Konsultan ISO

Terminologi Dalam Manajemen Risiko

A. Penilaian Risiko (Risk Assessment)

Penilaian risiko dalam penerapan Manajemen Risiko terdiri dari:

1. Identifikasi risiko

Mengidentifikasi risiko apa saja yang dapat mempengaruhi pencapaian sasaran organisasi.

2. Analisis risiko

Menetapkan skala kemungkinan dan dampak dari risiko yang telah diidentifikasi.

3. Evaluasi risiko

Membandingkan hasil analisis risiko dengan kriteria risiko untuk menentukan bagaimana penanganan risiko yang akan diterapkan.

Konsultan ISO | Manajemen Risiko

B. Penanganan Risiko (Risk Treatment)

Dalam menghadapi risiko organisasi dapat :

  1. Menghindari risiko (risk avoidance),
  2. Mitigasi risiko (risk reduction), dapat dilakukan dengan mengurangi kemungkinan atau dampak,
  3. Transfer risiko kepada pihak ketiga (risk sharing) dan
  4. Menerima risiko (risk acceptance).

C. Komunikasi dan Konsultasi Risiko (Risk Communication and Consultation)

Komunikasi dan konsultasi merupakan prinsip manajemen risiko yang mengharuskan manajemen risiko diterapkan secara transparan dan inklusif. Manajemen risiko harus dilakukan oleh seluruh bagian organisasi dan memperhitungkan kepentingan dari seluruh stakeholders organisasi. Adanya komunikasi dan konsultasi diharapkan dapat menciptakan dukungan yang memadai pada kegiatan manajemen risiko dan membuat kegiatan manajemen risiko menjadi tepat sasaran.

Konsultan ISO | Manajemen Risiko

D. Monitoring dan Review Risiko (Risk Monitoring and Review)

Monitoring dan review diperlukan untuk memastikan bahwa implementasi manajemen risiko telah berjalan sesuai dengan perencanaan yang dilakukan. Hasil monitoring dan review juga dapat digunakan sebagai bahan pertimbangan untuk melakukan perbaikan terhadap proses manajemen risiko.

E. Rencana Tindak Pengendalian (Risk Mitigation/Control)

Rencana Tindak Pengendalian (RTP) Setelah daftar risiko dan peta risiko diperoleh dari hasil penetapan respon/ prioritas risiko, langkah selanjutnya adalah menyusun Rencana Tindak Pengendalian (RTP) minimal yang harus ada untuk mencegah atau mengurangi dampak yang timbul akibat kemungkinan terjadinya risiko-risiko tersebut. RTP disusun berdasarkan prioritas risiko yang dihasilkan pada ranking dari yang tertinggi sampai dengan terendah.

RTP juga termasuk Rencana Tindak Perbaikan Informasi dan Komunikasi yang menetapkan rencana perbaikan komunikasi dan informasi atas perbaikan pengendalian, antara lain :

  1. Menginventarisasi sarana komunikasi yang ada yang dapat digunakan untuk menyampaikan risiko
  2. Merumuskan bagaimana komunikasi yang paling efektif tentang pengendalian yang baru, akan dilakukan.
  3. Merencanakan komunikasi terhadap perubahan/ perbaikan

Konsultan ISO | Manajemen Risiko

Penerapan Manajemen Risiko

Permen PUPR Nomor 20/PRT/M/2018 Tentang Penyelenggaraan Sistem Pengendalian Intern Pemerintah di Kementerian Pekerjaan Umum dan Perumahan Rakyat diterbitkan untuk memberi keyakinan memadai terselenggaranya kegiatan pada suatu Instansi Pemerintah untuk dapat mencapai tujuannya secara efisien dan efektif, melaporkan pengelolaan keuangan negara secara andal, mengamankan aset negara, dan mendorong ketaatan terhadap ketentuan peraturan perundang-undangan.

Cipta Mutu Prima | Manajemen Risiko

Sistem Pengendalian Intern adalah Proses yang integral pada tindakan dan kegiatan yang dilakukan secara terus menerus oleh pimpinan dan seluruh pegawai untuk memberikan keyakinan memadai atas tercapainya tujuan organisasi melalui kegiatan yang efektif dan efisien, keandalan pelaporan keuangan, pengamanan aset negara, dan ketaatan terhadap peraturan perundang-undangan.

Sistem Pengendalian Intern Pemerintah adalah Sistem pengendalian yang diselenggarakan secara menyeluruh di lingkungan pemerintah pusat dan pemerintah daerah. Masing-masing Direktorat dalam menerapkan Sistem Pengendalian Intern Pemerintah menyadari bahwa dalam melaksanakan tugasnya selalu berhadapan dengan risiko yang melekat pada kegiatan proses operasional.

Konsultan ISO Cipta Mutu Prima | Sistem Pengendalian Intern Pemerintah

Penilaian risiko adalah sub unsur dari penyelenggaraan Sistem Pengendalian Intern Pemerintah. Dalam rangka mengendalikan risiko tersebut masing-masing Direktorat menerapkan Sistem Manajemen  Risiko terintegrasi yang mencakup seluruh aspek risiko yang dihadapi.

Dalam penerapan Manajemen Risiko yang efektif, masing-masing Direktorat menerapkan Manajemen Risiko dengan mengacu kepada Peraturan Menteri PUPR No. 20/PRT/M/2018 dan peraturan lainnya serta Standar Internasional yang berlaku untuk secara konsisten menerapkan Sistem Manajemen Risiko yang bertujuan untuk memastikan risiko-risiko yang dihadapi dapat diidentifikasi, diukur, dikendalikan dan dilaporkan dengan baik.

Konsultan ISO

Konsultan membantu Pengendali Dokumen ISO

Konsultan membantu Pengendali Dokumen ISO. Untuk mendistribusikan dokumen ISO 9001:2015 sebagai dokumen revisi dari dokumen ISO 9001:2018, Pengendali Dokumen melaksanakan :

  1. Membuat Usulan Perubahan dokumen ISO 9001:2015
  2. Mencetak master dokumen ISO 9001:2015
  3. Mengedarkan dokumen master ISO 9001:2015 untuk pemeriksaan oleh Penanggung Jawab Mutu
  4. Mengcopy master dokumen ISO 9001:2015 yang telah disahkan Manajemen sebanyak Bagian / Bidang yang akan menerima dokumen
  5. Memberi stempel dokumen ‘Terkendali’ pada salinan dokumenISO 9001:2015
  6. Memberi nomor salinan dokumen terkendali pada salinan dokumen ISO 9001:2015
  7. Mendistriibusikan kepada Bagian / Bidang yang akan menerima salinan terkendali dokumen ISO 9001:2015 dengan menggunakan form Distribusi Dokumen dan Pengumuman Perubahan Dokumen
  8. Menarik salinan dokumen ISO 9001:2018 dari masing-masing Bagian / Bidang yang sudah kadaluarsa
  9. Memusnahkan salinan dokumen ISO 9001:2008 yang sudah ditarik dari masing-masing Bagian / Bidang
  10. Memberi stempel dokumen ‘Kadaluarsa’ pada master dokumen ISO 9001:2008 dan disimpan.
  11. Mengupdate Daftar Induk Dokumen

Konsultan ISO | Cipta Mutu Prima

Konsultan ISO

Konsultan ISO 14001 Pengalaman

Konsultan ISO 14001 Pengalaman. Konsultan ISO Cipta Mutu Prima akan membantu organisasi dalam menetapkan program lingkungan.

ISO 14001:2015 adalah Sistem Manajemen Lingkungan untuk melindungi dan mencegah pencemaran lingkungan.

Sistem Manajemen Lingkungan ini harus diimplementasikan dan dipelihara di seluruh perusahaan.  Manajemen harus memastikan komitmennya menaati persyaratan dan mencapai sasaran dan program lingkungan.

Perusahaan harus melakukan komunikasi internal dan eksternal mengenai Sistem Manajemen Lingkungan. Komunikasi internal antara lain :

  1. Sosialisasi Sistem Manajemen Lingkungan
  2. Sistem Pengumpulan Saran
  3. Komunikasi Kepedulian Lingkungan.

Sedangkan komunikasi eksternal mengenai Sistem Manajemen Lingkungan antara lain : mengirimkan Kebijakan Lingkungan kepada pihak eksternal, bekerjasama dengan pihak eksternal untuk menanggapi permasalahan lingkungan dan juga menindaklanjuti permasalahan lingkungan yang perlu dikomunikasikan dengan pihak eksternal terkait.

Konsultan ISO

Konsultan ISO OHSAS 18001 Kontraktor

Konsultan ISO OHSAS 18001 Kontraktor. Perusahaan menerapkan Sistem Manajemen Kesehatan dan Keselamatan Kerja (SMK3) OHSAS 18001 untuk pengendalian risiko kegiatan kerja untuk menciptakan tempat kerja yang sehat dan aman.

OHSAS 18001 adalah Sistem Manajemen Kesehatan dan Keselamatan Kerja (SMK3)

Konsultan ISO Cipta Mutu Prima akan membantu perusahaan untuk menerapkan Sistem Manajemen K3 OHSAS 18001 diantaranya :

  1. Menetapkan Kebijakan K3
  2. Melaksanakan identifikasi bahaya dan penilaian risiko
  3. Melaksanakan identifikasi peraturan dan persyaratan K3 yang terkait.
  4. Menyusun program K3.
  5. Dan persayaratan OHSAS 18001 lainnya

Kebijakan K3 disusun dan disebarluaskan kepada semua pihak di lingkungan perusahaan antara lain :

  1. Seluruh tenaga kerja
  2. Tamu
  3. Kontraktor
  4. Pelanggan dan
  5. Pemasok.

Konsultan ISO OHSAS juga akan memastikan perusahaan melakukan Pencegahan Kecelakaan dan Penyakit Akibat Kerja dan menetapkan program pemeliharaan seluruh Peralatan dalam kondisi Terawat dan Baik untuk mencegah terjadinya Kecelakaan Kerja.

Kalibrasi Alat Ukur

A. Sistem Manajemen Lingkungan ISO 14001

Dalam penerapan Sistem Manajemen Lingkungan ISO 14001:2015, Perusahaan harus memastikan bahwa peralatan yang berkaitan dengan pengukuran lingkungan perusahaan telah dikalibrasi dan dipelihara dengan baik. Yang dimaksud dengan alat ukur adalah alat untuk mengukur secara kuantitatif suatu parameter yang berdampak pada lingkungan.

Perusahaan harus mempunyai program kalibrasi dan pemeliharaan alat ukur untuk memastikan keakuratan hasil pengukurannya dan rekaman hasil kalibrasi harus dipelihara untuk memonitor masa kalibrasi setiap alat ukur.

Alat ukur yang akan dikalibrasi antara lain misalnya flow meter (yang akan mengukur gas yang akan terbuang ke lingkungan, pembuangan air limbah dan sebagainya). Pelaksanaan kalibrasi internal dilakukan oleh Teknisi terlatih dan selanjutnya merekam hasil kalibrasi, sedangkan pelaksanaan kalibrasi eksternal dilaksanakan oleh Lembaga kalibrasi yang ditunjuk.

Cipta Mutu Prima | Konsultan ISO 14001

B. Penanggung Jawab kalibrasi alat ukur

Management Representative Lingkungan (MRL) bertanggung jawab untuk mengidentifikasi alat ukur yang memerlukan kalibrasi. Kemudian membuat program kalibrasi, melaksanakan kalibrasi, mengevaluasi hasil kalibrasi. Teknisi yang melakukan kalibrasi internal harus membuat laporan hasil kalibrasi alat ukur.

Pengendali Dokumen memantau status kalibrasi dan kalibrasi ulang, melakukan pemeriksaan untuk mengetahui apakah masa kalibrasi sudah harus dikalibrasi ulang atau ada peralatan yang belum terkalibrasi serta mendokumentasikan hasil kalibrasi dalam formulir Daftar Alat Ukur & Status Kalibrasi.

Cipta Mutu Prima | Konsultan ISO 14001

Tahapan Penyusunan Balanced Scorecard

Bagaimana menerapkan Balanced Scorecard di Perusahaan?

Tahapan penyusunan Balanced Scorecard adalah :

1.Menentukan visi, misi dan sasaran strategis

2.Menyusun peta strategi

3.Menetapkan Indikator Kinerja Utama

4.Melakukan pengukuran dan umpan balik

5.Melakukan peningkatan penerapan BSC

Visi merupakan pernyataan yang berisi gambaran keadaan organisasi yang ingin dicapai di masa yang akan datang. Visi menjawab pertanyaan “kita ingin menjadi apa?”. Misi menerangkan cara yang harus dilakukan sebagai wujud penjabaran visi yang telah ditetapkan.

Dalam konsep balanced scorecard, visi dan misi yang telah diformulasikan selanjutnya diterjemahkan dalam sejumlah sasaran strategis. Sasaran strategis didefinisikan sebagai pernyataan tentang yang ingin dicapai (sasaran strategis bersifat output/outcome) atau apa yang ingin dilakukan (sasaran strategis bersifat proses) atau apa yang seharusnya kita miliki (sasaran strategis bersifat input).

Mengkomunikasikan Strategi Perusahaan

Peta strategi merupakan suatu dashboard (panel instrument) yang memetakan sasaran strategis organisasi dalam suatu kerangka hubungan sebab akibat yang menggambarkan keseluruhan perjalanan strategi organisasi. Peta strategi memudahkan organisasi untuk mengkomunikasikan keseluruhan strateginya kepada seluruh anggota organisasi dalam rangka pemahaman demi suksesnya pencapaian tujuan organisasi.

Setelah peta strategi disusun, maka langkah selanjutnya adalah menentukan Key Performance Indicator (KPI) atau Indikator Kinerja Utama (IKU) untuk setiap Sasaran Strategis (SS). KPI adalah alat ukur bagi pencapaian SS.

Indikator Kinerja Utama

Indikator Kinerja Utama atau IKU haruslah :

Specific, KPI harus mampu menyatakan sesuatu yang khas/unik dalam menilai kinerja suatu unit kerja.

Measurable, KPI yang dirancang harus dapat diukur dengan jelas, memiliki satuan pengukuran, dan jelas pula cara pengukurannya.

Achievable, KPI yang dipilih harus dapat dicapai oleh penanggungjawab atau Unit In Charge.

Relevant, KPI yang dipilih dan ditetapkan harus sesuai dengan visi dan misi, serta tujuan strategis organisasi.

Time-bounded, KPI yang dipilih harus memiliki batas waktu pencapaian.

dan..

Continuously Improve, KPI yang dibangun menyesuaikan dengan perkembangan strategi organisasi.

Balanced Scorecard adalah perangkat manajemen untuk mengendalikan kinerja, yang membantu organisasi menterjemahkan visi dan strategi menjadi tindakan, dengan menggunakan sekumpulan indikator Keuangan dan Non-Keuangan yang mempunyai hubungan sebab akibat.

Hubungi Konsultan ISO Cipta Mutu Prima untuk penerapan Balanced Scorecard di Perusahaan.

Consultancy And Cetification Body

Konsultan ISO Profile

Cipta Mutu Prima provides consulting and training services in the field of management system development for the company to improve its performance.

Cipta Mutu Prima provides professional services to our customers in the manufacturing and services industries.

Our mission is providing the best value for the customer and this goal is measured through customer satisfaction.

Norm in the business world today is the rapid and continuous change. Change is never easy, therefore organizations must manage change well.

“Organizations that can survive in the highly competitive business world today is not a big company , but the company most able to adapt to change”

Cipta Mutu Prima provides consulting and training services that helps organizations to develop, implement and maintain Management System.

ISO Certification Bodies

Konsultan ISO and Certification Body. Cipta Mutu Prima helps organization in implementing Management System. Here some ISO Certification Bodies who will examine organization and recommend the ISO Certification :

ISO Certification Bodies

  • Sucofindo International Certification
  • SGS International
  • Lyodd’s Register International
  • TUV Nord
  • SAI Global
  • AFAQ International
  • Others

Key Success Factors

To implement management system and achieve certification successfully, the organizations needs :

  1. Management’s commitment
  2. The appointment of Management Team
  3. Project management and allocation of resources
  4. Socialization to ensure understanding of the Management System
  5. Internal Audit and Consultant Audit

Maintain ISO Certification

After achieve ISO Certification, organization shall maintain management system effectively. The Certification Body will conduct :

  1. Surveillance Audit (every six months/one year)
  2. Renewal Certification Audit (every three years).

Fungsi 3 Tingkat Manajemen

Fungsi 3 Tingkat Manajemen oleh Konsultan ISO – Dalam manajemen terdapat beberapa tingkatan pengendalian sehingga sebuah organisasi bisa terealisasi sesuai dengan tujuan utamanya. Pada umumnya sebuah organisasi mempunyai ‘layer’ dalam struktur organisasi. Salah satu pakar manajemen mengatakan makin banyak tingkat manajemen maka akan semakin birokratis organisasi tersebut.

Tahap pengambilan keputusan akan menjadi lebih sulit dan lama karena aliran informasi dan data yang harus melalui beberapa tingkat. Dalam struktur organisasi paling tidak ada tiga tingkatan manajemen yaitu :

1. Manajemen Puncak

Tingkatan ini dalam sistem manajemen adalah yang paling bertanggung jawab atas efektifnya penerapan sistem dan prosedur.

Manajemen puncak harus menetapkan arah atau tujuan organisasi.

Arah dan tujuan ini disebut Kebijakan. Dalam Kebijakan berisi pernyataan formal mengenai komitmen manajamen. Tugas pokok fungsi dari manajemen puncak adalah membuat rencana. Khususnya dalam pengembangan prosedur, manajemen puncaklah yang mensahkan manual dan prosedur.  Konsultan ISO memastikan Manajemen Puncak juga hadir dan memimpin rapat tinjauan untuk mendengarkan laporan penerapan sistem manajemen yang dilakukan secara berkala. Dalam penilaian Malcolm Baldridge Award penilain atau auditor akan melihat agenda top manajemen seberapa banyak terlibat dalam pengambilan keputusan dan peningkatan sistem.

2. Manajemen Tingkat Menengah

Untuk tingkatan ini biasanya disebut Manajer. Dalam konteks penerapan sistem seorang manajer memegang peranan sangat penting.

Dalam tahap pengembangan sistem manajemen, seorang manajer harus memimpin kelompok kerja untuk mengembangkan seluruh prosedur yang dianggap perlu dalam bagiannya.

Konsultan ISO akan memeriksa dan meninjau prosedur yang dikembangkan. Manajer juga bertanggung jawab untuk meninjau prosedur dengan memberikan tanda tangan sebelum disahkan oleh Manajemen Puncak. Dalam konsep manajemen ada yang disebut ‘black hole’ yaitu lubang hitam dimana putusnya mata rantai komitmen. Seorang Direktur telah menetapkan sasaran penerapan standar. Staf hanya melakukannya sesuai rencana. Nah di tingkat manajerlah biasanya yang akan memastikan tercapainya sasaran yang telah ditetapkan. Dalam penerapan standar manajemen manajemen tingkat menengah yang harus memonitor pencapaian sasaran atau target di bagiannya.

Fungsi 3 Tingkat Manajemen | Konsultan ISO

3. Manajemen Lini Pertama

Manajemen untuk jajaran lini pertama ini masuk dalam tingkatan manajemen yang bersentuhan dengan operasional. Di tingkat ini disebut ‘Gemba’ atau lini produksi, dimana dalam organisasi jasa di sinilah berhadapan langsung dengan pelanggan.

Di Gemba inilah mutu diciptakan.

Karenanya kompetensi manajemen lini pertama sangat penting. Biasanya dipimpin oleh seorang supervisor. Mereka yang bertanggung jawab merealisasikan apa saja yang direncanakan oleh Manajemen Puncak dan diterjemahkan oleh Manajer. Bertanggung jawab terhadap manajemen, seorang supervisor harus melaporkan secara langsung setiap masalah operasional. Dengan arahan manajemer setiap masalah ini harus dilakukan tindakan koreksi dan pencegahan agar tidak terulang kemabali. Konsultan ISO akan merancang bahwa usulan perbaikan proses akan mengalir dari tingkat manajemen paling depan ini. Karena berhubungan langsung dengan proses produksi dan operasional maka harus dipastikan supervisor kompeten baik dalam hal manajemen maupun yang bersifat teknis.

Konsultan ISO memberikan pelatihan kepada 3 tingkat manajemen untuk memastikan efektifitas penerapan standar manajemen di organisasi.

Mengapa Manajemen Pengetahuan Penting

Mengapa Manajemen Pengetahuan Penting – Konsultan ISO 9001. Salah satu persyaratan ISO 9001:2015 adalah mengelola pengetahuan organisasi. Apa yang dimaksud dengan pengetahuan adalah segala sesuatu yang :

1. Membantu manajemen dalam mengambil keputusan

Tugas sehari-hari manajemen adalah mengambil keputusan baik untuk menentukan rencana kerja ataupun sebagai tindakan perbaikan terhadap masalah yang timbul. Manajemen Pengetahuan organisasi akan memberikan masukan baik berupa referensi, data dan informasi yang dibutuhkan untuk pengambilan keputusan.

Manajemen Pengetahuan memberikan akses untuk berbagi informasi diantara manajemen di lingkungan organisasi

Praktek terbaik yang pernah dilakukan organisasi dan juga pengalaman sukses dan gagal yang pernah terjadi adalah salah satu pengetahuan yang harus dikapitalisasi dalam Manajemen Pengetahuan. Hal ini sangat penting bagi untuk mengetahui sejarah proses produksi atau layanan jasa untuk mengambil keputusan terbaik bagi organisasi.

2. Membantu organisasi menjadi organisasi pembelajar

Dalam penerapan ISO 9001:2015 sangat penting untuk memastikan sistem manajemen ini dapat diterapkan secara efektif.

Manajemen pengetahuan akan menciptakan budaya setiap personil untuk mencoba mencari pengetahuan dalam meningkatkan proses di area kerjanya masing-masing. Program peningkatan mutu yang biasanya dilakukan lintas fungsi adalah salah satu kegiatan yang harus dibagikan melalui pengelolaan pengetahuan organisasi.

Manajemen pengetahuan akan memfasilitasi anggota organisasi untuk secara berkesinambungan memperbaiki dan meningkatkan proses. Manajemen pengetahuan saat ini biasanya dibantu dengan aplikasi Informasi Teknologi, sehingga dapat dibagikan dan diakses secara internal oleh semua bagian organisasi.

Konsultan ISO 9001:2015 akan membantu organisasi untuk memahami apa yang dipersyaratkan oleh Standar ISO 9001:2015 versi terbaru untuk dapat merancang dan menerapkan sistem manajemen mutu yang memberikan nilai tambah terbaik.

Isu Internal dan Eksternal

Bagaimana Menentukan Isu Internal dan Eksternal. Dalam penerapan ISO 9001:2015 organisasi diwajibkan untuk menetapkan isu internal dan eksternal dalam rangka memahami konteks organisasi. Dalam menentukan isu internal dan eksternal organisasi dapat mengacu kepada Rencana Strategis organisasi.

Isu internal dan eksternal adalah persyaratan klausul 4 tentang Konteks Organisasi. Perusahaan diminta untuk memahami lingkungan bisnisnya. Siapa pelanggan, pemasok, pesaing dan juga persyaratan Pemerintah.

Analisis Lingkungan Bisnis termasuk memahami isu internal dan eksternal perusahaan dan bagaimana memonitornya. Auditor ISO 9001 akan menanyakan bagaimana Sistem Manajemen Mutu ISO 9001 mengendalikan isu internal dan ekstenal ini.

Beberapa perusahaan menggunakan Analisis SWOT untuk dapat memahami lingkungan bisnisnya. Dengan menetapkan tindakan untuk masing-masing kekuatan, kelemahan, peluang dan ancaman baik dari internal maupun eksternal Perusahaan.

Dalam penetapan Rencana Strategis perusahaan organisasi akan membahas :

  • Visi Misi
  • Analisis Lingkungan Bisnis (SWOT)
  • Kekuatan dan Kelemahan (Internal)
  • Peluang dan Ancaman (Eksternal)
  • Rencana Strategis : Tujuan, Sasaran, Kebijakan, Program dan Kegiatan

Berdasarkan Rencana Strategis maka organisasi dapat menetapkan isu internal dan eksternal. Keselarasan Tujuan, Sasaran, Kebijakan, Program dan Kegiatan dapat juga terkait dengan Sasaran Mutu organisasi yang biasanya telah ditetapkan.

Organisasi juga perlu mengkaji hubungan isu internal dan eksternal dengan risiko dan peluang yang juga merupakan persyaratan standar ISO 9001:2015. Isu Internal dan eksternal ini pada akhirnya harus diukur dan ditinjau dalam Rapat Tinjauan Manajemen.

Hubungi Cipta Mutu Prima Konsultan ISO Terpercaya yang memberikan jaminan lulus sampai dengan sertifikasi untuk penerapan ISO 9001:2015.

Survey Kepuasan Pelanggan

Berikut ini contoh Survey Kepuasan Pelanggan oleh Konsultan ISO 9001.

Kepada Yth Pelanggan,

Sebagai bagian dari komitmen kami terhadap peningkatan berkesinambungan, bersama ini kami mohon anda dapat meluangkan waktu untuk mengisi survey kepuasan pelanggan kami.

Mohon anda memberikan tanda x atau v pada tingkat layanan dan tingkat harapan untuk masing-masing pertanyaan yang diajukan.

Skala tingkat pelayanan adalah apa yang anda rasakan dari pelayanan kami, sedangkan tingkat harapan adalah seberapa penting menurut anda dari setiap faktor yang ditanyakan.

Tingkat Layanan / Tingkat Harapan diukur menurut skala:

1 = Sangat Buruk / Sangat Tidak Penting
2 = Buruk / Tidak Penting
3 = Cukup / Cukup Penting
4 = Baik / Penting
5 = Sangat Baik / Sangat Penting

Mohon menjawab dengan tingkat layanan dan tingkat harapan untuk pertanyaan berikut :

  1. Apakah pengiriman produk sesuai dengan waktu yang telah ditetapkan?
  2. Apakah mutu produk sesuai dengan pesanan?
  3. Apakah kami cepat tanggap dalam menangani masalah atau keluhan pelanggan?
  4. Apakah karyawan kami cukup ahli / kompeten dalam menangani masalahnya?
  5. Apakah kami memberikan solusi yang tepat terhadap masalah atau keluhan pelanggan
  6. Apakah kemasan kami cukup baik?

Mohon menjawab dengan menjelaskan untuk pertanyaan berikut :

Menurut anda, apa usulan maupun kritik untuk dapat meningkatkan mutu dan jasa layanan kami?

Terima kasih atas waktu yang anda luangkan, masukan anda merupakan bagian penting dari program peningkatan mutu kami.

Perusahaan      :
Nama            :
Jabatan         :
Nama Proyek  :
Tanda Tangan :

Customer Satisfaction Survey | Konsultan ISO

Layanan Jaminan Halal

Layanan Jaminan Halal – Mengapa Perusahaan Perlu Menerapkan ISO, OHSAS dan Sistem Jaminan Halal? Cipta Mutu Prima adalah Jasa Konsultan ISO dan Sistem Jaminan Halal yang sudah berpengalaman menerapkan di berbagai Perusahaan. Cipta Mutu Prima sebagai Konsultan Sertifikat Halal MUI dan ISO akan membantu penerapan sistem manajemen ISO dan HAS 23000 sampai dengan mencapai sertifikasi yang diterbitkan oleh Badan Sertifikasi.

Berikut ini beberapa standar ISO dan HAS 23000 yang dapat diterapkan di perusahaan yaitu :

ISO 9001 Sistem Manajemen Mutu – Perusahaan yang ingin memastikan produk dan layanannya memiliki standar mutu yang baik akan menerapkan standar ini. Tujuan utamanya adalah mencapai kepuasan pelanggan. Untuk dapat menghasilkan produk dan layanan yang bermutu baik maka perusahaan diharapkan memiliku sistem yang mampu menghasilkan mutu pada tingkat yang konsisten. Karena standar ini mengharuskan perusahaan untuk mengidentifikasi isu dan masalah internal dan eksternal dan juga harapan dan persyaratan pihak terkait termasuk pelanggan. Manajemen juga harus mengidentifikasi risiko-risiko yang mungkin dapat menghalangi perusahaan untuk menghasilkan produk dan layanan yang bermutu.

Standar ini juga mengharuskan untuk mengukur kepuasan pelanggan yang dapat dilakukan melalui survey kepuasan pelanggan. Masukan pelanggan akan digunakan untuk melakukan tindakan perbaikan dan peningkatan mutu proses untuk menghasilkan produk dan layanan dengan mutu yang lebih baik.

ISO 14001 Sistem Manajemen Lingkungan – Beberapa perusahaan melakukan prosesnya dan menghasilkan dampak terhadap lingkungan. Misalnya perusahaan tambang. Walaupun masih bersifat voluntary namun standar ISO 14001 sebaiknya diterapkan di perusahaan yang aktifitas prosesnya berdampak terhadap lingkungan.

Tinjauan lingkungan harus dilakukan untuk mengidentifikasi aspek dan dampak lingkungan yang ada dalam perusahaan. Kegiatan identifikasi aspek dan dampak lingkungan ini harus dilaksanakan secara berkala untuk memastikan seluruhnya teridentifikasi. Sistem Manajemen Lingkungan ISO 14001 yang dikembangkan termasuk prosedur pengendalian lingkungan akan dibuat berdasarkan hasil identifikasi aspek dan dampak lingkungan.

OHSAS 18001 Sistem Manajemen Kesehatan dan Keselamatan Kerja – Standar ini memastikan perusahaan mengendalikan seluruh hazard atau potensi bahaya yang akan menyebabkan penyakit dan kecelakaan di tempat kerja. Standar ini mewajibkan perusahaan untuk mematuhi seluruh peraturan terkait K3.

Salah satu persyaratannya adalah tinjauan kesesuaian terhadap peraturan-peraturan ini. Dalam persyataran pengendalian operasi, perushaan juga wajib menerapkan alat pelindung diri yang harus dipakai oleh karyawan sesuai dengan prosedur yang telah ditetapkan. Prosedur tanggap darurat juga harus dipersiapkan perusahaan dan diuji coba untuk memastikan kesiapan penanganan dan evakuasi pada saat terjadi keadaan darurat.

HAS 23000 Sistem Jaminan Halal – Standar ini diterbitkan oleh LPPOM MUI, ada beberapa kriteria yang harus dipenuhi oleh perusahaan yang ingin mendapatkan Sertifikat Halal baik berupa manual maupun prosedur-prosedur Halal yang harus ditetapkan perusahaan.

Salah satu kegiatan yang harus dilaksanakan adalah melakukan tinjauan terhadap seluruh bahan baku yang digunakan untuk memastikan kehalalannya. Perusahaan dapat mengintegrasikan standar HAS 23000 ini dengan standar ISO 9001 atau ISO 22000 bagi perusahaan yang telah memilikinya.

Hubungi Cipta Mutu Prima untuk menerapkan standar ISO, OHSAS dan HAS di perusahaan anda.

Perbedaan Audit Produk Proses Sistem

Apa perbedaan Audit Produk Proses Sistem? Audit dilakukan dalam tingkatan berbeda dalam perusahaan berikut ini informasi mengenai pelaksanaan audit dengan ruang lingkup pemeriksaan yang berbeda tingkatannya :

1. Audit Produk

Audit produk adalah audit yang memeriksa karaterisitik produk.

Beberapa karateristik produk yang diperiksa antara lain dimensi dan persyaratan lainnya yang telah ditetapkan. Memeriksa fungsi produk juga merupakan bagian dari audit produk. Biasanya audit produk melibatkan bagian Kendali Mutu. Sebagai contoh audit produk minuman kemasan adalah : rasa, aroma, kondisi kemasan, identifikasi dan informasi pada kemasan, tanggal produksi, tanggal kadaluarsa dan lain sebagainya.

Pemeriksaan produk dapat dilakukan pada produk setengah jadi dalam lini produksi ataupun produk akhir sebelum dikirim kepada pelanggan. Contoh lainnya audit produk layanan bank adalah : waktu tunggu antrian, kecepatan layanan per pelanggan, kompetensi staf pelayanan, kelengkapan data nasabah dan juga termasuk kenyamanan ruang tunggu.

Konsultan ISO memberikan pelatihan audit untuk memastikan tingkat mutu produk dan layanan dapat diperiksa manajemen perusahaan.

2. Audit Proses

Audit proses lebih luas ruang lingkupnya daripada audit produk.

Tipe Audit kedua adalah audit proses, dimana audit dimulai dari penerimaan bahan baku, selama proses produksi sampai dengan pengiriman. Selain proses utama audit proses juga meliputi proses pendukung seperti sumber daya manusia, pemeliharaan sarana prasarana dan juga proses pengiriman kepada pelanggan.

Audit proses dapat dilakukan ‘forward’ atau maju dari bahan baku sampai pengiriman ataupun ‘backward’ dengan mengambil sampel produk yang telah dikirim kepada pelanggan kemudian ditelusuri ke proses awalnya mulai dari penerimaan bahan baku. Untuk proses pendukung juga diaudit kompetensi karyawan yang melakukan proses, apa pendidikan formal. keahlian, pelatihan dan masa kerja yang dipersyaratkan untuk mampu melaksanakan pekerjaaan.

Audit proses juga memeriksa kondisi peralatan dan sarana prasarana, bagaimana proses pemeliharaan dan juga perbaikan apabila ada yang rusak. Konsultan ISO membantu perusahaan untuk memetakan proses bisnis sehingga memudahkan audit proses. Proses manajemen yang menunjang pelaksanaan proses juga diperiksa termasuk apa yang menjadi ukuran kinerja dari proses. Ukuran kinerja proses harus dimonitor dan diaudit untuk memastikan tingkat layanan yang ditetapkan manajemen dapat tercapai.

3. Audit Sistem

Audit sistem berarti mengaudit secara keseluruhan.

Jika dalam ISO 9001:2015 audit sistem berarti mengaudit klausul konteks organisasi, kepemimpinan, perencanaan, proses pendukung, operasi, monitoring dan evaluasi serta peningkatan berkesinambungan. Dalam audit konteks organisasi auditor akan memeriksa isu internal dan eksternak, kebutuhan dan harapan pihak berkepentingan, memeriksa ruang lingkup penerapan sistem serta memeriksa seluruh proses dalam sistem manajemen.

Dalam kepemimpinan audit sistem akan memeriksa komitmen manajemen, fokus pelanggan, kebijakan mutu dan peran tugas tanggung jawab serta wewenang yang ada dalam sistem manajemen. Konsultan ISO memastikan perusahaan memenuhi persyaratan perencanaan terutama persyaratan baru untuk menangani risiko dan peluang. Pada perencanaan manajemen auditor juga akan memeriksa sasaran mutu dan perencanaan untuk mencapainya. Persyaratan baru dalam ISO 9001:2015 juga termasuk perencanaan perubahan. Dalam area sistem pendukung auditor sistem akan memeriksa sumber daya, kompetensi, kesadaran, komunikasi dan informasi terdokumentasi.

Informasi terdokumentasi ini menggantikan terminologi Dokumen dan Rekaman dalam ISO 9001:2008. Audit sistem juga akan memeriksa proses Operasi mulai dari perencanaan, desain, pengendalian proses, pelepasan produk dan jasa serta pengendalian produk tidak sesuai. Terakhir auditor sistem akan memeriksa evaluasi kinerja yaitu kepuasan pelanggan dan tinjauan manajemen termasuk kegiatan audit internal. Peningkatan mutu juga akan menjadi area yang diperiksa oleh auditor sistem.

Hubungi Cipta Mutu Prima Konsultan ISO Terpercaya untuk menerapkan sistem dan mendapatkan pelatihan Audit Sistem.

Workshop Pemahaman ISO 9001:2015

A. Latar Belakang

Saat ini Perusahaan telah memiliki Sertifikasi ISO 9001:2008. International Organization for Standarization (ISO) yang berpusat di Genewa pada akhir tahun 2015 telah menerbitkan Standar Internasional untuk Sistem Manajemen Mutu yang terbaru yaitu ISO 9001:2015.

Perusahaan yang telah memiliki Sertifikat ISO 9001:2008 diharapkan paling lambat pada tahun 2018 harus sudah melakukan migrasi ke standard ISO 9001:2015 terbaru. Karena itu Perusahaan harus merencanakan untuk melakukan Upgrading ISO 9001:2008 menuju ISO 9001:2015.

Untuk dapat memenuhi persyaratan ISO 9001:2015 dipandang perlu untuk dapat memahami persyaratan baru standar ISO 9001:2015 untuk mampu menyesuaiakan dokumentasi Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2008 yang ada saat ini.

Konsultan ISO akan menerangkan Dokumentasi Sistem Manajemen Mutu yang terdiri dari Manual Mutu dan Prosedur ISO yang harus disesuaikan dengan persyaratan ISO 9001:2015. Diantaranya adalah : persyaratan konteks organisasi, persyaratan perencanaan yang mencakup pengelolaan risiko dan juga pengendalian informasi terdokumentasi sebagai bukti obyektif penerapan Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2015 yang efektif di Perusahaan.

Karena itu perlu dilaksanakannya Pelatihan Pemahaman ISO 9001-2015 bagi Tim SMM ISO 9001:2015 Perusahaan untuk dapat memahami persyaratan dan melakukan penyesuaian dokumentasi yang diperlukan.

Tim SMM ISO 9001:2015 Perusahaan yang kompeten dan memahami persyaratan ISO 9001:2015 diharapkan dapat menjadi pelaksana proses upgrading ISO 9001:2015 sampai dengan Perusahaan Sertifikat ISO 9001:2015 yang direncanakan Manajemen pada akhir tahun 2018.

B. Maksud dan Tujuan Pelatihan ISO 9001:2015

Maksud dari Pelatihan Pemahaman Persyaratan dan Dokumentasi ISO 9001:2015 ini adalah untuk mendapatkan komitmen dari Manajemen dan seluruh Bagian untuk dapat menerapkan dan mencapai Sertifikat ISO 9001:2015.

Sertifikasi ISO 9001:2015 ini merupakan wujud nyata dari komitmen Manajemen untuk mencapai kepuasan pelanggan dengan menyediakan produk dan layanan yang bermutu

C. Manfaat Bagi Peserta Pelatihan ISO 9001:2015

Peserta pelatihan ISO 9001:2015 akan memiliki pemahaman dan kompetensi untuk :

  1. Memahami Persyaratan Standar ISO 9001:2015 khususnya persyaratan baru yang belum ada dalam ISO 9001:2018
  2. Menyesuaikan dokumen Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2015
  3. Menetapkan konteks organisasi yaitu isu internal dan eksternal dan pemantauannya.
  4. Mengidentifikasi risiko mutu di masing-masing Bagian dan dapat menetapkan program pengendalian risiko mutu
  5. Memahami  pengendalian informasi terdokumentasi terkait Sistem Manajemen Mutu
  6. Menetapkan prosedur Manajemen Pengetahuan yang merupakan persyaratan baru standar ISO 9001:2015.

Konsultan ISO Cipta Mutu Prima membantu perusahaan melakukan Upgrading ISO 9001:2015 sampai dengan mencapai sertifikasi