Konsultan ISO

Pelatihan Sasaran Mutu Berbasis Risiko

Jasa Konsultan ISO

Jasa Konsultan ISO memberikan Pelatihan Sasaran Mutu Berbasis Risiko.

Dalam menerapkan Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2015 perusahaan wajib menetapkan sasaran mutu yang harus dimonitor pencapaiannya secara periodik.

Sasaran Mutu

Sudahkah sasaran mutu yang ditetapkan manajemen berbasis manajemen risiko yang juga merupakan persyaratan Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2015?

Konsultan ISO Jaminan Lulus dengan Pengalaman 18 Tahun

Penerapan ISO di Perusahaan

Faktor Dalam Penerapan ISO

Konsultan ISO Profesional – Secara umum ada beberapa hal yang perlu diketahui perusahaan dalam penerapan standar ISO diantaranya adalah :

  1. Standar ISO terdiri dari persyaratan-persyaratan yang harus diterapkan oleh organisasi. Dalam penerapan standar ISO, manajemen harus memahami seluruh persyaratan dengan baik sehingga dapat memberikan nilai tambah untuk meningkatkan kinerja organisasi secara efektif.
  2. ISO 9001 akan memastikan organisasi dapat memberikan produk atau jasa layanan yang bermutu untuk dapat memuaskan pelanggan. ISO 14001 akan meningkatkan kinerja lingkungan organisasi dalam mengelola dan mencegah pencemaran lingkungan. OHSAS 18001 memberikan tempat kerja yang sehat dan aman bagi karyawan yang diakibatkan oleh proses yang ada di dalam organisasi.
  3. Badan Sertifikasi seperti SGS, LRQA, SAI, Sucofindo ICS dsb merekomendasikan sertifikat apabila organisasi telah dapat menunjukkan komitmennya dalam penerapan standar. Untuk itu Konsultan ISO akan membantu organisasi memahami dan menerapkan standar sistem manajemen secara efektif. Secara umum penerapan selama 3 bulan dianggap cukup untuk dapat membuktikan komitmen manajemen.
  4. Penerapan ISO di Perusahaan, Konsultan ISO bersama-sama dengan Tim ISO yang dibentuk organisasi akan melakukan pengembangan dokumen dan penerapannya di ruang lingkup sertifikasi yang direncanakan. Audit Internal dilaksanakan dalam tahap penerapan untuk memastikan seluruh prosedur dapat dipahami dan dilaksanakan oleh pemilik proses.
  5. Konsultan ISO Profesional juga membimbing organisasi untuk menerapkan tindakan perbaikan dan pencegahan hasil temuan audit internal. Temuan ketidaksesuaian ini harus dianalisis akar masalahnya sebelum diambil tindakan koreksi agar tidak terulang masalah yang sama.
  6. Audit Badan Sertifikasi biasanya dilakukan dalam dua hari dengan dua orang auditor. Namun bisa lebih banyak atau sedikit mandaysnya tergantung besarnya organisasi dan jumlah karyawan. Ruang lingkup sertifikasi produk dan layanan juga akan mempengaruhi lamanya audit oleh Badan Sertifikasi.
  7. Manfaat penerapan standar ISO antara lain meningkatkan kinerja dan memahami risiko yang akan dihadapi oleh organisasi. Dalam penerapan ISO 9001:2015 dan juga OHSAS Manajemen harus menetapkan risiko, melakukan analisis, cara pengukuran atau pengendalian dan juga cara penanganannya.
  8. Standar ISO akan meningkatkan kinerja dengan melakukan pengukuran Sasaran Mutu, Lingkungan dan K3 secara perodik. Apabila hasil pengukuran tidak mencapai target harus dilakukan analisis akar masalah dan dilakukan tindakan perbaikan.
  9. Penerapan ISO di Perusahaan bukan suatu keharusan, namun tetap merupakan keputusan strategis manajemen yang akan menentukan masa depan organisasi. Keputusan ini akan mempengaruhi seluruh aspek mulai dari perencanaan, pelaksanaan, pengendalian dan tentunya peningkatan proses.

Penerapan ISO di Perusahaan | Konsultan ISO

Pengendalian Proses

Pengendalian Proses adalah salah satu persyaratan yang harus bisa dibuktikan oleh perusahaan kepada auditor ISO. Pengendalian proses ini mencakup beberapa aspek diantaranya adalah :

1. Pengendalian Produksi dan Operasi

Pengendalian produksi dan operasi harus dilaksanakan dalam kondisi terkendali. Kondisi terkendali artinya cukup informasi mengenai produk atau layanan yang sedang dilaksanakan. Personil yang mengerjakannya mengetahui dengan jelas apa spesifikasi yang hendak disampaikan kepada pelanggan. Kondisi terkendali ini juga berarti cukupnya sumber daya untuk mendukung pelaksanaan proses, baik itu peralatan kerja juga peralatan ukur untuk memastikan seluruh persyaratan mutu dapat terpenuhi. Pelaksana proses harus kompeten dan memiliki pengetahuan dan keahlian dalam melakukan tugasnya. Cipta Mutu Prima Konsultan ISO membantu perusahaan untuk memetakan proses bisnis dan menetapkan titik-titik pengendaliannya. Proses utama juga didukung dengan proses manajemen dan juga proses pendukung seperti sumber daya manusia dan sarana prasarana. Kompetensi sumber daya manusia dan kondisi sarana prasarana juga menentukan kondisi terkendali pengendalian produksi dan operasi.

2. Pengendalian Alat Ukur

Alat ukur diperlukan untuk memastikan kriteria keberterimaan produk dan layanan telah memenuhi persyaratan pelanggan yang telah diidentifikasi oleh manajemen. Alat ukur untuk mengendalikan pengukuran haruslah akurat dan terkalibrasi. Auditor ISO akan memeriksa daftar alat ukur yang digunakan oleh perusahaan dan memastikan seluruhnya dalam masa kalibrasi yang berlaku untuk memastikan keakuran hasil pengukuran. Sertifikat kalibrasi harus dipelihara dan dapat ditunjukkan kepada auditor. Sertifikat ini menunjukkan penyimpangan pengukuran terhadap standar, sehingga bagian Kendali Mutu harus menetukan apakan alat ukur tersebut masih dapat digunakan. Cipta Mutu Prima Konsultan ISO memastikan alat ukur terpelihara dan disimpan dalam tempat yang tidak merusak keakuratannya. Apabila ditemukan ada alat ukur yang tidak akurat, maka perusahaan harus mengkalibrasinya dan memeriksa hasil pengukuran yang telah dilakukan dengan alat ukur tersebut. Rekaman hasil pengukuran adalah bukti obyektif yang harus dipelihara untuk dapat ditunjukkan kepada auditor ISO 9001.

3. Pengendalian Hasil Tes dan Inspeksi

Bagian Kendali Mutu bertanggung jawab untuk memeriksa hasil pengukuran tes dan inspeksi untuk memastikan mutu. Hasil pengukuran harus menunjukkan status produk di setiap tahapan proses produksi atau operasi. Hasil tes dan inspeksi dapat dapat berupa tanda seperti “QC PASS” atau “QC HOLD” dan sebagainya. Lokasi tempat penyimpanan produk yang telah dilakukan pemeriksaan tes dan inspeksi juga harus ditetapkan dengan jelas. Dokumentasi hasil pengukuran tes dan inspeksi harus disimpan dengan baik untuk dapat ditunjukkan kepada Auditor ISO. Rekaman hasil QC ini harus mencakup pelaksana proses yaitu siapa yang memeriksa kesesuaian produk. Hasil tes dan inspeksi sesuai berarti dapat disampaikan kepada pelanggan. Hasil tes dan inspeksi tidak sesuai harus dilakukan tindakan perbaikan dan pencegahan. Dalam standar ISO Sistem Manajemen Mutu pemeriksaan tes dan inspeksi ada tiga yaitu Pemeriksaan kedatangan, yaitu pemeriksaan saat bahan baku datang dan harus dipastikan sesuai dengan persyaratan atau spesifikasi bahan baku sebelum diterima. Yang kedua adalah Pemeriksaan saat proses untuk memastikan produk dan layanan memenuhi kriteria mutu yang dapat diterima. Yang terakhir adalah Pemeriksaan akhir sebelum dikirim ke pelanggan.

Konsultan ISO memastikan perusahaan melakukan ketiga jenis pemeriksaan tes dan inspeksi ini untuk memenuhi persyaratan ISO Sistem Manajemen Mutu.

Konsultan ISO | Pengendalian Proses

4. Pengendalian Produk Tidak Sesuai

Dalam pengendalian proses ada produk yang tidak sesuai. Perusahaan harus memastikan produk yang tidak sesuai terkendali. Bagaimana disposisi dan perlakukan terhadap produk tidak sesuai harus ditetapkan. Antara laini pengendalian produk tidak sesuai adalah dengan melakukan pemisahan produk tidak sesuai agar tidak digunakan secara tidak sengaja. Berikutnya harus dilakukan tindakan perbaikan dan pencegahan sehingga mengurangi jumlah produk dan layanan tidak sesuai. Pencegahan terhadap potensi ketidaksesuaian juga wajib dilakukan oleh perusahaan. Change Konsultan ISO memastikan Tindakan perbaikan mencakup tanggung jawab, evaluasi tingkat kepentingan dan investigasi akar masalah. Apabila diperlukan maka dapat dilakukan perubahan proses. Penggunaan beberapa teknik TQM dapat membantu perusahaan untuk memperbaiki kinerja mutu dan menurunkan tingkat produk reject atau tidak sesuai.

5. Pengendalian Kesesuaian Sistem Manajemen

Pengendalian proses berikutnya adalah dengan melaksanakan audit internal. Program dan jadwal Audit internal harus ditetapkan oleh perusahan. Siklus audit internal dilakukan dengan melakukan Persiapan audit internal dengan menyiapkan check list audit. Kemudian memulai Pelaksanaan audit internal dengan melakukan Opening meeting. Auditor kemudian memeriksa kesesuaian prosedur dengan pelaksanaan dan melakukan closing meeting di akhir pelaksanaan audit internal. Auditor kemudian melakukan Penulisan laporan audit internal. Auditee atau pihak yang diaudit harus segera melakukan Tindakan Perbaikan dan Pencegahan terhadap temuan audit. Cipta Mutu Prima Konsultan ISO memastikan perusahaan melakukan seluruh siklus pelaksanaan audit dengan baik dan benar termasuk tahap Tindak lanjut audit internal untuk memeriksa hasil tindakan perbaikan dan pencegahan yang dilakukan.

Cipta Mutu Prima Konsultan ISO dan Pengendalian Proses – Contact Phone: 0811-8959-ISO(476), Beltway Office Park, Tower B Level 5, Suite 501 – Jl. Let Jend TB Simatupang No. 41, Jakarta 12550.

Kategori : Pengendalian Proses, Konsultan ISO

Contoh Prosedur Tata Usaha

Konsultan ISO Profesional – Berikut ini beberapa contoh Prosedur Tata Usaha terkait dengan tugas pokok dan fungsi yang harus dilaksanakan.

Prosedur Seleksi dan Evaluasi Supplier

Prosedur ini bertujuan untuk memastikan apakah supplier memenuhi persyaratan yang ditentukan dan mencakup evaluasi supplier yang digunakan secara periodik setiap satu tahun, baik supplier yang lama maupun yang baru dan juga untuk supplier jasa maupun produk jadi.

Proses evaluasi supplier dilakukan oleh Bagian Tata Usaha secara periodik setiap satu tahun. Evaluasi dilakukan terhadap supplier yang tercatat dalam Daftar Supplier Terseleksi dengan melihat catatan-catatan pembelian dan penerimaan barang bagi supplier yang ada.

Kriteria Yang Dinilai : 1) Mutu : Barang diterima sesuai dengan spesifikasi, berdasarkan hasil pemeriksaan yang dilakukan oleh Bagian Tata Usaha dan dilengkapi dengan bukti lain seperti sertifikat produk atau hasil uji/tes produk dari supplier. 2) Harga : Harga yang yang diajukan oleh supplier dan disepakati sesuai dan dapat disetujui oleh perusahaan. 3) Pengiriman : Waktu pengiriman dari supplier sesuai dengan jadwal yang telah ditetapkan dalam dokumen pembelian. 4) Pembayaran : Waktu pembayaran dilaksanakan sesuai yang disepakati oleh kedua belah pihak. 5) Pelayanan : Supplier memberikan pelayanan yang dijanjikan dan memberikan solusi apabila ada masalah.

Evaluasi supplier dilakukan dengan memberikan penilaian terhadap masing-masing kriteria tersebut di atas dengan nilai baik, cukup atau kurang, dan kemudian menjumlahkan nilai dari masing-masing penilaian. Supplier dinyatakan lulus evaluasi atau memenuhi syarat jika hasil penilaiannya tidak memiliki nilai kurang untuk semua kriteria yang ada.

Penilaian akan direkam pada lembar Hasil Evaluasi Supplier yang mencantumkan data-data supplier dan hasil penilaian serta kesimpulan yang diambil. Supplier yang dapat memenuhi hasil penilaian akan digunakan kembali untuk periode berikutnya dan dikeluarkan dari Daftar Supplier Terseleksi.

Sedangkan supplier yang tidak dapat memenuhi syarat tersebut tidak akan dipergunakan untuk periode berikutnya dan dikeluarkan dari Daftar Supplier Terseleksi. Berdasarkan hasil evaluasi supplier ini maka akan dikeluarkan satu Daftar Supplier Terseleksi yang telah diupdate setiap tahunnya.

Khusus untuk Supplier baru, harus dilakukan seleksi untuk memastikan bahwa supplier baru tersebut dapat memenuhi persyaratan yang telah ditentukan. Bagian Tata Usaha atau Pembelian akan melengkapi data mengenai supplier baru tersebut antara lain data dan informasi mengenai mutu produk/jasa, harga, waktu pengiriman dan lainnya.

Berdasarkan data yang ada, bagian Pembelian bersama-sama dengan pengguna atau user akan meninjau untuk memastikan kesesuaian dengan persyaratan atas kriteria persyaratan yang telah ditetapkan. Jika diperlukan, bagian Pembelian akan meminta contoh produk dari supplier untuk dilakukan pengujian/inspeksi.

Bagian pembelian dapat melakukan negosiasi dengan pihak supplier. Peninjauan dilakukan sesuai dengan pelaksanaan evaluasi supplier di atas dan hasilnya direkam dalam lembar Seleksi Supplier dengan mencantumkan data-data supplier yang ditinjau serta hasil kesimpulan dari peninjauan yang dilakukan.

Berdasarkan hasil peninjauan tersebut, maka bagian Pembelian akan menentukan apakah supplier dapat memenuhi persyaratan yang telah ditentukan. Bagian Pembelian akan memberitahukan supplier yang terpilih dan kemudian melakukan proses pembelian sesuai dengan prosedur pembelian yang ada serta memasukkan data supplier tersebut ke dalam Daftar Supplier Terseleksi.

Formulir dan rekaman terkait :

  • Daftar Supplier Terseleksi
  • Seleksi Supplier
  • Evaluasi Supplier

Prosedur Tata Usaha | Konsultan ISO Cipta Mutu Prima

Prosedur Inventarisasi Barang

Prosedur ini untuk mengetahui keadaan dan kondisi barang-barang baik yang berupa mesin, peralatan dan sarana prasarana lainnya yang dimiliki oleh Perusahaan dan untuk memaksimalkan penggunaan  barang-barang yang dimiliki Perusahaan sebagai pendukung kerja.

Kegiatan inventarisasi, meliputi kegiatan pendataan dan pencatatan terhadap barang-barang yang dimiliki Perusahaan. Penyimpanan adalah penyimpanan terhadap barang-barang milik Perusahaan setelah diinventarisasi baik yang akan digunakan, sedang digunakan atau yang tidak digunakan. Sedangkan penghapusan, adalah penghapusan terhadap barang-barang yang tidak dapat digunakan.

Inventarisasi barang dilakukan setiap tahun, yang didata adalah : Nama barang, Merk/Type, Tahun Pembuatan, Jumlah barang, Nomer/Kode, Kondisi Barang (Baik, perlu diperbaiki, rusak dan tidak dapat dipakai).

Setiap barang diberikan Kode Registrasi Barang : Kode Perusahaan – Kode Barang – Kode Bagian – Kode Tahun Pembelian. Bagian Tata Usaha Perusahaan memerintahkan staf untuk mencatat dan mengiventaris barang-barang di lingkungan Perusahaan maupun di pabrik dan lokasi pelayanan.

Setelah selesai dicatat oleh staf kemudian dilaporkan kepada Kasubbag Tata Usaha Perusahaan. Daftar Inventarisasi Barang yang telah didata dan disahkan Kasubbag Tata Usaha kemudian dilaporkan ke Manajemen.

Setiap ruang ada penanggung jawab dalam inventarisasi. Untuk penghapusan barang, barang yang sudah tidak digunakan lagi dicatat oleh bagian Tata Usaha. Setelah dicatat dilaporkan ke Bagian Umum bahwa barang-barang tersebut sudah tidak digunakan.

Setelah mendapat surat keputusan dari Manajemen bahwa barang-barang tersebut boleh dihapuskan maka barang-barang tersebut dipisahkan dan disimpan dalam gudang.

Formulir dan rekaman terkait :

  • Daftar Sarana Prasarana dan Nomor Inventaris
  • Daftar Penghapusan Barang

Konsultan ISO | Prosedur Tata Usaha

Prosedur Tata Persuratan

Prosedur ini untuk memastikan penanggung jawab persuratan dapat membuat surat menyangkut isi, tujuan, dan pejabat penandatangan surat dapat dilakukan dengan benar sampai surat dimaksud diterima oleh yang berhak atas surat tersebut.

Prosedur Tata Persuratan ini mencakup tata cara pembuatan surat, pengiriman, penerimaan, menjadwalkan dan mengarsipkan surat. Surat masuk adalah informasi secara tertulis atau perihal keputusan/ tanggapan/jawaban yang sampai kepada Perusahaan dari pihak luar.

Surat keluar adalah informasi secara tertulis terhadap institusi lain diluar Perusahaan yang dapat berisi keputusan/tanggapan/jawaban. Sedangkan surat tugas adalah perihal penugasan dari Perusahaan yang diberikan kepada karyawan dalam rangka menunjang program/kegiatan yang akan, sedang atau sudah berjalan.

Tahapan proses surat masuk antara lain : Bagian Keamanan/Satpam menerima dan mencatat surat/dokumen masuk kedalam buku penerimaan surat masuk dan menandatangani tanda terima. Kemudian surat/dokumen di serahkan ke staf Bagian Tata Usaha dan meminta tanda terima.

Staf Bagian Tata Usaha memilah Surat/dokumen yang masuk, kemudian dicatat di buku agenda surat masuk, dan memberi lembar disposisi dengan mencatat nomor, tanggal, hal, tanggal surat, asal surat dan tanggal penyelesaian.

Surat/dokumen yang bersifat rahasia, staf Bagian Tata Usaha segera menginformasikan ke Kabag Tata Usaha dan diparaf untuk segera ditindak lanjuti. Kemudian menyerahkan surat yang sudah di lengkapi dengan lembar disposisi kepada Direktur.

Direktur akan memberikan disposisi ke Kabag Tata Usaha. Apabila surat yang masuk memerlukan tindak lanjut. Surat yang masuk tidak memerlukan tindak lanjut, maka surat akan diarsip oleh staf Bagian Tata Usaha/Sekretaris Direktur.

Apabila surat/dokumen yang masuk termasuk surat biasa, staf Bagian Tata Usaha mendistribusikan ke Bagian terkait dengan menggunakan Buku Ekspedisi dan ditandatangani oleh penerima surat.

Staf Bagian terkait menerima surat tersebut kemudian dicatat di Buku Surat Masuk oleh masing-masing Bagian. Selanjutnya surat tersebut akan diteruskan ke Manajer Bagian untuk ditindaklanjuti dan diarsip oleh staf Bagian terkait.

Untuk surat keluar, bagian Tata Usaha membuat draft surat (Surat Keputusan/ Surat Tugas/Surat Keterangan/Nota Dinas/Tanggapan), kemudian ditandatangani oleh Manajer Bagian terkait.

Jika surat ada perbaikan maka surat tersebut dikembalikan ke Bagian Tata Usaha dan diperbaiki oleh Tata Usaha. Kemudian surat diserahkan ke Direktur untuk ditandatangani.

Surat yang telah ditandatangani oleh pejabat berwenang, selanjutnya diberi nomor oleh Bagian Tata Usaha. Setelah diberi nomor dan digandakan, surat tersebut kemudian dicatat di Buku Surat Keluar dan diarsipkan. Setelah itu, surat tersebut diproses dan dikirim atau difax oleh Bagian Tata Usaha ke tujuan surat.

Untuk surat undangan, Staf Bagian atau Bagian Tata Usaha membuat draft surat undangan untuk suatu program/kegiatan dengan perihal pemberitahuan ke peserta atau narasumber.

Draft tersebut diserahkan oleh staf bagian terkait untuk diperiksa, surat yang telah diperiksa dan diparaf oleh Manajer kemudian disampaikan ke Bagian Tata Usaha untuk diberi nomor. Setelah diberi nomor dan digandakan, kemudian dicatat di Buku Surat Keluar oleh staf Bagian Tata Usaha dan diarsipkan.

Selanjutnya surat undangan tersebut dikirim melalui fax atau jasa pengiriman sesuai dengan tujuan surat.

Formulir dan rekaman terkait :

  • Buku Agenda Surat Masuk
  • Buku Agenda Surat Keluar
  • Nomor Surat
  • Tanda Terima
  • Pengiriman Surat Keluar

Prosedur Tata Usaha | Konsultan ISO

Prosedur Penerimaan Tamu

Prosedur ini untuk memberikan pelayanan dan kenyamanan kepada para tamu atau pelanggan, menjaga ketertiban dan keamanan lingkungan kerja dan untuk mengetahui identitas para tamu/pelanggan.

Tamu atau Pelanggan yang bertamu atau datang wajib melapor terlebih dahulu ke Bagian Penerimaan Tamu / Keamanan dengan menyampaikan maksud dan tujuannya.

Bagian Penerimaan Tamu / Keamanan meminta Tamu atau Pelanggan untuk mengisi data dan identitas diri di buku tamu yang disediakan.

Bila personil yang ingin ditemui tidak ada ditempat atau tidak bisa ditemui, maka Bagian Penerimaan Tamu / Keamanan harus memberitahukan ke tamu atau pelanggan. Apabila pejabat atau pegawai yang bersangkutan bersedia ditemui, maka Bagian Penerimaan Tamu / Keamanan dapat mempersilahkan tamu atau pelanggan tersebut masuk untuk menemui personil yang dimaksud.

Bagian Penerimaan Tamu / Keamanan terlebih dahulu meminta kartu Identitas (KTP/SIM) tamu atau pelanggan, dan memberikan kartu tamu untuk dikenakan selama berkunjung.

Setelah tamu atau pelanggan selesai, tamu atau pelanggan wajib melapor kembali ke Bagian Penerimaan Tamu / Keamanan serta mengembalikan kartu tamu. Bagian Keamanan menyerahkan kartu Identitas (KTP/SIM) yang dititipkan ke tamu atau pelanggan yang bersangkutan.

Formulir dan rekaman terkait :

  • Buku Tamu

Konsultan ISO | Prosedur Tata Usaha

Prosedur Pemeliharaan dan Perbaikan Sarana Prasarana

Prosedur ini untuk memberikan acuan dan penjelasan bagaimana melakukan pemeliharaan dan perbaikan sarana dan prasarana perusahaan. Pemeliharaan adalah program perawatan agar sarana dan prasarana tidak rusak dan dapat digunakan untuk mendukung proses operasional perusahaan. Perbaikan adalah proses memperbaiki sarana prasana yang dilaporkan rusak oleh user atau pengguna.

Bagian Tata Usaha membuat Daftar Inventaris Ruangan yang menjelaskan barang apa saja yang ditempatkan di setiap ruangan. Bagian Tata Usaha mengisi Kartu Perawatan untuk mengetahui riwayat pemeliharaan dan juga perbaikan jika terjadi kerusakan.

Bagian Tata Usaha melakukan Pemeliharaan secara berkala yaitu setiap bulan atau waktu yang ditetapkan oleh Manajemen. Bagian Tata Usaha melakukan pemeriksaan setiap hari terhadap fungsi dari sarana prasarana kantor.

Apabila ada sarana dan prasarana yang rusak maka user atau pengguna akan melaporkan kerusakan kepada Bagian Tata Usaha dengan menggunakan formulir Laporan Kerusakan.

Bagian Tata Usaha memeriksa kerusakan fasilitas tersebut dan menganalisis dan melaporkan kerusakan kepada Kepala Bagian Tata Usaha. Apabila barang harus diganti maka Bagian Tata Usaha membuat Usulan Pembelian Barang. Apabila dapat diperbaiki maka dilakukan perbaikan secara internal atau menggunakan jasa subkontraktor.

Formulir dan rekaman terkait :

  • Daftar Invetaris Ruangan
  • Program Perawatan Sarana Prasarana
  • Laporan Kerusakan Sarana Prasarana
  • Kartu Pemeliharaan / Perbaikan Sarana Prasarana

Konsultan ISO | Prosedur Tata Usaha

Prosedur Security / Keamanan

Prosedur keamanan ini bertujuan untuk memastikan keamanan barang (aset perusahaan) dan personil (tamu dan karyawan), rasa aman dan nyaman di lingkungan perusahaan dan koordinasi dengan keamanan lingkungan dan instansi terkait.

Beberapa peralatan yang terkait dengan proses pengamanan antara lain : Miror Detector atau kaca pemeriksaan, Walk Through atau alat deteksi berbentuk pintu,   Metal detector atau alat deteksi logam dan CCTV atau kamera pengawas.

Keamanan adalah prioritas utama yang harus menjadi perhatian penuh seluruh satuan pengamanan. Koordinator Security melakukan apel dan briefing setiap pagi dan absensi kehadiran anggota keamanan.

Tamu masuk dengan kendaraan ke area perusahaan atau pabrik dan Security melakukan pemeriksaan dengan miror detector. Apabila ditemukan barang berbahaya, Security menyita barang berbahaya dan berkoordinasi dengan Instansi Terkait.

Tamu masuk lobby perusahaan melalui Walk Through. Apabila ditemukan barang berbahaya, Security menyita barang berbahaya tsb. Tamu masuk dicatat di Buku Tamu dan meminta Kartu Identitas Tamu dan ditukar dengan Kartu Visitor. Kartu Identitas tamu ditukar kembali pada saat pulang.

Security melakukan patroli sesuai dengan rute yang telah ditetapkan dan pada waktu yang telah ditetapkan oleh Koordinator Security. Apabila ada masalah selama patroli keamanan, Security melakukan tindakan pengamanan dan membuat Berita Acara.

Bagian Security membuat Laporan Harian Security dan diserahkan ke Bagian Tata Usaha.

Formulir dan rekaman terkait :

  • Daftar Apel/Hadir Anggota Security
  • Check List Security
  • Berita Acara Pemeriksaan
  • Laporan Harian Security

Konsultan ISO | Prosedur Tata Usaha

Prosedur Peminjaman Ruangan / Barang

Prosedur ini untuk memastikan proses  peminjaman ruangan / barang untuk memperlancar kegiatan Direktorat dapat dilaksanakan dengan maksimal dan efektif. Prosedur ini berlaku di Bagian Tata Usaha mulai dari pengajuan permohonan sampai dengan pembuatan laporan penggunaan ruangan / barang.

Staf Tata Usaha bertanggung jawab dalam memeriksa ketersediaan ruangan / barang, memeriksa kondisi ruangan / barang sebelum dan sesudah penggunaaan dan membuat laporan penggunaan ruangan / barang. Sedangkan Pengguna bertanggung jawab dalam mengajukan permohonan dan menjaga kondisi ruangan / barang selama penggunaan.

Tahapan proses peminjaman ruangan / barang adalah : Pengguna mengajukan permohonan dalam formulir peminjaman ruangan atau barang. Jika tersedia, Staf Tata Usaha memeriksa ketersediaan ruangan / barang dan menyetujui permohonan peminjaman ruangan / barang dengan mengetahui Bagian Tata Usaha.

Staf Tata Usaha memeriksa kondisi ruangan dan barang dan menyerahkannya kepada pengguna dan dicatat dalam Buku peminjaman ruangan / barang. Pengguna menggunakan ruangan / barang dan menjaga kondisi ruangan dan barang selama penggunaan. Pelaksana Tata Usaha membuat laporan penggunaan ruangan / barang.

Formulir dan rekaman terkait :

  • Formulir permohonan penggunaan ruangan / barang
  • Buku peminjaman ruangan / barang
  • Laporan penggunaan ruangan / barang

Prosedur Tata Usaha | Konsultan ISO

Prosedur Administrasi Kepegawaian

Untuk memastikan proses administrasi kepegawaian dapat dilakukan dengan efektif. Proses administrasi kepegawaian ini mencakup kenaikan pangkat, kenaikan gaji berkala, pemberian penghargaan, cuti pegawai, diklat pimpinan dan daftar penilaian pelaksanaan pekerjaan.

Staf Kepegawaian mendokumentasikan data kepegawaian dalam binder masing-masing pegawai. Staf kepegawaian merencanakan kenaikan pangkat pegawai dan Kepala Bagian TataUsaha mengusulkan kenaikan pangkat pegawai kepada Direktur. Setelah ditetapkan, Kas Bagian Tata Usaha menyampaikan kenaikan pangkat kepada pegawai yang bersangkutan.

Staf Kepegawaian merencanakan pemberian penghargaan pegawai berdasarkan masa kerja dan penilaian kinerja. Kepala Bagian Tata Usaha mengusulkan pemberian penghargaan kepada Direktur. Setelah ditetapkan, Kepala Bagian Tata Usaha menyampaikan penghargaan kepada pegawai yang bersangkutan.

Staf Kepegawaian menerima permohonan / blanko cuti dari pegawai. Staf Kepegawaian memproses permohonan berdasarkan agenda cuti pegawai. Kepala Bagian Tata Usaha menyetujui permohonan cuti dan menyampaikan ke pegawai yang bersangkutan.

Formulir dan rekaman terkait :

  • Formulir Permohonan Cuti
  • Penghargaan Pegawai

Hubungi Konsultan ISO – WA: 0811-8859-ISO (476) untuk penerapan Sistem Manajemen dan pembuatan Standar Prosedur Operasional.

Konsultan ISO Profesional

Memilih Konsultan ISO

Menerapkan standar manajemen adalah keputusan strategis perusahaan. Sistem manajemen yang dikembangkan akan menjadi bagian dari cara kerja manajemen, sehingga penting sekali untuk mengembangkan dan menerapkan sistem manajemen yang optimal bagi perusahaan.

Peran Konsultan ISO sangat penting untuk membimbing perusahaan untuk dapat menerapkan standar dengan efektif dan efisien. Konsultan ISO Cipta Mutu Prima dengan pengalaman lebih dari 18 tahun akan membantu perusahaan dalam menerapkan sampai dengan mencapai sertifikasi ISO.

Mengapa Cipta Mutu Prima?

Cipta Mutu Prima adalah Konsultan ISO Profesional dengan pengalaman lebih dari 18 tahun membantu perusahaan menerapkan dan mencapai sertifikasi.

Cipta Mutu Prima terdiri dari konsultan dan trainer yang merupakan praktisi dalam menerapkan standar sistem manajemen di perusahaan nasional dan multinasional.

Sukses Sertifikasi ISO

Suksesnya sertifikasi ISO sangat tergantung dari :

  1. Komitmen Manajemen, perusahaan harus menunjukkan dukungan bagi pengembangan dan penerapan standar manajemen ISO.
  2. Konsultan ISO harus profesional dan memiliki pengalaman sehingga mampu mengembangkan dokumentasi ISO dan memsatikan efektifitas penerapannya.
  3. Tim ISO, perusahaan harus menunjuk penanggung jawab mutu, kelompok kerja bagian/bidang, auditor internal dan pengendali dokumen yang akan mengelola penerapan ISO.
  4. Badan Sertifikasi, yang akan menjadi pemeriksa independen untuk memastikan standar sistem manajemen ISO memberikan nilai tambah bagi perusahaan.

Pertanyaan Ke Konsultan ISO

  1. Apa yang harus dipersiapkan dalam penerapan ISO?

Dalam penerapan ISO pertama-tama adalah harus membentuk Tim ISO yang terdiri dari perwakilan Bagian yang masuk dalam ruang lingkup sertifikasi. Tim ISO akan bekerja sama dengan Konsultan ISO untuk mencapai sertifikat ISO sesuai waktu yang ditetapkan manajemen.

  1. Berapa lama sampai dengan sertifikasi ISO?

Badan sertifikasi ISO mensyaratkan minimal 3 bulan penerapan untuk perusahaan dapat menunjukkan bukti-bukti penerapan standar secara efektif. Cipta Mutu Prima akan membantu mengembangkan dokumentasi ISO sesuai standar yang akan diterapkan oleh perusahaan.

  1. Apa saja tahapan konsultansi yang akan dilaksanakan?

Tahapan konsultansi akan dilaksanakan sesuai dengan metodologi Cipta Mutu Prima yang telah terbukti dapat menerapkan sistem manajemen secara efektif. Tahapan yang dilaksanakan yaitu : pelatihan, pengembangan dan penerapan sistem, audit internal dan rapat tinjauan manajemen.

  1. Apa Badan Sertifikasi yang akan digunakan?

Cipta Mutu Prima akan memberikan penjelasan beberapa Badan Sertifikasi yang memiliki reputasi baik. Badan Sertifikasi ini memiliki akreditasi dari KAN (Komite Akreditasi Nasional), UKAS (United Kingdom Accreditation Services) dan JAS-NZ (Australia).

  1. Apakah akan ada Pelatihan ISO?

Dalam pelaksanaan jasa konsultan ISO kami ada tiga pelatihan yang akan dilaksanakan yaitu : Pelatihan Pemahaman Persyaratan Standar, Pelatihan Dokumentasi dan Pelatihan Audit Internal. Cipta Mutu Prima akan menerbitkan sertifikat pelatihan sesuai banyaknya peserta.

  1. Berapa biaya sampai dengan sertifikasi?

Biaya sampai dengan sertifikasi terdiri dari biaya konsultan dan biaya badan sertifikasi. Cipta Mutu Prima memberikan jasa konsultansi tidak mahal, sesuai dengan hari kunjungan konsultansi yang dibutuhkan perusahaan untuk menerapkan standar ISO secara efektif.

  1. Apakah ada jaminan lulus sertifikasi ISO?

Cipta Mutu Prima menjamin perusahaan lulus audit badan sertifikasi dan mendapatkan sertifikat. Pada saat audit Badan Sertifikasi, kami mendampingi perusahaan agar audit sertifikasi berjalan dengan lancar. Cipta Mutu Prima mempunyai kinerja 100% lulus audit sertifikasi.

  1. Mengapa memilih Cipta Mutu Prima?

Cipta Mutu Prima adalah Konsultan ISO – OHSAS – HAS  Profesional dengan Harga Terjangkau dengan pengalaman lebih dari 18 tahun telah membantu perusahaan mencapai sertifikasi ISO. Konsultan yang kompeten dengan biaya yang tidak mahal serta dengan kebijakan ‘money-back guarantee’.

Masih Ragu Memilih Konsultan ISO?

Jika masih ragu untuk memilih Konsultan ISO, dapat menghubungi kami terlebih dahulu untuk mendiskusikan rencana waktu dan biaya serta meminta penawaran proposal penerapan standar.

Konsultan Cipta Mutu Prima akan datang ke perusahaan untuk mempresentasikan di hadapan Manajemen. Presentasi marketing ini tidak mengikat dan tidak dikenakan biaya.

Untuk permintaan proposal atau mendiskusikan rencana penerapan ISO mohon untuk menghubungi kami per WhatsApp : 0811-8859-ISO(476) atau Email : ciptamutuprima@gmail.com

Dengan memberikan informasi mengenai : 1) Nama Perusahaan, 2) Alamat, 3) Produk/Jasa dan 4) Contact Person. Terima Kasih.