Bagaimana Melaksanakan Audit Internal? Seringkali hal ini ditanyakan kepada Konsultan ISO 9001 mengenai bagaimana melakukan audit internal dengan baik?.
Menurut standar ISO audit internal merupakan salah satu persyaratan yang wajib dilaksanakan perusahaan dalam penerapan sistem manajemen.
Konsultan ISO memastikan dipersiapkannya beberapa hal terkait pelaksanaan audit internal dengan baik.
- Yang pertama, perusahaan harus mempunyai auditor internal yang kompeten. Auditor internal harus telah mengikuti pelatihan audit internal sehingga memahami prosesnya. Konsultan ISO melaksanakan pelatihan audit internal ini dalam rangka tahapan konsultansi yang dilakukan. Berapa banyak auditor yang harus dimiliki? Tidak ada ketentuan khusus berapa banyak auditor yang harus tersedia, namun pada umumnya dalam setiap pelaksanaan audit dapat melibatkan 5 sampai dengan 10 auditor. Tim audit ini dipimpin oleh Lead auditor. Jumlah auditor yang cukup banyak ini karena standar ISO mensyaratkan auditor internal tidak boleh melakukan pemeriksaan terhadap area kerjanya sendiri.
- Yang kedua, perusahaan harus membuat program audit internal. Jasa Konsultan ISO akan memastikan program ini mencakup seluruh klausul persyaratan standar ISO dan juga meliputi seluruh bagian yang masuk dalam ruang lingkup sertifikasi. Program audit ini menjelaskan berapa kali audit internal akan dilaksanakan dalam satu tahun. Program ini juga menjelaskan jadwal pelaksanaan audit internal yang direncanakan. Audit internal bukan merupakan kegiatan pemeriksaan mendadak. Karena itu audit internal adalah kegiatan pemeriksaan yang terjadwal yang disetujui oleh manajemen dan juga auditor dan pihak auditee.
- Yang ketiga, auditor harus melakukan persiapan audit internal. Tidak ada audit yang dilaksanakan apabila tidak dilakukan persiapan dengan baik. Persiapan ini adalah membentuk tim audit internal yang akan melaksanakan proses audit. Tim ini akan membaca seluruh dokumentasi yang akan diaudit dan menyiapkan check list atau daftar periksa. Daftar periksa ini akan membantu auditor dalam melaksanakan audit. Selain itu daftar periksa atau check list ini juga berfungsi sebagai lembar kerja untuk menuliskan seluruh dokumen yang diperiksa dan fakta yang ditemukan selama proses audit.
- Yang keempat, Auditor harus membuat laporan audit internal berdasarkan kertas kerja yaitu check list yang telah terisi dengan data dan fakta pada saat audit. Laporan audit berisi summary penerapan sistem manajemen. Klausul mana yang sudah baik dan klausul mana yang perlu ditingkatkan. Ada temuan audit yang berupa ketidaksesuaian atau non-conformances yang harus ditindaklanjuti dengan tindakan perbaikan oleh bagian yang diaudit. Selain itu ada juga observasi atau opportunity for improvement yang sebaiknya ditindaklanjuti oleh auditee atau bagian yang diaudit
- Yang terakhir, Lead auditor mempresentasikan hasil audit internal kepada manajemen. Laporan ini dapat dilakukan dalam rapat tinjauan manajemen dan memutuskan apakah sistem manajemen telah diterapkan secara efektif. Konsultan ISO 9001 memastikan seluruh persyaratan diaudit dan disampaikan efektifitas penerapannya. Manajemen memberikan masukan mengenai laporan audit dan dapat digunakan sebagai langkai peningkatan pada proses audit selanjutnya.