Konsultan ISO Profesional – Berikut ini beberapa contoh Prosedur Tata Usaha terkait dengan tugas pokok dan fungsi yang harus dilaksanakan.
Prosedur Seleksi dan Evaluasi Supplier
Prosedur ini bertujuan untuk memastikan apakah supplier memenuhi persyaratan yang ditentukan dan mencakup evaluasi supplier yang digunakan secara periodik setiap satu tahun, baik supplier yang lama maupun yang baru dan juga untuk supplier jasa maupun produk jadi.
Proses evaluasi supplier dilakukan oleh Bagian Tata Usaha secara periodik setiap satu tahun. Evaluasi dilakukan terhadap supplier yang tercatat dalam Daftar Supplier Terseleksi dengan melihat catatan-catatan pembelian dan penerimaan barang bagi supplier yang ada.
Kriteria Yang Dinilai : 1) Mutu : Barang diterima sesuai dengan spesifikasi, berdasarkan hasil pemeriksaan yang dilakukan oleh Bagian Tata Usaha dan dilengkapi dengan bukti lain seperti sertifikat produk atau hasil uji/tes produk dari supplier. 2) Harga : Harga yang yang diajukan oleh supplier dan disepakati sesuai dan dapat disetujui oleh perusahaan. 3) Pengiriman : Waktu pengiriman dari supplier sesuai dengan jadwal yang telah ditetapkan dalam dokumen pembelian. 4) Pembayaran : Waktu pembayaran dilaksanakan sesuai yang disepakati oleh kedua belah pihak. 5) Pelayanan : Supplier memberikan pelayanan yang dijanjikan dan memberikan solusi apabila ada masalah.
Evaluasi supplier dilakukan dengan memberikan penilaian terhadap masing-masing kriteria tersebut di atas dengan nilai baik, cukup atau kurang, dan kemudian menjumlahkan nilai dari masing-masing penilaian. Supplier dinyatakan lulus evaluasi atau memenuhi syarat jika hasil penilaiannya tidak memiliki nilai kurang untuk semua kriteria yang ada.
Penilaian akan direkam pada lembar Hasil Evaluasi Supplier yang mencantumkan data-data supplier dan hasil penilaian serta kesimpulan yang diambil. Supplier yang dapat memenuhi hasil penilaian akan digunakan kembali untuk periode berikutnya dan dikeluarkan dari Daftar Supplier Terseleksi.
Sedangkan supplier yang tidak dapat memenuhi syarat tersebut tidak akan dipergunakan untuk periode berikutnya dan dikeluarkan dari Daftar Supplier Terseleksi. Berdasarkan hasil evaluasi supplier ini maka akan dikeluarkan satu Daftar Supplier Terseleksi yang telah diupdate setiap tahunnya.
Khusus untuk Supplier baru, harus dilakukan seleksi untuk memastikan bahwa supplier baru tersebut dapat memenuhi persyaratan yang telah ditentukan. Bagian Tata Usaha atau Pembelian akan melengkapi data mengenai supplier baru tersebut antara lain data dan informasi mengenai mutu produk/jasa, harga, waktu pengiriman dan lainnya.
Berdasarkan data yang ada, bagian Pembelian bersama-sama dengan pengguna atau user akan meninjau untuk memastikan kesesuaian dengan persyaratan atas kriteria persyaratan yang telah ditetapkan. Jika diperlukan, bagian Pembelian akan meminta contoh produk dari supplier untuk dilakukan pengujian/inspeksi.
Bagian pembelian dapat melakukan negosiasi dengan pihak supplier. Peninjauan dilakukan sesuai dengan pelaksanaan evaluasi supplier di atas dan hasilnya direkam dalam lembar Seleksi Supplier dengan mencantumkan data-data supplier yang ditinjau serta hasil kesimpulan dari peninjauan yang dilakukan.
Berdasarkan hasil peninjauan tersebut, maka bagian Pembelian akan menentukan apakah supplier dapat memenuhi persyaratan yang telah ditentukan. Bagian Pembelian akan memberitahukan supplier yang terpilih dan kemudian melakukan proses pembelian sesuai dengan prosedur pembelian yang ada serta memasukkan data supplier tersebut ke dalam Daftar Supplier Terseleksi.
Formulir dan rekaman terkait :
- Daftar Supplier Terseleksi
- Seleksi Supplier
- Evaluasi Supplier
Prosedur Tata Usaha | Konsultan ISO Cipta Mutu Prima
Prosedur Inventarisasi Barang
Prosedur ini untuk mengetahui keadaan dan kondisi barang-barang baik yang berupa mesin, peralatan dan sarana prasarana lainnya yang dimiliki oleh Perusahaan dan untuk memaksimalkan penggunaan barang-barang yang dimiliki Perusahaan sebagai pendukung kerja.
Kegiatan inventarisasi, meliputi kegiatan pendataan dan pencatatan terhadap barang-barang yang dimiliki Perusahaan. Penyimpanan adalah penyimpanan terhadap barang-barang milik Perusahaan setelah diinventarisasi baik yang akan digunakan, sedang digunakan atau yang tidak digunakan. Sedangkan penghapusan, adalah penghapusan terhadap barang-barang yang tidak dapat digunakan.
Inventarisasi barang dilakukan setiap tahun, yang didata adalah : Nama barang, Merk/Type, Tahun Pembuatan, Jumlah barang, Nomer/Kode, Kondisi Barang (Baik, perlu diperbaiki, rusak dan tidak dapat dipakai).
Setiap barang diberikan Kode Registrasi Barang : Kode Perusahaan – Kode Barang – Kode Bagian – Kode Tahun Pembelian. Bagian Tata Usaha Perusahaan memerintahkan staf untuk mencatat dan mengiventaris barang-barang di lingkungan Perusahaan maupun di pabrik dan lokasi pelayanan.
Setelah selesai dicatat oleh staf kemudian dilaporkan kepada Kasubbag Tata Usaha Perusahaan. Daftar Inventarisasi Barang yang telah didata dan disahkan Kasubbag Tata Usaha kemudian dilaporkan ke Manajemen.
Setiap ruang ada penanggung jawab dalam inventarisasi. Untuk penghapusan barang, barang yang sudah tidak digunakan lagi dicatat oleh bagian Tata Usaha. Setelah dicatat dilaporkan ke Bagian Umum bahwa barang-barang tersebut sudah tidak digunakan.
Setelah mendapat surat keputusan dari Manajemen bahwa barang-barang tersebut boleh dihapuskan maka barang-barang tersebut dipisahkan dan disimpan dalam gudang.
Formulir dan rekaman terkait :
- Daftar Sarana Prasarana dan Nomor Inventaris
- Daftar Penghapusan Barang
Konsultan ISO | Prosedur Tata Usaha
Prosedur Tata Persuratan
Prosedur ini untuk memastikan penanggung jawab persuratan dapat membuat surat menyangkut isi, tujuan, dan pejabat penandatangan surat dapat dilakukan dengan benar sampai surat dimaksud diterima oleh yang berhak atas surat tersebut.
Prosedur Tata Persuratan ini mencakup tata cara pembuatan surat, pengiriman, penerimaan, menjadwalkan dan mengarsipkan surat. Surat masuk adalah informasi secara tertulis atau perihal keputusan/ tanggapan/jawaban yang sampai kepada Perusahaan dari pihak luar.
Surat keluar adalah informasi secara tertulis terhadap institusi lain diluar Perusahaan yang dapat berisi keputusan/tanggapan/jawaban. Sedangkan surat tugas adalah perihal penugasan dari Perusahaan yang diberikan kepada karyawan dalam rangka menunjang program/kegiatan yang akan, sedang atau sudah berjalan.
Tahapan proses surat masuk antara lain : Bagian Keamanan/Satpam menerima dan mencatat surat/dokumen masuk kedalam buku penerimaan surat masuk dan menandatangani tanda terima. Kemudian surat/dokumen di serahkan ke staf Bagian Tata Usaha dan meminta tanda terima.
Staf Bagian Tata Usaha memilah Surat/dokumen yang masuk, kemudian dicatat di buku agenda surat masuk, dan memberi lembar disposisi dengan mencatat nomor, tanggal, hal, tanggal surat, asal surat dan tanggal penyelesaian.
Surat/dokumen yang bersifat rahasia, staf Bagian Tata Usaha segera menginformasikan ke Kabag Tata Usaha dan diparaf untuk segera ditindak lanjuti. Kemudian menyerahkan surat yang sudah di lengkapi dengan lembar disposisi kepada Direktur.
Direktur akan memberikan disposisi ke Kabag Tata Usaha. Apabila surat yang masuk memerlukan tindak lanjut. Surat yang masuk tidak memerlukan tindak lanjut, maka surat akan diarsip oleh staf Bagian Tata Usaha/Sekretaris Direktur.
Apabila surat/dokumen yang masuk termasuk surat biasa, staf Bagian Tata Usaha mendistribusikan ke Bagian terkait dengan menggunakan Buku Ekspedisi dan ditandatangani oleh penerima surat.
Staf Bagian terkait menerima surat tersebut kemudian dicatat di Buku Surat Masuk oleh masing-masing Bagian. Selanjutnya surat tersebut akan diteruskan ke Manajer Bagian untuk ditindaklanjuti dan diarsip oleh staf Bagian terkait.
Untuk surat keluar, bagian Tata Usaha membuat draft surat (Surat Keputusan/ Surat Tugas/Surat Keterangan/Nota Dinas/Tanggapan), kemudian ditandatangani oleh Manajer Bagian terkait.
Jika surat ada perbaikan maka surat tersebut dikembalikan ke Bagian Tata Usaha dan diperbaiki oleh Tata Usaha. Kemudian surat diserahkan ke Direktur untuk ditandatangani.
Surat yang telah ditandatangani oleh pejabat berwenang, selanjutnya diberi nomor oleh Bagian Tata Usaha. Setelah diberi nomor dan digandakan, surat tersebut kemudian dicatat di Buku Surat Keluar dan diarsipkan. Setelah itu, surat tersebut diproses dan dikirim atau difax oleh Bagian Tata Usaha ke tujuan surat.
Untuk surat undangan, Staf Bagian atau Bagian Tata Usaha membuat draft surat undangan untuk suatu program/kegiatan dengan perihal pemberitahuan ke peserta atau narasumber.
Draft tersebut diserahkan oleh staf bagian terkait untuk diperiksa, surat yang telah diperiksa dan diparaf oleh Manajer kemudian disampaikan ke Bagian Tata Usaha untuk diberi nomor. Setelah diberi nomor dan digandakan, kemudian dicatat di Buku Surat Keluar oleh staf Bagian Tata Usaha dan diarsipkan.
Selanjutnya surat undangan tersebut dikirim melalui fax atau jasa pengiriman sesuai dengan tujuan surat.
Formulir dan rekaman terkait :
- Buku Agenda Surat Masuk
- Buku Agenda Surat Keluar
- Nomor Surat
- Tanda Terima
- Pengiriman Surat Keluar
Prosedur Tata Usaha | Konsultan ISO
Prosedur Penerimaan Tamu
Prosedur ini untuk memberikan pelayanan dan kenyamanan kepada para tamu atau pelanggan, menjaga ketertiban dan keamanan lingkungan kerja dan untuk mengetahui identitas para tamu/pelanggan.
Tamu atau Pelanggan yang bertamu atau datang wajib melapor terlebih dahulu ke Bagian Penerimaan Tamu / Keamanan dengan menyampaikan maksud dan tujuannya.
Bagian Penerimaan Tamu / Keamanan meminta Tamu atau Pelanggan untuk mengisi data dan identitas diri di buku tamu yang disediakan.
Bila personil yang ingin ditemui tidak ada ditempat atau tidak bisa ditemui, maka Bagian Penerimaan Tamu / Keamanan harus memberitahukan ke tamu atau pelanggan. Apabila pejabat atau pegawai yang bersangkutan bersedia ditemui, maka Bagian Penerimaan Tamu / Keamanan dapat mempersilahkan tamu atau pelanggan tersebut masuk untuk menemui personil yang dimaksud.
Bagian Penerimaan Tamu / Keamanan terlebih dahulu meminta kartu Identitas (KTP/SIM) tamu atau pelanggan, dan memberikan kartu tamu untuk dikenakan selama berkunjung.
Setelah tamu atau pelanggan selesai, tamu atau pelanggan wajib melapor kembali ke Bagian Penerimaan Tamu / Keamanan serta mengembalikan kartu tamu. Bagian Keamanan menyerahkan kartu Identitas (KTP/SIM) yang dititipkan ke tamu atau pelanggan yang bersangkutan.
Formulir dan rekaman terkait :
Konsultan ISO | Prosedur Tata Usaha
Prosedur Pemeliharaan dan Perbaikan Sarana Prasarana
Prosedur ini untuk memberikan acuan dan penjelasan bagaimana melakukan pemeliharaan dan perbaikan sarana dan prasarana perusahaan. Pemeliharaan adalah program perawatan agar sarana dan prasarana tidak rusak dan dapat digunakan untuk mendukung proses operasional perusahaan. Perbaikan adalah proses memperbaiki sarana prasana yang dilaporkan rusak oleh user atau pengguna.
Bagian Tata Usaha membuat Daftar Inventaris Ruangan yang menjelaskan barang apa saja yang ditempatkan di setiap ruangan. Bagian Tata Usaha mengisi Kartu Perawatan untuk mengetahui riwayat pemeliharaan dan juga perbaikan jika terjadi kerusakan.
Bagian Tata Usaha melakukan Pemeliharaan secara berkala yaitu setiap bulan atau waktu yang ditetapkan oleh Manajemen. Bagian Tata Usaha melakukan pemeriksaan setiap hari terhadap fungsi dari sarana prasarana kantor.
Apabila ada sarana dan prasarana yang rusak maka user atau pengguna akan melaporkan kerusakan kepada Bagian Tata Usaha dengan menggunakan formulir Laporan Kerusakan.
Bagian Tata Usaha memeriksa kerusakan fasilitas tersebut dan menganalisis dan melaporkan kerusakan kepada Kepala Bagian Tata Usaha. Apabila barang harus diganti maka Bagian Tata Usaha membuat Usulan Pembelian Barang. Apabila dapat diperbaiki maka dilakukan perbaikan secara internal atau menggunakan jasa subkontraktor.
Formulir dan rekaman terkait :
- Daftar Invetaris Ruangan
- Program Perawatan Sarana Prasarana
- Laporan Kerusakan Sarana Prasarana
- Kartu Pemeliharaan / Perbaikan Sarana Prasarana
Konsultan ISO | Prosedur Tata Usaha
Prosedur Security / Keamanan
Prosedur keamanan ini bertujuan untuk memastikan keamanan barang (aset perusahaan) dan personil (tamu dan karyawan), rasa aman dan nyaman di lingkungan perusahaan dan koordinasi dengan keamanan lingkungan dan instansi terkait.
Beberapa peralatan yang terkait dengan proses pengamanan antara lain : Miror Detector atau kaca pemeriksaan, Walk Through atau alat deteksi berbentuk pintu, Metal detector atau alat deteksi logam dan CCTV atau kamera pengawas.
Keamanan adalah prioritas utama yang harus menjadi perhatian penuh seluruh satuan pengamanan. Koordinator Security melakukan apel dan briefing setiap pagi dan absensi kehadiran anggota keamanan.
Tamu masuk dengan kendaraan ke area perusahaan atau pabrik dan Security melakukan pemeriksaan dengan miror detector. Apabila ditemukan barang berbahaya, Security menyita barang berbahaya dan berkoordinasi dengan Instansi Terkait.
Tamu masuk lobby perusahaan melalui Walk Through. Apabila ditemukan barang berbahaya, Security menyita barang berbahaya tsb. Tamu masuk dicatat di Buku Tamu dan meminta Kartu Identitas Tamu dan ditukar dengan Kartu Visitor. Kartu Identitas tamu ditukar kembali pada saat pulang.
Security melakukan patroli sesuai dengan rute yang telah ditetapkan dan pada waktu yang telah ditetapkan oleh Koordinator Security. Apabila ada masalah selama patroli keamanan, Security melakukan tindakan pengamanan dan membuat Berita Acara.
Bagian Security membuat Laporan Harian Security dan diserahkan ke Bagian Tata Usaha.
Formulir dan rekaman terkait :
- Daftar Apel/Hadir Anggota Security
- Check List Security
- Berita Acara Pemeriksaan
- Laporan Harian Security
Konsultan ISO | Prosedur Tata Usaha
Prosedur Peminjaman Ruangan / Barang
Prosedur ini untuk memastikan proses peminjaman ruangan / barang untuk memperlancar kegiatan Direktorat dapat dilaksanakan dengan maksimal dan efektif. Prosedur ini berlaku di Bagian Tata Usaha mulai dari pengajuan permohonan sampai dengan pembuatan laporan penggunaan ruangan / barang.
Staf Tata Usaha bertanggung jawab dalam memeriksa ketersediaan ruangan / barang, memeriksa kondisi ruangan / barang sebelum dan sesudah penggunaaan dan membuat laporan penggunaan ruangan / barang. Sedangkan Pengguna bertanggung jawab dalam mengajukan permohonan dan menjaga kondisi ruangan / barang selama penggunaan.
Tahapan proses peminjaman ruangan / barang adalah : Pengguna mengajukan permohonan dalam formulir peminjaman ruangan atau barang. Jika tersedia, Staf Tata Usaha memeriksa ketersediaan ruangan / barang dan menyetujui permohonan peminjaman ruangan / barang dengan mengetahui Bagian Tata Usaha.
Staf Tata Usaha memeriksa kondisi ruangan dan barang dan menyerahkannya kepada pengguna dan dicatat dalam Buku peminjaman ruangan / barang. Pengguna menggunakan ruangan / barang dan menjaga kondisi ruangan dan barang selama penggunaan. Pelaksana Tata Usaha membuat laporan penggunaan ruangan / barang.
Formulir dan rekaman terkait :
- Formulir permohonan penggunaan ruangan / barang
- Buku peminjaman ruangan / barang
- Laporan penggunaan ruangan / barang
Prosedur Tata Usaha | Konsultan ISO
Prosedur Administrasi Kepegawaian
Untuk memastikan proses administrasi kepegawaian dapat dilakukan dengan efektif. Proses administrasi kepegawaian ini mencakup kenaikan pangkat, kenaikan gaji berkala, pemberian penghargaan, cuti pegawai, diklat pimpinan dan daftar penilaian pelaksanaan pekerjaan.
Staf Kepegawaian mendokumentasikan data kepegawaian dalam binder masing-masing pegawai. Staf kepegawaian merencanakan kenaikan pangkat pegawai dan Kepala Bagian TataUsaha mengusulkan kenaikan pangkat pegawai kepada Direktur. Setelah ditetapkan, Kas Bagian Tata Usaha menyampaikan kenaikan pangkat kepada pegawai yang bersangkutan.
Staf Kepegawaian merencanakan pemberian penghargaan pegawai berdasarkan masa kerja dan penilaian kinerja. Kepala Bagian Tata Usaha mengusulkan pemberian penghargaan kepada Direktur. Setelah ditetapkan, Kepala Bagian Tata Usaha menyampaikan penghargaan kepada pegawai yang bersangkutan.
Staf Kepegawaian menerima permohonan / blanko cuti dari pegawai. Staf Kepegawaian memproses permohonan berdasarkan agenda cuti pegawai. Kepala Bagian Tata Usaha menyetujui permohonan cuti dan menyampaikan ke pegawai yang bersangkutan.
Formulir dan rekaman terkait :
- Formulir Permohonan Cuti
- Penghargaan Pegawai
Hubungi Konsultan ISO – WA: 0811-8859-ISO (476) untuk penerapan Sistem Manajemen dan pembuatan Standar Prosedur Operasional.
Apa saja yang harus kita ketahui tentang audit internal. Berikut ini beberapa informasi mengenai audit internal yang perlu diketahui oleh manajemen dalam melakukan perencanaan, pelaksanaan dan pelaporannya.