Consultancy And Cetification Body

Konsultan ISO Profile

Cipta Mutu Prima provides consulting and training services in the field of management system development for the company to improve its performance.

Cipta Mutu Prima provides professional services to our customers in the manufacturing and services industries.

Our mission is providing the best value for the customer and this goal is measured through customer satisfaction.

Norm in the business world today is the rapid and continuous change. Change is never easy, therefore organizations must manage change well.

“Organizations that can survive in the highly competitive business world today is not a big company , but the company most able to adapt to change”

Cipta Mutu Prima provides consulting and training services that helps organizations to develop, implement and maintain Management System.

ISO Certification Bodies

Konsultan ISO and Certification Body. Cipta Mutu Prima helps organization in implementing Management System. Here some ISO Certification Bodies who will examine organization and recommend the ISO Certification :

ISO Certification Bodies

  • Sucofindo International Certification
  • SGS International
  • Lyodd’s Register International
  • TUV Nord
  • SAI Global
  • AFAQ International
  • Others

Key Success Factors

To implement management system and achieve certification successfully, the organizations needs :

  1. Management’s commitment
  2. The appointment of Management Team
  3. Project management and allocation of resources
  4. Socialization to ensure understanding of the Management System
  5. Internal Audit and Consultant Audit

Maintain ISO Certification

After achieve ISO Certification, organization shall maintain management system effectively. The Certification Body will conduct :

  1. Surveillance Audit (every six months/one year)
  2. Renewal Certification Audit (every three years).

Standar Prosedur Operasional

Bersama ini kami sampaikan proposal Penyusunan Standar Prosedur Operasional (SPO) Berbasis ISO 9001:2015 untuk organisasi. Proyek pelaksanaan penyusunan Standar Prosedur Operasional akan dilaksanakan dalam waktu 3 bulan melalui kunjungan Konsultan ke organisasi.

Organisasi diharapkan membentuk Tim Internal untuk memfasilitasi terlaksananya penyusunan dan penerapan SPO di organisasi. Tim Internal terdiri dari Manajer masing-masing Bagian sesuai dengan struktur organisasi.

A. Tahapan Pelaksanaan Penyusunan Standar Prosedur Operasional (SPO)

Tahapan pelaksanaan terdiri dari kegiatan :

  1. Pemahaman terhadap tata aturan organisasi
  2. Tinjauan terhadap proses bisnis dan operasional
  3. Tinjauan terhadap struktur organisasi dan tugas pokok dan fungsi
  4. Tinjauan terhadap sistem manajemen dan proses yang ada
  5. Tinjauan terhadap Manual atau pedoman serta prosedur yang ada
  6. Penetapan format Standar Prosedur Operasional
  7. Pengumpulan formulir dan data terkait masing-masing Standar Prosedur Operasional
  8. Penyusunan Standar Prosedur Operasional
  9. Sosialisasi Standar Prosedur Operasional ke seluruh staf organisasi
  10. Menerapkan Standar Prosedur Operasional
  11. Melakukan audit internal untuk memeriksa efektifitas penerapan Standar Prosedur Operasional
  12. Membuat laporan dan presentasi kepada Manajemen

B. Ruang Lingkup Pekerjaan :

Penyusunan Standar Prosedur Operasional (SPO) antara lain untuk proses :

  1. Pelayanan Operasional
  2. Kendali Mutu
  3. Monitoring dan Evaluasi
  4. Pengelolaan Risiko
  5. Penyusunan Anggaran
  6. Keuangan dan Akuntansi
  7. Pelatihan dan Sumber Daya Manusia
  8. Teknologi Informasi
  9. Tata Usaha
  10. Dsb

Konsultan ISO Standar Prosedur Operasional

C. Tugas Konsultan :

  • Mempelajari Struktur Organisasi, Tugas Pokok Fungsi, Sistem dan Proses Bisnis serta Tata Aturan organisasi
  • Mewawancara Pemilik Proses untuk masing-masing Standar Prosedur Operasional
  • Mengumpulkan formulir-formulir terkait dengan Standar Prosedur Operasional
  • Menyusun Standar Prosedur Operasional
  • Melakukan sosialisasi penerapan Standar Prosedur Operasional
  • Memeriksa efektifitas penerapan Standar Prosedur Operasional dalam bentuk Audit Internal
  • Membuat Laporan kepada Manajemen

D. Konsultan :

Konsultan adalah lulusan S1 Fakultas Teknik Universitas Indonesia dan S2 Magister Manajemen Sekolah Bisnis Prasetya Mulya, dengan pengalaman lebih dari 18 tahun telah membantu perusahaan menyusun Standar Prosedur Operasional (SPO) dan sukses mendapatkan sertifikasi ISO 9001:2015.

Semoga proposal Konsultansi Penyusunan Standar Prosedur Operasional (SPO) ini dapat memenuhi persyaratan dan dapat menjalin kerjasama.

Konsultan ISO Standar Prosedur Operasional

Layanan HACCP dan Energi

Hazard Analysis and Critical Control Point

Konsultan ISO HACCP. Konsultan ISO membantu menerapkan HACCP sebagai bagian dari penerapan Sistem Manajemen Keamanan Pangan.

HACCP atau Hazard Analysis and Critical Control Point merupakan metode untuk mengidentifikasi dan mengendalikan bahaya yang dapat mengkontaminasi produk pangan.

Konsultan ISO memberikan training mengenai bagaimana melakukan identifikasi risiko dan menetapkan langkah pengendaliannya. Dalam HACCP setelah risiko bahaya pangan telah diidentifikasi adalah penting untuk menetapkan CCP atau Critical Control Point-nya.

Dalam Sistem Manajemen Keamanan Pangan adalah persyaratan wajib untuk mendokumentasikan Prosedur Monitoring Keamanan Pangan. Pengukuran dari CCP merupakan rekaman wajib.

Konsultan ISO HACCP juga akan menjelaskan ke tujuh prinsip HACCP yang terdiri dari 1) analisis bahaya 2) identifikasi CCP 3) batas kritis CCP 4) monitoring CCP 5) tindakan koreksi penyimpangan 6) prosedur verifikasi dan 7) penyimpanan catatan dan dokumentasi.

Konsultan ISO HACCP | Cipta Mutu Prima

ISO 50001 Sistem Manajemen Energi

Konsultan ISO 50001 Sistem Manajemen Energi. Sektor Industri mengonsumsi energi terbesar di Indonesia. Organisasi ISO mengeluarkan standar ISO 50001 agar perusahaan dapat mengendalikan kinerja energi. Kinerja energi termasuk konsumsi dan efisiensi atau penghematan energi yang digunakan perusahaan untuk melaksanakan prosesnya.

ISO 50001 adalah standar Sistem Manajemen Energi

Sistem Manajemen Energi ISO 50001 ini dapat diintegrasikan dengan sistem manajemen lainnya seperti ISO 9001, ISO 14001 dan OHSAS 18001. Diharapkan dari penerapan SME ISO 50001 ini perusahaan dapat melakukan proses perencanaan energi.

Perusahaan juga diwajibkan untuk menentukan tujuan energi, target dan rencana kerja untuk melaksanakan potensi penghematan, pengawasan yang sistematis dan meningkatkan kinerja energi. Konsultan ISO memastikan tercapainya tujuan manajemen energi yaitu penghematan biaya energi sesuai dengan kebutuhan industri.

Think Quality

If you buy a new gadget but it does not work the next day or.. you visit a restaurant whose food is good but the table is not clean. The two examples relate to the quality of products and services. The customer is entitled to the best for the cost incurred.

Quality always has positive connotations Here is the definition of quality according to some of quality gurus:

In accordance with usability – J.M. Juran

Meet customer requirements – Phillip B. Crosby

Meet customer expectations – A. V. Feigenbaum

Customer satisfaction – K. Ishikawa

What is the definition of quality according to ISO? Quality is the level achieved by the internal characteristics of products and services in meeting the requirements.

Quality Management System ensures the quality of products and services can be achieved through the planning process up to evaluation and quality improvement.

Training and Consulting Methodology

Cipta Mutu Prima offers ISO and Management trainings :

  • Cost of Quality
  • Balanced Scorecard
  • MBQNA
  • Workplace Health and Safety
  • Business Process Re-Design
  • Food Safety
  • Internal Audit Training
  • Project Management
  • Supervisory Management

Cipta Mutu Prima Konsultan ISO helps organizations to implement management systems :

Stage 1 : Diagnostic Assessment

Assess the current condition of Management System (as-is) compares to the management system requirements that will be implemented (to-be)

Stage 2 : Training

Provides appointed Management Team the ability to understand and develop the management system.

Stage 3 : System Design and Development

Facilitates the development of management system documentation up to management approval

Stage 4 : System Implementation

Facilitates implementation of management system in the organization through socialization, internal audit and corrective preventive action

Stage 5 : Certification Preparation

Performs Management Review meeting and final examination prior Certification Audit

Check List Audit Internal

Check List atau Daftar Periksa Program Audit Internal Konsultan ISO. Dalam audit Badan Sertifikasi ISO, pelaksanaan audit internal akan diperiksa apakah telah sesuai dengan yang direncanakan manajemen.

Bagaimana cara melaksanakan program audit internal sesuai persyaratan standar ISO?

Beberapa hal berikut harus Konsultan ISO pastikan telah dilaksanakan :

  1. Menetapkan Program Audit Internal
  2. Tim Auditor Internal telah mengikuti pelatihan Audit Internal
  3. Auditor yang ditugaskan tidak mengaudit area kerjanya sendiri
  4. Auditor internal telah melakukan persiapan audit, yaitu menyiapkan checklist audit
  5. Kesesuaian antara checklist audit sebagai kertas kerja dengan Laporan Ketidaksesuaian Audit Internal
  6. Temuan ketidaksesuaian telah dilaksanakan tindakan koreksi
  7. Memastikan tindakan koreksi telah efektif
  8. Laporan hasil Audit internal disampaikan dalam Rapat Tinjauan Manajemen

Organisasi harus menetapkan Prosedur Audit Internal yang menjelaskan mekanisme pelaksanaan Audit Internal mulai dari persiapan sampai dengan pelaporan. 

Konsultan ISO | ISO 9001 Mutu

Laporan Audit Internal

Konsultan ISO memastikan kelengkapan laporan audit internal ISO. Tujuan dari Audit Internal adalah untuk :

Memeriksa kecukupan dokumen ISO 9001:2015 terhadap persyaratan standar ISO 9001:2015

Memeriksa penerapan Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2015

Konsultan ISO akan membantu menetapkan Jadwal Audit Internal dan melakukan persiapan audit internal. Beberapa formulir yang harus disiapkan dalam pelaksanaan audit internal diantarannya : Program Audit Internal, Jadwal Audit Internal, Laporan Ketidaksesuaian Audit Internal, Summary Laporan Audit Internal, Evaluasi Auditor Internal dsb.

Untuk setiap temuan ketidaksesuaian harus dilaksanakan tindakan perbaikan. Misalnya : belum dilaksanakannya monitoring sasaran mutu untuk Bidang/Bagian. Tindakan perbaikan harus melakukan perbaikan langsung dan tindakan perbaikan untuk mencegah terulangnya ketidaksesuaian.

Laporan Audit Internal disusun sebagai laporan kepada Penanggung Jawab Mutu. Summary Laporan Audit Internal menjelaskan kesesuaian dan ketidaksesuaian berdasarkan klausul ISO 9001:2015.

Kemudahan Pelatihan Online

Konsultan membantu sertifikasi ISO dengan kemudahan pelatihan online. Penerapan ISO di perusahaan terdiri dari tahap pengembangan dokumentasi dan penerapan ISO. Pada kedua tahap ini perlu dipastikan pemahaman standar dan contoh-contoh dokumentasi yang diperlukan sampai dengan sertifikasi.

eKonsultan ISO Cipta Mutu Prima menawarkan PAKET KONSULTASI DAN PELATIHAN ISO ON-LINE dengan memberikan contoh dokumentasi ISO dan cara penerapannya. Perusahaan dapat bertanya secara on-line melalui chat aplikasi WhatsApp untuk dapat mengembangkan manual dan prosedur yang diperlukan.

eKonsultan ISO menawarkan pelatihan secara online yang disertai dengan chat interaktif selama pelatihan berlangsung. Sertifikat Pelatihan ISO akan diberikan apabila peserta dapat lulus dengan menjawab test kompetensi yang diberikan oleh eKonsultan ISO.

Sistem Manajemen Integrasi

Layanan Konsultansi dan Pelatihan ISO Online dapat membantu perusahaan menerapkan Sistem Manajemen Integrasi. Konsultan ISO Online telah membantu perusahaan untuk menerapkan Sistem Manajemen Integrasi yang mengelola mutu, kesehatan dan keselamatan kerja serta lingkungan.

Konsultan ISO Sistem Manajemen Integrasi ISO 9001 Mutu – OHSAS 18001 K3 – ISO 14001 Lingkungan.

Dalam menerapkan Sistem Manajemen Integrasi, Konsultan ISO Online akan mengembangkan Manual Mutu Integrasi yang menjelaskan Sistem Manajemen Mutu, K3 dan Lingkungan.

Dalam persyaratan yang sama seperti contohnya pengendalian informasi terdokumentasi maka konsultan iso online akan mengembangkan prosedur terpadu untuk ke tiga standar yang mensyaratkannya.

Dalam persyaratan khusus dari masing-masing standar, konsultan ISO online akan mengembangkan prosedur secara terpisah. Badan Setifikasi yang ditunjuk akan melakukan audit secara terintegrasi untuk memastikan ke tiga standar sistem manajemen ini diterapkan secara efektif.

Layanan Online

Cipta Mutu Prima memberikan layanan Konsultan ISO Online yang dinamakan eKonsultan ISO. Saat ini perusahaan dapat lebih mudah untuk melakukan penerapan ISO secara online. Perusahaan akan dibimbing dengan contoh-contoh dokumentasi dan penerapan yang dibutuhkan, sehingga memenuhi persyaratan standar dan dapat mencapai Sertifikasi ISO.

eKonsultan ISO membantu secara online perusahaan yang ingin:

  1. Menerapkan ISO mulai dari nol sampai dengan sertifikasi
  2. Mengupgrade ISO ke versi standar yang lebih baru
  3. Memelihara ISO secara efektif agar dapat tetap mempertahankan Sertifikat ISO yang telah dimiliki

Dalam penerapan ISO baik dalam rangka menerapkan dari awal, upgrading maupun akan menghadapi audit surveillance setiap tahun penanggung jawab mutu akan mempunyai banyak sekali pertanyaan. Baik dalam membuat dokumen ataupun tindakan yang harus dilakukan.

Apa yang ingin penanggung jawab ISO tanyakan dalam penerapan ISO?

  1. Apa yang dimaksud dengan klausul persyaratan standar?
  2. Bagaimana cara membuat dokumentasi ISO yang memenuhi standar?
  3. Apa yang harus dilakukan agar penerapan ISO efektif?
  4. Siapa saja yang dapat ditunjuk sebagai penanggung jawab mutu di setiap bagian?
  5. Bagaimana melakukan audit internal dengan baik?
  6. Bagaimana cara menindaklanjuti temuan audit dengan tindakan koreksi?
  7. Apa saja yang harus disiapkan dalam menghadapi Audit Sertifikasi?

Dan banyak lagi….

Apabila ada yang akan ditanyakan mengenai layanan Konsultan ISO Online dapat menghubungi kami di :

Cipta Mutu Prima eKonsultan ISO
WhatsApp : 0811-8859-ISO(476)

Benefit of OHSAS 18001

Benefits of OHSAS 18001. In implementing OHSAS 18001 company needs to establish Health and Safety Policy, that is defined by top management as commitment to cope with safety and health issues. The policy will provide direction for the system to establish Safety and Health programs.

What are the benefits of OHSAS 18001 implementation?

  • Minimizing the risks 
  • Providing  a safe environment 
  • Maintaining compliance to legal requirements

Konsultan ISO OHSAS 18001 will help implementing Occupational Safety and Health Management System effectively number of work place accidents, downtime and associated costs reduce.

What are the mandatory documents for OHSAS 18001 implementation? 

Konsultan ISO OHSAS Cipta Mutu Prima will help company in System Design and Development stage of OHSAS 18001 :

  • Define the scope OHSAS 18001 implementation
  • Management must state the Occupational Health and Safety Policy
  • The OHSAS 18001 Team must continuously conduct Hazard Identification, Risk Assessment and Determining Controls (HIRADC)
  • Cascade down the Policy into OHSAS 18001 Objectives and Programs
  • Define the roles, responsibilities and authorities in implementing OHSAS 18001
  • Make the standar competency for OHSAS 18001 key personnel as well as the Training Program.
  • Make the OHSAS 18001 Operational Control Procedures
  • Monitor and review the performance of OHSAS 18001 impelementation
  • Conduct Internal Audit periodically and promptly take Corretive Actions to any Non Conformance found
  • Etc.

The Occupational Safety and Health Management System can be integrated with ISO 9001 Quality Management System and ISO 14001 Environmental Management System to become Integrated Management System.

Umpan Balik Sistem Manajemen Mutu

Umpan balik Sistem Manajemen Mutu – Konsultan ISO mengukur kepuasan pelanggan sebagai salah satu persyaratan Standar ISO 9001:2015. Pengukuran ini dilakukan melalui survey kepuasan pelanggan.

Yang menyatakan produk dan layanan telah memenuhi persyaratan mutu dan kebutuhan adalah pelanggan. Karena itu Sistem Manajemen Mutu mensyaratkan mengukur persepsi pelanggan mengenai mutu dan layanan yang diberikan kepada pelanggan.

Survey dapat didesain dengan mengajukan pertanyaan dan mengukur apa yang diterima pelanggan dan apa yang diharapkan pelanggan. Kepuasan pelanggan adalah perbandingan kedua aspek ini.

Apabila mutu layanan yang diterima sama dengan yang diharapkan, maka kepuasan pelanggan tercapai.

Sedangkan apabila mutu layanan yang diterima lebih buruk dari yang diharapkan maka pelanggan tidak puas. Selain kepuasan dan ketidakpuasan pelanggan ada kategori ketiga yang disebut melebihi harapan pelanggan.

Perusahaan diharapkan bukan saja mencapai kepuasan pelanggan tapi juga melebihi harapan pelanggan.

Survey kepuasan pelanggan dilaksanakan minimal satu kali setahun. Penanggung jawab mutu akan melakukan analisis hasil respon survey untuk mendapatkan informasi persepsi pelanggan terhadap produk dan layanan.

Untuk faktor yang belum dapat memenuhi harapan pelanggan harus dilakukan tindakan perbaikan. Auditor ISO 9001:2015 akan memeriksa apakah hasil survey kepuasan pelanggan telah disampaikan dalam Rapat Tinjauan Manajemen.

Tindakan perbaikan harus dilakukan segera untuk dapat meningkatkan produk dan layanan. Sedangkan faktor yang telah memenuhi harapan pelanggan harus dipertahankan.

Cipta Mutu Prima | Konsultan ISO 9001

Kanban Papan Informasi

Konsultan ISO menerapkan prinsip Kanban. Kanban adalah sistem yang diciptakan Toyota untuk memonitor prosesnya. Dengan sistem ini pelaksana proses dapat berkomunikasi secara visual mengenai status pelaksanaan pekerjaan.

Kanban artinya kartu atau papan informasi yang memberikan gambaran visual tentang status proses. 

Kanban dapat digunakan untuk memonitor bahan baku, barang sedang proses dan juga produk akhir. Kanban dapat memonitor waktu proses yang ada sehingga dapat dimonitor, dianalisis dan ditingkatkan.

Toyota mempunyai beberapa peraturan mengenai penerapan Kanban ini yaitu :

  1. Jumlah yang akan diproses atau diproduksi harus sesuai dengan jumlah yang ada dalam Kanban
  2. Semua pergerakan produk harus tercatat dalam Kanban
  3. Ada identifikasi Kanban yang melekat pada produk
  4. Hanya produk yang telah memenuhi persyaratan mutu yang dapat ke proses berikutnya
  5. Dst.

Jadi salah satu manfaat dari penerapan Kanban adalah menghindari kelebihan bahan baku di gudang dan juga mengelola proses produksi tepat waktu sehingga produk setengah jadi atau work in process sesuai dengan rencana produksi.

Bagian Produksi mendapatkan informasi dengan jelas kapan proses produksi dimulai dan juga target waktu di setiap tahapannya berdasarkan sistem Kanban yang bertujuan agar pelanggan akan menerima produk sesuai permintaan.

Sistem Kanban pada akhirnya akan meningkatkan mutu produk, Konsultan ISO Cipta Mutu Prima akan merancang Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2015 dengan prinsip Sistem Kanban ini ke dalam proses utama produksi.

Lingkungan dan Keamanan Informasi

ISO 14001 Sistem Manajemen Lingkungan

Konsultan ISO 14001 membantu menerapkan Sistem Manajemen Lingkungan di perusahaan sampai dengan mendapatkan sertifikat ISO 14001:2015.

Beberapa dokumentasi yang harus dipersiapkan antara lain :

  1. Formulir Aspek Lingkungan Signifikan
  2. Formulir Daftar Identifikasi Persyaratan
  3. Formulir Evaluasi Kepatuhan Persyaratan
  4. Formulir Daftar Komunikasi Internal dan Eksternal
  5. Laporan Kesadaran Lingkungan
  6. Hasil Rapat Lingkungan
  7. Formulir Pemakaian Listrik dan Genset
  8. Formulir Pemakaian Kertas
  9. Formulir Rekapitulasi Pemakaian Sumber Daya
  10. Daftar Periksa Material Bahan Berbahaya dan Beracun
  11. Formulir Daftar Limbah B3
  12. Formulir Daftar Limbah Padat Tidak Berbahaya
  13. Laporan Kejadian Darurat Lingkungan
  14. Formulir Jadwal Simulasi Kondisi Tanggap Darurat
  15. Formulir Evaluasi Pelatihan Tanggap Darurat
  16. Formulir Pemeriksaan Kebersihan Lingkungan

Dokumentasi ini harus disiapkan bersama Pengendali Dokumen ISO 14001 sebagai bukti penerapan Sistem Manajemen Lingkungan ISO 14001:2015.

ISO 27001 Sistem Manajemen Keamanan Informasi

Cipta Mutu Prima Konsultan ISO 27001 membantu perusahaan untuk menerapkan sistem manajemen untuk memastikan keamanan informasi. Sistem manajemen ini menggunakan pendekatan risiko untuk mengendalikan keamanan informasi.

Sistem Manajemen Keamanan Informasi dapat diterapkan perusahaan yang menggunakan sistem on-line dimana semua data yang diinput oleh pelanggan harus dijamin keamanannya.

Konsultan ISO 27001 akan membantu perusahaan untuk dapat memahami persyaratan standar. Dengan membantu mengembangkan dokumentasi melalui konsultasi dan pelatihan serta memastikan penerapannya efektif.

Tahapan penerapan dilaksanakan diawali dengan mendefinisikan kebijakan keamanan informasi. Kemudian menentukan ruang lingkup penerapan ISO 27001 di dalam perusahaan.

Konsultan ISO 27001 juga akan membimbing proses identifikasi risiko dan menetapkan tindakan mitigasi untuk mengendalikan risiko.

Sistem Mutu 9001 Kontraktor

Daftar Induk Dokumen Kontraktor – Jasa Konsultan ISO 9001 

Apabila sebuah perusahaan konstruksi akan menerapakan ISO 9001 Sistem Manajemen Mutu, maka untuk dapat memenuhi persyaratan standar tesebut harus menetapkan dan mendokumentasi yang diperlukan. Dokumentasi ISO 9001 dapat berupa Manual, Prosedur dan Formulir yang digunakan dalam pelaksanaan jasa konstruksi. Dokumentasi ini harus disetujui oleh Manajemen sebelum diterapkan di Kantor Pusat dan Proyek.

Daftar Induk Dokumen Kontraktor – Jasa Konsultan ISO 9001 

Secara Hirarki dokumen yang tertinggi adalah Kebijakan Mutu dan Sasaran Mutu. Walaupun dalam standar terbaru ISo 9001:2015 Manual Mutu tidak disebutkan secara eksplisit, namun perusahaan dapat menggunakan manual mutu untuk menjelaskan kebijakan mutu, sasaran mutu, struktur organisasi, profil perusahaan, refernsi silang dsb yang menjelaskan sistem secara garis besarnya.

Sehingga yang pertama harus ditetapkan adalah dokumentasi berikut :

  1. Manual Mutu, sebuah dokumen yang menjelaskan kebijakan dan bagaimana perusahaan dapat memenuhi seluruh persyaratan ISO 9001
  2. Kebijakan Mutu, adalah pernyataan formal manajemen mengenai arah dan tujuan penerapan ISO 9001
  3. Sasaran Mutu, adalah ukuran kinerja yang ditetapkan di tingkat perusahaan dan diturunkan menjadi target-target operasional di masing-masing Bagian
  4. Peta Proses Bisnis, menggambarkan ruang lingkup yang masuk dalam penerapan ISO 9001 dan menjelaskan interaksi antara proses manajemen, proses jasa konstruksi dan proses pendukungnya.

Setelah itu, Konsultan ISO akan bekerja bersama Tim ISO yang akan mengembangkan prosedur-prosedur Bagian. Biasanya Bagian yang terlibat adalah Marketing, Perencanaan, Operasi, Sumber Daya Manusia, Umum dan Keuangan. Daftar Induk Dokumen yang mencakup prosedur-prosedur yang akan dikembangkan antara lain Prosedur berikut :

  1. Pengendalian Informasi Terdokumentasi
  2. Monitoring Sasaran Mutu
  3. Tinjauan Manajemen
  4. Audit Internal
  5. Pengendalian Produk Tidak Sesuai
  6. Tindakan Perbaikan dan Pencegahan
  7. Improvement
  8. Pengukuran Kepuasan Pelanggan
  9. Pengendalian Risiko
  10. Tender
  11. Desain dan RAB
  12. Pembelian Barang / Material
  13. Pembentukkan Tim Proyek
  14. Penentuan Sub Kontraktor
  15. Mobilisasi Proyek
  16. Pembuatan Rencana Anggaran Proyek
  17. Persetujuan Bahan/Material
  18. Persetujuan Shop Drawing
  19. Pelaksanaan Pekerjaan Konstruksi
  20. Pelaksanaan Tambah Kurang
  21. Permintaan dan Penerimaan Material
  22. Hand Over Proyek
  23. Maintenance
  24. Kalibrasi Alat Ukur
  25. Kesehatan dan Keselamatan Kerja
  26. Pelatihan dan Penilaian Karyawan
  27. Pemeliharaan dan Perbaikan Sarana Prasarana
  28. Penagihan Pelanggan

Untuk penerapan ISO 9001 di Kontraktor Hubungi Cipta Mutu Prima di 0811-8859-ISO(476) atau Email : ciptamutuprima@gmail.com

Jasa Konsultan ISO 9001 | Daftar Induk Dokumen Kontraktor.

Pengendali Informasi Terdokumentasi

Tugas Tanggung Jawab Pengendali Dokumen atau Informasi Terdokumentasi.

Training Pengendali Dokumen memastikan tugas dan tanggung jawab Pengendali Dokumen memenuhi persyaratan standar. Apa saja yang harus disiapkan oleh Pengendali Dokumen? Beberapa diantaranya adalah sebagai berikut :

1. Membuat Daftar Induk Dokumen

Standar mensyaratkan seluruh dokumen ISO yang dikembangkan oleh perusahaan harus terkendali. Status Terkendali ini bukan hanya stempel di halaman prosedur yang menyatakan bahwa dokumen ISO tersebut adalah terkendali, tapi juga seandainya dokumen tersebut direvisi perusahaan harus mempunyai mekanisme untuk perubahan revisinya.

Jadi Daftar Induk Dokumen atau Masterlist adalah daftar yang menjelaskan apa saja dokumen ISO yang dimiliki perusahaan. Konsultan ISO membantu membuat Daftar ini menjelaskan Manual Mutu, Prosedur, Instruksi Kerja dan Formulir beserta nomor revisi dan tanggal terbitnya.

Auditor akan memeriksa dokumen ini untuk memeriksa apakah ada dokumen yang telah mengalami revisi. Apabila sebuah prosedur telah mengalami tiga kali proses revisi, maka dalam Daftar Induk Dokumen prosedur tersebut harus berstatus revisi 03.

Secara sederhana dokumen ‘resmi’ ISO adalah yang terdaftar dalam Daftar Induk, di luar itu baik formulir ataupun petunjuk kerja lainnya dianggap tidak terkendali.

2. Mendistribusikan Dokumen ISO

Dokumen ISO perlu didistribusikan kepada setiap bagian yang akan menggunakannya. Pengendali dokumen harus memberikan no salinan. Nomor salinan adalah identifikasi yang menunjukkan banyaknya salinan yang dibuat dan disitribusikan kepada masing-masing bagian yang terlibat dalam pelaksanaan proses.

Dokumen yang dipegang oleh pengendali Dokumen disebut ‘Master Document’. Apabila misalnya Prosedur Marketing dibagikan kepada Direktur, Bagian Marketing dan Bagian Produksi, maka pengendali dokumen membuat tiga salinan yang diberi nomor 01, 02 dan 03 untuk dibagikan kepada bagian tersebut.

Jadi selain diberikan stempel ‘Terkendali’ setiap dokumen ISO baik Manual Mutu, Prosedur maupun Instruksi Kerja yang dibagikan diberikan nomor salinan. Apabila terjadi revisi pengendali dokumen akan mengetahui dengan persis berapa dokumen yang harus di ‘recall’ atau ditarik untuk kemudian dimusnahkan.

Training Pengendali Dokumen ISO memastikan distribusi dokumen dilakukan dengan baik dan benar oleh Pengendali Dokumen.

3. Mekanisme Revisi Dokumen

Penerapan sistem manajemen adalah dinamis. Dokumen ISO terutama prosedur tidak tetap saja selamanya, pasti mengalami revisi. Revisi ini dapat terjadi karena adanya proses improvement atau peningkatan secara berkesinambungan atau juga bagian dari proses pebaikan hasil audit.

Banyak alasan lain untuk melakukan revisi prosedur karena tahapan proses berubah atau penanggung jawab berubah sehingga artinya dokumen harus dirubah. Perubahan atau revisi ini akan membuat nomor revisi berubah, misalnya revisi 03 tanggal terbit 12 Maret 2018 menggantikan revisi 02 tanggal terbit 10 Oktober 2017.

Konsultan ISO memastikan mekanisme revisi ini dijalankan dengan efektif mulai dengan penggunaan formulir usulan perubahan dokumen, persetujuan revisi sampai dengan penarikan dokumen kadaluarsa dan juga distribusi dokumen revisi yang baru.

4. Memonitor Pencapaian Sasaran Mutu

Tugas Manajemen untuk melakukan monitoring pencapaian sasaran mutu di masing-masing bagian. Namun seluruh dokumentasi monitoring sasaran mutu ini harus disampaikan kepada manajemen puncak melalui pengendali dokumen untuk proses analisis.

Manajemen puncak akan melakukan analisis data pencapaian sasaran mutu yang telah dikumpulkan oleh Pengendali Dokumen. Apabila monitoring sasaran mutu ini tidak tercapai, Manajemen harus mengeluarkan Permintaan tindakan perbaikan untuk mengetahui akar masalah yang menyebabkan sasaran mutu tidak tercapai.

Konsultan ISO membantu manajemen dalam melakukan analisis data pencapaian sasaran mutu per bagian dan sasaran mutu perusahaan sebagai indikator kinerja sistem manajemen yang diterapkan.

5. Mendokumentasikan Rapat Tinjauan Manajemen

Dalam persyaratan standar perusahaan diwajibkan untuk melakukan tinjauan atau reviu terhadap efektifitas penerapan sistem manajemen. Bentuk tinjauan manajemen ini adalah rapat membahas beberapa agenda yang diwajibkan antara lain hasil audit internal dan pencapaian sasaran mutu serta umpan balik dari pelanggan.

Dalam rangka persiapan rapat tinjauan manajemen ini Pengendali Dokumen bertanggung jawab mengumpulkan materi dari masing-masing Bagian yang akan dipersentasikan antara lain : masalah operasional, keluhan pelanggan, hasil audit internal, pencapaian sasaran mutu, hasil pengukuran kepuasan pelanggan, tindakan perbaikan dan pencegahan dsb.

Konsultan ISO memastikan seluruh agenda yang diwajibkan standar dibahas dalam rapat tinjauan manajemen dan pengendali dokumen juga harus mendokumentasikan notulensi rapat dan keputusannya.

Notulen rapat tinjauan manajemen ini juga didistribusikan oleh Pengendali dokumen kepada masing-masing bagian yang menghadiri rapat tinjauan manajemen.

Cipta Mutu Prima Konsultan ISO Profesional Terpercaya di Jakarta akan membantu perusahaan menerapkan Sistem Manajemen ISO melalui Training Pengendali Dokumen.

Peningkatan Mutu Pelatihan ISO

Program Peningkatan Mutu Konsultan ISO. Melaksanakan Pelatihan Audit Internal ISO 9001:2015. Tujuan pelatihan untuk menambah Auditor Internal baru dan meningkatkan kompetensi Auditor Internal yang sudah ada.

Tahapan Program Peningkatan Mutu

  1. Merencanakan Pelatihan Audit Internal ISO 9001:2015.
  2. Melaksanakan Pelatihan Audit Internal ISO 9001:2015.
  3. Melakukan evaluasi efektifitas Pelatihan Audit Internal ISO 9001:2015.
  4. Memberikan penugasan Auditor Internal baru untuk melaksanakan Audit Internal ISO 9001:2015.

Konsultan ISO 9001 memberikan pelatihan kepada Auditor ISO 9001:2015 yang akan melaksanakan audit berdasarkan persyaratan standar ISO 9001 terbaru. Fokus audit adalah bagaimana organisasi menetapkan risiko mutu dan tindakan untuk mengendalikannya.

Jika Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2015 telah diterapkan secara efektif, tindakan mitigasi untuk menurunkan tingkat risiko ini harus ditinjau secara periodik untuk memberikan masukan kepada Manajemen. Apakah identifikasi dan penanganan risiko mutu telah efektif untuk menurunkan tingkat risiko mutu yang ada?.

Efektifitas penerapan Sistem Manajemen Mutu sangat tergantung dari pelaksanaan Audit Internal. Audit Internal adalah tahap pemeriksaan untuk memastikan pelaksanaan proses telah sesuai dengan apa yang direncanakan.

Hasil Audit Internal memberikan masukan proses yang sudah sesuai dengan rencana dan juga adanya penyimpangan yang dapat mempengaruhi mutu produk dan atau layanan.

Dalam siklus PDCA yang mewajibkan perusahaan untuk melakukan perencanaan, melaksanakan rencana, memeriksa apakah pelaksanaan telah sesuai dengan rencana. Apabila ada penyimpangan maka dilakukan tindakan perbaikan.

Jadi dalam tahap PDCA, Internal Audit adalah tahap C atau pemeriksaan yang akan menentukan tindakan perbaikan atau peningkatan Sistem Manajemen Mutu.

Konsultan ISO 9001:2015 | Cipta Mutu Prima

Tupoksi Tim ISO

Dalam penerapan Sistem Manajemen Mutu perusahaan harus menetapkan Tim ISO 9001:2015. Apa saja tugas tanggung jawabnya? agar dapat menerapkan Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2015 secara efektif apakah perlu mengikuti pelatihan?.

Tim ISO 9001:2015 Perusahaan terdiri dari :

  1. Penanggung Jawab ISO. Dengan dihilangkannya jabatan Wakil Manajemen, maka kewenangan dan tanggung jawab ISO menjadi tanggung jawab Pimpinan Puncak. Tanggung jawab ini didelegasikan kepada masing-masing Manajer Bagian. Penanggung jawab ISO harus memiliki kompetensi ISO yaitu telah mengikuti Pelatihan Pemahaman Persyaratan Standar.
  2. Auditor Internal. Jabatan ISO ini harus memiliki kompetensi untuk melaksanakan audit internal mulai dari persiapan sampai dengan menuliskan laporan audit internal. Auditor Internal ISO harus memiliki kompetensi ISO yaitu telah mengikuti Pelatihan Auditor Internal ISO.
  3. Pengendali Dokumen. Jabatan ISO ini memiliki tanggung jawab untuk mengendalikan seluruh dokumentasi ISO. Mulai dari menerbitkan, mendistribusikan, merevisi, menarik dokumen kadaluarsa dsb. Pengendali Dokumen harus memiliki kompetensi ISO yaitu telah mengikuti Pelatihan Dokumentasi ISO.

Konsultan ISO 9001:2015 memberikan pelatihan ISO dalam rangka memastikan kompetensi Tim ISO 9001 untuk dapat menerapkan Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2015 secara efektif.

Tugas dan peran Tim ISO 9001:2015 adalah sebagai rekan kerja Konsultan tempat transfer pengetahuan sehingga Tim ISO dapat menerapkan Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2015 secara efektif.

Tim ISO 9001:2015 terdiri dari perwakilan dari masing-masing Bagian yang masuk dalam ruang lingkup Sertifikasi ISO 9001:2015. Konsultan ISO akan memberikan Sertifikat Pelatihan Pemahaman Persyaratan ISO 9001:2015 dan Sertifikat Audit Internal kepada Tim ISO 9001:2015.