Consultancy And Cetification Body

Konsultan ISO Profile

Cipta Mutu Prima provides consulting and training services in the field of management system development for the company to improve its performance.

Cipta Mutu Prima provides professional services to our customers in the manufacturing and services industries.

Our mission is providing the best value for the customer and this goal is measured through customer satisfaction.

Norm in the business world today is the rapid and continuous change. Change is never easy, therefore organizations must manage change well.

“Organizations that can survive in the highly competitive business world today is not a big company , but the company most able to adapt to change”

Cipta Mutu Prima provides consulting and training services that helps organizations to develop, implement and maintain Management System.

ISO Certification Bodies

Konsultan ISO and Certification Body. Cipta Mutu Prima helps organization in implementing Management System. Here some ISO Certification Bodies who will examine organization and recommend the ISO Certification :

ISO Certification Bodies

  • Sucofindo International Certification
  • SGS International
  • Lyodd’s Register International
  • TUV Nord
  • SAI Global
  • AFAQ International
  • Others

Key Success Factors

To implement management system and achieve certification successfully, the organizations needs :

  1. Management’s commitment
  2. The appointment of Management Team
  3. Project management and allocation of resources
  4. Socialization to ensure understanding of the Management System
  5. Internal Audit and Consultant Audit

Maintain ISO Certification

After achieve ISO Certification, organization shall maintain management system effectively. The Certification Body will conduct :

  1. Surveillance Audit (every six months/one year)
  2. Renewal Certification Audit (every three years).

Fungsi 3 Tingkat Manajemen

Fungsi 3 Tingkat Manajemen oleh Konsultan ISO – Dalam manajemen terdapat beberapa tingkatan pengendalian sehingga sebuah organisasi bisa terealisasi sesuai dengan tujuan utamanya. Pada umumnya sebuah organisasi mempunyai ‘layer’ dalam struktur organisasi. Salah satu pakar manajemen mengatakan makin banyak tingkat manajemen maka akan semakin birokratis organisasi tersebut.

Tahap pengambilan keputusan akan menjadi lebih sulit dan lama karena aliran informasi dan data yang harus melalui beberapa tingkat. Dalam struktur organisasi paling tidak ada tiga tingkatan manajemen yaitu :

1. Manajemen Puncak

Tingkatan ini dalam sistem manajemen adalah yang paling bertanggung jawab atas efektifnya penerapan sistem dan prosedur.

Manajemen puncak harus menetapkan arah atau tujuan organisasi.

Arah dan tujuan ini disebut Kebijakan. Dalam Kebijakan berisi pernyataan formal mengenai komitmen manajamen. Tugas pokok fungsi dari manajemen puncak adalah membuat rencana. Khususnya dalam pengembangan prosedur, manajemen puncaklah yang mensahkan manual dan prosedur.  Konsultan ISO memastikan Manajemen Puncak juga hadir dan memimpin rapat tinjauan untuk mendengarkan laporan penerapan sistem manajemen yang dilakukan secara berkala. Dalam penilaian Malcolm Baldridge Award penilain atau auditor akan melihat agenda top manajemen seberapa banyak terlibat dalam pengambilan keputusan dan peningkatan sistem.

2. Manajemen Tingkat Menengah

Untuk tingkatan ini biasanya disebut Manajer. Dalam konteks penerapan sistem seorang manajer memegang peranan sangat penting.

Dalam tahap pengembangan sistem manajemen, seorang manajer harus memimpin kelompok kerja untuk mengembangkan seluruh prosedur yang dianggap perlu dalam bagiannya.

Konsultan ISO akan memeriksa dan meninjau prosedur yang dikembangkan. Manajer juga bertanggung jawab untuk meninjau prosedur dengan memberikan tanda tangan sebelum disahkan oleh Manajemen Puncak. Dalam konsep manajemen ada yang disebut ‘black hole’ yaitu lubang hitam dimana putusnya mata rantai komitmen. Seorang Direktur telah menetapkan sasaran penerapan standar. Staf hanya melakukannya sesuai rencana. Nah di tingkat manajerlah biasanya yang akan memastikan tercapainya sasaran yang telah ditetapkan. Dalam penerapan standar manajemen manajemen tingkat menengah yang harus memonitor pencapaian sasaran atau target di bagiannya.

Fungsi 3 Tingkat Manajemen | Konsultan ISO

3. Manajemen Lini Pertama

Manajemen untuk jajaran lini pertama ini masuk dalam tingkatan manajemen yang bersentuhan dengan operasional. Di tingkat ini disebut ‘Gemba’ atau lini produksi, dimana dalam organisasi jasa di sinilah berhadapan langsung dengan pelanggan.

Di Gemba inilah mutu diciptakan.

Karenanya kompetensi manajemen lini pertama sangat penting. Biasanya dipimpin oleh seorang supervisor. Mereka yang bertanggung jawab merealisasikan apa saja yang direncanakan oleh Manajemen Puncak dan diterjemahkan oleh Manajer. Bertanggung jawab terhadap manajemen, seorang supervisor harus melaporkan secara langsung setiap masalah operasional. Dengan arahan manajemer setiap masalah ini harus dilakukan tindakan koreksi dan pencegahan agar tidak terulang kemabali. Konsultan ISO akan merancang bahwa usulan perbaikan proses akan mengalir dari tingkat manajemen paling depan ini. Karena berhubungan langsung dengan proses produksi dan operasional maka harus dipastikan supervisor kompeten baik dalam hal manajemen maupun yang bersifat teknis.

Konsultan ISO memberikan pelatihan kepada 3 tingkat manajemen untuk memastikan efektifitas penerapan standar manajemen di organisasi.

Mengapa Manajemen Pengetahuan Penting

Mengapa Manajemen Pengetahuan Penting – Konsultan ISO 9001. Salah satu persyaratan ISO 9001:2015 adalah mengelola pengetahuan organisasi. Apa yang dimaksud dengan pengetahuan adalah segala sesuatu yang :

1. Membantu manajemen dalam mengambil keputusan

Tugas sehari-hari manajemen adalah mengambil keputusan baik untuk menentukan rencana kerja ataupun sebagai tindakan perbaikan terhadap masalah yang timbul. Manajemen Pengetahuan organisasi akan memberikan masukan baik berupa referensi, data dan informasi yang dibutuhkan untuk pengambilan keputusan.

Manajemen Pengetahuan memberikan akses untuk berbagi informasi diantara manajemen di lingkungan organisasi

Praktek terbaik yang pernah dilakukan organisasi dan juga pengalaman sukses dan gagal yang pernah terjadi adalah salah satu pengetahuan yang harus dikapitalisasi dalam Manajemen Pengetahuan. Hal ini sangat penting bagi untuk mengetahui sejarah proses produksi atau layanan jasa untuk mengambil keputusan terbaik bagi organisasi.

2. Membantu organisasi menjadi organisasi pembelajar

Dalam penerapan ISO 9001:2015 sangat penting untuk memastikan sistem manajemen ini dapat diterapkan secara efektif.

Manajemen pengetahuan akan menciptakan budaya setiap personil untuk mencoba mencari pengetahuan dalam meningkatkan proses di area kerjanya masing-masing. Program peningkatan mutu yang biasanya dilakukan lintas fungsi adalah salah satu kegiatan yang harus dibagikan melalui pengelolaan pengetahuan organisasi.

Manajemen pengetahuan akan memfasilitasi anggota organisasi untuk secara berkesinambungan memperbaiki dan meningkatkan proses. Manajemen pengetahuan saat ini biasanya dibantu dengan aplikasi Informasi Teknologi, sehingga dapat dibagikan dan diakses secara internal oleh semua bagian organisasi.

Konsultan ISO 9001:2015 akan membantu organisasi untuk memahami apa yang dipersyaratkan oleh Standar ISO 9001:2015 versi terbaru untuk dapat merancang dan menerapkan sistem manajemen mutu yang memberikan nilai tambah terbaik.

Isu Internal dan Eksternal

Bagaimana Menentukan Isu Internal dan Eksternal. Dalam penerapan ISO 9001:2015 organisasi diwajibkan untuk menetapkan isu internal dan eksternal dalam rangka memahami konteks organisasi. Dalam menentukan isu internal dan eksternal organisasi dapat mengacu kepada Rencana Strategis organisasi.

Isu internal dan eksternal adalah persyaratan klausul 4 tentang Konteks Organisasi. Perusahaan diminta untuk memahami lingkungan bisnisnya. Siapa pelanggan, pemasok, pesaing dan juga persyaratan Pemerintah.

Analisis Lingkungan Bisnis termasuk memahami isu internal dan eksternal perusahaan dan bagaimana memonitornya. Auditor ISO 9001 akan menanyakan bagaimana Sistem Manajemen Mutu ISO 9001 mengendalikan isu internal dan ekstenal ini.

Beberapa perusahaan menggunakan Analisis SWOT untuk dapat memahami lingkungan bisnisnya. Dengan menetapkan tindakan untuk masing-masing kekuatan, kelemahan, peluang dan ancaman baik dari internal maupun eksternal Perusahaan.

Dalam penetapan Rencana Strategis perusahaan organisasi akan membahas :

  • Visi Misi
  • Analisis Lingkungan Bisnis (SWOT)
  • Kekuatan dan Kelemahan (Internal)
  • Peluang dan Ancaman (Eksternal)
  • Rencana Strategis : Tujuan, Sasaran, Kebijakan, Program dan Kegiatan

Berdasarkan Rencana Strategis maka organisasi dapat menetapkan isu internal dan eksternal. Keselarasan Tujuan, Sasaran, Kebijakan, Program dan Kegiatan dapat juga terkait dengan Sasaran Mutu organisasi yang biasanya telah ditetapkan.

Organisasi juga perlu mengkaji hubungan isu internal dan eksternal dengan risiko dan peluang yang juga merupakan persyaratan standar ISO 9001:2015. Isu Internal dan eksternal ini pada akhirnya harus diukur dan ditinjau dalam Rapat Tinjauan Manajemen.

Hubungi Cipta Mutu Prima Konsultan ISO Terpercaya yang memberikan jaminan lulus sampai dengan sertifikasi untuk penerapan ISO 9001:2015.

Survey Kepuasan Pelanggan

Berikut ini contoh Survey Kepuasan Pelanggan oleh Konsultan ISO 9001.

Kepada Yth Pelanggan,

Sebagai bagian dari komitmen kami terhadap peningkatan berkesinambungan, bersama ini kami mohon anda dapat meluangkan waktu untuk mengisi survey kepuasan pelanggan kami.

Mohon anda memberikan tanda x atau v pada tingkat layanan dan tingkat harapan untuk masing-masing pertanyaan yang diajukan.

Skala tingkat pelayanan adalah apa yang anda rasakan dari pelayanan kami, sedangkan tingkat harapan adalah seberapa penting menurut anda dari setiap faktor yang ditanyakan.

Tingkat Layanan / Tingkat Harapan diukur menurut skala:

1 = Sangat Buruk / Sangat Tidak Penting
2 = Buruk / Tidak Penting
3 = Cukup / Cukup Penting
4 = Baik / Penting
5 = Sangat Baik / Sangat Penting

Mohon menjawab dengan tingkat layanan dan tingkat harapan untuk pertanyaan berikut :

  1. Apakah pengiriman produk sesuai dengan waktu yang telah ditetapkan?
  2. Apakah mutu produk sesuai dengan pesanan?
  3. Apakah kami cepat tanggap dalam menangani masalah atau keluhan pelanggan?
  4. Apakah karyawan kami cukup ahli / kompeten dalam menangani masalahnya?
  5. Apakah kami memberikan solusi yang tepat terhadap masalah atau keluhan pelanggan
  6. Apakah kemasan kami cukup baik?

Mohon menjawab dengan menjelaskan untuk pertanyaan berikut :

Menurut anda, apa usulan maupun kritik untuk dapat meningkatkan mutu dan jasa layanan kami?

Terima kasih atas waktu yang anda luangkan, masukan anda merupakan bagian penting dari program peningkatan mutu kami.

Perusahaan      :
Nama            :
Jabatan         :
Nama Proyek  :
Tanda Tangan :

Customer Satisfaction Survey | Konsultan ISO

Layanan Jaminan Halal

Layanan Jaminan Halal – Mengapa Perusahaan Perlu Menerapkan ISO, OHSAS dan Sistem Jaminan Halal? Cipta Mutu Prima adalah Jasa Konsultan ISO dan Sistem Jaminan Halal yang sudah berpengalaman menerapkan di berbagai Perusahaan. Cipta Mutu Prima sebagai Konsultan Sertifikat Halal MUI dan ISO akan membantu penerapan sistem manajemen ISO dan HAS 23000 sampai dengan mencapai sertifikasi yang diterbitkan oleh Badan Sertifikasi.

Berikut ini beberapa standar ISO dan HAS 23000 yang dapat diterapkan di perusahaan yaitu :

ISO 9001 Sistem Manajemen Mutu  – Perusahaan yang ingin memastikan produk dan layanannya memiliki standar mutu yang baik akan menerapkan standar ini. Tujuan utamanya adalah mencapai kepuasan pelanggan. Untuk dapat menghasilkan produk dan layanan yang bermutu baik maka perusahaan diharapkan memiliku sistem yang mampu menghasilkan mutu pada tingkat yang konsisten. Karena standar ini mengharuskan perusahaan untuk mengidentifikasi isu dan masalah internal dan eksternal dan juga harapan dan persyaratan pihak terkait termasuk pelanggan. Manajemen juga harus mengidentifikasi risiko-risiko yang mungkin dapat menghalangi perusahaan untuk menghasilkan produk dan layanan yang bermutu.

Standar ini juga mengharuskan untuk mengukur kepuasan pelanggan yang dapat dilakukan melalui survey kepuasan pelanggan. Masukan pelanggan akan digunakan untuk melakukan tindakan perbaikan dan peningkatan mutu proses untuk menghasilkan produk dan layanan dengan mutu yang lebih baik.

ISO 14001 Sistem Manajemen Lingkungan – Beberapa perusahaan melakukan prosesnya dan menghasilkan dampak terhadap lingkungan. Misalnya perusahaan tambang. Walaupun masih bersifat voluntary namun standar ISO 14001 sebaiknya diterapkan di perusahaan yang aktifitas prosesnya berdampak terhadap lingkungan.

Tinjauan lingkungan harus dilakukan untuk mengidentifikasi aspek dan dampak lingkungan yang ada dalam perusahaan. Kegiatan identifikasi aspek dan dampak lingkungan ini harus dilaksanakan secara berkala untuk memastikan seluruhnya teridentifikasi. Sistem Manajemen Lingkungan ISO 14001 yang dikembangkan termasuk prosedur pengendalian lingkungan akan dibuat berdasarkan hasil identifikasi aspek dan dampak lingkungan.

OHSAS 18001 Sistem Manajemen Kesehatan dan Keselamatan Kerja – Standar ini memastikan perusahaan mengendalikan seluruh hazard atau potensi bahaya yang akan menyebabkan penyakit dan kecelakaan di tempat kerja. Standar ini mewajibkan perusahaan untuk mematuhi seluruh peraturan terkait K3.

Salah satu persyaratannya adalah tinjauan kesesuaian terhadap peraturan-peraturan ini. Dalam persyataran pengendalian operasi, perushaan juga wajib menerapkan alat pelindung diri yang harus dipakai oleh karyawan sesuai dengan prosedur yang telah ditetapkan. Prosedur tanggap darurat juga harus dipersiapkan perusahaan dan diuji coba untuk memastikan kesiapan penanganan dan evakuasi pada saat terjadi keadaan darurat.

HAS 23000 Sistem Jaminan Halal – Standar ini diterbitkan oleh LPPOM MUI, ada beberapa kriteria yang harus dipenuhi oleh perusahaan yang ingin mendapatkan Sertifikat Halal baik berupa manual maupun prosedur-prosedur Halal yang harus ditetapkan perusahaan.

Salah satu kegiatan yang harus dilaksanakan adalah melakukan tinjauan terhadap seluruh bahan baku yang digunakan untuk memastikan kehalalannya. Perusahaan dapat mengintegrasikan standar HAS 23000 ini dengan standar ISO 9001 atau ISO 22000 bagi perusahaan yang telah memilikinya.

Hubungi Cipta Mutu Prima untuk menerapkan standar ISO, OHSAS dan HAS di perusahaan anda.

Perbedaan Audit Produk Proses Sistem

Apa perbedaan Audit Produk Proses Sistem? Audit dilakukan dalam tingkatan berbeda dalam perusahaan berikut ini informasi mengenai pelaksanaan audit dengan ruang lingkup pemeriksaan yang berbeda tingkatannya :

1. Audit Produk

Audit produk adalah audit yang memeriksa karaterisitik produk.

Beberapa karateristik produk yang diperiksa antara lain dimensi dan persyaratan lainnya yang telah ditetapkan. Memeriksa fungsi produk juga merupakan bagian dari audit produk. Biasanya audit produk melibatkan bagian Kendali Mutu. Sebagai contoh audit produk minuman kemasan adalah : rasa, aroma, kondisi kemasan, identifikasi dan informasi pada kemasan, tanggal produksi, tanggal kadaluarsa dan lain sebagainya.

Pemeriksaan produk dapat dilakukan pada produk setengah jadi dalam lini produksi ataupun produk akhir sebelum dikirim kepada pelanggan. Contoh lainnya audit produk layanan bank adalah : waktu tunggu antrian, kecepatan layanan per pelanggan, kompetensi staf pelayanan, kelengkapan data nasabah dan juga termasuk kenyamanan ruang tunggu.

Konsultan ISO memberikan pelatihan audit untuk memastikan tingkat mutu produk dan layanan dapat diperiksa manajemen perusahaan.

2. Audit Proses

Audit proses lebih luas ruang lingkupnya daripada audit produk.

Tipe Audit kedua adalah audit proses, dimana audit dimulai dari penerimaan bahan baku, selama proses produksi sampai dengan pengiriman. Selain proses utama audit proses juga meliputi proses pendukung seperti sumber daya manusia, pemeliharaan sarana prasarana dan juga proses pengiriman kepada pelanggan.

Audit proses dapat dilakukan ‘forward’ atau maju dari bahan baku sampai pengiriman ataupun ‘backward’ dengan mengambil sampel produk yang telah dikirim kepada pelanggan kemudian ditelusuri ke proses awalnya mulai dari penerimaan bahan baku. Untuk proses pendukung juga diaudit kompetensi karyawan yang melakukan proses, apa pendidikan formal. keahlian, pelatihan dan masa kerja yang dipersyaratkan untuk mampu melaksanakan pekerjaaan.

Audit proses juga memeriksa kondisi peralatan dan sarana prasarana, bagaimana proses pemeliharaan dan juga perbaikan apabila ada yang rusak. Konsultan ISO membantu perusahaan untuk memetakan proses bisnis sehingga memudahkan audit proses. Proses manajemen yang menunjang pelaksanaan proses juga diperiksa termasuk apa yang menjadi ukuran kinerja dari proses. Ukuran kinerja proses harus dimonitor dan diaudit untuk memastikan tingkat layanan yang ditetapkan manajemen dapat tercapai.

3. Audit Sistem

Audit sistem berarti mengaudit secara keseluruhan.

Jika dalam ISO 9001:2015 audit sistem berarti mengaudit klausul konteks organisasi, kepemimpinan, perencanaan, proses pendukung, operasi, monitoring dan evaluasi serta peningkatan berkesinambungan. Dalam audit konteks organisasi auditor akan memeriksa isu internal dan eksternak, kebutuhan dan harapan pihak berkepentingan, memeriksa ruang lingkup penerapan sistem serta memeriksa seluruh proses dalam sistem manajemen.

Dalam kepemimpinan audit sistem akan memeriksa komitmen manajemen, fokus pelanggan, kebijakan mutu dan peran tugas tanggung jawab serta wewenang yang ada dalam sistem manajemen. Konsultan ISO memastikan perusahaan memenuhi persyaratan perencanaan terutama persyaratan baru untuk menangani risiko dan peluang. Pada perencanaan manajemen auditor juga akan memeriksa sasaran mutu dan perencanaan untuk mencapainya. Persyaratan baru dalam ISO 9001:2015 juga termasuk perencanaan perubahan. Dalam area sistem pendukung auditor sistem akan memeriksa sumber daya, kompetensi, kesadaran, komunikasi dan informasi terdokumentasi.

Informasi terdokumentasi ini menggantikan terminologi Dokumen dan Rekaman dalam ISO 9001:2008. Audit sistem juga akan memeriksa proses Operasi mulai dari perencanaan, desain, pengendalian proses, pelepasan produk dan jasa serta pengendalian produk tidak sesuai. Terakhir auditor sistem akan memeriksa evaluasi kinerja yaitu kepuasan pelanggan dan tinjauan manajemen termasuk kegiatan audit internal. Peningkatan mutu juga akan menjadi area yang diperiksa oleh auditor sistem.

Hubungi Cipta Mutu Prima Konsultan ISO Terpercaya untuk menerapkan sistem dan mendapatkan pelatihan Audit Sistem.

Workshop Pemahaman ISO 9001:2015

A. Latar Belakang

Saat ini Perusahaan telah memiliki Sertifikasi ISO 9001:2008. International Organization for Standarization (ISO) yang berpusat di Genewa pada akhir tahun 2015 telah menerbitkan Standar Internasional untuk Sistem Manajemen Mutu yang terbaru yaitu ISO 9001:2015.

Perusahaan yang telah memiliki Sertifikat ISO 9001:2008 diharapkan paling lambat pada tahun 2018 harus sudah melakukan migrasi ke standard ISO 9001:2015 terbaru. Karena itu Perusahaan harus merencanakan untuk melakukan Upgrading ISO 9001:2008 menuju ISO 9001:2015.

Untuk dapat memenuhi persyaratan ISO 9001:2015 dipandang perlu untuk dapat memahami persyaratan baru standar ISO 9001:2015 untuk mampu menyesuaiakan dokumentasi Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2008 yang ada saat ini.

Konsultan ISO akan menerangkan Dokumentasi Sistem Manajemen Mutu yang terdiri dari Manual Mutu dan Prosedur ISO yang harus disesuaikan dengan persyaratan ISO 9001:2015. Diantaranya adalah : persyaratan konteks organisasi, persyaratan perencanaan yang mencakup pengelolaan risiko dan juga pengendalian informasi terdokumentasi sebagai bukti obyektif penerapan Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2015 yang efektif di Perusahaan.

Karena itu perlu dilaksanakannya Pelatihan Pemahaman ISO 9001-2015 bagi Tim SMM ISO 9001:2015 Perusahaan untuk dapat memahami persyaratan dan melakukan penyesuaian dokumentasi yang diperlukan.

Tim SMM ISO 9001:2015 Perusahaan yang kompeten dan memahami persyaratan ISO 9001:2015 diharapkan dapat menjadi pelaksana proses upgrading ISO 9001:2015 sampai dengan Perusahaan Sertifikat ISO 9001:2015 yang direncanakan Manajemen pada akhir tahun 2018.

B. Maksud dan Tujuan Pelatihan ISO 9001:2015

Maksud dari Pelatihan Pemahaman Persyaratan dan Dokumentasi ISO 9001:2015 ini adalah untuk mendapatkan komitmen dari Manajemen dan seluruh Bagian untuk dapat menerapkan dan mencapai Sertifikat ISO 9001:2015.

Sertifikasi ISO 9001:2015 ini merupakan wujud nyata dari komitmen Manajemen untuk mencapai kepuasan pelanggan dengan menyediakan produk dan layanan yang bermutu

C. Manfaat Bagi Peserta Pelatihan ISO 9001:2015

Peserta pelatihan ISO 9001:2015 akan memiliki pemahaman dan kompetensi untuk :

  1. Memahami Persyaratan Standar ISO 9001:2015 khususnya persyaratan baru yang belum ada dalam ISO 9001:2018
  2. Menyesuaikan dokumen Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2015
  3. Menetapkan konteks organisasi yaitu isu internal dan eksternal dan pemantauannya.
  4. Mengidentifikasi risiko mutu di masing-masing Bagian dan dapat menetapkan program pengendalian risiko mutu
  5. Memahami  pengendalian informasi terdokumentasi terkait Sistem Manajemen Mutu
  6. Menetapkan prosedur Manajemen Pengetahuan yang merupakan persyaratan baru standar ISO 9001:2015.

Konsultan ISO Cipta Mutu Prima membantu perusahaan melakukan Upgrading ISO 9001:2015 sampai dengan mencapai sertifikasi

Beberapa Jenis Audit ISO

Konsultan ISO Cipta Mutu Prima – Apa saja jenis audit ISO? ada beberapa jenis audit yang mungkin perlu kita bahas di sini untuk menambah pemahaman kita mengenai aktifitas yang penting bagi manajemen untuk mengetahui efektifitas operasi dan proses bisnis perusahaan.

1. Audit Pihak Pertama

Audit pihak pertama atau yang disebut juga sebagai ‘first party audit’ adalah audit yang dilaksanakan oleh pihak internal perusahaan.

Audit ini biasa juga disebut audit internal. Perusahaan harus merencanakan program dan jadwal pelaksanaannya. Dalam program audit menjelaskan apat tujuan pelaksanaan audit internal, berapa kali dilaksanakan dalam satu tahun dan juga jadwal pelaksanaannya. Audit internal dapat dilakukan oleh divisi khusus terdiri dari auditor atau juga dapat dilaksanakan oleh auditor internal adhoc. Tipe audit yang pertama ini biasanya dilaksanakan sebagai pemenuhan persyaratan standar ISO 9001, ISO 14001 atau OHSAS 18001 serta standar lainnya yang mewajibkannya.

Konsultan ISO Audit Internal melakukan pelatihan untuk menyiapkan auditor untuk dapat melakukan wawancara dan teknik audit untuk pelaksanaannya. Temuan ketidaksesuaian harus ditindaklanjuti dengan tindakan perbaikan dan pencegahan. Tidak ada manfaat dari audit internal jika pihak atau bagian yang diaudit tidak memperbaiki apa yang dikategorikan sebagai penyimpangan. Audit internal juga harus memberikan nilai tambah yang positif dan memberikan masukan kepada manajemen.

2. Audit Pihak Kedua

Audit pihak kedua atau disebut sebagai ‘second party audit’ adalah audit yang dilakukan pihak buyer atau pelanggan kepada pemasok atau perusahaan yang menyediakan produk dan layanan.

Audit ini dapat dilakukan berbasis proyek. Sebagai contoh sebuah perusahaan sepatu ternama di luar negeri memberikan proyek pembuatan sepatu kepada perusahaan sepatu nasional. Perusahaan sepatu tersebut akan melakukan audit untuk memastikan bahwa perusahaan nasional mempunyai kemampuan untuk dapat membuat sepatu dengan mutu yang telah ditetapkan. Contoh lain dari audit pihak kedua ini adalah sebuah hotel memesan pintu jati dengan ukiran kepada salah satu pemasok. Hotel tersebut secara berkala mendatangi pemasok pintu jati dengan ukiran untuk memastikan bahwa pesanannya telah dikerjakan dengan baik dan sesuai pesanan.

Audit pihak kedua dilaksanakan oleh auditor yang biasanya user dari pelanggan yang mengetahui spesifikasi yang diharapkan. Konsultan ISO dapat melakukan pelatihan audit untuk perusahaan yang ingin menerapkan program pengembangan pemasok. Audit dalam rangka pengembangan pemasok merupakan tipe audit pihak kedua yang juga akan memberikan masukan kepada pemasok untuk dpat meningkatkan mutu produk dan layanannya.

3. Audit Pihak Ketiga

Audit pihak ketiga atau ‘third party audit’ dilakukan oleh pihak independen.

Dalam konteks sertifikasi ISO audit pihak ketiga ini dilakukan oleh Badan Sertifikasi. Badan Srtifikasi harus terlebih dahulu diakreditasi oleh negara. Beberapa Badan Sertifikasi yang ada di Indonesia yang diakreditasi oleh Komite Akreditasi Nasional diantaranya : Sucofindo International Certification Services (SICS). Sedangkan yang diakreditasi oleh Inggris yaitu UKAS antara lain SGS dan sebagainya. Audit pihak ketiga dilakukan apabila perusahaan telah menerapkan sistem manajemen minimal selam tiga bulan. Audit biasanya dilakukan dua tahap.

Tahap pertama disebut ‘desk audit’ atau audit kecukupan, yaitu audit yang memeriksa kelengkapan dokumen terhadap persyaratan standar. Audit tahap kedua disebut ‘compliance audit’ atau audit kesesuaian. Pada tahap ini auditor Badan Sertifikasi memeriksa bukti-bukti penerapan dari apa yang telah dinyatakan dalam dokumentasi dan perosedur perusahaan. Apabila tidak ada temuan mayor maka Badan Sertifikasi memberikan rekomendasi Sertifikasi ISO kepada perusahaan.

Sertifikat berlaku untuk masa waktu tiga tahun. Setiap tahun perusahaan akan diaudit pengawasan untuk memastikan sistem manajemen tetap berjalan efektif. Konsultan ISO menjamin 100% kelulusan perusahaan untuk mendapatkan sertifikasi ISO sesuai rencana waktu yang ditetapkan manajemen.

Training Indikator Kinerja Kunci

Training Indikator Kinerja Kunci. Perusahaan harus benar-benar menseleksi mana indikator yang mempunyai pengaruh signifikan terhadap pencapaian kinerjanya.

Biasanya untuk memonitor KPI manajemen menggunakan aplikasi IT yang dapat memberikan informasi yang akurat dan ‘real time’. Cipta Mutu Prima membantu perusahaan untuk memonitor informasi yang penting dalam melaksanakan proses bisnis perusahaan.

Indikator Kinerja Kunci atau yang biasa disebut KPI adalah nilai yang menggambarkan seberapa efektif perusahaan mencapai sasaran proses bisnis.

Apa Saja Indikator Kinerja Yang Ditetapkan Perusahaan?

Berikut ini beberapa contoh Indikator Kinerja Kunci yang dapat digunakan oleh perusahaan di berbagai industri :

  1. Jumlah Layanan Yang Dilaksanakan
  2. Kecepatan Layanan
  3. Tingkat Keluhan Pelanggan
  4. Biaya operasi
  5. Biaya Pokok Produksi
  6. Tingkat Penjualan
  7. Index Kepuasan Pelanggan
  8. Persentase Produk Rusak
  9. Lama Waktu Distribusi Ke Pelanggan
  10. Jumlah antrian pelanggan dsb.

Tips Menentukan Indikator Kinerja

Apapun yang ditetapkan sebagai indikator kinerja kunci, maka Perusahaan harus memastikan KPI :

  1. Signifikan terhadap Kinerja Perusahaan
  2. Didefinisikan dengan jelas
  3. Dapat diukur secara periodik
  4. Dapat dicapai melalui program yang ditetapkan
  5. Ada batas waktu pencapaian
  6. Dikomunikasikan ke Bagian Terkait dan Seluruh Perusahaan
  7. Membuat seluruh Bagian bergerak bersama ke tujuan Perusahaan
  8. Menjelaskan tindakan yang harus dilakukan untuk mencapai KPI
  9. Ditingkatkan sesuai perubahan tujuan organisasi
  10. Ada mekanisme Tindakan Perbaikan jika KPI tidak tercapai

Konsultan ISO Profesional Cipta Mutu Prima akan membantu organisasi untuk menetapkan Indikator Kinerja Kunci atau KPI perusahaan anda dan monitor pencapaiannya untuk memastikan tercapainya sasaran perusahaan.

Jadwal Pelatihan Publik 2018 Cipta Mutu Prima

Berikut ini Daftar Training ISO Publik Tahun 2018 yang dilaksanakan oleh Konsultan ISO Cipta Mutu Prima :

1. Pelatihan ISO 9001:2015 : 18 Februari 2018, 11 April 2018, 25 Juli 2018, 26 September 2018

2. Workshop Upgrading ISO 9001:2015 : 7 Maret 2018, 15 Agustus 2018, 10 Oktober 2018

3. Audit Internal : 21-22 Maret 2018, 22-23 Agustus 2018, 14-15 November 2018

4. Pengendali Dokumen : 18 April 2018, 12 September 2018

5. 7 QC Tools : 19-20 September 2018

6. OHSAS 18001 dan ISO 45001 : 26-27 September 2018

7. Training for Quality Trainer : 17-18 Oktober 2018

8. Biaya Mutu Strategi Penurunan Biaya : 20-21 November 2018

9. Customer Service Excellence : 22 Maret 2018

10. Standar Kompetensi HRM : 4 April 2018

Untuk Harga, Agenda dan Pendaftaran Training ISO Publik dapat menghubungi :

Cipta Mutu Prima | Konsultan ISO Training

WhatsApp : 0811-8859-ISO(476)

Email : ciptamutuprima@gmail.com

Biaya Mutu Cost of Quality

Pelatihan Biaya Mutu atau Cost of Quality

Dalam melakukan peningkatan mutu perusahaan harus mengetahui berapa biaya mutu yang ada dalam perusahaan. Peningkatan mutu dapat direalisasikan dengan menghasilkan produk dan layanan yang memenuhi persyaratan mutu dan juga menurunkan biaya kerusakan atau kegagalan. Apakah keduanya ada hubungannya?

Mutu antara lain dapat diukur dari biaya. Banyak perusahaan yang mendefinisikan mutu adalah ketepatan biaya. Dalam industri jasa konstruksi misalnya, biaya adalah salah satu tujuan utama dari manajemen selain dari produk bangunan yang bermutu. Sehingga sasaran mutu perusahaan konstruksi adalah tepat mutu, tepat waktu dan tepat biaya.

Bagaimana dengan industri manufaktur? hal yang sama terjadi, bahwa komponen biaya menjadi sasaran mutu. Sasaran mutu industri manufaktur seingkali menetapkan tingkat reject produk sebagai sasaran mutunya. Program peningkatkan mutu juga seringkali ditetapkan dengan menurunkan tingkat kerusakan produk sampai dengan sekian persen.

Semua hal tersebut berkaitan dengan biaya. Jadi bagaimana kita memahami mutu dan peningkatannya terkait langsung dengan biaya?. Salah satu konsep dari pakar manajemen memperkenalkan dengan apa yang disebut sebagai Biaya Mutu. Perusahaan harus mengidentikasi seberapa besar biaya mutu di perusahaannya.

Konsultan ISO 9001 | Pelatihan Biaya Mutu atau Cost of Quality

Menurut pakar manajemen biaya mutu terbagi menjadi :

  1. Biaya Pencegahan

Biaya pencegahan merupakan biaya yang terjadi untuk mencegah kerusakan produk dan layanan kepada pelanggan. Biaya ini mencakup biaya yang berhubungan dengan pengembangan dan penerapan sistem manajemen mutu. Jadi penerapan ISO 9001:2015 merupakan biaya pencegahan. Karena biaya pencegahan termasuk juga biaya pengendalian proses dan biaya audit mutu internal. Baik pengendalian proses dan audit internal bertujuan untuk mencegah mutu yang tidak sesuai pada produk dan layanan. Sehingga biaya pencegahan ini merupakan azas dasar dalam penerapan sistem manajemen mutu yaitu mencegah ketidaksesuaian.

  1. Biaya Penilaian

Konsultan ISO mengidentifikasi biaya berikutnya dalam biaya mutu yaitu biaya penilaian. Biaya ini adalah biaya yang dikeluarkan perusahaan untuk menilai apakah produk dan layanan telah memenuhi kriteria yang telah ditetapkan oleh manajemen. Biaya ini termasuk biaya pemeriksaan produk atau biaya QC. Biaya-biaya ini dikeluarkan untuk melakukan Tindakan Perbaikan terhadap penyimpangan mutu yang telah terjadi.

  1. Biaya Kegagalan Internal

Biaya kegagalan internal adalah biaya yang terjadi karena ada ketidaksesuaian pada proses internal perusahaan. Diantara biaya kegagalan internal ini adalah biaya pengerjaan ulang (re-work) dan biaya produk yang rusak (reject). Besarnya biaya ini akan membebani biaya operasi perusahaan. Biaya ini yang harus menjadi perhatian utama dari manajemen. Berapa persen biaya kegagalan internal dibandingkan dengan biaya operasi. Rasio biaya ini harus ditekan serendah mungkin.

  1. Biaya Kegagalan Eksternal

Biaya kegagalan eksternal. Biaya ini adalah biaya karena produk dan layanan yang telah dikirimkan kepada pelanggan gagal memenuhi persyaratan mutu yang telah ditetapkan. Biaya ini merupakan biaya yang paling berbahaya bagi reputasi perusahaan yang dapat mengakibatkan kehilangan pelanggan dan penurunan pangsa pasar.

Instruktur Pelatihan Biaya Mutu akan memberikan contoh bagaimana perusahaan untuk melakukan pengukuran biaya mutu dan juga akan mengidentifikasi peluang laba. Pertanyaan yang harus dijawab manajemen adalah apakah manajemen sudah cukup mengalokasikan biaya pencegahan dan penilaian untuk mencegah biaya kegagaln internal dan eksternal. Biaya mutu ini harus dievaluasi secara periodik untuk memonitor peningkatan mutu yang ditandai dengan menurunnya biaya kegagalan.

Cipta Mutu Prima | Pelatihan Biaya Mutu atau Cost of Quality

Pelatihan Biaya Mutu atau Cost of Quality ini akan membantu perusahaan mengelola biaya mutu. Mengapa demikian? karena biaya pencegahan dan pemeriksaan dengan biaya kegagalan internal / eksternal mempunyai hubungan sebab akibat. Artinya makain tinggi perusahaan melakukan pencegahan dan pemeriksaan akan menurunkan biaya kegagalan internal dan eksternal. Jadi investasi penerapan ISO 9001:2015 pada akhirnya akan dibayarkan oleh penurunan biaya kegagalan internal dan eksternal.

Penyempurnaan mutu produk dan layanan harus tergambarkan dengan menurunnya produk reject yang terjadi. Berapa besar biaya pencegahan yang paling tepat?. Harus dicari titik optimum yaitu dimana titik biaya pencegahan yang paling tepat sehingga memberikan efek terbesar dalam pengurangan biaya secara keseluruhan. Biaya mutu akan mendapat perhatian manajemen karena berbicara mengenai potensi keuntungan.

Fokus Pelanggan

Konsultan ISO 9001 : Apa yang dimaksud Fokus Pelanggan ?

Kalau kita berbicara mengenai fokus pelanggan, apa yang terpikir oleh kita?. Fokus artinya menaruh perhatian penuh, dan menjadi subyek utama. Jadi fokus pelanggan artinya perusahaan menempatkan pelanggan sebagai subyek yang harus mendapatkan layanan terbaik.

Bagaimana ISO 9001:2015 menempatkan komitmen kepada pelanggan ini sebagai suatu yang harus dilaksanakan?. Yang jelas fokus pelanggan menjadi salah satu Prinsip Manajemen Mutu. Ya merupakan prinsip nomor satu dari ISO 9001:2015. Berikut beberapa inisiatif yang dapat dilaksanakan perusahaan untuk menerapkan budaya fokus pelanggan:

  1. Komitmen Dalam Kebijakan Mutu

Dalam melaksanakan fokus kepada pelanggan ini paling tidak ada beberapa persyaratan yang harus dipenuhi oleh perusahaan dalam menerapakan sistem manajemen mutu.Dalam kebijakan mutu harus dinyatakan komitmen manajemen untuk mencapai kepuasan pelanggan. Hal ini adalah realisasi dari prinsip manajemen mutu fokus kepada pelanggan.

  1. Pengukuran Kepuasan Pelanggan

Pengukuran kepuasan pelanggan ini harus dilaksanakan oleh perusahaan untuk mengukur sejauh mana kebutuhan dan harapan pelanggan dapat terpenuhi. Persyaratan lain yang terkait pada fokus pelanggan adalah klausul menentukan persyaratan produk dan jasa. Perusahaan harus menentukan persyaratan pelanggan termasuk kegiatan pengiriman dan pasca pengiriman.

  1. Mengidentifikasi Persyaratan Pelanggan

Persyaratan Pelanggan termasuk hal yang tidak dinyatakan oleh pelanggan, namun diperlukan untuk penggunaan produk dan jasa. Perusahaan mempunyai kewajiban untuk mengkonfirmasi sebelum menerima apabila pelanggan tidak memberikan pernyataan terdokumentasi dari persyaratannya.

  1. Menangkap ‘Suara Pelanggan’

Konsultan ISO memberikan pelatihan bahwa menangkap ‘suara pelanggan’ adalah salah satu proses yang sangat penting untuk menangkap persyaratan, termasuk umpan balik dari pelanggan. Proses ini secara proaktif harus bertanya kepada pelanggan untuk secara tepat menentukan apa yang diinginkan oleh pelanggan. Dalam standar ISO 9001:2015 disebutkan kebutuhan dan harapan, yang berarti adalah persyaratan yang dinyatakan dan juga tidak dinyatakan oleh pelanggan.

  1. Menggunakan Aplikasi Pelayanan Pelanggan

Saat ini beberapa perusahaan sudah menggunakan aplikasi canggih untuk menangkap suara pelanggan, baik itu yang melalui survey ataupun secara online di internet. Bagian pelayanan pelanggan selalu mendokumentasikan suara pelanggan ini dan menyampaikan kepada manajemen sebagai masukan untuk pengambilan keputusan dan juga peningkatan proses.

  1. Penanganan Keluhan Pelanggan

Mekanisme penanganan keluhan pelanggan ini diterapkan misalnya dirancang lintas fungsi untuk dapat mendengarkan pelanggan yang ‘kecewa’ dengan produk atau jasa perusahaan. Dan seluruh manajer terkait dapat mengetahui masalahnya dan secara terkoordinasi memberikan solusi yang tepat dan mencegah masalah yang sama terulang kembali.

  1. Menyimpan Database Pelanggan

Menyimpan database pelanggan dapat menjadi data pengetahuan organisasi yang bermanfaat dalam pengelolaan pelanggan dan juga ke dalam untuk memperbaiki proses operasi. Jadi dalam ISO 9001:2015

Jadi kesimpulannya Fokus Pelanggan adalah persyaratan yang harus dapat dibuktikan perusahaan paling tidak dalam beberapa hal yaitu berupa komitmen manajemen untuk mencapai kepuasan pelanggan disarankan untuk ada dalam Kebijakan Mutu, penanganan keluhan pelanggan sebaiknya menjadi salah satu sasaran mutu yang ditetapkan, misalnya kecepatan respon terhadap setiap keluhan pelanggan.

Kemudian adanya prosedur yang jelas untuk melakukan komunikasi pelanggan termasuk umpan balik dan keluhan pelanggan, adanya dokumen tinjauan terhadap persyaratan pelanggan. Dokumen ini harus secara jelas mendikumentasi kebutuhan dan harapan pelanggan serta terakhir adalah tersedianya mekanisme pengukuran kepuasan pelanggan yang dilakukan secara periodik untuk mengukur persepsi pelanggan terhadap produk dan jasa.

Hubungi Konsultan ISO 9001 – Cipta Mutu Prima untuk training dan penerapan fokus pelanggan di perusahaan di Contact Phone : 0811-8859-ISO(476) atau Email : ciptamutuprima@gmail.com

Contoh Uraian Kerja Standar Kompetensi

Contoh Uraian Kerja Standar Kompentensi – Pengelolaan SDM dalam ISO 9001:2015 dipersyaratkan dalam klausul Sumber Daya. Keterlibatan dan pemberdayaan karyawan dalam Sistem Manajemen merupakan hal yang sangat penting. Keterlibatan karyawan memberikan manfaat antara lain memberikan masukan kepada manajemen mengenai kondisi proses kerja di lapangan.

Dalam penerapan ISO 9001:2015 keterlibatan karyawan dimulai sejak dilibatkannya dalam tahap pengembangan sistem manajemen. Karenanya diharapkan karyawan memiliki rasa tanggung jawab terhadap proses yang dilaksanakannya. Pelatihan dan pengembangan karyawan merupakan prosedur yang diperiksa oleh auditor dalam penerapan sistem manajemen

Pelatihan harus direncanakan dan dilaksanakan sesuai program. Pelatihan yang dilakukan harus berbasis standar kompetensi yang ditetapkan. Standar kompetensi adalah persyaratan pendidikan, pengalaman kerja, pelatihan dan keahlian yang harus dimiliki karyawan apabila menjabat posisi tertentu dalam perusahaan.

Berikut ini contoh Uraian Kerja dan Standar kompetensi untuk seorang manajer proyek :

A. Uraian Kerja

Nama Jabatan : Manajer Proyek
Atasan langsung : Direktur Operasi
Bawahan : Staf Proyek

Manajer Proyek bertanggung jawab atas seluruh aktifitas operasional mulai dari perencanaan proyek sampai dengan pelaksanaan dan serah terima proyek ke pelanggan. Untuk melaksanakan tanggung jawab sebagaimana tersebut di atas, maka jabatan Manajer Proyek mempunyai tugas sebagai berikut:

  1. Membuat perencanaan mobilisasi proyek
  2. Menyiapkan Proyek Quality Plan
  3. Menentukan sub kontraktor
  4. Memastikan persetujuan bahan dan material dari pelanggan
  5. Memastikan persetujuan shop drawing
  6. Melaksanakan pekerjaan proyek sesuai Proyek Quality Plan dan Master Schedule
  7. Memonitor pelaksanaan kerja lembur
  8. Mendata pekerjaan tambah kurang
  9. Memonitor penggunaan tenaga kerja dan bahan / material
  10. Melakukan permintaan dana proyek sesuai anggaran
  11. Melakukan opname sub kontraktor
  12. Melakukan evaluasi biaya dan masalah proyek
  13. Melakukan pemeriksaan besama pelanggan
  14. Melakukan hand over ke pelanggan
  15. Memastikan kalibrasi alat ukur
  16. Memastikan proses komunikasi internal berjalan efektif
  17. Menghadiri Rapat Tinjauan Manajemen
  18. Mengukur pencapaian target mutu departemen
  19. Mengidentifikasi dan menyelesaikan masalah mutu di area kerjanya
  20. Mengidentifikasi dan mengusulkan peluang untuk perbaikan proses di area kerjanya
  21. Mengembangkan kompetensi karyawan di departemennya

Manajer Proyek mempunyai kewenangan menolak proyek yang tidak sesuai dengan kemampuan internal perusahaan.

Konsultan ISO Profesional | Cipta Mutu Prima

B. Standar Kompetensi

Pendidikan : Min Sarjana S1
Pengalaman : Minimal 5 tahun di Proyek
Pelatihan : Pemahaman Persyaratan ISO 9001:2015
Manajemen Proyek
Manajemen Biaya Proyek
Manajemen K3
Keahlian : Menguasai Standar ISO 9001:2015
Menguasai Manajemen Proyek
dst

Contoh lain Uraian Kerja dan Standar kompetensi untuk seorang Manajer Quality Control :

A. Uraian Kerja
Nama Jabatan : Manajer Quality Control
Atasan langsung : Manajer Workshop
Bawahan : Staf Quality Control

Manajer Quality Control bertanggung jawab atas seluruh aktifitas pemeriksaan QC di workshop. Untuk melaksanakan tanggung jawab sebagaimana tersebut di atas, maka jabatan Manajer Quality Control mempunyai tugas sebagai berikut:

  1. Memeriksa kesesuaian dimensi material
  2. Memeriksa kesesuaian marking pada komponen
  3. Memeriksa hasil proses assembly
  4. Memeriksa hasil welding baik
  5. Memeriksa hasil proses finishing
  6. Memeriksa hasil proses painting
  7. Memeriksa packaging dan packing list
  8. Memeriksa persiapan pengiriman
  9. Mengidentifikasi dan menyelesaikan masalah mutu di area kerjanya
  10. Mengidentifikasi dan mengusulkan peluang untuk perbaikan proses di area kerjanya

Manajer Quality Control mempunyai kewenangan menolak barang yang tidak sesuai spesifikasi dan dokumen pembelian.

B. Standar Kompetensi
Pendidikan : Min S1
Pengalaman : Minimal 1 tahun di Quality Control
Pelatihan  : Pemahaman Persyaratan ISO 9001:2015
Teknik Pemeriksaan Quality Control
Keahlian : Menguasai teknik pemeriksaan Quality Control

Konsultan ISO Profesional membantu perusahaan untuk memenuhi persyaratan pengelolaan SDM dalam ISO ISO 9001:2015 dengan mendokumentasikan Standar Kompetensi untuk dapat memenuhi persyaratan standar.

Konsultan ISO

ISO 45001 dan OHSAS 18001

Standar Baru ISO 45001

International Organization for Standardization (ISO) akan mempublikasikan standar ISO 45001 Sistem Manajemen Keselamatan dan Kesehatan Kerja (SMK3).

Standar ini akan mempunyai struktur yang sama dengan ISO 9001:2015 dan ISO 14001:2015 yang sudah lebih dahulu dipublikasikan.

Penerapan ISO 45001

Untuk penerapan dan sertifikasi ataupun integrasi ISO 45001 dan OHSAS 18001 dapat menghubungi Cipta Mutu Prima Konsultan ISO Profesional di Email : ciptamutuprima@gmail.com atau WhatsApp : 0811-8859-476(ISO).