Reformasi Birokrasi dan Sistem Manajemen Mutu

Reformasi Birokrasi dan Sistem Manajemen Mutu (SMM) oleh Konsultan ISO – Cipta Mutu PrimaPenerapan Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2015 di Kementerian dan Lembaga Pemerintah dapat dilaksanakan secara bertahap, sistematis, dan terencana.

Program penerapan Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2015 harus memiliki target dan kerangka waktu yang jelas ditetapkan oleh masing-masing Unit Kerja sesuai dengan ruang lingkup yang akan disertifikasi.

Tahapan pelaksanaan penerapan Sistem Manajemen Mutu (SMM) meliputi :

  1. Kajian Awal Sistem Manajemen Mutu
  2. Pelatihan Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2015
  3. Pelatihan Dokumentasi Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2015
  4. Pengembangan Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2015
  5. Tinjauan dan Pengesahan Dokumentasi Sistem Manajemen Mutu
  6. Penerapan dan Sosialisasi Sistem Manajemen Mutu
  7. Pelatihan Audit Internal
  8. Pelaksanaan Audit Internal
  9. Pelaksanaan Tindakan Perbaikan dan Pencegahan
  10. Pelaksanaan Rapat Tinjauan Manajemen

ISO dan Reformasi Birokrasi oleh Konsultan ISO Jaminan Lulus – Cipta Mutu Prima

Penerapan Sistem Manajemen Mutu di atas dapat dijelaskan sebagai berikut :

1. Tahap pengembangan dokumentasi SMM

Memastikan Unit Kerja untuk dapat merancang dan mengembangkan dokumentasi SMM termasuk Petunjuk Pelaksanaan (PP) atau Prosedur Kerja dan

2. Tahap penerapan SMM

Memastikan Unit Kerja untuk dapat memahami dan menerapkan SMM serta melakukan penyempurnaan yang diperlukan untuk meningkatkan efetifitas penerapan SMM.

Demikian kedua tahap ini berlanjut sampai dengan tahap Sertifikasi SMM yang mengacu kepada standar ISO 9001:2015. Audit Sertifikasi dilakukan oleh Badan Sertifikat ISO yang ditunjuk.

ISO dan Reformasi Birokrasi oleh Konsultan ISO – Cipta Mutu Prima

SMM memiliki peranan penting dalam penerapan Reformasi Birokrasi di Kementerian dan Lembaga Pemerintah yang telah ditetapkan dalam komitmen 8 area perubahan yang meliputi : Organisasi, Tata Laksana, Peraturan Perundang-Undangan, Sumber Daya Manusia Aparatur, Pengawasan, Akuntabilitas, Pelayanan Publik dan Pola Pikir dan Budaya Kerja Aparatur.

SMM akan berkontribusi secara signifikan dalam rencana umum penerapan Reformasi Birokrasi khususnya pada area perubahan Tata Laksana yang bertujuan untuk menghasilkan sistem, proses dan prosedur kerja yang jelas, efektif, efisien, terukur dan sesuai dengan prinsip Good Governance.

SMM akan melakukan penyempurnaan terhadap tugas, fungsi dan alur kerja pelayanan untuk mencapai kinerja tinggi yang menghasilkan peningkatan mutu layanan secara berkesinambungan dan kepuasan pihak yang berkepentingan (stakeholders).

Hubungi Cipta Mutu Prima WhatsApp : 0811-8859-476(ISO) untuk penerapan Sistem Manajemen Mutu di Kementerian dan Lembaga Pemerintah.

ISO dan Reformasi Birokrasi oleh Konsultan ISO – Cipta Mutu Prima

Prosedur Bagian Sumber Daya Manusia

Prosedur Bagian Sumber Daya Manusia. Konsultan ISO Cipta Mutu Prima akan membantu perusahaan mengembangkan prosedur SDM dan dokumentasi lainnya yang akan diperiksa oleh auditor dalam penerapan ISO 9001. Berikut ini beberapa prosedur dan dokumentasi untuk memenuhi persyaratan ISO 9001:

1. Prosedur Penerimaan Karyawan

Dalam prosedur ini perusahaan mengatur tata cara proses rekruitmen karyawan. Ada beberapa tahap yang harus dilaksanakan mulai dari penerimaan aplikasi lamaran, wawancara dan juga test psikologi dan tes kesehatan yang harus dilaksanakan. Namun yang paling penting yang akan diperiksa auditor adalah persyaratan jabatan atau kompetensi yang harus ditetapkan oleh perusahaan.

Standar Kompetensi ini digunakan dalam proses penerimaan karyawan. Di beberapa perusahaan digunakan wawancara untuk mengetahui perilaku kunci dari si pelamar. Bagian Sumber Daya Manusia biasanya melaksanakan pelatihan wawancara perilaku kunci ini kepada tingkat manajer sehingga mereka mempunyai kemampuan untuk mengidentifikasi kompetensi calon karyawan.

Prosedur penerimaan karyawan memastikan karyawan yang diterima memiliki kompetensi yang dibutuhkan. Konsultan ISO membantu mengembangkan dan menerapkan prosedur penerimaan karyawan.

2. Prosedur Penilaian Kompetensi Karyawan

Dalam prosedur ini Bagian Sumber Daya Manusia harus menetapkan standar kompetensi terlebih dahulu. Standar Kompetensi menjelaskan pendidikan, pengalaman, keahlian dan pelatihan yang menjadi persyaratan jabatan. Idealnya seluruh jabatan yang disebutkan dalam struktur organisasi mempunyai standar kompetensi yang ditetapkan manajemen.

Standar ISO 9001 menyebutkan jabatan yang mempengaruhi mutu produk dan layanan harus memiliki standar kompetensi, sehingga paling tidak beberapa jabatan struktural terutama di Bagian Kendali Mutu haruslah ditetapkan persyaratannya. Auditor ISO 9001 akan memeriksa standar kompetensi dan memeriksa kesesuaiannya dengan personil yang menjabat saat ini.

Konsultan ISO akan membantu perusahaan untuk melakukan pemetaaan kesesuaian antara standar kompetensi dengan kondisi yang ada saat ini. Kesenjangan yang ada akan diusulkan dalam program pelatihan yang akan dilaksanakan oleh Bagian Sumber Daya Manusia.

3. Prosedur Pelatihan

Prosedur pelatihan adalah salah satu prosedur yang pasti diperiksa oleh Auditor. Yang pertama harus ada adalah Program Pelatihan Tahunan. Dokumen ini menjelaskan rencana pelatihan apa saja yang akan dilakukan perusahaan dalam satu tahun. Auditor ISO 9001 akan memeriksa realisasi dari masing-masing pelatihan tersebut.

Salah satu yang menjadi persyaratan ISO 9001 adalah bagian Sumber Daya Manusia harus mengevaluasi efektifitas pelaksanaan pelatihan. Evaluasi efektifitas pelaksanaan pelatihan ini dilaksanakan untuk mengetahui mutu pelatihan dari segi penyelenggaraanya baik instruktur, materi pelatihan dan juga kedalaman materi yang dibahas.

Berikutnya di beberapa perusahaan mewajibkan karyawan yang telah mengikuti pelatihan melakukan sharing dengan karyawan lainnya dalam sesi yang merupakan bagian dari evaluasi pelatihan. Evaluasi efektifitas pelatihan yang terakhir adalah penilaian dari atasan langsung karyawan yang mengikuti pelatihan dengan menilai dampak pelatihan terhadap unit kerjanya.

Konsultan ISO membantu melakukan evaluasi efektifitas pelatihan untuk menilai dampak pelatihan terhadap peningkatan kompetensi karyawan dan memberikan nilai tambah kepada perusahaan.

4. Database Karyawan

Berikutnya yang biasa diperiksa auditor adalah bukti-bukti dari pelaksanaan ketiga prosedur yang disebutkan di atas. Sehingga database atau arsip karyawan harus lengkap untuk mendukung proses audit. Kelengkapan data sertifikat pelatihan dan hasil penilaian kompetensi harus menjadi perhatian bagian Sumber Daya Manusia sebelum pelaksanaan audit ISO 9001.

Seringkali temuan audit pada kelengkapan database karyawan ini. Ketika auditor menanyakan sertifikat dan hasil evaluasi pelatihan tidak dapat ditunjukkan sehingga menjadi temuan ketidaksesuaian. Berdasarkan kebijakan di beberapa perusahaan setiap karyawan yang mengikuti pelatihan harus segera memberikan copy sertifikat atau aslinya tergantung kebijakan kepada bagian Sumber Daya Manusia.

Konsultan ISO membantu mengidentifikasi rekaman apa saja yang harus lengkap dengan melakukan pemeriksaan secara sampling terhadap database karyawan. Perusahaan yang menggunakan aplikasi untuk mengelola database karyawan akan lebih mudah memonitor kelengkapan rekaman yang diwajibkan dalam penerapan ISO 9001.

5. Pengukuran Sasaran Mutu

Salah satu persyaratan dalam ISO 9001 adalah menetapkan sasaran mutu. Sasaran mutu ini harus sesuai dengan Kebijakan Mutu Perusahaan. Dalam kebijakan mutu perusahaan biasanya disebutkan memastikan kompetensi karyawan untuk mencapai mutu produk dan layanan yang dapat memuaskan pelanggan.

Untuk memastikan kompetensi karyawan ini bagian Sumber Daya Manusia harus menetapkan sasaran mutu untuk mengukur pencapaian kompetensi karyawan ini. Beberapa perusahaan menetapkan jumlah jam pelatihan perkaryawan menjadi sasaran mutunya. Ada juga yang mentargetkan persentase pelatihan yang dilaksanakan terhadap rencana yang ditetapkan di Program Pelatihan Tahunan dsb.

Konsultan ISO membantu perusahaan untuk menetapkan Kebijakan Mutu dan Sasaran Mutu yang sesuai dengan tujuan kinerja yang ditetapkan manajemen dan membantu perusahaan mengembangkan prosedur SDM.

Untuk penerapan dan sertifikasi ISO 9001 Hubungi Cipta Mutu Prima Jasa Konsultan ISO Profesional Terpercaya yang akan membantu perusahaan mencapai sertifikat tepat waktu sesuai yang direncanakan manajemen.

Jadwal Pelatihan Publik 2018 Cipta Mutu Prima

Berikut ini Daftar Training ISO Publik Tahun 2018 yang dilaksanakan oleh Konsultan ISO Cipta Mutu Prima :

1. Pelatihan ISO 9001:2015 : 18 Februari 2018, 11 April 2018, 25 Juli 2018, 26 September 2018

2. Workshop Upgrading ISO 9001:2015 : 7 Maret 2018, 15 Agustus 2018, 10 Oktober 2018

3. Audit Internal : 21-22 Maret 2018, 22-23 Agustus 2018, 14-15 November 2018

4. Pengendali Dokumen : 18 April 2018, 12 September 2018

5. 7 QC Tools : 19-20 September 2018

6. OHSAS 18001 dan ISO 45001 : 26-27 September 2018

7. Training for Quality Trainer : 17-18 Oktober 2018

8. Biaya Mutu Strategi Penurunan Biaya : 20-21 November 2018

9. Customer Service Excellence : 22 Maret 2018

10. Standar Kompetensi HRM : 4 April 2018

Untuk Harga, Agenda dan Pendaftaran Training ISO Publik dapat menghubungi :

Cipta Mutu Prima | Konsultan ISO Training

WhatsApp : 0811-8859-ISO(476)

Email : ciptamutuprima@gmail.com

Konsultan ISO

Training ISO 50001 Manajemen Energi

Training ISO 50001

Sudahkah perusahaan anda mengelola energi dengan baik?

Jasa Konsultan ISO memberikan Training ISO 50001 Manajemen Energi agar perusahaan dapat menerapkan program efisiensi energi secara efektif.

Harga In-House Training

Hubungi kami Konsultan ISO Profesional di Email : ciptamutuprima@gmail.com atau WA : 0811-8859-ISO(476) untuk harga dan rincian agenda pelatihan.

Sertifikasi ISO

Konsultan Mendampingi Saat Audit ISO

Konsultan mendampingi saat audit ISO. Audit ISO ada dua yaitu audit internal dan audit eksternal. Audit internal dilaksanakan oleh auditor internal perusahaan sedangkan audit eksternal dilaksanakan oleh Badan Sertifikasi

Audit eksternal dilaksanakan dalam dua tahap yaitu : audit tahap 1 untuk memeriksa kecukupan dokumentasi sistem manajemen. Audit ini biasa disebut audit kecukupan atau desk audit atau adequacy audit.

Sedangkan audit tahap 2 untuk memeriksa penerapan sistem manajemen di perusahaan. Auditor badan sertifikasi yang ditunjuk akan memeriksa kesesuaian antara dokumentasi ISO dengan penerapannya.

Auditor eksternal badan sertifikasi akan memeriksa bukti-bukti penerapan, audit tahap 2 ini biasa disebut audit penerapan atau compliance audit.

Konsultan ISO Profesional akan mendampingi perusahaan dalam dua tahap ini untuk memastikan perusahaan lulus dan direkomendasikan untuk mendapat sertifikat ISO.

Konsultan ISO

Konsultan ISO 9001 Jaminan Lulus

Konsultan ISO Cipta Mutu Prima memberikan jaminan lulus bagi perusahaan dalam konsultasi penerapan sampai dengan sertifikasi ISO 9001.

ISO 9001:2015 adalah Standar Sistem Manajemen Mutu terbaru yang diterbitkan oleh ISO (International Organization for Standardization).

Standar ini merupakan revisi dari Standar ISO 9001:2008 yang akan habis masa berlakunya di tahun 2018. Beberapa persyaratan baru yang perlu perusahaan untuk penuhi dalam standar ISO 9001:2015 diantaranya :

  1. Persyaratan Konteks Organisasi
  2. Persyaratan Risiko dan Peluang
  3. Persyaratan Manajemen Perubahan
  4. Persyaratan Manajemen Pengetahuan

Konsultan ISO Cipta Mutu Prima akan membantu perusahaan untuk melakukan Upgrading terhadap dokumentasi ISO 9001:2015 yang ada saat ini. Badan Sertifikasi akan melakukan audit berdasarkan persyaratan baru standar ISO 9001:2015 sebelum merekomendasikan Sertifikat ISO 9001:2015.

Kajian Awal Sistem Manajemen

A. Kajian Awal Sistem Manajemen

Konsultan ISO membantu pengembangan dan penerapan sistem manajemen mutu ISO 9001:2015 di Perusahaan yang bertujuan agar pelaksanaan proses pengendalian mutu jasa layanan perusahaan dapat dijalankan secara efektif dan efisien.

Sistem manajemen mutu ISO 9001:2015 ini diharapkan akan memberikan manfaat internal sehingga fungsi perencanaan, pengawasan dan peningkatan mutu dapat dilaksanakan secara konsisten sesuai kebijakan dan prosedur standar yang ditetapkan.

Dalam mengembangkan sistem manajemen mutu ISO 9001:2015 yang baik, peran Konsultan ISO sangat penting untuk merancang proses-proses pengendalian dan pengawasan mutu dengan baik.

Sebagai langkah awal untuk merancang sistem manajemen mutu perlu dilaksanakan suatu pengkajian sistem yang dinamakan pengkajian diagnostik yang merupakan langkah awal dari pengembangan sistem manajemen mutu dengan tujuan:

  1. Mengkaji kondisi sistem yang ada saat ini untuk mengidentifikasi area-area yang membutuhkan peningkatan untuk dapat memenuhi persyaratan sistem manajemen mutu ISO 9001:2015,
  2. Mengidentifikasi urutan kerja dan prosedur-prosedur dalam mengembangkan sistem manajemen mutu,
  3. Memastikan kecukupan ruang lingkup untuk sertifikasi ISO 9001:2015,
  4. Mendokumentasikan hasil pengkajian sistem yang ada saat ini sebagai perbandingan dengan sistem manajemen mutu ISO 9001:2015 setelah dikembangkan dan diterapkan dengan efektif.

Keluaran langkah pengkajian diagnostik yang berupa laporan hasil kerja ini bukan merupakan kritik terhadap sistem manajemen yang ada saat ini, namun lebih merupakan informasi bagi Perusahaan Jasa untuk mengetahui kondisi sistem dan proses-proses yang ada jika dibandingkan dengan persyaratan ISO 9001:2015 dan menetapkan rencana tindakan selanjutnya untuk memenuhi persyaratan standar ISO 9001:2015.

Pengkajian diagnostik dilaksanakan berdasarkan persyaratan standar ISO 9001:2015 yang meliputi aktifitas wawancara dengan pemilik proses mengenai pelaksanaan operasi di bagiannya dan kegiatan jaminan mutu dan meninjau sistem dokumentasi yang ada seperti prosedur, catatan, form-form maupun dokumen pendukung operasi yang digunakan,

B. Hasil Kajian Awal Sistem Manajemen

Secara umum, Perusahaan telah memiliki sistem manajemen untuk mengendalikan proses-proses operasi bisnis, namun sistem manajemen ini belum terdokumentasi dan terintegrasi secara formal.

Sistem manajemen yang ada saat ini belum menjelaskan secara formal mengenai:

  1. Sistem Manajemen Mutu
  2. Peta proses bisnis
  3. Ukuran-ukuran kinerja proses

Beberapa pelaksanaan proses operasi bisnis dilaksanakan oleh pihak subkontraktor yang diatur melalui kontrak kerjasama.

Konsultan ISO memastikan koordinasi antar departemen teknis pengguna jasa subkontraktor dengan bagian legal perlu ditetapkan dalam mengatur monitoring dan perpanjangan kontrak servis dan mewajibkan adanya evaluasi hasil kerja subkontraktor oleh departemen teknis sebagai bagian pengajuan perpanjangan kontrak servis baru.

C. Rencana Tindakan Hasil Kajian Awal Sistem Manajemen

Perusahaan harus mengembangkan, mendokumentasikan, menerapkan dan memelihara sistem manajemen mutu dan secara berkesinambungan meningkatkan efektifitasnya.

Perusahaan harus:

  1. mengidentifikasi proses-proses yang diperlukan untuk sistem manajemen mutu dan penerapannya di seluruh Perusahaan
  2. menetapkan urutan dan interaksi dari proses-proses
  3. menetapkan kriteria dan metode yang dibutuhkan untuk memastikan bahwa operasi dan pengendalian proses-proses efektif
  4. memastikan ketersediaaan sumberdaya dan informasi yang diperlukan untuk mendukung operasi dan pemantauan proses-proses
  5. memantau, mengukur dan menganalisa proses-proses
  6. menerapkan tindakan yang diperlukan untuk mencapai hasil yang direncanakan dan peningkatan berkesinambungan dari proses-proses.

Jasa Konsultan ISO

Cipta Mutu Prima adalah Konsultan ISO Profesional dengan pengalaman lebih dari 18 tahun membantu perusahaan menerapkan dan mencapai sertifikasi.

Cipta Mutu Prima terdiri dari konsultan dan trainer yang merupakan praktisi dalam menerapkan standar sistem manajemen di perusahaan nasional dan multinasional.

Visi dan Misi

Partnering With Best Clients

Konsultan ISO Cipta Mutu Prima mempunyai visi meningkatkan kinerja perusahaan dengan menerapkan standar manajemen yang dapat meningkatkan efektifitas pencapaian kinerja perusahaan secara berkesinambungan.

Providing Quality Services

Konsultan ISO Cipta Mutu Prima mempunyai misi memberikan layanan yang profesional dan bermutu untuk dapat memberikan yang optimal bagi perusahaan dalam setiap proyek penerapan standar manajemen.

 

Kebijakan Mutu

Mutu pelayanan ditentukan oleh tercapainya kepuasan pelanggan dalam konsultasi dan pelatihan.

Sasaran Mutu

100% membantu perusahaan untuk dapat lulus Audit Badan Sertifikasi sesuai waktu yang direncanakan.

Transfer Pengetahuan

Tim Konsultan ISO

Konsultan ISO Cipta Mutu Prima yang menangani proyek konsultasi adalah praktisi yang kompeten dalam bidangnya. Dengan jumlah kunjungan hari konsultan yang memadai akan membimbing perusahaan dalam memahami standar dan memastikan tercapainya Sertifikasi.

Konsultan ISO Cipta Mutu Prima dalam satu proyek dapat terdiri dari beberapa konsultan dengan keahlian yang berbeda apabila menerapkan sistem manajemen terpadu yang terdiri dari beberapa standar manajemen.

Tim ISO Perusahaan

Perusahaan harus membentuk Tim ISO perusahaan yang akan menjadi counter-part bagi Konsultan ISO. Konsultan ISO Cipta Mutu Prima akan melakukan transfer pengetahuan kepada Tim ISO Perusahaan yang akan bertanggung jawab atas penerapan standar manajemen.

Tim ISO Perusahaan terdiri dari : Penanggung Jawab Mutu / Wakil Manajemen, Pengendali Dokumen, Auditor Internal dan Kelompok Kerja dari Bidang/ Bagian yang masuk dalam ruang lingkup sertifikasi ISO.

 

Konsultan ISO

Tahapan pembayaran dilakukan sesuai dengan kesepakatan yang dicantumkan dalam kontrak kerjasama. Pembayaran dilakukan secara bertahap setiap bulan sesuai dengan rencana waktu yang disepakati.

Cipta Mutu Prima akan mendampingi perusahaan pada saat Audit Sertifikasi dan memastikan perusahaan sampai dengan mencapai Sertifikat ISO tanpa adanya tambahan biaya lain sesuai dengan kesepakatan.