifitas penerapan sistem manajemen. Kalau dilaksanakan dalam rangka persiapan proses sertifikasi, maka proses ini berarti merupakan pemeriksaan akhir sebelum diaudit oleh Badan Sertifikasi. Standar mensyaratkan audit internal merupakan perangkat manajemen untuk memeriksa apakah seluruh standar dan prosedur diikuti oleh pelaksana proses. Tugas auditor internal untuk memastikan bukti-bukti penerapan dapat ditunjukkan pada saat pelaksanaan audit. Setiap penyimpangan terhadap ketentuan prosedur disebut ketidaksesuaian. laporan ketidaksesuaian diterbitkan kepada auditee atau Bagian yang diaudit untuk ditindaklanjuti. Tembusan Laporan ini kepada Wakil Manajemen untuk memastikan tindakan perbaikan dan pencegahan dilakukan segera. Konsultan ISO memastikan auditor internal kompeten mulai dari persiapan daftar periksa atau check list sampai dengan teknik wawancara dalam pelaksanaan audit. Apa saja yang harus dilakukan dan apa saja yang tidak boleh dilakukan oleh auditor akan dijelaskan dengan contoh pelaksanaan.

Apa Manfaat Audit Internal?

Audit internal adalah salah satu tiang dari tegaknya penerapan sistem manajemen. Pelaksanaan proses ini adalah proses wajib yang harus dilaksanakan. Jika perusahaan tidak melaksanakan ini maka akan menjadi temuan mayor. Temuan mayor berarti perusahaan tidak lulus atau malah dapt dicabut sertifikasinya apabila tidak dilaksanakan. Hal ini menyebabkan audit internal menjadi kegiatan wajib untuk mamanjemen untuk secara periodik memeriksa tingkat kepatuhan terhadap sistem manajemen. Manfaat yang paling nyata dari audit internal adalah memberikan nilai tambah kepada bagian yang diaudit untuk dapat mengetahui seberapa konsisten bagian tersebut terhadap apa yang telah disepakati bersama. Tingkat mutu produk dan layanan dalam penerapan ISO 9001:2015 atau tingkat Kesehatan dan Keselamatan Kerja dalam penerapan OHSAS 18001 serta tingkat kinerja lingkungan dalam penerapan ISO 14001  dapat dilaporkan dalam hasil audit internal. Konsultan ISO Profesional akan memastikan tingkat manfaat audit internal seoptimal mungkin untuk memberikan masukan kepada manajemen mengenai kesiapan dan efektifitas sistem manajemen.

Jika ada pertanyaan mengenai pelaksanaan dan pelatihan untuk menyiapkan auditor internal dapat menghubungi Cipta Mutu Prima – Konsultan ISO Profesional yang menjadi partner perusahaan dalam penerapan dan sertifikasi Sistem Manajemen ISO 9001, ISO 14001 dan OHSAS 18001.

Contoh Prosedur Tata Usaha

Konsultan ISO Profesional – Berikut ini beberapa contoh Prosedur Tata Usaha terkait dengan tugas pokok dan fungsi yang harus dilaksanakan.

Prosedur Seleksi dan Evaluasi Supplier

Prosedur ini bertujuan untuk memastikan apakah supplier memenuhi persyaratan yang ditentukan dan mencakup evaluasi supplier yang digunakan secara periodik setiap satu tahun, baik supplier yang lama maupun yang baru dan juga untuk supplier jasa maupun produk jadi.

Proses evaluasi supplier dilakukan oleh Bagian Tata Usaha secara periodik setiap satu tahun. Evaluasi dilakukan terhadap supplier yang tercatat dalam Daftar Supplier Terseleksi dengan melihat catatan-catatan pembelian dan penerimaan barang bagi supplier yang ada.

Kriteria Yang Dinilai : 1) Mutu : Barang diterima sesuai dengan spesifikasi, berdasarkan hasil pemeriksaan yang dilakukan oleh Bagian Tata Usaha dan dilengkapi dengan bukti lain seperti sertifikat produk atau hasil uji/tes produk dari supplier. 2) Harga : Harga yang yang diajukan oleh supplier dan disepakati sesuai dan dapat disetujui oleh perusahaan. 3) Pengiriman : Waktu pengiriman dari supplier sesuai dengan jadwal yang telah ditetapkan dalam dokumen pembelian. 4) Pembayaran : Waktu pembayaran dilaksanakan sesuai yang disepakati oleh kedua belah pihak. 5) Pelayanan : Supplier memberikan pelayanan yang dijanjikan dan memberikan solusi apabila ada masalah.

Evaluasi supplier dilakukan dengan memberikan penilaian terhadap masing-masing kriteria tersebut di atas dengan nilai baik, cukup atau kurang, dan kemudian menjumlahkan nilai dari masing-masing penilaian. Supplier dinyatakan lulus evaluasi atau memenuhi syarat jika hasil penilaiannya tidak memiliki nilai kurang untuk semua kriteria yang ada.

Penilaian akan direkam pada lembar Hasil Evaluasi Supplier yang mencantumkan data-data supplier dan hasil penilaian serta kesimpulan yang diambil. Supplier yang dapat memenuhi hasil penilaian akan digunakan kembali untuk periode berikutnya dan dikeluarkan dari Daftar Supplier Terseleksi.

Sedangkan supplier yang tidak dapat memenuhi syarat tersebut tidak akan dipergunakan untuk periode berikutnya dan dikeluarkan dari Daftar Supplier Terseleksi. Berdasarkan hasil evaluasi supplier ini maka akan dikeluarkan satu Daftar Supplier Terseleksi yang telah diupdate setiap tahunnya.

Khusus untuk Supplier baru, harus dilakukan seleksi untuk memastikan bahwa supplier baru tersebut dapat memenuhi persyaratan yang telah ditentukan. Bagian Tata Usaha atau Pembelian akan melengkapi data mengenai supplier baru tersebut antara lain data dan informasi mengenai mutu produk/jasa, harga, waktu pengiriman dan lainnya.

Berdasarkan data yang ada, bagian Pembelian bersama-sama dengan pengguna atau user akan meninjau untuk memastikan kesesuaian dengan persyaratan atas kriteria persyaratan yang telah ditetapkan. Jika diperlukan, bagian Pembelian akan meminta contoh produk dari supplier untuk dilakukan pengujian/inspeksi.

Bagian pembelian dapat melakukan negosiasi dengan pihak supplier. Peninjauan dilakukan sesuai dengan pelaksanaan evaluasi supplier di atas dan hasilnya direkam dalam lembar Seleksi Supplier dengan mencantumkan data-data supplier yang ditinjau serta hasil kesimpulan dari peninjauan yang dilakukan.

Berdasarkan hasil peninjauan tersebut, maka bagian Pembelian akan menentukan apakah supplier dapat memenuhi persyaratan yang telah ditentukan. Bagian Pembelian akan memberitahukan supplier yang terpilih dan kemudian melakukan proses pembelian sesuai dengan prosedur pembelian yang ada serta memasukkan data supplier tersebut ke dalam Daftar Supplier Terseleksi.

Formulir dan rekaman terkait :

  • Daftar Supplier Terseleksi
  • Seleksi Supplier
  • Evaluasi Supplier

Prosedur Tata Usaha | Konsultan ISO Cipta Mutu Prima

Prosedur Inventarisasi Barang

Prosedur ini untuk mengetahui keadaan dan kondisi barang-barang baik yang berupa mesin, peralatan dan sarana prasarana lainnya yang dimiliki oleh Perusahaan dan untuk memaksimalkan penggunaan  barang-barang yang dimiliki Perusahaan sebagai pendukung kerja.

Kegiatan inventarisasi, meliputi kegiatan pendataan dan pencatatan terhadap barang-barang yang dimiliki Perusahaan. Penyimpanan adalah penyimpanan terhadap barang-barang milik Perusahaan setelah diinventarisasi baik yang akan digunakan, sedang digunakan atau yang tidak digunakan. Sedangkan penghapusan, adalah penghapusan terhadap barang-barang yang tidak dapat digunakan.

Inventarisasi barang dilakukan setiap tahun, yang didata adalah : Nama barang, Merk/Type, Tahun Pembuatan, Jumlah barang, Nomer/Kode, Kondisi Barang (Baik, perlu diperbaiki, rusak dan tidak dapat dipakai).

Setiap barang diberikan Kode Registrasi Barang : Kode Perusahaan – Kode Barang – Kode Bagian – Kode Tahun Pembelian. Bagian Tata Usaha Perusahaan memerintahkan staf untuk mencatat dan mengiventaris barang-barang di lingkungan Perusahaan maupun di pabrik dan lokasi pelayanan.

Setelah selesai dicatat oleh staf kemudian dilaporkan kepada Kasubbag Tata Usaha Perusahaan. Daftar Inventarisasi Barang yang telah didata dan disahkan Kasubbag Tata Usaha kemudian dilaporkan ke Manajemen.

Setiap ruang ada penanggung jawab dalam inventarisasi. Untuk penghapusan barang, barang yang sudah tidak digunakan lagi dicatat oleh bagian Tata Usaha. Setelah dicatat dilaporkan ke Bagian Umum bahwa barang-barang tersebut sudah tidak digunakan.

Setelah mendapat surat keputusan dari Manajemen bahwa barang-barang tersebut boleh dihapuskan maka barang-barang tersebut dipisahkan dan disimpan dalam gudang.

Formulir dan rekaman terkait :

  • Daftar Sarana Prasarana dan Nomor Inventaris
  • Daftar Penghapusan Barang

Konsultan ISO | Prosedur Tata Usaha

Prosedur Tata Persuratan

Prosedur ini untuk memastikan penanggung jawab persuratan dapat membuat surat menyangkut isi, tujuan, dan pejabat penandatangan surat dapat dilakukan dengan benar sampai surat dimaksud diterima oleh yang berhak atas surat tersebut.

Prosedur Tata Persuratan ini mencakup tata cara pembuatan surat, pengiriman, penerimaan, menjadwalkan dan mengarsipkan surat. Surat masuk adalah informasi secara tertulis atau perihal keputusan/ tanggapan/jawaban yang sampai kepada Perusahaan dari pihak luar.

Surat keluar adalah informasi secara tertulis terhadap institusi lain diluar Perusahaan yang dapat berisi keputusan/tanggapan/jawaban. Sedangkan surat tugas adalah perihal penugasan dari Perusahaan yang diberikan kepada karyawan dalam rangka menunjang program/kegiatan yang akan, sedang atau sudah berjalan.

Tahapan proses surat masuk antara lain : Bagian Keamanan/Satpam menerima dan mencatat surat/dokumen masuk kedalam buku penerimaan surat masuk dan menandatangani tanda terima. Kemudian surat/dokumen di serahkan ke staf Bagian Tata Usaha dan meminta tanda terima.

Staf Bagian Tata Usaha memilah Surat/dokumen yang masuk, kemudian dicatat di buku agenda surat masuk, dan memberi lembar disposisi dengan mencatat nomor, tanggal, hal, tanggal surat, asal surat dan tanggal penyelesaian.

Surat/dokumen yang bersifat rahasia, staf Bagian Tata Usaha segera menginformasikan ke Kabag Tata Usaha dan diparaf untuk segera ditindak lanjuti. Kemudian menyerahkan surat yang sudah di lengkapi dengan lembar disposisi kepada Direktur.

Direktur akan memberikan disposisi ke Kabag Tata Usaha. Apabila surat yang masuk memerlukan tindak lanjut. Surat yang masuk tidak memerlukan tindak lanjut, maka surat akan diarsip oleh staf Bagian Tata Usaha/Sekretaris Direktur.

Apabila surat/dokumen yang masuk termasuk surat biasa, staf Bagian Tata Usaha mendistribusikan ke Bagian terkait dengan menggunakan Buku Ekspedisi dan ditandatangani oleh penerima surat.

Staf Bagian terkait menerima surat tersebut kemudian dicatat di Buku Surat Masuk oleh masing-masing Bagian. Selanjutnya surat tersebut akan diteruskan ke Manajer Bagian untuk ditindaklanjuti dan diarsip oleh staf Bagian terkait.

Untuk surat keluar, bagian Tata Usaha membuat draft surat (Surat Keputusan/ Surat Tugas/Surat Keterangan/Nota Dinas/Tanggapan), kemudian ditandatangani oleh Manajer Bagian terkait.

Jika surat ada perbaikan maka surat tersebut dikembalikan ke Bagian Tata Usaha dan diperbaiki oleh Tata Usaha. Kemudian surat diserahkan ke Direktur untuk ditandatangani.

Surat yang telah ditandatangani oleh pejabat berwenang, selanjutnya diberi nomor oleh Bagian Tata Usaha. Setelah diberi nomor dan digandakan, surat tersebut kemudian dicatat di Buku Surat Keluar dan diarsipkan. Setelah itu, surat tersebut diproses dan dikirim atau difax oleh Bagian Tata Usaha ke tujuan surat.

Untuk surat undangan, Staf Bagian atau Bagian Tata Usaha membuat draft surat undangan untuk suatu program/kegiatan dengan perihal pemberitahuan ke peserta atau narasumber.

Draft tersebut diserahkan oleh staf bagian terkait untuk diperiksa, surat yang telah diperiksa dan diparaf oleh Manajer kemudian disampaikan ke Bagian Tata Usaha untuk diberi nomor. Setelah diberi nomor dan digandakan, kemudian dicatat di Buku Surat Keluar oleh staf Bagian Tata Usaha dan diarsipkan.

Selanjutnya surat undangan tersebut dikirim melalui fax atau jasa pengiriman sesuai dengan tujuan surat.

Formulir dan rekaman terkait :

  • Buku Agenda Surat Masuk
  • Buku Agenda Surat Keluar
  • Nomor Surat
  • Tanda Terima
  • Pengiriman Surat Keluar

Prosedur Tata Usaha | Konsultan ISO

Prosedur Penerimaan Tamu

Prosedur ini untuk memberikan pelayanan dan kenyamanan kepada para tamu atau pelanggan, menjaga ketertiban dan keamanan lingkungan kerja dan untuk mengetahui identitas para tamu/pelanggan.

Tamu atau Pelanggan yang bertamu atau datang wajib melapor terlebih dahulu ke Bagian Penerimaan Tamu / Keamanan dengan menyampaikan maksud dan tujuannya.

Bagian Penerimaan Tamu / Keamanan meminta Tamu atau Pelanggan untuk mengisi data dan identitas diri di buku tamu yang disediakan.

Bila personil yang ingin ditemui tidak ada ditempat atau tidak bisa ditemui, maka Bagian Penerimaan Tamu / Keamanan harus memberitahukan ke tamu atau pelanggan. Apabila pejabat atau pegawai yang bersangkutan bersedia ditemui, maka Bagian Penerimaan Tamu / Keamanan dapat mempersilahkan tamu atau pelanggan tersebut masuk untuk menemui personil yang dimaksud.

Bagian Penerimaan Tamu / Keamanan terlebih dahulu meminta kartu Identitas (KTP/SIM) tamu atau pelanggan, dan memberikan kartu tamu untuk dikenakan selama berkunjung.

Setelah tamu atau pelanggan selesai, tamu atau pelanggan wajib melapor kembali ke Bagian Penerimaan Tamu / Keamanan serta mengembalikan kartu tamu. Bagian Keamanan menyerahkan kartu Identitas (KTP/SIM) yang dititipkan ke tamu atau pelanggan yang bersangkutan.

Formulir dan rekaman terkait :

  • Buku Tamu

Konsultan ISO | Prosedur Tata Usaha

Prosedur Pemeliharaan dan Perbaikan Sarana Prasarana

Prosedur ini untuk memberikan acuan dan penjelasan bagaimana melakukan pemeliharaan dan perbaikan sarana dan prasarana perusahaan. Pemeliharaan adalah program perawatan agar sarana dan prasarana tidak rusak dan dapat digunakan untuk mendukung proses operasional perusahaan. Perbaikan adalah proses memperbaiki sarana prasana yang dilaporkan rusak oleh user atau pengguna.

Bagian Tata Usaha membuat Daftar Inventaris Ruangan yang menjelaskan barang apa saja yang ditempatkan di setiap ruangan. Bagian Tata Usaha mengisi Kartu Perawatan untuk mengetahui riwayat pemeliharaan dan juga perbaikan jika terjadi kerusakan.

Bagian Tata Usaha melakukan Pemeliharaan secara berkala yaitu setiap bulan atau waktu yang ditetapkan oleh Manajemen. Bagian Tata Usaha melakukan pemeriksaan setiap hari terhadap fungsi dari sarana prasarana kantor.

Apabila ada sarana dan prasarana yang rusak maka user atau pengguna akan melaporkan kerusakan kepada Bagian Tata Usaha dengan menggunakan formulir Laporan Kerusakan.

Bagian Tata Usaha memeriksa kerusakan fasilitas tersebut dan menganalisis dan melaporkan kerusakan kepada Kepala Bagian Tata Usaha. Apabila barang harus diganti maka Bagian Tata Usaha membuat Usulan Pembelian Barang. Apabila dapat diperbaiki maka dilakukan perbaikan secara internal atau menggunakan jasa subkontraktor.

Formulir dan rekaman terkait :

  • Daftar Invetaris Ruangan
  • Program Perawatan Sarana Prasarana
  • Laporan Kerusakan Sarana Prasarana
  • Kartu Pemeliharaan / Perbaikan Sarana Prasarana

Konsultan ISO | Prosedur Tata Usaha

Prosedur Security / Keamanan

Prosedur keamanan ini bertujuan untuk memastikan keamanan barang (aset perusahaan) dan personil (tamu dan karyawan), rasa aman dan nyaman di lingkungan perusahaan dan koordinasi dengan keamanan lingkungan dan instansi terkait.

Beberapa peralatan yang terkait dengan proses pengamanan antara lain : Miror Detector atau kaca pemeriksaan, Walk Through atau alat deteksi berbentuk pintu,   Metal detector atau alat deteksi logam dan CCTV atau kamera pengawas.

Keamanan adalah prioritas utama yang harus menjadi perhatian penuh seluruh satuan pengamanan. Koordinator Security melakukan apel dan briefing setiap pagi dan absensi kehadiran anggota keamanan.

Tamu masuk dengan kendaraan ke area perusahaan atau pabrik dan Security melakukan pemeriksaan dengan miror detector. Apabila ditemukan barang berbahaya, Security menyita barang berbahaya dan berkoordinasi dengan Instansi Terkait.

Tamu masuk lobby perusahaan melalui Walk Through. Apabila ditemukan barang berbahaya, Security menyita barang berbahaya tsb. Tamu masuk dicatat di Buku Tamu dan meminta Kartu Identitas Tamu dan ditukar dengan Kartu Visitor. Kartu Identitas tamu ditukar kembali pada saat pulang.

Security melakukan patroli sesuai dengan rute yang telah ditetapkan dan pada waktu yang telah ditetapkan oleh Koordinator Security. Apabila ada masalah selama patroli keamanan, Security melakukan tindakan pengamanan dan membuat Berita Acara.

Bagian Security membuat Laporan Harian Security dan diserahkan ke Bagian Tata Usaha.

Formulir dan rekaman terkait :

  • Daftar Apel/Hadir Anggota Security
  • Check List Security
  • Berita Acara Pemeriksaan
  • Laporan Harian Security

Konsultan ISO | Prosedur Tata Usaha

Prosedur Peminjaman Ruangan / Barang

Prosedur ini untuk memastikan proses  peminjaman ruangan / barang untuk memperlancar kegiatan Direktorat dapat dilaksanakan dengan maksimal dan efektif. Prosedur ini berlaku di Bagian Tata Usaha mulai dari pengajuan permohonan sampai dengan pembuatan laporan penggunaan ruangan / barang.

Staf Tata Usaha bertanggung jawab dalam memeriksa ketersediaan ruangan / barang, memeriksa kondisi ruangan / barang sebelum dan sesudah penggunaaan dan membuat laporan penggunaan ruangan / barang. Sedangkan Pengguna bertanggung jawab dalam mengajukan permohonan dan menjaga kondisi ruangan / barang selama penggunaan.

Tahapan proses peminjaman ruangan / barang adalah : Pengguna mengajukan permohonan dalam formulir peminjaman ruangan atau barang. Jika tersedia, Staf Tata Usaha memeriksa ketersediaan ruangan / barang dan menyetujui permohonan peminjaman ruangan / barang dengan mengetahui Bagian Tata Usaha.

Staf Tata Usaha memeriksa kondisi ruangan dan barang dan menyerahkannya kepada pengguna dan dicatat dalam Buku peminjaman ruangan / barang. Pengguna menggunakan ruangan / barang dan menjaga kondisi ruangan dan barang selama penggunaan. Pelaksana Tata Usaha membuat laporan penggunaan ruangan / barang.

Formulir dan rekaman terkait :

  • Formulir permohonan penggunaan ruangan / barang
  • Buku peminjaman ruangan / barang
  • Laporan penggunaan ruangan / barang

Prosedur Tata Usaha | Konsultan ISO

Prosedur Administrasi Kepegawaian

Untuk memastikan proses administrasi kepegawaian dapat dilakukan dengan efektif. Proses administrasi kepegawaian ini mencakup kenaikan pangkat, kenaikan gaji berkala, pemberian penghargaan, cuti pegawai, diklat pimpinan dan daftar penilaian pelaksanaan pekerjaan.

Staf Kepegawaian mendokumentasikan data kepegawaian dalam binder masing-masing pegawai. Staf kepegawaian merencanakan kenaikan pangkat pegawai dan Kepala Bagian TataUsaha mengusulkan kenaikan pangkat pegawai kepada Direktur. Setelah ditetapkan, Kas Bagian Tata Usaha menyampaikan kenaikan pangkat kepada pegawai yang bersangkutan.

Staf Kepegawaian merencanakan pemberian penghargaan pegawai berdasarkan masa kerja dan penilaian kinerja. Kepala Bagian Tata Usaha mengusulkan pemberian penghargaan kepada Direktur. Setelah ditetapkan, Kepala Bagian Tata Usaha menyampaikan penghargaan kepada pegawai yang bersangkutan.

Staf Kepegawaian menerima permohonan / blanko cuti dari pegawai. Staf Kepegawaian memproses permohonan berdasarkan agenda cuti pegawai. Kepala Bagian Tata Usaha menyetujui permohonan cuti dan menyampaikan ke pegawai yang bersangkutan.

Formulir dan rekaman terkait :

  • Formulir Permohonan Cuti
  • Penghargaan Pegawai

Hubungi Konsultan ISO – WA: 0811-8859-ISO (476) untuk penerapan Sistem Manajemen dan pembuatan Standar Prosedur Operasional.

Konsultan ISO Profesional

Memilih Konsultan ISO

Menerapkan standar manajemen adalah keputusan strategis perusahaan. Sistem manajemen yang dikembangkan akan menjadi bagian dari cara kerja manajemen, sehingga penting sekali untuk mengembangkan dan menerapkan sistem manajemen yang optimal bagi perusahaan.

Peran Konsultan ISO sangat penting untuk membimbing perusahaan untuk dapat menerapkan standar dengan efektif dan efisien. Konsultan ISO Cipta Mutu Prima dengan pengalaman lebih dari 18 tahun akan membantu perusahaan dalam menerapkan sampai dengan mencapai sertifikasi ISO.

Mengapa Cipta Mutu Prima?

Cipta Mutu Prima adalah Konsultan ISO Profesional dengan pengalaman lebih dari 18 tahun membantu perusahaan menerapkan dan mencapai sertifikasi.

Cipta Mutu Prima terdiri dari konsultan dan trainer yang merupakan praktisi dalam menerapkan standar sistem manajemen di perusahaan nasional dan multinasional.

Sukses Sertifikasi ISO

Suksesnya sertifikasi ISO sangat tergantung dari :

  1. Komitmen Manajemen, perusahaan harus menunjukkan dukungan bagi pengembangan dan penerapan standar manajemen ISO.
  2. Konsultan ISO harus profesional dan memiliki pengalaman sehingga mampu mengembangkan dokumentasi ISO dan memsatikan efektifitas penerapannya.
  3. Tim ISO, perusahaan harus menunjuk penanggung jawab mutu, kelompok kerja bagian/bidang, auditor internal dan pengendali dokumen yang akan mengelola penerapan ISO.
  4. Badan Sertifikasi, yang akan menjadi pemeriksa independen untuk memastikan standar sistem manajemen ISO memberikan nilai tambah bagi perusahaan.

Pertanyaan Ke Konsultan ISO

  1. Apa yang harus dipersiapkan dalam penerapan ISO?

Dalam penerapan ISO pertama-tama adalah harus membentuk Tim ISO yang terdiri dari perwakilan Bagian yang masuk dalam ruang lingkup sertifikasi. Tim ISO akan bekerja sama dengan Konsultan ISO untuk mencapai sertifikat ISO sesuai waktu yang ditetapkan manajemen.

  1. Berapa lama sampai dengan sertifikasi ISO?

Badan sertifikasi ISO mensyaratkan minimal 3 bulan penerapan untuk perusahaan dapat menunjukkan bukti-bukti penerapan standar secara efektif. Cipta Mutu Prima akan membantu mengembangkan dokumentasi ISO sesuai standar yang akan diterapkan oleh perusahaan.

  1. Apa saja tahapan konsultansi yang akan dilaksanakan?

Tahapan konsultansi akan dilaksanakan sesuai dengan metodologi Cipta Mutu Prima yang telah terbukti dapat menerapkan sistem manajemen secara efektif. Tahapan yang dilaksanakan yaitu : pelatihan, pengembangan dan penerapan sistem, audit internal dan rapat tinjauan manajemen.

  1. Apa Badan Sertifikasi yang akan digunakan?

Cipta Mutu Prima akan memberikan penjelasan beberapa Badan Sertifikasi yang memiliki reputasi baik. Badan Sertifikasi ini memiliki akreditasi dari KAN (Komite Akreditasi Nasional), UKAS (United Kingdom Accreditation Services) dan JAS-NZ (Australia).

  1. Apakah akan ada Pelatihan ISO?

Dalam pelaksanaan jasa konsultan ISO kami ada tiga pelatihan yang akan dilaksanakan yaitu : Pelatihan Pemahaman Persyaratan Standar, Pelatihan Dokumentasi dan Pelatihan Audit Internal. Cipta Mutu Prima akan menerbitkan sertifikat pelatihan sesuai banyaknya peserta.

  1. Berapa biaya sampai dengan sertifikasi?

Biaya sampai dengan sertifikasi terdiri dari biaya konsultan dan biaya badan sertifikasi. Cipta Mutu Prima memberikan jasa konsultansi tidak mahal, sesuai dengan hari kunjungan konsultansi yang dibutuhkan perusahaan untuk menerapkan standar ISO secara efektif.

  1. Apakah ada jaminan lulus sertifikasi ISO?

Cipta Mutu Prima menjamin perusahaan lulus audit badan sertifikasi dan mendapatkan sertifikat. Pada saat audit Badan Sertifikasi, kami mendampingi perusahaan agar audit sertifikasi berjalan dengan lancar. Cipta Mutu Prima mempunyai kinerja 100% lulus audit sertifikasi.

  1. Mengapa memilih Cipta Mutu Prima?

Cipta Mutu Prima adalah Konsultan ISO – OHSAS – HAS  Profesional dengan Harga Terjangkau dengan pengalaman lebih dari 18 tahun telah membantu perusahaan mencapai sertifikasi ISO. Konsultan yang kompeten dengan biaya yang tidak mahal serta dengan kebijakan ‘money-back guarantee’.

Masih Ragu Memilih Konsultan ISO?

Jika masih ragu untuk memilih Konsultan ISO, dapat menghubungi kami terlebih dahulu untuk mendiskusikan rencana waktu dan biaya serta meminta penawaran proposal penerapan standar.

Konsultan Cipta Mutu Prima akan datang ke perusahaan untuk mempresentasikan di hadapan Manajemen. Presentasi marketing ini tidak mengikat dan tidak dikenakan biaya.

Untuk permintaan proposal atau mendiskusikan rencana penerapan ISO mohon untuk menghubungi kami per WhatsApp : 0811-8859-ISO(476) atau Email : ciptamutuprima@gmail.com

Dengan memberikan informasi mengenai : 1) Nama Perusahaan, 2) Alamat, 3) Produk/Jasa dan 4) Contact Person. Terima Kasih.