Melaksanakan Audit Internal

Bagaimana Melaksanakan Audit Internal? Seringkali hal ini ditanyakan kepada Konsultan ISO 9001 mengenai bagaimana melakukan audit internal dengan baik?.

Menurut standar ISO audit internal merupakan salah satu persyaratan yang wajib dilaksanakan perusahaan dalam penerapan sistem manajemen.

Konsultan ISO memastikan dipersiapkannya beberapa hal terkait pelaksanaan audit internal dengan baik.

  1. Yang pertama, perusahaan harus mempunyai auditor internal yang kompeten. Auditor internal harus telah mengikuti pelatihan audit internal sehingga memahami prosesnya. Konsultan ISO melaksanakan pelatihan audit internal ini dalam rangka tahapan konsultansi yang dilakukan. Berapa banyak auditor yang harus dimiliki? Tidak ada ketentuan khusus berapa banyak auditor yang harus tersedia, namun pada umumnya dalam setiap pelaksanaan audit dapat melibatkan 5 sampai dengan 10 auditor. Tim audit ini dipimpin oleh Lead auditor. Jumlah auditor yang cukup banyak ini karena standar ISO mensyaratkan auditor internal tidak boleh melakukan pemeriksaan terhadap area kerjanya sendiri.
  2. Yang kedua, perusahaan harus membuat program audit internal. Jasa Konsultan ISO akan memastikan program ini mencakup seluruh klausul persyaratan standar ISO dan juga meliputi seluruh bagian yang masuk dalam ruang lingkup sertifikasi. Program audit ini menjelaskan berapa kali audit internal akan dilaksanakan dalam satu tahun. Program ini juga menjelaskan jadwal pelaksanaan audit internal yang direncanakan. Audit internal bukan merupakan kegiatan pemeriksaan mendadak. Karena itu audit internal adalah kegiatan pemeriksaan yang terjadwal yang disetujui oleh manajemen dan juga auditor dan pihak auditee.
  3. Yang ketiga, auditor harus melakukan persiapan audit internal. Tidak ada audit yang dilaksanakan apabila tidak dilakukan persiapan dengan baik. Persiapan ini adalah membentuk tim audit internal yang akan melaksanakan proses audit. Tim ini akan membaca seluruh dokumentasi yang akan diaudit dan menyiapkan check list atau daftar periksa. Daftar periksa ini akan membantu auditor dalam melaksanakan audit. Selain itu daftar periksa atau check list ini juga berfungsi sebagai lembar kerja untuk menuliskan seluruh dokumen yang diperiksa dan fakta yang ditemukan selama proses audit.
  4. Yang keempat, Auditor harus membuat laporan audit internal berdasarkan kertas kerja yaitu check list yang telah terisi dengan data dan fakta pada saat audit. Laporan audit berisi summary penerapan sistem manajemen. Klausul mana yang sudah baik dan klausul mana yang perlu ditingkatkan. Ada temuan audit yang berupa ketidaksesuaian atau non-conformances yang harus ditindaklanjuti dengan tindakan perbaikan oleh bagian yang diaudit. Selain itu ada juga observasi atau opportunity for improvement yang sebaiknya ditindaklanjuti oleh auditee atau bagian yang diaudit
  5. Yang terakhir, Lead auditor mempresentasikan hasil audit internal kepada manajemen. Laporan ini dapat dilakukan dalam rapat tinjauan manajemen dan memutuskan apakah sistem manajemen telah diterapkan secara efektif. Konsultan ISO 9001 memastikan seluruh persyaratan diaudit dan disampaikan efektifitas penerapannya. Manajemen memberikan masukan mengenai laporan audit dan dapat digunakan sebagai langkai peningkatan pada proses audit selanjutnya.

Beberapa Jenis Audit ISO

Konsultan ISO Cipta Mutu Prima – Apa saja jenis audit ISO? ada beberapa jenis audit yang mungkin perlu kita bahas di sini untuk menambah pemahaman kita mengenai aktifitas yang penting bagi manajemen untuk mengetahui efektifitas operasi dan proses bisnis perusahaan.

1. Audit Pihak Pertama

Audit pihak pertama atau yang disebut juga sebagai ‘first party audit’ adalah audit yang dilaksanakan oleh pihak internal perusahaan.

Audit ini biasa juga disebut audit internal. Perusahaan harus merencanakan program dan jadwal pelaksanaannya. Dalam program audit menjelaskan apat tujuan pelaksanaan audit internal, berapa kali dilaksanakan dalam satu tahun dan juga jadwal pelaksanaannya. Audit internal dapat dilakukan oleh divisi khusus terdiri dari auditor atau juga dapat dilaksanakan oleh auditor internal adhoc. Tipe audit yang pertama ini biasanya dilaksanakan sebagai pemenuhan persyaratan standar ISO 9001, ISO 14001 atau OHSAS 18001 serta standar lainnya yang mewajibkannya.

Konsultan ISO Audit Internal melakukan pelatihan untuk menyiapkan auditor untuk dapat melakukan wawancara dan teknik audit untuk pelaksanaannya. Temuan ketidaksesuaian harus ditindaklanjuti dengan tindakan perbaikan dan pencegahan. Tidak ada manfaat dari audit internal jika pihak atau bagian yang diaudit tidak memperbaiki apa yang dikategorikan sebagai penyimpangan. Audit internal juga harus memberikan nilai tambah yang positif dan memberikan masukan kepada manajemen.

2. Audit Pihak Kedua

Audit pihak kedua atau disebut sebagai ‘second party audit’ adalah audit yang dilakukan pihak buyer atau pelanggan kepada pemasok atau perusahaan yang menyediakan produk dan layanan.

Audit ini dapat dilakukan berbasis proyek. Sebagai contoh sebuah perusahaan sepatu ternama di luar negeri memberikan proyek pembuatan sepatu kepada perusahaan sepatu nasional. Perusahaan sepatu tersebut akan melakukan audit untuk memastikan bahwa perusahaan nasional mempunyai kemampuan untuk dapat membuat sepatu dengan mutu yang telah ditetapkan. Contoh lain dari audit pihak kedua ini adalah sebuah hotel memesan pintu jati dengan ukiran kepada salah satu pemasok. Hotel tersebut secara berkala mendatangi pemasok pintu jati dengan ukiran untuk memastikan bahwa pesanannya telah dikerjakan dengan baik dan sesuai pesanan.

Audit pihak kedua dilaksanakan oleh auditor yang biasanya user dari pelanggan yang mengetahui spesifikasi yang diharapkan. Konsultan ISO dapat melakukan pelatihan audit untuk perusahaan yang ingin menerapkan program pengembangan pemasok. Audit dalam rangka pengembangan pemasok merupakan tipe audit pihak kedua yang juga akan memberikan masukan kepada pemasok untuk dpat meningkatkan mutu produk dan layanannya.

3. Audit Pihak Ketiga

Audit pihak ketiga atau ‘third party audit’ dilakukan oleh pihak independen.

Dalam konteks sertifikasi ISO audit pihak ketiga ini dilakukan oleh Badan Sertifikasi. Badan Srtifikasi harus terlebih dahulu diakreditasi oleh negara. Beberapa Badan Sertifikasi yang ada di Indonesia yang diakreditasi oleh Komite Akreditasi Nasional diantaranya : Sucofindo International Certification Services (SICS). Sedangkan yang diakreditasi oleh Inggris yaitu UKAS antara lain SGS dan sebagainya. Audit pihak ketiga dilakukan apabila perusahaan telah menerapkan sistem manajemen minimal selam tiga bulan. Audit biasanya dilakukan dua tahap.

Tahap pertama disebut ‘desk audit’ atau audit kecukupan, yaitu audit yang memeriksa kelengkapan dokumen terhadap persyaratan standar. Audit tahap kedua disebut ‘compliance audit’ atau audit kesesuaian. Pada tahap ini auditor Badan Sertifikasi memeriksa bukti-bukti penerapan dari apa yang telah dinyatakan dalam dokumentasi dan perosedur perusahaan. Apabila tidak ada temuan mayor maka Badan Sertifikasi memberikan rekomendasi Sertifikasi ISO kepada perusahaan.

Sertifikat berlaku untuk masa waktu tiga tahun. Setiap tahun perusahaan akan diaudit pengawasan untuk memastikan sistem manajemen tetap berjalan efektif. Konsultan ISO menjamin 100% kelulusan perusahaan untuk mendapatkan sertifikasi ISO sesuai rencana waktu yang ditetapkan manajemen.

Sertifikasi ISO

Konsultan Mendampingi Saat Audit ISO

Konsultan mendampingi saat audit ISO. Audit ISO ada dua yaitu audit internal dan audit eksternal. Audit internal dilaksanakan oleh auditor internal perusahaan sedangkan audit eksternal dilaksanakan oleh Badan Sertifikasi

Audit eksternal dilaksanakan dalam dua tahap yaitu : audit tahap 1 untuk memeriksa kecukupan dokumentasi sistem manajemen. Audit ini biasa disebut audit kecukupan atau desk audit atau adequacy audit.

Sedangkan audit tahap 2 untuk memeriksa penerapan sistem manajemen di perusahaan. Auditor badan sertifikasi yang ditunjuk akan memeriksa kesesuaian antara dokumentasi ISO dengan penerapannya.

Auditor eksternal badan sertifikasi akan memeriksa bukti-bukti penerapan, audit tahap 2 ini biasa disebut audit penerapan atau compliance audit.

Konsultan ISO Profesional akan mendampingi perusahaan dalam dua tahap ini untuk memastikan perusahaan lulus dan direkomendasikan untuk mendapat sertifikat ISO.

Konsultan ISO

Konsultan Memfasilitasi Audit Internal ISO

Konsultan ISO Cipta Mutu Prima akan memberikan contoh program audit internal dan cheklist audit internal. Perusahaan akan menerima coaching bagaimana cara melakukan audit internal dengan benar.

Pelatihan Audit Internal harus diikuti oleh peserta pelatihan untuk dapat memahami pelaksanaan audit internal secara benar sesuai persyaratan standar. Di akhir pelatihan audit internal akan ada test kompetensi untuk menilai apakah peserta telah memahami dengan baik materi pelatihan.

Cipta Mutu Prima Konsultan ISO juga akan memberikan penjelasan cara menuliskan temuan ketidaksesuaian dan mekanisme untuk menindaklanjutinya. Laporan audit internal yang memberikan masukan bagaimana efektifitas penerapan Sistem Manajemen dipersiapkan sebagai laporan kepada Manajemen.

Konsultan ISO Cipta Mutu Prima akan membantu perusahaan untuk dapat memenuhi persyaratan standar tentang pelaksanaan audit internal.

Tentang Audit Internal

Apa saja yang harus kita ketahui tentang audit internal. Berikut ini beberapa informasi mengenai audit internal yang perlu diketahui oleh manajemen dalam melakukan perencanaan, pelaksanaan dan pelaporannya.

Siapa Auditor Internal?

Auditor internal adalah personil yang ditunjuk untuk melakukan pemeriksaan efektifitas penerapan sistem manajemen. Audiot internal dapat ditunjuk mewakili kantor pusat untuk mengaudit kantor cabang atau mengaudit bagian yang bukan area kerjanya. Sebelum melakukan pemeriksaan harus telah mengikuti pelatihan Audit Internal yang dilaksanakan oleh Konsultan ISO Profesional. Pelatihan ini dilakukan dalam dua hari bukan saja menjelaskan teori pelaksanaan tapi juga memberikan contoh cara melakukannya. Berapa banyak auditor internal yang dibutuhkan oleh perusahaan? Karena adanya unsur independensi yang artinya tidak boleh mengaudit area kerja sendiri, makan sebaiknya setiap perusahaan mempunyai beberapa orang auditor internal yang siap untuk ditugaskan oleh manajemen. Berapa kali dilakukan dalam setahun? Untuk menjawab ini manajemen dapat merencanakan audit internal minimal sekali atau umumnya dua kali dalam setahun. Selain yang terjadwal manajemen dapat juga melaksanakan audit internal tambahan bila dianggap perlu.Sebelum pelaksanaan harus dibuat program dan jadwal yang dieritahukan melalui surat pemberitahuan audit internal. Bagian yang diaudit atau auditee harus mengkonfirmasi keberadaan mereka saat pelaksanaan audit sehingga dapat dilaksanakan dengan lancar.

Apa Peran Dan Tugas Auditor Internal?

Auditor internal mempunyai peran dan tugas untuk memeriksa efektifitas penerapan sistem manajemen. Kalau dilaksanakan dalam rangka persiapan proses sertifikasi, maka proses ini berarti merupakan pemeriksaan akhir sebelum diaudit oleh Badan Sertifikasi. Standar mensyaratkan audit internal merupakan perangkat manajemen untuk memeriksa apakah seluruh standar dan prosedur diikuti oleh pelaksana proses. Tugas auditor internal untuk memastikan bukti-bukti penerapan dapat ditunjukkan pada saat pelaksanaan audit. Setiap penyimpangan terhadap ketentuan prosedur disebut ketidaksesuaian. laporan ketidaksesuaian diterbitkan kepada auditee atau Bagian yang diaudit untuk ditindaklanjuti. Tembusan Laporan ini kepada Wakil Manajemen untuk memastikan tindakan perbaikan dan pencegahan dilakukan segera. Konsultan ISO memastikan auditor internal kompeten mulai dari persiapan daftar periksa atau check list sampai dengan teknik wawancara dalam pelaksanaan audit. Apa saja yang harus dilakukan dan apa saja yang tidak boleh dilakukan oleh auditor akan dijelaskan dengan contoh pelaksanaan.

Apa Manfaat Audit Internal?

Audit internal adalah salah satu tiang dari tegaknya penerapan sistem manajemen. Pelaksanaan proses ini adalah proses wajib yang harus dilaksanakan. Jika perusahaan tidak melaksanakan ini maka akan menjadi temuan mayor. Temuan mayor berarti perusahaan tidak lulus atau malah dapt dicabut sertifikasinya apabila tidak dilaksanakan. Hal ini menyebabkan audit internal menjadi kegiatan wajib untuk mamanjemen untuk secara periodik memeriksa tingkat kepatuhan terhadap sistem manajemen. Manfaat yang paling nyata dari audit internal adalah memberikan nilai tambah kepada bagian yang diaudit untuk dapat mengetahui seberapa konsisten bagian tersebut terhadap apa yang telah disepakati bersama. Tingkat mutu produk dan layanan dalam penerapan ISO 9001:2015 atau tingkat Kesehatan dan Keselamatan Kerja dalam penerapan OHSAS 18001 serta tingkat kinerja lingkungan dalam penerapan ISO 14001  dapat dilaporkan dalam hasil audit internal. Konsultan ISO Profesional akan memastikan tingkat manfaat audit internal seoptimal mungkin untuk memberikan masukan kepada manajemen mengenai kesiapan dan efektifitas sistem manajemen.

Jika ada pertanyaan mengenai pelaksanaan dan pelatihan untuk menyiapkan auditor internal dapat menghubungi Cipta Mutu Prima – Konsultan ISO Profesional yang menjadi partner perusahaan dalam penerapan dan sertifikasi Sistem Manajemen ISO 9001, ISO 14001 dan OHSAS 18001.