Check List Audit Internal

Check List atau Daftar Periksa Program Audit Internal Konsultan ISO. Dalam audit Badan Sertifikasi ISO, pelaksanaan audit internal akan diperiksa apakah telah sesuai dengan yang direncanakan manajemen.

Bagaimana cara melaksanakan program audit internal sesuai persyaratan standar ISO?

Beberapa hal berikut harus Konsultan ISO pastikan telah dilaksanakan :

  1. Menetapkan Program Audit Internal
  2. Tim Auditor Internal telah mengikuti pelatihan Audit Internal
  3. Auditor yang ditugaskan tidak mengaudit area kerjanya sendiri
  4. Auditor internal telah melakukan persiapan audit, yaitu menyiapkan checklist audit
  5. Kesesuaian antara checklist audit sebagai kertas kerja dengan Laporan Ketidaksesuaian Audit Internal
  6. Temuan ketidaksesuaian telah dilaksanakan tindakan koreksi
  7. Memastikan tindakan koreksi telah efektif
  8. Laporan hasil Audit internal disampaikan dalam Rapat Tinjauan Manajemen

Organisasi harus menetapkan Prosedur Audit Internal yang menjelaskan mekanisme pelaksanaan Audit Internal mulai dari persiapan sampai dengan pelaporan. 

Konsultan ISO | ISO 9001 Mutu

Laporan Audit Internal

Konsultan ISO memastikan kelengkapan laporan audit internal ISO. Tujuan dari Audit Internal adalah untuk :

Memeriksa kecukupan dokumen ISO 9001:2015 terhadap persyaratan standar ISO 9001:2015

Memeriksa penerapan Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2015

Konsultan ISO akan membantu menetapkan Jadwal Audit Internal dan melakukan persiapan audit internal. Beberapa formulir yang harus disiapkan dalam pelaksanaan audit internal diantarannya : Program Audit Internal, Jadwal Audit Internal, Laporan Ketidaksesuaian Audit Internal, Summary Laporan Audit Internal, Evaluasi Auditor Internal dsb.

Untuk setiap temuan ketidaksesuaian harus dilaksanakan tindakan perbaikan. Misalnya : belum dilaksanakannya monitoring sasaran mutu untuk Bidang/Bagian. Tindakan perbaikan harus melakukan perbaikan langsung dan tindakan perbaikan untuk mencegah terulangnya ketidaksesuaian.

Laporan Audit Internal disusun sebagai laporan kepada Penanggung Jawab Mutu. Summary Laporan Audit Internal menjelaskan kesesuaian dan ketidaksesuaian berdasarkan klausul ISO 9001:2015.

Sistem Mutu 9001 Kontraktor

Daftar Induk Dokumen Kontraktor – Jasa Konsultan ISO 9001 

Apabila sebuah perusahaan konstruksi akan menerapakan ISO 9001 Sistem Manajemen Mutu, maka untuk dapat memenuhi persyaratan standar tesebut harus menetapkan dan mendokumentasi yang diperlukan. Dokumentasi ISO 9001 dapat berupa Manual, Prosedur dan Formulir yang digunakan dalam pelaksanaan jasa konstruksi. Dokumentasi ini harus disetujui oleh Manajemen sebelum diterapkan di Kantor Pusat dan Proyek.

Daftar Induk Dokumen Kontraktor – Jasa Konsultan ISO 9001 

Secara Hirarki dokumen yang tertinggi adalah Kebijakan Mutu dan Sasaran Mutu. Walaupun dalam standar terbaru ISo 9001:2015 Manual Mutu tidak disebutkan secara eksplisit, namun perusahaan dapat menggunakan manual mutu untuk menjelaskan kebijakan mutu, sasaran mutu, struktur organisasi, profil perusahaan, refernsi silang dsb yang menjelaskan sistem secara garis besarnya.

Sehingga yang pertama harus ditetapkan adalah dokumentasi berikut :

  1. Manual Mutu, sebuah dokumen yang menjelaskan kebijakan dan bagaimana perusahaan dapat memenuhi seluruh persyaratan ISO 9001
  2. Kebijakan Mutu, adalah pernyataan formal manajemen mengenai arah dan tujuan penerapan ISO 9001
  3. Sasaran Mutu, adalah ukuran kinerja yang ditetapkan di tingkat perusahaan dan diturunkan menjadi target-target operasional di masing-masing Bagian
  4. Peta Proses Bisnis, menggambarkan ruang lingkup yang masuk dalam penerapan ISO 9001 dan menjelaskan interaksi antara proses manajemen, proses jasa konstruksi dan proses pendukungnya.

Setelah itu, Konsultan ISO akan bekerja bersama Tim ISO yang akan mengembangkan prosedur-prosedur Bagian. Biasanya Bagian yang terlibat adalah Marketing, Perencanaan, Operasi, Sumber Daya Manusia, Umum dan Keuangan. Daftar Induk Dokumen yang mencakup prosedur-prosedur yang akan dikembangkan antara lain Prosedur berikut :

  1. Pengendalian Informasi Terdokumentasi
  2. Monitoring Sasaran Mutu
  3. Tinjauan Manajemen
  4. Audit Internal
  5. Pengendalian Produk Tidak Sesuai
  6. Tindakan Perbaikan dan Pencegahan
  7. Improvement
  8. Pengukuran Kepuasan Pelanggan
  9. Pengendalian Risiko
  10. Tender
  11. Desain dan RAB
  12. Pembelian Barang / Material
  13. Pembentukkan Tim Proyek
  14. Penentuan Sub Kontraktor
  15. Mobilisasi Proyek
  16. Pembuatan Rencana Anggaran Proyek
  17. Persetujuan Bahan/Material
  18. Persetujuan Shop Drawing
  19. Pelaksanaan Pekerjaan Konstruksi
  20. Pelaksanaan Tambah Kurang
  21. Permintaan dan Penerimaan Material
  22. Hand Over Proyek
  23. Maintenance
  24. Kalibrasi Alat Ukur
  25. Kesehatan dan Keselamatan Kerja
  26. Pelatihan dan Penilaian Karyawan
  27. Pemeliharaan dan Perbaikan Sarana Prasarana
  28. Penagihan Pelanggan

Untuk penerapan ISO 9001 di Kontraktor Hubungi Cipta Mutu Prima di 0811-8859-ISO(476) atau Email : ciptamutuprima@gmail.com

Jasa Konsultan ISO 9001 | Daftar Induk Dokumen Kontraktor.

Survey Kepuasan Pelanggan

Berikut ini contoh Survey Kepuasan Pelanggan oleh Konsultan ISO 9001.

Kepada Yth Pelanggan,

Sebagai bagian dari komitmen kami terhadap peningkatan berkesinambungan, bersama ini kami mohon anda dapat meluangkan waktu untuk mengisi survey kepuasan pelanggan kami.

Mohon anda memberikan tanda x atau v pada tingkat layanan dan tingkat harapan untuk masing-masing pertanyaan yang diajukan.

Skala tingkat pelayanan adalah apa yang anda rasakan dari pelayanan kami, sedangkan tingkat harapan adalah seberapa penting menurut anda dari setiap faktor yang ditanyakan.

Tingkat Layanan / Tingkat Harapan diukur menurut skala:

1 = Sangat Buruk / Sangat Tidak Penting
2 = Buruk / Tidak Penting
3 = Cukup / Cukup Penting
4 = Baik / Penting
5 = Sangat Baik / Sangat Penting

Mohon menjawab dengan tingkat layanan dan tingkat harapan untuk pertanyaan berikut :

  1. Apakah pengiriman produk sesuai dengan waktu yang telah ditetapkan?
  2. Apakah mutu produk sesuai dengan pesanan?
  3. Apakah kami cepat tanggap dalam menangani masalah atau keluhan pelanggan?
  4. Apakah karyawan kami cukup ahli / kompeten dalam menangani masalahnya?
  5. Apakah kami memberikan solusi yang tepat terhadap masalah atau keluhan pelanggan
  6. Apakah kemasan kami cukup baik?

Mohon menjawab dengan menjelaskan untuk pertanyaan berikut :

Menurut anda, apa usulan maupun kritik untuk dapat meningkatkan mutu dan jasa layanan kami?

Terima kasih atas waktu yang anda luangkan, masukan anda merupakan bagian penting dari program peningkatan mutu kami.

Perusahaan      :
Nama            :
Jabatan         :
Nama Proyek  :
Tanda Tangan :

Customer Satisfaction Survey | Konsultan ISO

Melaksanakan Audit Internal

Bagaimana Melaksanakan Audit Internal? Seringkali hal ini ditanyakan kepada Konsultan ISO 9001 mengenai bagaimana melakukan audit internal dengan baik?.

Menurut standar ISO audit internal merupakan salah satu persyaratan yang wajib dilaksanakan perusahaan dalam penerapan sistem manajemen.

Konsultan ISO memastikan dipersiapkannya beberapa hal terkait pelaksanaan audit internal dengan baik.

  1. Yang pertama, perusahaan harus mempunyai auditor internal yang kompeten. Auditor internal harus telah mengikuti pelatihan audit internal sehingga memahami prosesnya. Konsultan ISO melaksanakan pelatihan audit internal ini dalam rangka tahapan konsultansi yang dilakukan. Berapa banyak auditor yang harus dimiliki? Tidak ada ketentuan khusus berapa banyak auditor yang harus tersedia, namun pada umumnya dalam setiap pelaksanaan audit dapat melibatkan 5 sampai dengan 10 auditor. Tim audit ini dipimpin oleh Lead auditor. Jumlah auditor yang cukup banyak ini karena standar ISO mensyaratkan auditor internal tidak boleh melakukan pemeriksaan terhadap area kerjanya sendiri.
  2. Yang kedua, perusahaan harus membuat program audit internal. Jasa Konsultan ISO akan memastikan program ini mencakup seluruh klausul persyaratan standar ISO dan juga meliputi seluruh bagian yang masuk dalam ruang lingkup sertifikasi. Program audit ini menjelaskan berapa kali audit internal akan dilaksanakan dalam satu tahun. Program ini juga menjelaskan jadwal pelaksanaan audit internal yang direncanakan. Audit internal bukan merupakan kegiatan pemeriksaan mendadak. Karena itu audit internal adalah kegiatan pemeriksaan yang terjadwal yang disetujui oleh manajemen dan juga auditor dan pihak auditee.
  3. Yang ketiga, auditor harus melakukan persiapan audit internal. Tidak ada audit yang dilaksanakan apabila tidak dilakukan persiapan dengan baik. Persiapan ini adalah membentuk tim audit internal yang akan melaksanakan proses audit. Tim ini akan membaca seluruh dokumentasi yang akan diaudit dan menyiapkan check list atau daftar periksa. Daftar periksa ini akan membantu auditor dalam melaksanakan audit. Selain itu daftar periksa atau check list ini juga berfungsi sebagai lembar kerja untuk menuliskan seluruh dokumen yang diperiksa dan fakta yang ditemukan selama proses audit.
  4. Yang keempat, Auditor harus membuat laporan audit internal berdasarkan kertas kerja yaitu check list yang telah terisi dengan data dan fakta pada saat audit. Laporan audit berisi summary penerapan sistem manajemen. Klausul mana yang sudah baik dan klausul mana yang perlu ditingkatkan. Ada temuan audit yang berupa ketidaksesuaian atau non-conformances yang harus ditindaklanjuti dengan tindakan perbaikan oleh bagian yang diaudit. Selain itu ada juga observasi atau opportunity for improvement yang sebaiknya ditindaklanjuti oleh auditee atau bagian yang diaudit
  5. Yang terakhir, Lead auditor mempresentasikan hasil audit internal kepada manajemen. Laporan ini dapat dilakukan dalam rapat tinjauan manajemen dan memutuskan apakah sistem manajemen telah diterapkan secara efektif. Konsultan ISO 9001 memastikan seluruh persyaratan diaudit dan disampaikan efektifitas penerapannya. Manajemen memberikan masukan mengenai laporan audit dan dapat digunakan sebagai langkai peningkatan pada proses audit selanjutnya.

Sistem Prosedur ISO 9001 Manufaktur

Prosedur ISO 9001 Manufaktur – Konsultan ISO menerapkan sistem manajemen mutu di manufaktur untuk memastikan mutu produk secara konsisten untuk mencapai kepuasan pelanggan. Pada industri manufaktur pada umumnya proses utamanya mencakup mulai dari pemesanan produk, merancang produk (apabila yang dipesan pelanggan bukan produk baku) dan membeli bahan baku untuk keperluan produksi.

Proses produksi dan kendali mutu, kalibrasi alat ukur, penyimpanan barang jadi di gudang dan pengiriman ke pelanggan sampai dengan penagihan serta pembayaran pemasok. Proses-proses ini harus dikendalikan dalam prosedur kerja untuk memastikan mutu dan spesifikasi pelanggan dapat tercapai.

Konsultan ISO 9001 | Prosedur Manufaktur

Perusahaan yang akan menerapkan ISO 9001 haruslah membuat prosedur terdokumentasi yang mengatur tahapan proses dan titik kendali pemeriksaan mutu. Setelah prosedur ditetapkan oleh Manajemen kemudian harus diterapkan secara efektif sesuai dengan ruang lingkup sertifikasi.

Konsultan ISO 9001 akan membantu perusahaan mengembangkan prosedur-prosedur yang dibutuhkan sampai dengan lulus audit sertifikasi oleh Badan Sertifikat yang ditunjuk. Masing-masing bagian yang tercakup dalam ruang lingkup bersama-sama dengan Konsultan ISO 9001 menyusun proses bisnis dan prosedur yang dipersyaratkan oleh standar ISO 9001. Secara umum prosedur yang akan dikembangkan dijelaskan sebagai berikut :

A. Pemesanan Produk

Prosedur ISO 9001 ini bertujuan untuk memastikan perusahaan untuk dapat :

  1. menangani pesanan distributor dengan cepat dan tepat
  2. meninjau setiap pesanan distributor dan memastikan mempunyai kemampuan untuk memenuhinya
  3. melakukan komunikasi secara efektif dengan distributor
  4. mendokumentasikan pesanan distributor dan perubahan-perubahannya

Bagian pemasaran menerima dan mengadministrasi pesanan distributor. Pesanan distributor ditinjau dari:

  1. jumlah pesanan
  2. kapan dibutuhkan
  3. tempat pengiriman
  4. persyaratan pembayaran
  5. persyaratan lainnya

Apabila pesanan distributor belum dapat dipenuhi, distributor diinformasikan kapan pesanan dapat dipenuhi.

Prosedur Manufaktur ISO 9001

Pemasaran menginformasikan ke bagian logistik untuk mempersiapkan produk untuk pengiriman ke distributor.

Apa saja kinerja yang akan diukur?

  1. Produk sampai di distributor tepat waktu sesuai pesanan
  2. Tidak ada keluhan mengenai tidak lengkapnya atau salah kirim produk

Apa dokumentasi yang perlu disimpan untuk memenuhi persyaratan mutu?

  1. Company Profile dan Brosur
  2. Database Distributor
  3. Buku Komunikasi Distributor
  4. Form Pesanan Distributor

B. Merancang Produk

Prosedur ISO 9001 ini bertujuan untuk memastikan perusahaan :

  1. membuat rencana perancangan produk
  2. menetapkan persyaratan pelanggan sebagai masukan perancangan
  3. meninjau rancangan produk
  4. melakukan validasi terhadap prototipe
  5. mendokumentasikan keluaran perancangan
  6. mengendalikan perubahan rancangan

Desainer membuat rencana perancangan produk. Persyaratan pelanggan digunakan sebagai masukan dalam mengusulkan spesifikasi teknis produk Usulan perancangan produk di tulis di form Spesifikasi Teknis Produk

Manajer Produksi meninjau usulan spesifikasi teknis produk dan membuat perhitungan biaya produksi.

Apabila tidak disetujui, Desainer meninjau ulang usulan spesifikasi teknis produk berdasarkan masukan Direktur.

Konsultan ISO 9001 | Prosedur Manufaktur

Apabila disetujui, Desainer mendokumentasikan keluaran rancangan produk. Setiap perubahan perancangan produk didokumentasikan dalam keluaran rancangan produk. Pembuatan prototipe produk dilaksanakan jika diperlukan.

 Ukuran kinerja yang ditetapkan biasanya :

  1. Dokumen Rancang Produk 100% update dan lengkap
  2. Desain Produk harus disetujui sebelum melakukan produksi masal

 Dokumentasi yang harus disimpan diantaran : design plan, design review, design verification, design validation dan juga spesifikasi teknis sebagai design output.

C. Pembelian Bahan Baku

Prosedur ISO 9001 ini bertujuan untuk memastikan perusahaan :

  1. membeli komponen sesuai dengan spesifikasi dan rencana perakitan
  2. melakukan evaluasi dan re-evaluasi pemasok
  3. memeriksa kesesuaian komponen yang datang
  4. mencegah terjadinya penurunan mutu selama part dalam penyimpanan

Prosedur ini diterapkan untuk proses pembelian komponen maupun jasa dan penyimpanan bahan baku atau komponen.

Bagian Produksi membuat perhitungan bahan baku berdasarkan rencana produksi.

Bagian Produksi membuat Purchase Requsition kepada Bagian Logistik. Bagian Logistik kemudian membuat Purchase Order kepada pemasok. Pemasok komponen maupun jasa harus termasuk dalam Daftar Distributor Terseleksi perusahaan.

Seleksi pemasok dilakukan dengan kriteria:

a. Harga

  1. Baik apabila harga sesuai harga pasar
  2. Sedang apabila harga diatas harga pasar s/d 10% harga pasar
  3. Buruk apabila harga lebih besar 10% harga pasar

b. Mutu

  1. Baik apabila bahan baku telah terkenal dan mempunyai standar produk yang jelas atau memiliki sertifikasi produk atau sertifikasi sistem seperti ISO 9001
  2. Sedang apabila bahan baku cukup terkenal dan mempunyai standar spesifikasi yang jelas
  3. Buruk apabila tidak mempunyai standar spesifikasi atau sertifikasi produk atau sistem

c. Pelayanan

  1. Baik apabila layanan purna jual yang dijanjikan baik
  2. Sedang apabila layanan purna jual yang dijanjikan cukup baik
  3. Buruk apabila tidak punya komitmen terhadap layanan purna jual.

d. Pembayaran

  1. Baik apabila pembayaran sesuai dengan kesepakatan dan memberikan kemudahan proses pembayaran
  2. Sedang apabila pembayaran ada persyaratan yang cukup memberatkan
  3. Buruk apabila syarat pembayaran sulit untuk dipenuhi perusahaan.

Penawaran pemasok ditabulasi untuk dibandingkan yang terbaik sebelum dilakukan pembelian.

Prosedur Manufaktur ISO 9001

Setiap 6 bulan dilakukan evaluasi ulang pemasok yang ada dalam Daftar Pemasok Terseleksi. Evaluasi dilakukan berdasarkan data aktual mengenai :

a. Jumlah bahan baku yang rusak yang dikirim

  1. Baik: jika jumlah bahan baku rusak dalam 6 bulan  < 5% dari total pembelian
  2. Sedang: jika jumlah bahan baku rusak dalam 6 bulan <10% dari total pembelian
  3. Buruk: jika jumlah bahan baku rusak dalam 6 bulan >10% total pembelian

b. Jumlah keterlambatan pengiriman

  1. Baik: jika jumlah keterlambatan pengiriman dalam 6 bulan  = 0%
  2. Sedang: jika jumlah keterlambatan pengiriman dalam 6 bulan < 5% dari total
  3. pengiriman
  4. Buruk: jika jumlah keterlambatan pengiriman dalam 6 bulan > 5%  dari pengiriman

c. Pelayanan yang kurang baik

  1. Baik : apabila 100% responsif terhadap permintaan informasi dan keluhan
  2. Sedang : apabila ada 1 atau 2 masalah yang kurang responsif ditanggapi oleh
  3. pemasok
  4. Buruk : apabila ada lebih dari 2 masalah yang tidak ditanggapi secara responsif oleh  pemasok

d. Hal hal lain yang dipertimbangkan kurang baik

  1. Catatan-catatan mengenai hal-hal lain yang baik maupun tidak baik mengenai pemasok

Perusahaan harus menggunakan pemasok dengan status ‘Baik’. Pemasok dengan status ‘Sedang’ sebagai pemasok cadangan. Sedangkan pemasok dengan status ‘Buruk’ mendapat teguran atau peringatan tertulis dari perusahaan, apabila tidak melakukan perbaikan maka akan dikeluarkan dari Daftar Pemasok Terseleksi.

Konsultan ISO 9001 | Prosedur Manufaktur

Pemasok harus mengirim bahan baku sesuai dengan yang dinyatakan dalam Purchase Order.

Bagian Logistik melakukan pemeriksaan kedatangan bersama dengan Bagian Produksi. Pemeriksaan kedatangan dilakukan baik dari segi jumlah dan dan juga kondisi visual komponen, sedangkan fungsional bahan baku akan diperiksa oleh Bagian Produksi.

Hasil pemeriksaan kedatangan ditulis di Form Penerimaan Bahan Baku. Mutu bahan baku yang tidak baik pada saat proses produksi akan dipisahkan dan dikembalikan ke pemasok dengan menggunakan Form Return.

Bagian Logistik menulis di kartu stock barang untuk bahan baku yang diterima dan disimpan di Gudang. Setiap bulan Bagian Logistik memeriksa kondisi gudang penyimpanan dan melakukan penghitungan bahan baku dan ditulis di form pemeriksaan kondisi gudang dan kartu stock.

Ukuran kinerja yang diukur antara lain :

  1. Ketepatan waktu penerimaan dengan keterlambatan maksimum 1 hari.
  2. Ketepatan jumlah bahan baku antara gudang dan kartu stock

Beberapa formulir yang digunakan antara lain :

  1. Purchase Requistion
  2. Purchase Order
  3. Daftar Distributor Terseleksi
  4. Form Penerimaan Barang
  5. Standar Penerimaan Barang
  6. Form Return
  7. Kartu Stock
  8. Kartu Pemeriksaan Gudang

D. Prosedur Produksi dan Pengujian

Prosedur ISO 9001 ini bertujuan untuk memastikan perusahaan untuk dapat :

  1. melakukan produksi sesuai dengan rencana produksi
  2. melakukan pengujian terhadap setiap produk
  3. tindakan perbaikan dilakukan terhadap produk yang tidak lulus pengujian
  4. hanya produk yang lulus pengujian yang dapat ke proses selanjutnya
  5. mendokumentasikan hasil pengujian produk
  6. memelihara alat pengujian dalam kondisi tetap valid

Manajer Produksi membuat rencana produksi Tahunan. Rencana Produksi Tahunan dibuat berdasarkan perkiraan penjualan dari Bagian Sales.

Rencana Produksi Tahunan diperiksa dan disetujui oleh Direktur. Setelah disetujui Manajer Produksi memberikan Rencana Produksi Tahunan kepada Bagian Pembelian untuk menetapkan Rencana Pembelian.

Berdasarkan rencana produksi tahunan, Manajer Produksi membuat rencana produksi bulanan dan harian. Staf Produksi mengambil bahan baku sesuai rencana produksi harian.

Bagian Produksi melakukan produksi sesuai dengan Instruksi Kerja Produksi.

Bagian Kendali Mutu melakukan pengujian unit produk sesuai Instruksi Kerja Kendali Mutu. Produk yang tidak sesuai dilakukan perbaikan ulang dan produk yang telah sesuai dan lulus kendali mutu ditempel stiker “QC OK”.

Ukuran kinerja Bagian Produksi pada umumnya adalah : Produktifitas per hari dengan tingkat reject maksimum 1%

Dokumentasi yang perlu disiapkan diantaranya : Bon Pengambilan Barang, Form Hasil Pengujian Produk, Laporan Produksi Harian dan Daftar Alat Ukur.

E. Prosedur Kalibrasi

Prosedur ISO 9001 bertujuan untuk memastikan:

  1. status kalibrasi alat ukur untuk menjamin pengukuran yang akurat
  2. alat ukur dilakukan penyesuaian yang diperlukan sebelum penggunaannya
  3. penyimpanan alat ukur yang memadai yang melindungi dari kerusakan atau penurunan kondisi yang menyebabkan ketidakakuratan alat ukur
  4. memelihara catatan dan sertifikat kalibrasi alat ukur

Proses ini diterapkan untuk semua alat ukur yang digunakan oleh bagian teknik maupun alat ukur lainnya seperti pengukur suhu ruangan dsb.

Manajer Teknik membuat daftar alat ukur yang digunakan dalam proses inspeksi/pengukuran. Daftar alat ukur menerangkan merk/tipe alat ukur, ketelitian alat ukur, jumlah, tanggal kalibrasi, periode kalibrasi dan standar kalibrasi yang digunakan.

Manajer Teknik menetapkan alat ukur yang akan dilakukan kalibrasi internal atau kalibrasi eksternal. Kalibrasi harus mengacu ke standar nasional/internasional.

Kalibrasi internal dilakukan dengan menggunakan alat ukur ‘master’ oleh mekanik yang kompeten yang telah mendapatkan pelatihan kalibrasi. Apabila hasil kalibrasi internal tidak baik maka alat ukur harus diperbaiki terlebih dahulu untuk kemudian dilakukan kalibrasi internal kembali

Apabila alat ukur tidak dapat diperbaiki maka alat ukur dipisahkan untuk tidak digunakan. Mekanik menempelkan stiker status kalibrasi pada alat ukur yang telah dilakukan kalibrasi. Mekanik mengupdate daftar alat ukur sesuai status dan tanggal kalibrasi yang telah dilaksanakan

Mekanik menyimpan alat ukur dengan baik untuk melindungi dari kerusakan dan penurunan kondisi alat ukur yang dapat mempengaruhi keakuratan pengukuran. Penanganan alat ukur selama penggunaan untuk pengukuran dilakukan dengan baik untuk mencegah kerusakan alat ukur.

Apabila diketahui ada alat ukur yang tidak akurat, seluruh pengukuran yang telah dilakukan harus diperiksa ulang dan Manajer Teknik mengidentifikasi dampak hasil pengukuran dengan alat ukur yang tidak akurat tersebut.

Prosedur Manufaktur ISO 9001

Kalibrasi eksternal dilakukan oleh rekanan Lembaga Kalibrasi Terseleksi yang ditunjuk melalui proses seleksi dan evaluasi pemasok. Apabila alat ukur sudah tidak dapat dikalibrasi, maka alat ukur tersebut dipisahkan untuk tidak digunakan. Manajer Teknik menyimpan sertifikat kalibrasi eksternal

Ukuran kinerja Bagian Teknik : tidak ada alat ukur ditemukan habis masa kalibrasinya dipakai untuk proses inspeksi/ pemeriksaan.

F. Prosedur Penanganan Produk Tidak Sesuai

Prosedur ISO 9001 ini bertujuan untuk:

  1. mengidentifikasi dan melakukan tindakan untuk menghilangkan produk yang tidak sesuai.
  2. melakukan pengendalian produk tidak sesuai untuk mencegah penggunaan, pengiriman atau pemberian yang tidak disengaja kepada pelanggan.
  3. memastikan pemeriksaan ulang setelah produk tidak sesuai diperbaiki
  4. melakukan tindakan yang diperlukan apabila produk yang tidak sesuai telah diberikan kepada pelanggan

Proses ini mencakup produk yang tidak sesuai hasil pemeriksaan kedatangan, yang terjadi selama proses internal maupun yang diberikan kepada pelanggan. Istilah yang digunakan dalam prosedur antara lain :

  1. QC singkatan dari Quality Control atau Kendali Mutu
  2. NCP singkatan dari Non Conforming Product atau Produk Tidak Sesuai
  3. Produk Tidak Sesuai Sesuai adalah penyimpangan atau deviasi terhadap standar dan persyaratan  pelanggan atau persyaratan lainnya

Pemeriksaan ulang harus dilakukan terhadap produk yang tidak sesuai untuk  memastikan kesesuaiannya terhadap persyaratan yang ditetapkan.

Hasil perbaikan produk yang telah sesuai dengan persyaratan dituliskan dalam Laporan Pemeriksaan QC.

Apabila ada produk tidak sesuai terlanjur telah diberikan kepada pelanggan, maka manajemen dan QC harus melakukan tindakan antara lain:

  1. menginformasikan kepada pelanggan
  2. melakukan tindakan perbaikan dan pencegahan .

Hanya produk yang sesuai yang dapat dilanjutkan ke proses berikutnya.

Ukuran kinerja yang dapat diukur antara lain : Produk Tidak Sesuai diberi label atau dipisahkan dengan benar dan Tidak ada Produk Tidak Sesuai yang tidak sengaja terkirim ke pelanggan.

Dokumentasi dari proses ini adalah Laporan Produk Tidak Sesuai

G. Prosedur Gudang

Prosedur ISO 9001 ini bertujuan untuk menjaga dan memastikan agar stok bahan baku di gudang mencukupi untuk kebutuhan proses produksi.

Prosedur ini mencakup tentang permintaan pembelian material, penerimaan material dari suplier dan pengeluaran material ke Bagian Produksi serta identifikasi, penanganan dan penyimpanan material di Gudang Material.

Konsultan ISO 9001 | Prosedur Manufaktur

Seksi Gudang Material bertanggung jawab dalam menjaga stok material untuk keperluan produksi serta bertanggung jawab dalam melakukan permintaan pembelian, penerimaan, penanganan dan pengeluaran material.

Permintaan Pembelian Material dilakukan dengan :

  1. Melakukan cek stok terhadap material di Gudang Material.
  2. Menganalisa dan membuat perencanaan terhadap kebutuhan material untuk proses produksi dalam satu periode tertentu atas permintaan produksi.
  3. Mengajukan Surat Permintaan Pembelian Material kepada Bagian Pembelian

Penerimaan Material dari pemasok dilakukan dengan tahapan sebagai berikut :

  1. Melakukan pemeriksaan terhadap jenis dan kuantitas material yang terdapat dalam Surat Jalan Pengiriman dan Surat Pesanan Pembelian dengan mempergunakan Kartu Kontrol Penerimaan Material.
  2. Untuk material tertentu dapat dilakukan pemeriksaan dan pengetesan terhadap kualitas material tersebut yang dilakukan oleh pihak produksi atau Kendali Mutu / QC.
  3. Menyiapkan Surat Pereturan jika bahan baku tersebut tidak sesuai dengan standar dan kualitas yang diinginkan.
  4. Jika barang yang diterima telah sesuai spesifikasi dan kuantitasnya, maka data barang tersebut dicatat dalam Kartu Stok Material dan Bukti Penerimaan Material.
  5. Menyerahkan Bukti Penerimaan Material (surat jalan) ke Bagian Pembelian dan membuat salinannya sebagai arsip di Seksi Gudang Material.

Material yang datang ditangani dengan baik untuk mencegah terjadinya kerusakan atau penurunan mutu produk. Penanganan ini dilakukan berdasarkan jenis material tersebut.

Untuk penyimpanan, Semua barang yang masuk disimpan di tempat yang telah ditentukan sesuai dengan karakteristik material tersebut meliputi dan mencatat material yang masuk ke dalam Kartu Stock Material.

Gudang dipelihara kondisinya dengan menggunakan check list pemeriksaan gudang untuk menjaga kondisi material supaya tetap dalam kondisi baik.

Untuk pengeluaran Material dari Gudang/ Pengiriman

  1. Seluruh penyerahan/ pengeluaran material dari gudang ke Bagian Produksi dilakukan berdasarkan Surat Pengambilan Material
  2. Seluruh pengeluaran material dicatat dalam Kartu Stok Material dan Form Pengeluaran Material.
  3. Surat pesanan/ konfirmasi order dari bagian Produksi diarsipkan oleh petugas gudang sebagai salah satu bukti pengeluaran material.

H. Prosedur Pengemasan dan Pengiriman Produk

Prosedur ISO 9001 ini bertujuan untuk memastikan perusahaan untuk :

  1. memberikan identifikasi produk
  2. melengkapi dokumen spesifikasi produk
  3. memberikan perlindungan produk selama proses pengiriman ke pelanggan
  4. melakukan pengiriman produk dengan tepat waktu

Prosedur ini diterapkan untuk proses pengemasan dan pengiriman produk ke pelanggan untuk memenuhi persyaratan ISO 9001:2015 Identifikasi dan Mampu Telusur, Perlindungan Produk, Pengendalian Produk Tidak Sesuai dan Pengiriman.

Prosedur Manufaktur ISO 9001

Bagian Logistik mempersiapkan order pelanggan dan melakukan packaging produk yang siap dikirim ke pelanggan dan menempelkan marking yang telah disiapkan

Bagian Logistik menyiapkan transportasi pengiriman produk dalam Formulir Transportasi dan  membuat Surat Jalan Pengiriman Barang dan Packing List

Staf menyiapkan produk yang akan dikirim ke pelanggan sesuai dengan Formulir Jadwal Pengiriman dan menuliskan pengeluaran produk yang dikirim ke pelanggan dalam Formulir Kartu Stok.

Untuk pemuatan produk berdasarkan Formulir Delivery Order yang akan dikirim ke pelanggan

Operator Forklift melakukan proses pemuatan ke dalam alat transportasi sesuai Instruksi Kerja Penggunaan Forklift. Staf memeriksa susunan produk di dalam alat transportasi untuk memastikan keamanan dan kondisi kemasan baik selama pengiriman sampai ke pelanggan.

Staf memeriksa Surat Jalan Pengiriman Produk dan memastikan jumlah dan jenis produk yang dimuat ke alat transportasi telah sesuai dan menandatangani Formulir Delivery Order

Pemeriksaan sebelum pengiriman kepada Pelangaan harus memastikan seluruh persyaratan pengiriman telah sesuai dengan jumlah dan jenis produk yang dipesan pelanggan dengan menandatangani Formulir Delivery Order yang telah disiapkan.

 Ukuran kinerja yang diukur diantaranya : Tidak ada keluhan pelanggan mengenai kelengkapan produk atau kemasan dan Pengiriman tepat waktu. Sedangkan dokumentasi yang perlu disiapkan antara lain : Form Pemeriksaan Kelengkapan Produk dan Packing List.

I. Prosedur Pengukuran Kepuasan Distributor

Prosedur ISO 9001 ini bertujuan untuk memastikan perusahaan melakukan pengukuran kepuasan Distributor sebagai salah satu pelanggan langsung dari perusahaan yang melakukan penjualan produknya melalui distributor. Prosedur ini memastikan perusahaan untuk :

  1. merancang pengukuran kepuasan distributor sesuai tujuan yang ditetapkan manajemen
  2. melakukan pengukuran distributor untuk mendapatkan informasi apakah pelayanan yang diberikan telah sesuai
  3. melakukan analisa dan menetapkan tindakan untuk mempertahankan atau melakukan tindakan perbaikan faktor-faktor pelayanan yang dinilai kurang oleh distributor.

Prosedur diterapkan untuk mengukur dan menganalisa informasi mengenai jasa pelayanan, produk dan proses-proses yang berhubungan dengan distributor.

Konsultan ISO 9001 | Prosedur Manufaktur

Tahapan proses antara lain : Manajemen menentukan tujuan dari pengukuran kepuasan distributor. Manajemen melakukan pengukuran kepuasan pelanggan untuk semua distributor.

Survey pengukuran kepuasan pelanggan dapat dilaksanakan melalui:

  1. Wawancara

Dilakukan dalam peetemuan langsung atau melalui telpon. Wawancara dapat juga dilakukan menggunakan diskusi dalam fokus group (beberapa distributor) di tempat yang telah ditentukan

  1. Survey

Survey kepuasan pelanggan dikirim kepada distributor. Wakil Manajemen atau manajemen yang ditunjuk akan menyiapkan pertanyaan pertanyaan dirancang sesuai dengan kebutuhan misalnya:

  1. pilihan berdasarkan skala kepuasan (baik sekali, baik, cukup, kurang baik dst)
  2. menanyakan opini ditributor
  3. komentar terbuka
  4. dsb

Sebelum pelaksanaan survey, pertanyaan harus diuji coba terlebih dahulu untuk menentukan:

  1. seberapa efektif untuk mendapatkan informasi yang dibutuhkan
  2. seberapa mudah untuk dimengerti oleh responden
  3. seberapa lama dibutuhkan untuk menyelesaikan survey

Pelaksana yang ditujuk Manajemen melakukan survey pengukuran kepuasan distributor sesuai dengan rencana dan jadwal yang telah ditetapkan.

Prosedur Manufaktur ISO 9001

Manajemen menganalisa hasil pengukuran kepuasan pelanggan dan menyampaikan  informasi kepada Direktur. Analisa data menggunakan prosedur Analisa data dan peningkatan mutu atau improvement untuk menetapkan rencana tindakan yang akan diambil Manajemen untuk melakukan improvement

 Ukuran Kinerja yang ditetapkan dapat : pelaksanaan pengukuran kepuasan distributor dilakukan minimal satu kali dalam satu tahun dan hasil pengukuran kepuasan distributor minimal “baik” untuk setiap faktor pelayanan.

J. Prosedur Penagihan Pelanggan dan Pembayaran Pemasok

Prosedur ISO 9001 ini bertujuan untuk memastikan perusahaan untuk :

  1. mengajukan permohonan pembayaran kepada distributor tepat waktu
  2. memonitor piutang

Prosedur ini diterapkan untuk proses penagihan distributor.

Bagian Keuangan membuat Surat Permohonan Pembayaran ke pelanggan. Surat Permohonan Pembayaran ditanda tangani oleh Direktur.

Bagian Keuangan memonitor pembayaran pelanggan dan piutang yang belum dibayarkan. Ukuran kinerja diharapkan penagihan dilakukan dengan akurat dan tepat waktu.

Prosedur ini juga bertujuan untuk memastikan proses pembayaran pemasok dilakukan dengan baik. Mencakup untuk proses pembayaran pemasok maupun jasa yang digunakan.

Pemasok memasukkan dokumen penagihan dilengkapi dengan Delivery Order asli. Bagian Keuangan mereview dokumen penagihan, Delivery Order dan kesesuaiannya dengan Purchase Order.

Pemasok memasukkan dokumen penagihan dilengkapi dengan DO asli. Bagian Keuangan mereview persyaratan pembayaran sesuai perjanjian / kontrak dan memeriksa kelengkapan dokumen penagihan:

  1. Invoice,
  2. Kwitansi
  3. Faktur Pajak
  4. DO
  5. PO

Apabila telah lengkap diberikan persetujuan pembayaran dengan menerbitkan voucher yang diberikan kepada Pemasok.

Pemasok dapat menguangkan voucher pada jam dan hari-hari pembayaran pemasok yang telah ditentukan

Bagian Keuangan melakukan pembayaran dengan cash atau transfer dengan ketentuan sebagai berikut:

  1. < Rp. 5.000.000 dibayar tunai kecuali ada kebijakan dari Direksi
  2. > Rp. 5.000.000 dibayar cek / BG

Bagian keuangan melakukan pembayaran dengan cash atau transfer. Pembayaran pemasok dilakukan dengan akurat dan tepat waktu.

Konsultan ISO 9001 | Prosedur Manufaktur

Penerapan ISO 9001 di manufaktur melalui beberapa tahapan. Yang pertama adalah mengikuti pelatihan pemahaman persyaratan dan dokumentasi ISO 9001. Manajer di masing-masing Bagian memimpin penerapan Sistem Manajemen sesuai dengan prosedur yang telah ditetapkan.

Salah satu persyaratan adalah dilakukannya pemeriksaan internal efektifitas penerapan sistem yang biasa disebut audit internal. Audit internal ini merupakan salah satu kegiatan yang wajib dilakukan untuk memastikan sistem manajemen diterapkan secara efektif.

Konsultan ISO 9001 akan memberikan pelatihan Audit Internal untuk memastikan auditor internal memiliki kompetensi untuk melaksanakan audit internal secara efektif. Temuan audit internal yang disebut ketidaksesuain harus segera ditindaklanjuti dengan tindakan perbaikan.

Makin sering audit internal dilaksanakan, maka pelaksana proses makin memahami bagaimana prosedur yang telah ditetapkan harus dijalankan untuk memastikan persyaratan mutu produk dan layanan. Manajemen harus menunjukkan komitmennya terhadap pelaksanaan audit internal sebagai masukan terhadap pelaksanaan proses.

Untuk menerapkan dan mencapai sertifikasi ISO 9001 dapat menghubungi kami Cipta Mutu Prima yang telah mempunyai pengalaman 18 tahun membantu perusahaan untuk mencapai sertifikat ISO dari berbagai Badan Sertifikasi. Hubungi kami di Phone/WA : 0811-8859-ISO(476).

Beberapa Jenis Audit ISO

Konsultan ISO Cipta Mutu Prima – Apa saja jenis audit ISO? ada beberapa jenis audit yang mungkin perlu kita bahas di sini untuk menambah pemahaman kita mengenai aktifitas yang penting bagi manajemen untuk mengetahui efektifitas operasi dan proses bisnis perusahaan.

1. Audit Pihak Pertama

Audit pihak pertama atau yang disebut juga sebagai ‘first party audit’ adalah audit yang dilaksanakan oleh pihak internal perusahaan.

Audit ini biasa juga disebut audit internal. Perusahaan harus merencanakan program dan jadwal pelaksanaannya. Dalam program audit menjelaskan apat tujuan pelaksanaan audit internal, berapa kali dilaksanakan dalam satu tahun dan juga jadwal pelaksanaannya. Audit internal dapat dilakukan oleh divisi khusus terdiri dari auditor atau juga dapat dilaksanakan oleh auditor internal adhoc. Tipe audit yang pertama ini biasanya dilaksanakan sebagai pemenuhan persyaratan standar ISO 9001, ISO 14001 atau OHSAS 18001 serta standar lainnya yang mewajibkannya.

Konsultan ISO Audit Internal melakukan pelatihan untuk menyiapkan auditor untuk dapat melakukan wawancara dan teknik audit untuk pelaksanaannya. Temuan ketidaksesuaian harus ditindaklanjuti dengan tindakan perbaikan dan pencegahan. Tidak ada manfaat dari audit internal jika pihak atau bagian yang diaudit tidak memperbaiki apa yang dikategorikan sebagai penyimpangan. Audit internal juga harus memberikan nilai tambah yang positif dan memberikan masukan kepada manajemen.

2. Audit Pihak Kedua

Audit pihak kedua atau disebut sebagai ‘second party audit’ adalah audit yang dilakukan pihak buyer atau pelanggan kepada pemasok atau perusahaan yang menyediakan produk dan layanan.

Audit ini dapat dilakukan berbasis proyek. Sebagai contoh sebuah perusahaan sepatu ternama di luar negeri memberikan proyek pembuatan sepatu kepada perusahaan sepatu nasional. Perusahaan sepatu tersebut akan melakukan audit untuk memastikan bahwa perusahaan nasional mempunyai kemampuan untuk dapat membuat sepatu dengan mutu yang telah ditetapkan. Contoh lain dari audit pihak kedua ini adalah sebuah hotel memesan pintu jati dengan ukiran kepada salah satu pemasok. Hotel tersebut secara berkala mendatangi pemasok pintu jati dengan ukiran untuk memastikan bahwa pesanannya telah dikerjakan dengan baik dan sesuai pesanan.

Audit pihak kedua dilaksanakan oleh auditor yang biasanya user dari pelanggan yang mengetahui spesifikasi yang diharapkan. Konsultan ISO dapat melakukan pelatihan audit untuk perusahaan yang ingin menerapkan program pengembangan pemasok. Audit dalam rangka pengembangan pemasok merupakan tipe audit pihak kedua yang juga akan memberikan masukan kepada pemasok untuk dpat meningkatkan mutu produk dan layanannya.

3. Audit Pihak Ketiga

Audit pihak ketiga atau ‘third party audit’ dilakukan oleh pihak independen.

Dalam konteks sertifikasi ISO audit pihak ketiga ini dilakukan oleh Badan Sertifikasi. Badan Srtifikasi harus terlebih dahulu diakreditasi oleh negara. Beberapa Badan Sertifikasi yang ada di Indonesia yang diakreditasi oleh Komite Akreditasi Nasional diantaranya : Sucofindo International Certification Services (SICS). Sedangkan yang diakreditasi oleh Inggris yaitu UKAS antara lain SGS dan sebagainya. Audit pihak ketiga dilakukan apabila perusahaan telah menerapkan sistem manajemen minimal selam tiga bulan. Audit biasanya dilakukan dua tahap.

Tahap pertama disebut ‘desk audit’ atau audit kecukupan, yaitu audit yang memeriksa kelengkapan dokumen terhadap persyaratan standar. Audit tahap kedua disebut ‘compliance audit’ atau audit kesesuaian. Pada tahap ini auditor Badan Sertifikasi memeriksa bukti-bukti penerapan dari apa yang telah dinyatakan dalam dokumentasi dan perosedur perusahaan. Apabila tidak ada temuan mayor maka Badan Sertifikasi memberikan rekomendasi Sertifikasi ISO kepada perusahaan.

Sertifikat berlaku untuk masa waktu tiga tahun. Setiap tahun perusahaan akan diaudit pengawasan untuk memastikan sistem manajemen tetap berjalan efektif. Konsultan ISO menjamin 100% kelulusan perusahaan untuk mendapatkan sertifikasi ISO sesuai rencana waktu yang ditetapkan manajemen.

Konsultan ISO

Konsep Pengelolaan Mutu

Konsultan ISO 9001 dan konsep pengelolaan mutu. Banyak orang bicara mutu namun tidak mengetahui konsepnya. Pengelolaan mutu berevolusi sejalan dengan berkembangnya konsep mutu. Awalnya mutu diciptakan dengan pemeriksaan akhir, mutu terjadi namun dengan biaya tinggi.

Kemudian mutu mundur ke hulu dengan melakukan pengendalian proses. Lalu mutu melibatkan pelanggan dengan adanya mekanisme mencapai kepuasan pelanggan. 

Terakhir mutu dianggap faktor penting kelangsungan organisasi. Organisasi menaruh perhatian penuh dalam mengelola mutu : Total Quality Management. Pilihannya hanya satu yaitu mutu harus terus ditingkatkan seiring dinamika keinginan pelanggan.

Apa langkah awal dalam mewujudkan mutu?

Konsultan ISO 9001 membantu perusahaan untuk menerapkan Sistem Manajemen Mutu. Langkah awal menciptakan mutu adalah melakukan identifikasi spesifikasi produk atau keinginan dan harapan pelanggan jika industri jasa.

Konsep ‘market in’ adalah menggunakan keinginan pasar sebagai masukan dalam merencanakan mutu produk dan jasa.

Pelatihan Dokumentasi ISO 9001:2015

Konsultan memberikan Pelatihan Dokumentasi Prosedur Mutu ISO. Ada beberapa prosedur yang wajib ditetapkan oleh Manajemen dalam penerapan ISO 9001:2015. Prosedur tersebut adalah :

  1. Manajemen Risiko dan Peluang
  2. Monitoring Sasaran Mutu
  3. Manajemen Perubahan
  4. Manajemen Pengetahuan
  5. Pengendalian Informasi Terdokumentasi
  6. Pengendalian Produk dan Jasa Tidak Sesuai
  7. Audit Mutu Internal
  8. Rapat Tinjauan Manajemen
  9. Ketidaksesuaian dan Tindakan Perbaikan
  10. Program Peningkatan Mutu

Prosedur Pengendalian Informasi Terdokumentasi mengatur mekanisme untuk penerbitan, revisi, distribusi dokumentasi ISO dan juga pengendalian rekaman mutu.

Konsultan ISO 9001 Jakarta menetapkan tugas tanggung jawab Penanggung Jawab Mutu yang mengelola Sistem Manajemen Mutu untuk memastikan prosedur mutu diterapkan secara efektif. Rekaman prosedur pengendalian informasi terdokumentasi seperti : Daftar Induk Dokumen, Daftar Rekaman, Usulan Perubahan Dokumen dsb harus terdokumentasi dengan baik.

Cipta Mutu Prima – Konsultan ISO 

Daftar Periksa Sarana Prasarana

Daftar Periksa Sarana Prasarana – Apa saja yang diaudit jika anda di Bagian Umum yang bertanggung jawab terhadap Sarana Prasarana atau infrastruktur perusahaan? Konsultan ISO akan memastikan mengembangkan Prosedur Perawatan dan Perbaikan Sarana Prasarana untuk dapat memenuhi persyaratan standar ISO.

Sarana Prasarana atau Infrastruktur menurut standar ISO 9001:2015 klausul 7.1.3 harus menentukan,   menyediakan   dan  memelihara infrastruktur yang diperlukan untuk pengoperasian proses-prosesnya dan untuk  mencapai  kesesuaian  produk  dan jasa.

Sarana Prasarana atau Infrastuktur dapat mencakup: bangunan dan sarana terkait, peralatan, termasuk perangkat keras dan lunak, sumber daya transportasi dan teknologi informasi dan komunikasi.

Daftar Periksa Sarana Prasarana – Konsultan ISO 9001

Beberapa data yang harus disiapkan oleh Bagian Umum dalam rangka menunjukkan pemeliharaan infrastuktur diantaranya :

I. Formulir Daftar Sarana Prasarana, menjelaskan seluruh peralatan yang dimiliki perusahaan untuk merealisasikan produk dan layanannya kepada Pelanggan.

II. Formulir Jadwal Perawatan Sarana Prasarana, menjelaskan program perawatan yang dilakukan untuk memastikan peralatan selalu dalam kondisi baik.

III. Formulir Laporan Kerusakan Sarana Prasarana, menjelaskan kegiatan perbaikan sarana prasarana yang dilaporkan rusak oleh Bagian yang menggunakannya.

IV. Formulir Kartu Riwayat Perawatan Perbaikan Sarana Prasarana , menjelaskan riwayat perawatan dan perbaikan terhadap peralatan terkait.

V. Formulir Perawatan Alat Transportasi, Alat Komunikasi dan Teknologi Informasi menjelaskan perawatan terhadap perawatan transportasi, alat komunikasi dan teknologi informasi yang digunakan oleh perusahaan.

Konsultan ISO 9001 – Daftar Periksa Sarana Prasarana

Check List Diagnostic Assessment

Check List Diagnostic Assessment – Oleh Konsultan ISO 9001.

Diagnostic Assessment bertujuan untuk memeriksa kondisi awal sebelum menerapkan sistem manajemen. Sebelum merancang sistem manajemen perlu untuk melakukan analisis proses yang ada.

Berikut ini beberapa daftar pertanyaan yang dapat diajukan untuk memetakan kondisi awal sistem manajemen :

1. MANAJEMEN PROSES

  • Apa saja proses-proses utama yang ada?
  • Jelaskan secara singkat input – proses – output dari masing-masing proses
  • Ada rencana kerja?
  • Proses pengukuran apa saja yang dilakukan?
  • Bagaimana menangani kalau ada produk/jasa ’tidak sesuai’?
  • Bagaimana mekanisme perbaikannya?
  • Bagaimana cara identifikasi produk/jasa?
  • Bagaimana cara penyampaian produk/jasa kepada pelanggan?
  • Apakah ada proses desain jasa baru?
  • Apakah sudah ada proses pemeriksaan/audit internal ?

2. DOKUMENTASI DAN REKAMAN

  • Apakah masin-masing proses-proses sekarang sudah terdokumentasi dalam prosedur?
  • Sebutkan form-form yang digunakan untuk setiap proses?
  • Bagaimana sekarang metode pengarsipan rekaman?

Check List Diagnostic Assessment – Oleh Konsultan ISO 9001

3. PELANGGAN

  • Siapa pelanggan?
  • Apa yang mereka harapkan?
  • Apakah harapan pelanggan ditinjau?
  • Bagaimana cara berkomunikasi dengan pelanggan?
  • Adakah milik pelanggan?
  • Penah mengukur kepuasan pelanggan?

4. TARGET DAN DATA

  • Apa ada target kinerja departemen?
  • Apakah target ini terkait dengan target Organisasi?
  • Bagaimana cara target ini dimonitor pencapaiannya?
  • Data apa saja yang dianalisa?

Check List Diagnostic Assessment – Oleh Jasa Konsultan ISO

5. SUMBER DAYA MANUSIA

  • Apakah Uraian Tugas dan Wewenang telah tersedia?
  • Apa ada penetapan kompentensi untuk masing-masing jabatan?
  • Apakah ada rencana pelatihan?

6. SARANA DAN PRASARANA

  • Bagaimana mekanisme perawatan dan perbaikan sarana dan prasarana?
  • Apakah lingkungan kerja sehat dan aman dikelola dengan baik?

Check List Diagnostic Assessment – Oleh Konsultan ISO 9001

Sertifikasi ISO

ISO 9001:2015 Project Objectives

Konsultan ISO 9001:2015 Project Objectives :

  • To Assist the company in upgrading its Quality Management System in line with the requirement of ISO 9001:2015.
  • To prepare the ISO 9001:2015 certification audit.

The expected result of this ISO 9001:2015 Quality Management System Upgrading project is to achieve ISO 9001:2015 certification.

The project stages will be conducted as follow :

  1. ISO 9001:2015 Training
  2. System Design and Development
  3. System Implementation
  4. Internal Audit Training
  5. Conduct Internal Audit Program
  6. Corrective and Preventive Actions
  7. Certification Audit

The company shall establish ISO Working Team will that will act as:

Process Owners :

  •  Representing Department
  •  Knowledgeable of Department’s processes

Knowledgeable of Department’s processes:

  •  Maintain controlled copy of Quality Management System document
  •  Propose and revise Quality Management System document as required
Konsultan ISO

Konsultan membantu Pengendali Dokumen ISO

Konsultan membantu Pengendali Dokumen ISO. Untuk mendistribusikan dokumen ISO 9001:2015 sebagai dokumen revisi dari dokumen ISO 9001:2018, Pengendali Dokumen melaksanakan :

  1. Membuat Usulan Perubahan dokumen ISO 9001:2015
  2. Mencetak master dokumen ISO 9001:2015
  3. Mengedarkan dokumen master ISO 9001:2015 untuk pemeriksaan oleh Penanggung Jawab Mutu
  4. Mengcopy master dokumen ISO 9001:2015 yang telah disahkan Manajemen sebanyak Bagian / Bidang yang akan menerima dokumen
  5. Memberi stempel dokumen ‘Terkendali’ pada salinan dokumenISO 9001:2015
  6. Memberi nomor salinan dokumen terkendali pada salinan dokumen ISO 9001:2015
  7. Mendistriibusikan kepada Bagian / Bidang yang akan menerima salinan terkendali dokumen ISO 9001:2015 dengan menggunakan form Distribusi Dokumen dan Pengumuman Perubahan Dokumen
  8. Menarik salinan dokumen ISO 9001:2018 dari masing-masing Bagian / Bidang yang sudah kadaluarsa
  9. Memusnahkan salinan dokumen ISO 9001:2008 yang sudah ditarik dari masing-masing Bagian / Bidang
  10. Memberi stempel dokumen ‘Kadaluarsa’ pada master dokumen ISO 9001:2008 dan disimpan.
  11. Mengupdate Daftar Induk Dokumen

Konsultan ISO | Cipta Mutu Prima

Konsultan ISO

Konsultan ISO 9001 Jaminan Lulus

Konsultan ISO Cipta Mutu Prima memberikan jaminan lulus bagi perusahaan dalam konsultasi penerapan sampai dengan sertifikasi ISO 9001.

ISO 9001:2015 adalah Standar Sistem Manajemen Mutu terbaru yang diterbitkan oleh ISO (International Organization for Standardization).

Standar ini merupakan revisi dari Standar ISO 9001:2008 yang akan habis masa berlakunya di tahun 2018. Beberapa persyaratan baru yang perlu perusahaan untuk penuhi dalam standar ISO 9001:2015 diantaranya :

  1. Persyaratan Konteks Organisasi
  2. Persyaratan Risiko dan Peluang
  3. Persyaratan Manajemen Perubahan
  4. Persyaratan Manajemen Pengetahuan

Konsultan ISO Cipta Mutu Prima akan membantu perusahaan untuk melakukan Upgrading terhadap dokumentasi ISO 9001:2015 yang ada saat ini. Badan Sertifikasi akan melakukan audit berdasarkan persyaratan baru standar ISO 9001:2015 sebelum merekomendasikan Sertifikat ISO 9001:2015.

Kategori Temuan Audit ISO

Apa saja kategori temuan audit ISO? Pada umumnya Badan Sertifikasi membagi temuan auditnya menjadi beberapa kategori yaitu sebagai berikut :

1. Kesesuaian (Compliance/Conformance)

Yaitu temuan audit yang menunjukkan bahwa perusahaan telah melaksanakan proses sesuai dengan Prosedur yang telah ditetapkan. Ini maksudnya adalah selama audit, auditor meminta bukti-bukti penerapan Sistem Manajemen, misalnya pembuktian proses pelatihan. Auditor akan memeriksa Program Pelatihan Tahunan, kemudian akan meminta bukti pelaksanaan dari pelatihan yang telah direncanakan dalam Program Pelatihan.

Auditor juga akan memeriksa sertifikat pelatihan dari beberapa sampling karyawan yang mengikuti. Terakhir audit meminta bukti evaluasi efektifitas pelatihan. Nah dari keseluruhan dokumentasi yang diminta, Bagian HRD mampu untuk menunjukkan bukti-bukti penerapannya, sehingga auditor berkesimpulan pada klausul Sumber Daya pada ISO 9001:2015 telah terpenuhi.

2. Ketidaksesuaian (Non Compliance/Non Conformance)

Yaitu temuan yang menunjukkan bahwa perusahaan belum melaksanakan proses sesuai dengan Prosedur. Misalnya audit pada area Pengendalian Dokumen, auditor meminta Daftar Induk Dokumen kemudian bertanya mengenai Prosedur apa saja yang telah mengalami revisi.

Pengendali Dokumen tidak bisa menunjukkan mekasnisme revisi dokumen yang telah ditetapkan. Misalnya Prosedur Produksi telah mengalami revisi pada tanggal 01 Maret 2018, namun tidak ada form usulan perubahan dokumen yang diisi sesuai persyaratan yang dinyatakan prosedur. Ini perarti terjadi penyimpangan terhadap prosedur.

Contoh lain dalam prosedur Pembelian dinyatakan bagian Gudang harus melakukan pemeriksaan kedatangan barang dan menuliskan dalam Receiving Report. Dari beberapa sampling yang dilakukan oleh Badan Sertifikasi ke Bagian Gudang, tidak dapat ditunjukkan dokumen Receving Report untuk beberapa bahan baku produksi yang diterima selama bulan Februari 2018.

Hal ini merupakan penyimpangan terhadap Prosedur dan akan menghasil Laporan Tindakan Perbaikan dan Pencegahan (LTPP) yang harus dilaksanakan perusahaan untuk dapat segera memperbaiki pelaksanaan. LTPP juga merupakan dokumentasi hasil pelaksanaan kegiatan yang terkait dengan temuan Audit Internal yang harus tersimpan dengan baik.

Apa yang harus dilakukan terhadap LTPP?. Konsultan ISO akan membantu perusahaan, pada contoh di atas Pengendali Dokumen harus melakukan perbaikan dengan membuat Usulan Perubahan Dokumen terhadap revisi Prosedur Produksi. Untuk mencegah terulangnya ketidaksesuaian, maka Pengendali Dokumen harus secara konsisten membuat Usulan Perubahan Dokumen pada setiap ada perubahan atau revisi prosedur.

Dalam contoh kasus berikutnya, Bagian Gudang juga harus secara konsisten melakukan pemeriksaan kedatangan barang dan menuliskan hasilnya di Receiving Report. Kedua komitmen ini harus dituliskan dalam LTPP sehingga kemudian Manajemen dapat menutup temuan audit setelah memeriksa Tindakan perbaikan telah dilaksanakan secara efektif.

3. Observasi (OFI – Oppotunity For Improvement)

Yaitu saran auditor terhadap pelaksanaan kegiatan untuk meningkatkan efektifitas dan atau mutu pelaksanaan kegiatan terkait. Observasi dapat juga tindakan pencegahan auditor terhadap suatu proses yang kalau tidak dilakukan perbaikan akan menimbulkan ketidak sesuaian.

Contoh misalnya di Bagian Pemeliharan Mesin, saat ini belum semua peralatan mesin mempunyai kode identifikasi sehingga menyulitkan Bagian Pemeliharaan untuk melakukan mampu telusur terhadap seluruh mesin yang ada dalam suatu manfaktur. Saran Observasi ini tidak harus dilaksanakan oleh perusahaan, namun apabila dilaksanakan lebih baik karena kemudian perusahaan mempunyai identifikasi yang unik untuk memastikan seluruh mesin telah dilakukan tindakan pemeliharaan yang terjadwal.

Observasi ini juga merupakan tindakan pencegahan terhadap potensi ketidaksesuaian, karena apabila perusahaan telah memberikan identifikasi yang unik untuk setiap mesin dan peralatan maka akan memudah Bagian Pemeliharaan untuk memonitor tugas pokok fungsinya.

Konsultan ISO 9001 akan membantu tindakan perbaikan temuan audit ISO yang dapat dikategorikan sebagai Kesesuaian, Ketidaksesuaian dan Observasi harus memberikan nilai tambah bagi perusahaan sehingga Sistem Manajemen yang diterapakan dan Audit Internal yang dijalankan dapat memberikan manfaat positif bagi perusahaan untuk memastikan produk dan layanannya kepada pelanggan.

Konsultan ISO

Biaya Konsultan ISO 9001

Biaya Konsultan ISO 9001. Berapa biaya untuk menerapkan sampai dengan sertifikasi ISO 9001? Kami menawarkan jasa konsultan ISO sampai dengan sertifikasi dengan biaya optimal.

Biaya konsultan ISO yang ditawarkan berbasis hari kerja atau manday konsultan yang digunakan dalam membantu perusahaan menerapkan Sistem Manajemen.

Biaya Konsultan dan Badan Sertifikasi adalah komponen biaya dalam menerapkan sampai dengan Sertifikasi ISO. Konsultan ISO Cipta Mutu Prima menggunakan aplikasi online untuk membantu perusahaan untuk mendapatkan bimbingan berupa:

  1. Konsultasi langsung, yang dimaksudkan konsultasi langsung ini adalah konsultan datang ke lokasi perusahaan. Perusahaan dapat meminta konsultasi langsung sebagai pilihan. Misalnya perusahaan memilih pelatihan dilakukan secara langsung bukan melalui aplikasi e-training ISO kami.
  2. Konsultasi tidak langsung, dimana konsultan melakukan bimbingan secara online melalui aplikasi e-konsultan ISO dalam memberikan contoh dokumen maupun berdiskusi dan menjawab pertanyaan perusahaan.